VISIO画职能流程图规范性培训教育课件.ppt

单击此处编辑母版标题样式,AMT,咨询 专业实用 为您着想 第,*,页 共 页,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版标题样式,VISIO画职能流程图规范性培训PPT讲座,目录,为什么做流程梳理,第一部分,第二部分,如何进行流程梳理,第三部分,流程梳理注意事项,1.,流程梳理及描述的意义,流程描述为什么？将我们的经验总结出来、传递下去、共享开来。,流程描述做什么？流程不能停留在人的头脑中，必须外化，书面化来规范,流程描述,可积累（改进）,规范化,可执行,书面流程,部门,部门,部门,部门,部门,部门,部门,部门,1.,对于做之间事情的人：知道为什么要做这件事情？了解做这件事情的价值和目的是什么？,2.,对于做这件事情的人：知道这件事情从什么活动开始，什么活动结束？以及我们可以提供哪些方面的服务,?,3.,对于参与这个流程的部门：知道各自的责、权、利,4.,对于流程管理者：可以知道企业各项业务之间的相互关系（这个流程和其他流程的关系）,5.,对于管理者和操作者：知道流程中的关键点和这些关键点应该怎么做，做到什么程度？,6.,对于参与者：知道流程业务存在的问题。比如哪些事情可以同时做，哪些事情必须先做，哪些事情必须审批？,2.,通过流程我们能够知道什么？,看看这些流程描述是否能够给我们这些信息,目录,为什么做流程梳理,第一部分,第二部分,如何进行流程梳理,第三部分,流程梳理注意事项,1.,流程描述内容规范,变更记录,意义：？,可追溯，可积累,版本变更说明详细描述版本变更的原因，或者是变更的内容,变更记录：记录每次版本变更,单位：填入责任部门,流程清单中的流程编号,填入编制人员姓名,填入审核人员姓名,填入批准人员姓名,2.,流程描述内容规范,流程图,责任部门：即流程的主要职责有谁负责推动和完成，一般在流程图甬道图的最左边,目的,：我们为什么要做这件事情，这件事情能够带来什么价值？,范围,：这个流程的起点和终点是什么，适用于哪些业务类型？,角色：流程中涉及到哪些部门？这些部门的工作内容是什么？,逻辑关系,：每个流程活动之间的逻辑关系；流程和流程之间的关系,输入输出物：流程中涉及到哪些信息的传递,流程的客户：即流程最终产出是给谁的，通常情况下客户都放在甬道图的最右边,2.1,如何描述流程目的,流程目的思考方式,充分考虑流程的客户需要我们提供什么？为此需要思考我们的客户是谁？,充分考虑流程的下一个环节需要提供的需求？对于难以辨别客户的，需要思考流程最终的产出是向哪个环节提供的，而哪个环节对我们有什么要求？,通过实施一系列管理措施以后，能够为企业带来什么？主要针对管理类流程,流程目的描述举例,及时准确的提供信息，为,业务提供参考依据,管理,业务,/,事情，从而提升,整体水平,加强,业务的管理，以降低,风险,及时提供,产品,/,服务,/,数据,辨别是否正确的描述目的的关键是要打破砂锅问到底,为什么要做这项工作？管理这些业务有什么价值和意义？,这项工作是为谁服务，为哪些环节提供产品？,2.2,确定流程适用范围,明确流程的起点和终点,明确流程适合哪些类型的业务,采购,材料采购,设备采购,劳保用品,生产原材料,办公用品,生产设备,试验设备,办公设备,部门,1,部门,2,部门,3,部门,4,输入,输出,流程的起点和终点,流程适用的业务类型，首先需要对业务进行分类,业务分类后再判断这个流程适合于哪些业务类型。,如招标采购可能适用于生产原材料、生产设备、试验设备的采购,如某个绩效管理流程可能适用于公司领导、中层员工的绩效管理,分类（,Classification,）,流程分类：按照流程运转的异同对流程进行分类，划分为不同的类别，如设备采购、材料采购,流程分级：按照流程运行的先后顺序或者阶段进行分级，如采购：采购申请、定点定价、采购合同管理,人,男人,老人,人,男人,已婚人士,人,男人,未婚女士,北大学生,男生,女生,女博士,人,男人,已婚女人,未婚女人,分类标准不统一,越级分类,子类相容,不完全分类,多子类分类,人,男人,女人,已婚男人,未婚男人,已婚女人,未婚女人,分类分级的四项原则,标准统一：每个层次的分类必须按照同一标准或准则进行,层次一致：必须按照事物的属种包含关系分层次进行,子项互不相容：分类得出的两个流程之间必须是不相容（相互独立）的,子项穷尽母项：分类所产生的各项流程之和必须等于上级流程所包含的内容,2.2,如何确定流程适合的类别,性别,年龄,性别,性别,+,状态,2.3,逻辑关系,先后关系，即先做什么，后做什么,拟定合同,合同审查,签订合同,并列关系，即必须同时完成或者同时开展的工作,提出配送需求,拣货,物资配送,组织配送车辆,并,并,选择关系，即从多个内容中选择一个,提出质量问题处理,技术问题,技术改进,生产问题,或,组织生产,2.4,流程和流程之间的关系,由于流程范围的界定，当下一个流程需要链接上一个流程时，需要明确出流程和流程之间的关系,需要链接上一流程,采购需求管理,开始,活动,活动,结束,需要链接下一个流程,开始,活动活动,结束,付款流程,3,流程描述内容规范,关键控制点工作标准,部门代码,+,节点：活动名称,这个活动能够实现什么目的,工作要求：时间要求、质量要求、成本要求,工作方式：如何做以达到工作要求,流程描述基本内容,流程变更记录,流程图,流程关键点说明,目录,为什么做流程梳理,第一部分,第二部分,如何进行流程梳理,第三部分,流程描述注意事项,在,VISIO,途中描述流程的方式,两个维度,活动流转,流程要素,部门,/,岗位维,阶段维,每一个流程都是由不同的阶段组成的，要识别每一个流程大的阶段，这是认识流程的第一步，不要一开始就深入细节,某活动是由哪个部门或岗位来完成的,活动的流转,流程的目标,流程的客户,流程的触发事件,流程的输入、输出,流程的关键控制点,流程的要素,每个网格内的活动是由该部门该岗位在该阶段作的活动,流程描述格式规范,流程使用符号说明,多选一的时候用或,必须同时具备,并须同时做,当活动为关键控制点时使用,接入下一个流程,用于链接数据和活动的关系,箭头指向活动，表示输入,箭头背向活动，表示输出,用于链接流程各项活动,用于表示输入输出物等信息,包括电子版、纸质的表单、数据等,整个流程图的内容框架,3,流程描述规范,流程符号使用示例,动作,数据线，箭头的方向代表？,业务流转线,表单，包括纸质传递及系统中的,判断，一定产生？个结果,流程之间的？关系,和版本变更记录中必须一致,纵向部门展示了每个部门的责、权、利,流程描述规范,流程图和版本变更记录以及关键点说明的关系,动作,数据线，箭头的方向代表？,业务流转线,表单，包括纸质传递及系统中的,判断，一定产生？个结果,流程之间的？关系,和版本变更记录中必须一致,流程描述规范,关键点说明,部门代码,+,节点：活动名称,这个活动能够实现什么目的,工作要求：时间要求、质量要求、成本要求,工作方式：如何做以达到工作要求,不能,按照你自己的想当然绘制流程,不能,把流程图局限在你自己的部门,不能,在真空中工作,不能,在确认起点和结束点前试图绘制,不能,陷入太多的细节,不能,单兵作战,需要,按实际情况绘制流程,需要,在整个组织内思考流程,需要,与流程牵涉的人员沟通,需要,在开始前确认流程的起点和结束,需要,高层级的流程图,需要,部门之间协作绘制,流程描述注意事项（一）,流程描述注意事项（一）,业务流程现状描述时，首先打开“,宝成仪表,_,流程管理,_,流程描述模板,V1.0.vsd,”,文件，该文件将自动带有描述符号体系（如果没有，可以“打开”文件，在文件类型处选择模具，将已存的符号体系打开）。,从“符号体系”中，将“部门分隔线”等符号拖至流程图相应位置。,整个图表的外框尺寸、各部分的相对位置不应改变。,各部分的字体格式用“,楷体,_GB2312”,，大小为,10pt,流程编号、流程名称、版本号，根据具体情况填写。,“部门”写部门名称，如果是多个部门的，则对这些部门的性质进行归类，然后填入,XX,部门，如需求部门,如果流程内容太多，建议调整流程图页面的大小。文件,页面设置,页面尺寸,预定义的大小（根据需要选择,A4-A0,），默认状态是,A4,框架使用,流程描述注意事项（一）,流程开始的时候，要用流程开始点，标注流程“开始”,所有流程符号均用鼠标将标准符号拖到流程图中,活动之间的联接使用“连接线”。,在流程的结束点，标注“结束”符号。,一个流程最好不跨多页，所以需要仔细考虑流程的层次分解与合并。,流程中需要出现判断符号时，判断符号前面一定有一个活动,当使用“或”时，一定是没有判断符，但是需要做出选择的情况,当使用“并”时，一定是需要同时完成或者需要同时开展的工作,符号使用,语言使用,活动：使用动宾结构,输入输出物：使用名词,判断：使用是、否,欢迎进一步沟通与交流,谢谢！,