第五章-企业之采购管理.ppt

Text(Arial 20),2nd level text(Arial 18),3rd level text(Arial 16),Click to edit Master title style,*,企業之採購管理,採購模組,Procurement Module,內容大綱,採購管理導論,目標與流程,企業採購活動,採購部門的任務,採購部門與其他部門之關係,ERP,系統之採購模組,2,企業採購目標,短期目標,適,時,向,最恰當供應商,購買,正確數量,且符合,品質規格,要求的產品運送到,正確的地點,給組織內請購者,中期目標,協助組織達成營運目標、有效管理採購部門、與其他部門維持密切聯繫,長期目標,發展企業整合性之採購策略，以協助企業整體營運策略及終極目標之實現,3,採購之重要性與,發展趨勢,重要性,降低製造成本,加速原物料運送時間,縮短產品製造（發展）週期,改善產品品質,科技變化快速,全球性的市場導致全球競爭，故規劃週期縮短且不確定性增高,產品週期縮短,採購方式改變：全球資料網路,(International data network),與,WWW(via intranet),4,傳統採購流程,5,點對點採購流程,6,企業採購任務,主任務,:,採購活動,擴充任務,:,庫存追蹤與控管,交通工具分析與評估,以物付款合約管理,內製或外購決策分析,採購研究,/,物料需求預測,7,企業採購主任務流程與活動,8,一、原物料需求辨認,原物料需求來源,自動補貨系統,根據預定之參數，如安全庫存量、需求預測、交貨所需時間、系統自動計算出應補貨時間點及應補貨數量,倉庫盤點,定期盤點存貨時，一旦發現低於安全庫存量，便須補貨,跨部門小組,研發新產品時在產品設計及雛型建構，提供原物料需求資訊,部門請購,部門根據需求請購,9,電子化採購效益,降低文件處理的數量、時間、人力,降低採購文件傳送及接收所需時間,提昇企業與供應商之溝通時效與溝通品質,降低買賣雙方文書來往可能之錯誤率,降低採購原物料所需的行政費用,10,採購流程相關文件,請購單,(Purchase Requisition),貨品描述、數量、請購單位交貨處、聯絡人、單價、建議供應商、以及是否可有替代品等,詢（報）價單,(Request for Quotation,RFQ),貨品描述、數量、交貨日期、交貨處、聯絡人、單價、以及是否可有替代品,等。一般，需有三家報價單,採購單,(Purchase Order,PO),確定供應商後，採購單便產生。包括採購單號、採購品明確規格、數量、品質需求、價格、交貨日期、交貨方式、以及交貨地點,等資訊，若無採購系統，通常需七至九份副本一式，分送各單位。,採購單有其法律上效力，簽署時應注意用詞。,11,採購流程相關文件,定期採購單,(Blanket Purchase Order),在一定期限內（,1,年）需重複採購物品,可省去每次採購均需下採購單的繁瑣流程,買賣雙方已談妥採購價格與數量等,已廣為企業採用,裝箱單,(Material Packing Slip),由供應商準備，隨實際運送交貨的貨物清單,提貨單,(Bill of Lading,載貨證券,),隨配送貨物的工具，在送抵時交付企業簽收,12,請購單,(Purchase Requisition),資料來源：,Monczka,Trent,and,Handfield,(2002).“Purchasing and supply chain management”,13,詢（報）價單,(Request for Quotation,RFQ),資料來源：,Monczka,Trent,and,Handfield,(2002).“Purchasing and supply chain management”,14,資料來源：,Monczka,Trent,and,Handfield,(2002).“Purchasing and supply chain management”,採購單,(Purchase Order,PO),15,資料來源：,Monczka,Trent,and,Handfield,(2002).“Purchasing and supply chain management”,定期採購單,(Blanket Purchase Order)16,提貨單,(Bill of Lading,載貨證券,),資料來源：,accessed:02/10/2008,17,採購類型,原料類,(Raw Material),需要再加工成為可販售的產品，如石油、煤、鋼礦砂、木材,價格與供應波動較大，如天氣、政治、經濟,半成品,(Semi-finished Product),生產成最終產品之零件，例：組成汽車之輪胎、引擎、座椅,當今趨勢：與供應商組成策略聯盟或是外包,維修與作業所需,(Maintenance,Repair,Operating,MRO),如辦公文具、清潔用品、機器備用零件,特性：採購次數頻繁但採購數量低,集中採購、與供應商簽訂定期採購契約18,採購類型,(contd),支持生產所需,(Production Support),例如裝箱所須之紙箱、捆帶、儲藏盒,服務,(Service),其他企業提供需要之服務，例如水電、空調、資訊服務,資本設備,(Capital Equipment),非流動性資產供長期經營之用,金額通常龐大，會計作帳分年提列分攤,配送,(Transportation),原物料購入或產品輸出的交通配送安排,19,二,評估原物料可能供應來源,根據過去交貨紀錄及績效，建立特定供應商表，以幫助評估選擇適當的供應商,評估指標項目：,交貨情況與交貨品質,財務狀況,供應商製造成本與定價,技術能力、配合能力,管理能力、管理人員專業能力與流動率,人員技能、素質、流動率、應變能力、態度與士氣,應以全球可能供應商為採購來源,20,三,選擇原物料供應來源,競標,利用招標方式由最低價之供應商得標,適用情況,採購數量大、,原物料規格與樣式非常明確,、有足夠的供應商可供選擇,等,價格是影響採購之主要因素,協議方式,價格非主要考量因素,開發新產品時，所需採購的原物料規格條件或原物料規格不明確等,一般而言較費時，且過程較複雜,21,四,採購單,下達與收貨,利用網路傳送電子資料,降低文件旅行時間,避免資料重複輸入,造成時間浪費,提高採購文件正確性,降低採購成本,從組織文化而言，可開啟採購端與供應端組織合作的機制,22,五,供應商績效評估,供應商數目多寡與供應風險間的消長關係,數目較少但較高競爭力的供應商群,透過長期連續的評估程序，剔除競爭力較弱的供應商：,供應商群之最佳化策略,優點：向最優良的供應商採購、降低採購風險、降低供應商維護成本、製造成本、複雜採購策略實施可能性,缺點：對供應商過分依賴、缺乏競爭、供應商干擾、供應商數目過少，一旦採購需求變化，恐無法配合,評估方式,類別法：將評估項目列舉並評分，最後加總各項得分而成,加權法：依各項類別之重要程度給予不同權重,成本法：績效指標 （採購成本 非績效成本）,/,採購成本,23,採購部門與其他部門之聯繫,24,採購部門與各部門之關係,生產製造部門,關係緊密,，可能為從屬關係,市場行銷部門,屬,間接關係,，行銷部門開發促銷方案前，須與生產,製造,採購部門確認存貨與生產產品量,品管部門,關係緊密,，須提供最新資訊，以掌握現有供應商之供貨品質,工程研發部門,關係最為關鍵,，在產品設計與原物料選擇上密切合作，以縮短產品開發週期並降低成本,財務會計部門,提供資料以計算某採購物件之成本,25,庫存追蹤與控管,追蹤各地每日庫存,庫存追蹤與控管已漸由採購部門交使用者部門,因各部門績效評估壓力，需對自己的庫存負責，因此使用者將對採購單與庫存更為謹慎,追蹤供應商逾交之訂貨,與供應商直接聯繫即將到期或逾期的訂貨,26,配送工具分析與評估,運送採購品或產品所需之配送工具其成本分析及選擇,水運、陸運（鐵路與公路）、空運,影響選擇配送工具的因素,成本：配送成本與總成本（含庫存成本、倉儲費用、關稅與報關行政費）,速度：從送出到收貨的所需時間，與所運送貨物特質有關,可靠度：依時安全抵達的機率,運能：需特殊運送設備，如化學藥劑、危險物質,可到達性：能否一路到底，抑或需換不同運送工具,27,抵銷貿易合約之管理,國際採購案中，基於貿易平衡的考量,易貨貿易,(barter),最基本且最古老，買賣雙方在過程中以物易物，完全沒有牽涉到貨幣進出,償付,(offset),賣方同意在規定時間內向買方所在國家的任何產業之任何公司，購買當初買方採購金額之一定比例的貨品，以作為賣方對買方之償付,抵銷採購,(counter-purchase),賣方同意在買方完成採購並付清款項後，在規定時間內向買方,指定項目清單中購買指定金額的貨品,28,內製,/,外購決策分析,影響內製的成本因素,作業成本,工廠營運成本,整體作業成本,主管薪資福利、公共關係、法律服務費（專利,、機器折舊攤提、產品設計、間接人力、行政費等,適合採購品為獨佔或控制性，可以垂直整合方式為之,內製缺點,機器、人事固定成本偏高，須以增加產量之經濟規模攤平,不利現金週轉,不適市場規模尚待開發情況,29,內,製,/,外購決策分析,(contd),影響外購的成本因素,運送、購買、儲放成本,處理採購之人事與行政作業成本,庫存成本,流動資金,外購缺點易喪失對採購品之獨佔性或控制權,選擇供應商時有風險,須較長前置時間,自,1973,至,1987,美國企業境外採購由,21%-71%,境外採購考慮因素及風險：,成本、品質、技術、供應商配合度,匯兌、關稅、航期、保險、通關、兵險,30,採購品之價值分析,價值,=,物品功能成本,物品價值提昇之三方法,不降低物件品質前提下，降低物件成本,不增加該物件成本前提下，提昇物件功能,相對於所增加之成本，大幅增進物件之功能,現有功能與特色之必要性,市場有較低價格或較高品質物件可取代,物件之製造流程是否適當,有無標準零件可取代現有客製化之零件,有無較低成本之供應來源,有無較簡單之設計以方便使用、組裝、或成本較低31,採購研究,/,原物料需求預測,研究供應市場物料價格短中長期發展趨勢,研究預測物料來源量與價之變化,針對易受國際政治、經濟、科技發展影響之原料訂定短中長期採購策略計畫,針對大宗物料發展積極採購策略計畫,明訂採購部門任務與跨部門之溝通與參與,針對重要採購案組成跨部門小組,研究議題：,現況、目標、需求預測、市場狀況、成本價格分析、供應商評估、採購策略,32,ERP,系統,-,採購模組,屬於物料管理模組,(MM module),物料管理模組與其他模組關聯,33,MM,模組範圍,34,MM,模組範圍,(contd),35,採購流程,請購作業,採購作業,採購品到貨作業,發票資料處理,36,請購作業請購部門向採購部門提出請購需求,需在何時獲得多少數量的某項物品或服務,請購來源可為系統自動產生或由人工輸入,37,採購,-,決定採購之供應來源,採購來源可以為內部或外部,可以用供應商來源清單或報價清單以管理更新供應商來源,38,採購,詢價與報價,39,採購,-,詢價處理模式,40,採購單結構,41,採購,採購單樣例,42,採購,契約類別,價值型契約：,載明此次採購的貨物價值,數量型契約,：載明此次採購的貨物或服務總數量,43,採購品到貨作業,-,貨物收訖,貨物收訖與採購單核對,貨物收訖匯入採購單,優點：,貨物收訖之相關資料同時在採購單與供應商資料中更新,供應商發貨單中之到貨數量與採購單之採購數量可以確認,簡化資料重複輸入並有效管理到貨數量,44,發票驗證,發票資料處理,數量驗證,價格驗證,資料拋轉相關模組,更新歷史資料檔,供應商管理檔,歷史價格檔,45,