员工培训基本公文写作.ppt

Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,Click to edit Master title style,*,员工培训基本公文写作,公文的定义,在古代，指的是处理或联系公务的文件,现代社会，一般指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的,生效程序,和,规范的格式,制定的具有传递信息和记录作用的载体文件,公文一般格式较为正式，内容比较规范，并且有行政机关赋予的特定的效能和影响力,当我们接到草拟公文的工作任务,天啊，为什么又是我,？,对于公文，我们想要了解什么？,对于公文，我们需要了解,+,公文的分类,行政机关公文,命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报,议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要,党的机关公文,决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报,报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要,企业常用公文,请示、报告、批复、通知、函,会议纪要、简报、决定、通报、意见,另有事务性文书：计划、总结、述职报告、调查报告等,+,公文的分类,紧急程度,普通文件、紧急公文（特急、急件）,行文关系,行文方向,上行文、平行文、下行文,密 级,普通文件、保密文件（核心商秘、普通商秘）,规范作用（通知、通告等）,沟通作用（请示、汇报等）,指导作用（批复、意见等）,宣传作用（公告等）,凭证作用（通知、会议纪要等）,作用,申请举办招聘会,请示,批复,同意举办,通知,通知相关人员,函,预订会场,报告,汇报情况,讨论：我们需要办招聘会？,公文格式,边界线,210cm,297cm,页面设置,原为：,2.54cm 3.17cm,现为：,3.6cm 2.7cm,2.7cm,3.6cm,版心,尺寸：,凯联富邦科技有限公司,凯联富邦,20121,号,标题（黑体，三号）,正文（仿宋，四号）,附件（注意序号）,日期（汉字日期）,主题词：,抄送：,凯联富邦总经办,2012,年,月 日印发,目前公司应用较多的公文类型：,（一）通知（公司、部门）,（二）函（公司函、部门联系单）,（三）请示（公司、部门）,（四）通报（业务通报、部门业务通报）,（五）报告（公司发文、公司内部、部门内部）,（六）会议纪要（公司）,（七）公告（公司）,批转下级的公文；转发上级、同级和不相隶属机关的公文；传达上级的指示；下达指示、要求下级办理或共同执行的事项；需要有关单位周知的事项，用通知。,1、为,下行公文,，即下发给下级单位对上级行文不能用通知形式。,2、适用范围非常广泛，下达指示，布置工作，传达有关事项，决定具体问题，任免或聘用干部等，都可以用通知。,3、注意,：对合作单位和同级单位行文一般不能用通知，而应用“函”；,在通知事项上本部门负有领导、管理责任，可以对同级单位使用通知。,一、通 知,标题的写法,1、,发文机关+事由+文种,。,如：凯联富邦关于通讯补贴规定的通知,2、,事由+文种,。,如：关于通讯补贴规定的通知,3、,发文机关+文种,。如：凯联富邦南宁分公司的通知,4、,直接标出文种。,即“通知”。,5、,省略文种。这是由于被批转（转发）文件标题中已有“通知”二字，此时可省略文种即“通知”二字。,如:转发集团公司关于进一步强化系统安全管理的紧急通知（的通知）,（注：第3、4种标题写法不提倡，应少用）,一、通 知,会议通知正文的写法,1、,写明召开会议的单位、会议名称、会议内容、议题；,2、开会的时间、会期、地点、参会议人员的范围和人数，报到的时间、地点，会议要求或注意事项等。,任免通知正文的写法,1、,写明决定任免的机关、时间、会议或依据文件，任免人员的姓名、具体职务。,2、注意党政分开。,一、通 知,涉及政策性重大问题，请求上级给予明确和具体解释；工作中遇到困难和疑惑无章可循，向上级请求指示；提出建议或解决方案，需要上级同意后执行。,1、上行公文,2、凡遇超出本单位或本人职权范围以外、无权做出决策，或无力解决的一切问题，都用请示。,3、按照规定必须由上级审核或批示后才能办理的事项。,请示不能只讲问题、不表看法、不提建议,二、请 示,标题的写法：,1、,发文机关+事由+文种,。,2、,事由+文种,正文的写法：原由+事项+结尾,1、,原由。必须写清楚和写得充分，让上级了解请示的必要性和重要性，便于得到批准。,2、事项。请求上级机关批准、帮助、解答的具体事项，要表达具体明白清楚。,3、结尾。一般用常用语结尾，如：“以上请示妥否，请批复”等。,二、请 示,向上级汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级单位的询问或要求。为上行公文。,标题：关于,XXX,的报告；关于,XXX,的专题报告；正文包括两部分内容：,1、简要说明报告的原由、目的和意义，然后用“现将*情况报告如 下”，转入第二部分。,2、第二部分是核心，注意三个问题：实事求是；中心突出；,陈述问题发生原因要先内后外，先主观后客观；,3、结束语：另起一段。工作报告和情况报告用“特此报告”；答复报告多用“专此报告”；递送报告用“请审阅”、“请收阅”。,三、报 告,标题的写法：,1、,事由+文种,。,2、,发文机关+事由+文种,。,3、有的内容紧急可在文种前冠以“,紧急,”两字。,正文的写法,：,原由+事项+结尾,1、,原由。写明报告的目的、依据和意义等。,2、事项。是正文的核心内容，如汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复询问的事项。,3、结尾。一般用习惯的固定用语，如工作报告和情况报告用“特此报告”，答复报告用“专此报告”等，有的报告则写完即止。,三、报 告,平行的或不相隶属的相关单位之间,相互商洽工作、询问或答复问题等，用“函”。,1、最常用的是同级行函，或没有上下级关系的不相隶属单位之间行函。,2、上级向下级询问情况，而不是指示工作，也可以用函,3、下级向上级答复问题，而不是报告工作，也可以用函,四、函,标题的写法：,1、,发文机关+事由+回复函对象+文种。,2、事由+文种。,3、发文机关+事由+文种。,正文的写法：原由+事项+结尾,（见例文一）,例文,1,：函.,doc,1、,原由是指发函的原因、根据、目的等。,2、事项是指商洽、问答、请求批准和审批的具体内容。,3、结语一般使用固定套语，如“特此函告”，“特此函达”，“特此函复”等。,四、函,传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。,下行公文或平行公文,标题：,XXX,会会议纪要,正文分三部分：,第一部分：,写明时间，地点，会议主题。“现将会议纪要整理下发，请各单位.”或“现将会议纪要整理如下：”,第二部分：,整理归纳,会议形成的决议，达成的一致意见，提出的问题等，惯用“会议强调”、“会议指出”、“会议要求”、“会议希望”,第三部分：,对与会单位提出要求,五、会议纪要,标题的写法：,1、,会议名称+文种,2、,正标题+副标题,。,3、,发文单位名称+会议名称+文种,。,正文的写法,：,会议概况+会议内容+结语,（见例文二）,例文,2,：,会议纪要.,doc,1、,会议概况。介绍会议基本情况，如会议名称，时间地点，与会人员，会议主持人或召集人，会议的主要内容和成果等。,2、会议内容。写明会议的情况和议定的事项。,3、结尾。对与会者的希望和要求，多数会议纪要不写结语。,五、会议纪要,红头文审核流程（办公系统）：,白头文审核流程：,行文内容不同：,请示是向上级机关请求批准、指示的公文，具有请示性质。报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的公文，具有陈述性质。,行文目的不同：,请示的目的是请求上级机关批准、指示，请求上级机关作出明确的答复，具有求复性。报告的目的在于让上级机关了解掌握有关方面的情况，不必要求上级机关答复,。,“请示”与“报告”的区别,行文时机不同：,请示必须事前行文，只有等待上级机关答复后才可贯彻实施请示的相关事项。报告是在事后或事中行文，一般不在事前行文，写报告时，工作已经开展，情况已经发生，问题已经存在。,行文事项要求不同：,请示要求一文一事；报告可一文一事，也可一文数事。,“请示”与“报告”的区别,“复函”与“批复”的区别,复函,用于不相隶属机关之间商洽工作，答复问题，答复审批事项，使用更灵活，更广泛。,批复,则是上级机关用来批准、答复下级机关的请示批复的事项一般比较重要，上级机关只能针对下级机关的请示时，才能使用批复。,“复函”与“函”对应，“批复”与“请示”相对应。,“会议纪要”与“会议记录”的区别,会议纪要以会议记录为基础和依据，但会议纪要只是择要发布，许多内容不必公布的就不加以记载和传达，会议纪要是要向相关单位公布或传达的，是行政公文之一。,会议记录则是如实记录会议的情况，它只作为机关内部使用的文书，不属行政公文，不对外公布。,行文规则,目的明确、注重实效,逐级行文，一般不得越级请示、报告,“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，抄送机关包含执行或知晓的机关，但不得抄送其下级机关,除上级机关领导直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关领导个人报送“请示”、“意见”、“报告”,受双重领导的机关向上级机关行文时，应当写明主送和抄送。（,特别注意,）,电子邮件格式,常见的电子邮件格式包括以下五部分：,写信人,Email,地址（,From,）、收件人,Email,地址（,To,）、抄送人,Email,地址（,CC,）、密送人,Email,地址（,Bcc,）。,标题。,称呼、开头、正文、结尾句。,礼貌结束语。,写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。,附件,收件人、抄送和密抄,收信人地址的填写方式有三种：“收件人（,To,）”，“抄送（,CC,）”和“密抄（,BCC)”,，也许你会认为这是小菜一碟。不幸的是，事实往往出人意表。,To,的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。,而,CC,的人则只是需要知道这回事，,CC,的人没有义务对邮件予以响应，当然如果,CC,的人有建议，当然可以回,Email,。,而,BCC,是秘送，即收信人是不知道你发给了,BCC,的人了的。这个可能用在非常规场合，不建议使用。,只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源,TO,，,CC,中的各收件人的排列应遵循一定的规则。,比如按部门排列、按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象,!,称呼与问候,恰当地称呼收件者，拿捏尺度,邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、,ALL,。,如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“,x,经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“,x,先生”、“,x,小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。,不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“,Dear xxx”,，显得很熟络。,Email,开头结尾最好要有问候语：最简单的开头写一个“,HI”,，中文的写个”你好”；结尾常见的写个,Best Regards,，中文的写个”祝您顺利”、“顺颂商祺”之类的也就可以了。,俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。,附件,如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件,附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名,正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时,附件数目不宜超过,4,个，数目较多时应打包压缩成一个文件,如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用,如果附件过大（不宜超过,2MB,），应分割成几个小文件分别发送，,