如何提高工作效率—时间管理培训.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,如何提高工作效率时间管理培训,工作越来越忙,工作越来越忙，私事也,越来越多,工作任务在等着；孩子,的教育问题要考虑；我,们,记性越来越差,效率越来越低,客户一生气，,后果很严重,我们,想要,什么？,我们的期望,我们的大脑再不为琐碎之事所缠绕，神清气爽，充满活力；,面对新的任务，我们可以做到举重若轻，有条不紊；,我们希望,找到适用的方法才是出路,一个善于思考的人，一定是高效,的，大脑一定是自由的；,要提高工作效率，时间管理是关键。,8,时间管理的理论与原则,时间管理的步骤与方法,时间管理课程目录,9,全球调查结果：时间管理无效十大原因,1.,优先顺序不明确,2.,电话打扰,3.,缺乏目标计划,4.,贪多嚼不烂,5.,不速之客,6.,无效授权,7.,桌面杂乱无章,/,找不到东西,8.,缺乏自律,/,拖延,9.,不会说,“,不,”,10.,低效的会议,时间管理无效的十大原因,10,效果,效率,-,做正确的事情,目标,计划,-,书面界定结果,计划,行动,-,缜密思考策划,排序,罗列,-,优先高于一切,20 80 -,保证少数重点,集中,分散,-,专注整块时间,人,事,-,投资情感帐户,罗盘,时钟,-,平衡工作生活,时间管理的八大原则,11,时间管理课程目录,时间管理的理论与原则,时间管理的步骤与方法,12,明确角色、职责与目标,列出事件清单,排定事件次序,制定时间计划表,言行一致地执行,调整和改善,时间管理的核心步骤,13,1,、明确角色、职责与目标,公私兼顾工作,+,家庭,价值为先：以价值观为依据,时间管理的核心步骤第一步,14,目标管理目标的设定,15,目标管理：时间规划,时间规划系统里，日计划就是每天要花一些时间规划你的活动。你的日计划要从周计划而来。自己每天的趋势都是朝着更大的目标迈进。一天检查所有工作的来源，包括你的专案、你记载截止日期的计划、排进去的活动和应该注意的事项等。,你未来的一周应该处理的事情，首先应该决定这些事情的优先顺序然后再做周计划，这样可以对工作做一些全盘的检查，将你自己的目标系统化以后可以为新的一周做更好的准备。周计划往上延伸就是月计划。有时从比一周更长的时间范围来看，工作也是非常重要的，月计划可以提供一个宽广的视野使你每一周计划得更有效果。它通常包含的都是下个月工作里更重要的事情。,月计划再往上就是你的季计划，一年之中固定每隔一段时间就要检查已经到期的目标，并视情况做必要的修正和改进。在每一个季度末你可以确定下一个季度的方针，并决定哪些方面任务应该取消、增加或加快。例如下一季度你可能晋升为主管，你需要接受一些主管方面的知识培训；你下个月可能要去一个地方旅游，那你必须要去收集旅游地点的一些信息资料，这些都应该安排在季计划的内容之内,。,16,1,、具体可衡量的：,有人说：,“,我将来要做一个伟大的人,”,。这就是一个不具体的目标。目标一定要是具体的，比如你想把英文学好，那么你就订一个目标：每天一定要背十个单词、一篇文章。,有人曾经做过一个试验，他把人分成两组，让他们去跳高。两组人的个子差不多，先是一起跳过了,1,米。他对第一组说：,“,你们能够跳过,1.2,米。,”,他对第二组说：,“,你们能够跳得更高。,”,经过练习后，让他们分别去跳，由于第一组有具体的目标，结果第一组每个人都跳过,1.2,米，而第二组的人因为没有具体目标，所以他们中大多数人只跳过了,1,米，少数人跳过了,1.2,米。这就是有和没有具体目标的差别所在。,2,、可达到的：,不能达到的目标只能说是幻想、白日做梦，太轻易达到的目标又没有挑战性。多年前在美国进行了一项成就动机的试验。,15,个人被邀请参加一项套圈的游戏。在房间的一边钉上一根木棒，给每个人几个绳圈套到木棒上，离木棒的距离可以自己选择。,站得太近的人很容易就把绳圈套在木棒上，而且很快地就泄气了；有的人站得太远，老是套不进去，于是很快就泄气了；但有少数人站的距离恰到好处，不但使游戏具有挑战性，而且他们也还有成就感。实验者解释这些人有高度的成就动机，他们通常不断地设定具挑战性但做得到的目标。,3,、相关的：,目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性，比如一个公司的职员，整天考虑的不是怎样才能做好工作，却一心发着明星梦，又不肯努力奋斗，在一天一天消耗中丧失学习、工作的能力，不思进取，不努力提高工作业务能力，最终会被公司抛弃、会被社会遗弃。,4,、基于时间的：,任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定，比如你说：,“,我一定要拿到律师证书。,”,目标应该很明确了，只是不知是在一年内完成，还是十年后才完成？,目标管理有效目标的设定,17,2,、列出事件清单,主动性任务,-,帮你实现工作目标,应对性任务,-,不太重要却不可缺少,每日计划,会见,13-11-2000,时间管理的核心步骤第二步,18,3,、排定事件次序,根据：,工作的重要程度,(,重要的工作需要安排足够的时间处理）,工作的紧急程度（紧急的工作需要马上着手处理）,时间管理的核心步骤第三步,19,重要，紧急,重要，不紧急,重要,紧急,I,不重要，紧急,不重要，不紧急,扩大,减少,避免,缩小,要事第一的时间策略时间矩阵,20,重要 不重要,紧急 不紧急,象限,危机,急迫的问题,有限期的任务，会议，,准备事项,象限,准备及预防工作,计划，休闲,建立人际关系,培训，授权，创新,象限,干扰，一些电话,一些会议,一些紧急*事件,凑热闹的活动,象限,细琐的工作*,浪费时间的闲聊,不关紧要的信件,看太多的电视,要事第一的时间策略时间矩阵,21,偏重不同时间象限上的不同结果,紧急,不紧急,重要,压力,筋疲力尽,危机处理,忙于收拾残局,有远见,平衡,纪律,自制,少有危机,不重要,短视近利,危机处理,被视为巧言令色,轻视目标与计划,缺乏自制力，抱怨,人际关系浮泛，破裂,全无责任感,工作不保,依赖他人或社会机构维生,22,重要，非紧急,重要，紧急,重要,紧急,M1,M2,M3,M4,非重要，非紧急,非重要，紧急,尽量避免扩大,M1,尽量减少,M3,事情,多投资时间在,M2,尽量避免,M4,事情,优先矩阵,23,高 效 能 个人,/,组 织,紧 急 不 紧 急,重,要,不,重,要,I,I,I,I,I,I,I,V,20-25%,65-80%,15%,1%,优先矩阵,24,花更多时间在第二象限，来创造机会和保护资源,为第一象限活动做预测并将它们移入第二象限,预防或为第一象限活动做准备，以减弱紧急程度,确认和消除不能帮助实现目标的活动,重视第二象限,25,4,、制定时间计划表,计算事件时间长度,保证为重要工作预留整块时间,适当预留弹性,时间管理的核心步骤第四步,26,5,、言行一致地执行,有序工作,有效授权,排除干扰,时间管理的核心步骤第五步,27,有序工作混乱的环境,28,该扔则扔,不要移师暗处,不放无关物品，将物品放在固定地方。,建立良好的文件管理系统,让文件在面前只流通一次,下班最后一件事,-,收拾办公桌,对策,有序工作混乱的环境,29,有序工作整洁的环境,30,管理是通过他人将事情办妥。,授权就是将分内的若干工作委托部属履行。,主管所授予的权力应以刚好能够完成指派的工作为限度。,授权不卸责。,有效授权,31,瓶颈多半位于瓶的上端,沟通技巧不佳,令部属等候（傲慢、优柔寡断、遥控）干扰部属的工作,过分挑剔细节,纵容或无视传达信息的人员，任意提高信息的紧迫性,32,管理者要学会如何授权，必须先要克服两个障碍：,要舍得把自己喜欢的工作，分派给别人去做,克服恐惧心理，不要害怕工作局面失控,有效授权的障碍,33,哪项任务？,由谁负责？,如果派他，她,/,他能胜任吗？,需要多长时间培训，她,/,他才能胜任工作,？,制定培训计划。,有效授权前的思考,34,提供必要的支援,关键处把关，监督工作进展,有效授权后的跟进,35,6,、调整和持续改善,每日调整与应变,阶段自我评估与改善,时间管理的核心步骤第六步,36,定角色和职责,(,明确价值观,),公私兼顾,价值为先,列出事件清单,按照主动性与应对性分类,排定事件优先次序,以重要性和紧急性来排定,制定时间计划表,预留弹性,保证重点,言行一致地执行,排除干扰,有效授权,调整和改善,自我评估,持续改善,时间管理的核心步骤总结,