集团办公室各部门职责分工.doc

集团办公室各部门职责分工

1 部门机构图

2 集团办公室职责
2.1负责集团公司领导平常服务和平常工作辅助。
2.2负责监督、贯彻集团公司领导指示的执行完毕情况。
2.3负责集团公司领导所需各种文字资料的组织、撰写工作。
2.4负责集团公司各种文献文字审核、打印与发放。
2.5负责集团公司各级各类往来信函、文献的收发工作。
2.6负责集团总部及成员公司印章的归口管理。
2.7负责集团公司公共关系建立、公关接待工作。
2.8负责集团公司公司文化建设与宣传工作。
2.9负责集团公司报纸、刊物的采编、出版、发行等管理工作。
2.10负责集团公司档案的归口管理。
2.11负责集团公司外事工作的归口管理与执行。
2.12负责集团总部事务性工作协调与执行。
2.13负责集团公司行政管理工作的归口管理。
2.14负责集团公司保密工作的归口管理。
2.15完毕领导交办的其他事宜。

3 部门职责
3.1 秘书处职责
3.1.1负责起草集团公司各类公文、领导发言及年度工作报告等文字资料。
3.1.2负责做好集团公司各类会议的准备工作，召集会议并做好会议记录，及时形成会议纪要，并对会议决议的实行情况进行监督检查。
3.1.3负责收发、登记、批办、传阅、催办集团内外部各级各类往来文书。
3.1.4负责为集团领导提供转接电话、安排约见整理资料、打扫卫生等各项事务性服务。
3.1.5按照集团有关规定，加强对印章、法定代表人印鉴及介绍信的管理。
3.1.6负责制订并严格执行保密制度，检查其他部门、成员公司和个人地保密制度执行情况，保护好集团的管理、技术资料。
3.1.7做好各类信息的收集与整理，为领导决策提供及时、准确的依据。
3.1.8负责为集团公司客人提供准确、得体的服务，做好信访人员的接待。
3.1.9积极协助集团领导工作，积极完毕交办的临时任务。

3.2 公关文化处职责
3.2.1负责策划、制定集团整体形象的推广方案并且具体实行。
3.2.2对集团所属各成员公司形象推广工作进行管理、指导监督和服务。
3.2.3贯彻CIS理念辨认系统中的公司文化建设工作，维护公司内部环境的和谐统一。
3.2.4协助和监督集团所属各成员公司做好公司文化建设工作，以达成公司内部环境的和谐统一。
3.2.5组织和协助组织集团公司及集团所属各成员公司关于公司理念系统的研讨，如开展演讲会、CIS活动营等活动。
3.2.6负责组织策划集团公司的内外部公共关系工作以及协助集团所属各成员公司做好相关工作。
3.2.7策划、制定集团公司的广告宣传计划并且负责具体实行。
3.2.8协助集团所属各成员公司策划、制定广告宣传计划并指导其具体实行。
3.2.9策划、制定集团公司整体对外开展公益性文化活动的实行方案，并负责具体实行，以及协助集团所属各成员公司策划、制订上述方案并指导其实行。
3.2.10规范、完善集团公司的视觉辨认系统（VI）。
3.2.11塑造和推广VI系统。
3.2.12指导并监督公司VI系统在集团所属各成员公司的贯彻与执行。
3.2.13负责集团公司CIS导入效果的量化评估工作。
3.2.14负责集团公司CIS导入效果的内外测试与评估工作。

3.3 编辑部职责
3.3.1负责统筹管理集团公司及各成员公司各种公司刊物的出版发行工作。
3.3.2负责《新奥人》、《新奥》稿件的采访、写作、编辑、校对工作。
3.3.3负责《新奥人》、《新奥》的文字与图片的版面设计工作。
3.3.4负责《新奥人》、《新奥》的委托印刷工作。
3.3.5负责《新奥人》、《新奥》对内、对外发行工作。
3.3.6负责《新奥人》、《新奥》的稿酬记录与发放工作。
3.3.7负责新闻报道先进单位、优秀记者、优秀通讯员的评审与表彰工作。
3.3.8负责与其他新闻媒体、新闻记者和特约撰稿人的联络工作。
3.3.9负责集团公司及各成员公司刊物的导向性问题的管理，把握好对的的舆论导向。
3.3.10负责协助各部门或成员公司宣传专刊等宣传资料的排版、制作、印刷。
3.3.11负责集团公司和各成员公司的记者、通讯员队伍的建设、培训和管理。
3.3.12负责对各部门、各成员公司的新闻报道工作进行指导、监督。
3.3.13负责集团公司新闻图片的拍摄工作。
3.3.14领导交办的其他工作。

3.4 档案管理处职责
3.4.1认真贯彻《档案法》和上级有关档案工作的方针、政策、指示、规定，坚持集中统一管理的原则。
3.4.2组织与指导全公司档案工作，制定规划、计划和实行办法并及时督促检查逐级贯彻。
3.4.3制定、修改全公司档案工作的各项规章制度并组织实行。
3.4.4监督、检查、指导全公司档案工作。定期进一步基层调查研究指导工作，发现问题及时解决。
3.4.5负责组织召开全公司档案工作会议，认真总结档案工作经验，推动新奥集团档案工作的开展。
3.4.6负责组织全公司档案人员的业务培训。
3.4.7负责全公司形成的各种档案资料的收集、保管，做到安全无事故。
3.4.8组织对超过保管期限档案的鉴定、销毁和档案的编研、修复、提供运用工作。
3.4.9负责全公司档案人员和档案工作基本情况的记录并上报主管业务部门。
3.4.10全面完毕领导及上级业务部门交办的工作。

3.5 行政管理处职责
3.5.1制订集团公司各项行政管理制度、管理办法，并对执行情况进行监督。
3.5.2负责集团总部办公家具的购置、调配与管理，以及集团各成员公司办公家具购置计划的汇总、审核。
3.5.3负责集团总部除电脑耗材外其他办公用品的采购、保管分发，负责集团各成员公司办公用品费用计划的汇总、审核。
3.5.4负责集团总部及各成员公司办公用通讯工具的购置、调配与管理，以及通讯工具费用的支付与控制。
3.5.5负责集团总部及各成员公司工作服和公关礼品的记录、制作、购置、保管与发放；负责集团总部劳保、福运用品的购置、保管、发放，负责各成员公司劳保、福利费用的监督与控制。
3.5.6负责集团总部环境卫生的监督，并对所发现的问题进行及时、妥善解决；
3.5.7负责对各成员公司办公费用、资产台帐、个人卡片管理情况进行检查。
3.5.8负责对文印、话务工作进行制度化和规范化管理，提高文印、话务工作质量与效率。
3.5.9负责集团总部平常行政事务的解决与解决。

3.6 外事处职责
3.6.1负责拟定集团海外事务管理的规章制度及海外发展战略规划。
3.6.2负责集团及成员公司对外商务谈判及协议和协议文本的起草工作。
3.6.3负责集团海外事务的管理，与集团海外办事处及分支机构的对接工作。
3.6.4负责集团领导外事接待的口、笔译工作，公司资料的翻译工作，有关资料的网上查询，解决对外工作函电。
3.6.5负责邀请和接待外国友人或合作伙伴来公司参观访问、合作交流、贸易洽谈等事务。
3.6.6负责发展同外国公司、合作伙伴的关系，组织参与相关的国际会议，开展代理国外产品的业务。
3.6.7负责集团海外事业发展所需各类专业人才的招聘和储备。
3.6.8负责集团对外宣传涉及公司简介、产品彩页以及参与或组织国际性展览。3.6.9负责国际性研讨会的组织、协调、安排、实行及翻译工作。
3.6.10负责办理公司人员临时出国的报批、护照申请、签证办理及有关涉外事务。
3.6.11负责完毕集团领导交办的临时性任务和工作。

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