如何主持会议.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,如何主持会议,一、会议主持人所扮演的角色,节奏把握者,时间的控制者,纪律的管理者,把自己的角色看作教练或导游，能使团队会议更具意义,二、如何准备会议,1、结合实际，确定主题；,2、下发通知；,3、考虑：这个会议是否非开不可？用一个备忘录或一个告示是否就可以收到同样效果？“周一晨会”如果没有什么东西需要讨论，就坚决取消；,三、如果你很少主持会议，不妨考虑以下几个如何主持会议的要点：,1.将与会人员限制到8人以下。取消只旁听的人。,会议主持要点,2.会议主题鲜明，并就此主题与所有与会人员充分交谈、讨论；,3.约定会议开始与结束时间。如果为在某项重要议题上达成决议而需要补时话，要和所有与会人员商量究竟还需要多少时间才能结束。如果大家达不成一致意见，就不要再补时讨论；（可举行二次会议，让大家有一个思虑的过程）,会议主持要点,4.,合理安排议程时间，各项议程长短适中，分出先后主次。手腕上戴块手表，以便需要时可以悄悄看一眼，掌握一下时间；,（会议一般,90,分钟时长较好）,会议主持要点,5.,不要在桌上放文件。所有文件应该事先就发下去，使大家有足够时间进行阅读和消化。篇幅较长的文件或那些含有大量数据或详细情况的文件要相应附一份简短的内容提要。让与会人员知道你为什么要发这些文件，又希望从他们那里得到些什么观点、决议或了解行动；,会议主持要点,6.-如何参加会议：理好思路、准备问题、提出疑点、准备要相应充分。送来的文件要全部阅读，会议中途的空闲时间和大家交谈一下，建立沟通桥梁，收集一些证据和信息。用实例告诉大家，你希望其他每个人的会议准备工作也能达到这样一个标准；,会议主持要点,7.-如何主持会议：,根据现状调节气氛,组织讨论，集思广益,适时总结，语言精练,注意批评方式，鼓励参与精神。让大家明确你选了这些人，就是让这些人都参加到讨论中来，不允许出现沉默现象；,会议主持要点,8.-如何把握节奏：,下属发言时间的控制,纪律的管理,及时引导下属发言，不要冷场,会议主持要点,9 排除“还有别的事吗”这句话。如果公司的门廊塌了，或公司已经破产了，或者财务经理和清洁女工私奔了，这些事都不言而喻，无人不知。“还有别的事吗”这句话是用来引导大家提出不同意见的提示语，或者是在大家都已疲惫不堪时，点点头便表示同意某个决议时用的；,会议主持要点,10.如果会议因故取消了，理所当然要通知每个人。但是如果有人没接到通知来开会了，那你就应该在会场上说明取消原因并向他们道歉。,会议主持要点,11.,请团队成员帮忙,询问他们对团队会议的看法,有没有什么方法能让团队会议更加生动,要怎么做才能使团队会议更具创意与生产力,五,.,会议主持人务必做到的事项,:,1、严格遵守会议开始时间,不迁就迟到者.,制定与会规则，大家共同确认,自己要以身作则，守时守约,对迟到者要按章处理,警示大家以后要养成早到的习惯,2、要在开头就议题的要点做一番简洁的说明。,语言简洁、精练,使人一听就能懂得你的表意,时间不宜过长,做到的事项,3、要把议题的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。,可把多个议题按先后顺序提出来，让与会者有充分的思想准备,明确每个议题进行的大体时间，便于每个参与发言者把握时间,做到的事项,4、要引导大家在规定时间内做出结论,集中大多数人的意见或建议,善于及时引导大家朝议题的结论推进,如大家的意见一时难以统一，主持者可提出方案或表明自己的想法，让大家表决。,做到的事项,5、必须延长会议时间时，要取得大家的同意并明确延长的时间。,紧要情况下可由主持人直接决定,非必要情况，不要超过已延长的时间或第二次明确延时。,做到的事项,6、要把整理出来的结论交全体人员表决确认。,7、要把决议付诸的程序整理成文，加以确认。,六、会议进行中主持人须密切关注的几个问题,1,、发言内容是否偏离了议题,2,、发言者的观点是否出于个人的利害,3,、全体人员是否都在专心聆听发言,4,、发言者是否过于集中于少部分人,5,、是否有从头到尾都没有发言的人,6,、某个人的发言是否过于冗长,7,、发言的内容是否正朝着得出清晰明确的结论推进。,8,、了解参与程度,了解团队成员是否有不愿意参加与不投入的情绪,把团队分成两人或三人小组，共同讨论一项议题,要求团队成员事先作好准备,鼓励成员做到：,全神贯注地倾听发言,以正确的态度表达反对意见或批评,不要妄自菲薄,在发表意见前先总结前面成员的发言,用自己的话诠释议题,七、开会十大禁忌,1、发言时不可长篇大论，滔滔不绝,2、不可从头到尾沉默到底。,3、不要谈到抽象论或观念论。,4、不可对发言人吹毛求疵,5、不要漫无边际，离题万里。,哪怕要举例说明或进行详细阐述，也必须与议题有关,对与会发言者的偏题现象要及时引导,6,、一般不打断他人的发言。,（插嘴或打断他人发言的次数越少越好）,7,、不可不懂装懂，胡乱发言。,8,、不引用不确切的资料。,9,、不谈些期待性的预测,10,、不要中途离席。,八.会议主持的技巧,让每个人轮流主持会议，能增进会议主持的技巧，改善会议质量，理解主持会议的难处,创立鼓励式团队，主要是提高成员明白该怎么做，而不是把你自己的想法强制于他人,适时营造氛围，调动大家情绪,肯定、鼓励前面已作发言者，让每一位与会者能积极参与到会议中来,THE END!,