如何做好会议记录.ppt

单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,*,如何做好会议记录,2,3,1,会议记录的作用和特点,会议记录中常见的问题,会议记录的写法和要求,交流的主要内容,1.,什么是会议记录,一、会议记录的作用和特点,会议记录是由会议组织者指定专人，如实、准确记录会议的组织情况和会议内容的一种机关应用文书。会议记录一般用于比较重要的会议或正式的会议，它要求真实、全面的反应会议的本来面貌,2.,会议记录的作用,一、会议记录的作用和特点,依据作用,会议记录忠实地记录了会议的全貌。会议精神、会议形成的决定和决议、会议对重大问题作出的安排，如果在会议后期需要形成文件，要以会议记录为依据；如果不形成文件，与会者在会后传达贯彻会议精神和决定是否准确，也要以会议记录为依据进行检验,一、会议记录的作用和特点,素材作用,会议进行过程中连续编发的会议简报，以及会议后期制作的会议纪要，都要以会议记录为重要素材。会议简报和会议纪要可以对会议记录进行一定的综合、提要，但不得对会议记录所确认的内容进行歪曲和篡改。可以说，会议记录是形成会议简报和会议纪要的基础,一、会议记录的作用和特点,备忘作用,会议记录可以用作会议情况和会议内容的原始凭证。时过境迁，有关会议的内同和情况可能无法在记忆中复现了，甚至当时做出的重要决定可能也记不清了，这时就不妨查查会议记录。会议记录还可以成为一个部门和单位的历史资料，若干年后，通过大量会议记录可以了解这个单位的历史进程和发展状况,3.,会议记录的特点,一、会议记录的作用和特点,真实性,会议记录的执笔者与其他文章的写作者有一个重要的区别，就是记录者只有记录权而没有改造权,会议是什么样就记成什么样，与会者发言时说了些什么就记下什么，记录者不能进行加工、提炼，不能增添、删减，不能移花接木，不能张冠李戴,一、会议记录的作用和特点,原始形态性,会议记录是会议情况和内容的原始化记录。所谓原始，就是未经整理、未经综合。在这一点上，会议记录与会议纪要有着很大区别：,会议记录一般是,客观详细,地,将会议的全过程记录下来，包括每个与会者的讨论发言都要详细忠实记录。也就是发言人怎么说、就怎么记,会议纪要则是将会议的主要内容、事项、决议等经过,整理概括,后,，将其具有重要意义的内容传达给受文者。会议的一般过程、与传达事项、贯彻精神没有关系的内容没有必要在会议纪要中记载,会议记录是制作会议纪要的基础。如果不认真做好会议记录，详细地将会议所有情况全面记录清楚，要总结概括出会议的主要精神、主要事项就是不可能或者说很困难的，也就很难把会议纪要做好,3.,会议记录的特点,一、会议记录的作用和特点,完整性,会议记录对会议的时间、地点、出席人员、主持人、议程等基本情况对领导讲话、与会者的发言、讨论和争议、形成的决议和决定等内容，都要记录下来，一般没有太多的选择性,2,3,1,会议记录的作用和特点,会议记录中常见的问题,会议记录的写法和要求,交流的主要内容,漏记错记,二、会议记录中常见的问题,这是会议记录写作中经常出现的问题。由于漏记错记，使会议记录失去了真实性和准确性，严重的还会引发矛盾、贻误工作。出现漏记错记的原因，主要是因为记录人精力不集中、不认真提取发言，反映迟钝、记录速度缓慢所致,据公司有关部门反映，在查看有关单位“三重一大”记录本时，发现一些单位的会议记录不能反映出领导决策过程，存在很多问题,记录不规范,二、会议记录中常见的问题,有些会议记录中会议时间、地点、主持人、缺席人、列席人、记录人等项目记录不全。比如，出席人有的只记姓、有的只记职务、有的记,*,等同志，给日后利用带来不便,字迹潦草,二、会议记录中常见的问题,会议记录需要书写速度跟上讲话速度。很容易出现字迹潦草，书写不规范的现象，导致日后难以辨认,歪曲虚构,二、会议记录中常见的问题,有的会议记录背离原则，虚构、歪曲会议内容，使其严重失实。这主要是记录人思想不端正，作风不严谨，随心所欲，甚至处于不正当目的，任意编造所致,公司有关部门检查基层单位会议记录时，还发现了个别单位主要领导违反“三重一大”决策制度，在讨论“三重一大”议题时，单位主要负责人先发表倾向性意见，其他领导再发言的情况。,此份会议记录，排除虚构歪曲会议内容的成分外，如果是真实反映会议决策过程，则是客观反映会议全貌。但作为办公室工作人员，如果能对领导的错误行为予以及时提醒，相信会对领导个人及单位工作产生积极影响,特别提醒,二、会议记录中常见的问题,集团公司“三重一大”决策制度实施细则,（中油党组,201543,号）第十一条规定：决策会议符合应到会人数的三分之二及以上方可召开。与会人员要充分讨论并分别发表意见，主要负责人应最后发表结论性意见。会议决定多个事项时，应逐项研究决定。若存在严重分歧，一般应推迟做出决定,2,3,1,会议记录的作用和特点,会议记录中常见的问题,会议记录的写法和要求,交流的主要内容,1.,会议记录的内容,三、会议记录的写法和要求,一般由三部分构成,会议标题,标题一般由会议名称加问题名称组成，如,*会议记录,。如使用专用的会议记录本，“记录”二字也可省略，只写会议名称即可,记录标题十分重要，如会议记录无标题，或标题不明确，会为日后查找材料造成诸多不便,三、会议记录的写法和要求,会议组织情况,这部分写在会议标题之后。在会议开始前，应把所有会议的相关情况写好，主要包括：,开会时间,写明具体的年、月、日，有时还要标明某日的具体时间,会议地点,写明开会具体单位及具体场所,会议主持人,一般直书姓名，必要时可写明职务,出席人,按照会议规定必须参加会议的人员。根据会议规模和性质，出席人记写也不同,出席人数不过的会议,:,可把出席人的姓名及职务、级别按照所在单位级别顺序列出,出席人数较多的会议：可写与会人员范围,三、会议记录的写法和要求,缺席人,写出缺席人姓名和缺席原因。如“某某因公出差”、“某某因病请假”。如果是大型会议，缺席人较多，可只写缺席人数,列席人,即不是会议正式成员，由于工作需要而参加,列席人数较多的会议：可写与会人员范围,列席人数不多的：分别写出姓名,记录人,写明记录人姓名、部门、职务。如是几人共同记录的，应一一列出,三、会议记录的写法和要求,会议进行情况,这部分是会议记录的基本内容，一般包括三个方面：,会议的议题和会议主持人的启示性讲话。,这部分要着重记录。,(多项议题的会议要用数码依次标出,以便于会后利用查找,),与会人的讨论发言。,这部分是与会者对会议议题和会议主持人讲话的直接反映，记好这部分内容十分重要,(,会议发言要按照发言顺序记录,发言人姓名要写在段首，后面即记录发言内容,),三、会议记录的写法和要求,会议的决定、决议和会议主持人的总结及结论性意见。,这部分是会议成果的综合反映,是会议记录的主体。在深入讨论的基础上，通过协商作出诀定或决议；有的会议是以会议主持人总结讲话的形式概括会议成果，将会议讨论的情况阐述一下，根据上级有关会议或文件的精神和讨论中提出的意见，提出具体要求和措施。这些决定、决议和讲话是与会者贯彻会议精神的根据，也是日后备查材料中最重要的材料，记录者必须认真、仔细地作好记录,会议进行情况还包括休息、散会等,，必要时也,要记录上,2.,会议记录的要求,三、会议记录的写法和要求,内容项目要齐全完整,会议名称、时间、出席人、列席人、主持人、记录人、会议议题、决议，这几项缺一不可。在实际中,有些会议记录人往往有所疏漏。不是没有开会时间、地点,就是没有会议主持人、记录人,对参加会议人员员的姓名、职务记录得也不确切,导致这些记录均欠规范,每一内容项目的书写也应做到齐全完整。如“记录时间”，年月日应该写全，不能只写月、日而不写年份,或者简写年份,(,如将“,1 9 9 9,年”写成“,9 9,年”等,),。“记录地点”,不能笼统写,例如：不能写“办公楼”,而应该写清“,x x,楼,x x,会议室”；,三、会议记录的写法和要求,缺席人要注明缺席原因。主持人、出席人都要写全姓名、职务,切忌以“李书记”、“王校长”、“张处长”等代之,以上这些要求,旨在为文书材料进入档案领域作好准备,同时也是文书处理工作的规范化所必需。不然，年代久远，他人利用这些文书档案要浪费好多时间和精力去考证，造成不应有的麻烦或损失,记录人员会前应提前到达会场，准备好记录工具，了解会议内容项目，先期做好准备。从某种程度上讲，记录人比一般与会人员更为重要，应主动坐在便于记录、离主持人较近的席位,2.,会议记录的要求,三、会议记录的写法和要求,议题要明确得当,议题是每次开会所要研究的问题，有的是一个，有的是两个或更多。会议一开始，主持人就把每次会议所要研究的议题都讲清楚，记录人只要把主持人讲的议题准确地记录下来就行,但在实际中，常见到到会议记录的开头只写“党委会”或“行政办公会”，接着便是发言人的记录,看不出会议的议题。还有的议题用语不当,如“研究目前主要工作”,这样记录很不规范，使人摸不着边际,三、会议记录的写法和要求,内容要详略得当,会议内容是会议记录的主体部分，会议记录的保存和利用的价值也是由这部分来决定的。记录与会者的发言可用详记和略记两种方法,一定要详略得当,详记、略记方法的选用是由会议的性质、所研究问题的重要程度来决定的。就会议性质而言，单位党政领导班子的重要会议应该详记，部门的工作例会等可以略记,;,就研究问题的重要程度来说,贯彻党的方针、政策，讨论人事、薪酬等问题应该详记；研究一般事务性的工作可以略记,三、会议记录的写法和要求,详记,要求是有言必录,有言必录就是要求记录记下发言人的主要观点和论据,而且是原话；尤其是会议主持人的结论发言，一定要记全记准。对讨论中的重要插话、重要问题的不同意见、表决时的弃权情况也要如实记录,详细记录时最好会使用速记，如不会速记，可对通用词汇采取简化方法记录，会后补正,涉及到文件名称或便于查找的文件，也可先省略后补齐,在条件允许的情况下，可辅以录音机,能使记录更完整、准确,如果没有录音设备，或不允许使用录音设备，记录人又没有速记技能，应配备二至三人进行记录,以便会后核对补正,记录人对会上没有听准确或者发言表达不清的地方，会后要及时找有关人员核对,尽最大努力，保持记录的完整性和准确性,三、会议记录的写法和要求,略记,一般只记发言要点及会议决议。,倘若是讨论一般事务性问题,且无分歧意见，则发言要点也可以不记,只记会议决议即可,摘要记录要求记录者对发言内容迅速作出分析判断，哪些应记，哪些可不记，适当进行归纳，扼要地记重点,有时两种记录方法也在一次会议中交叉使用,使记录详略得体，对作好会议记录非常重要。记录人员必须根据会议内容，准确判断、灵活掌握运用,三、会议记录的写法和要求,决议要清楚明确,各类会议都有其形成的决议。在实际中，有的会议记录通篇记的是与会者的发言，而没有会议决。有两种份况,:,一是会议对某一问题未形成决议,;,二是会议主持人的结论性发言就是会议决议。,不管是哪种情况，都要作注。这样后人才能一目了然，便于查找利用,三、会议记录的写法和要求,字迹要清晰正确,字迹书写要清晰、正确，合乎规范,不能潦草、模糊,;,不能写只有记录人自己能看懂的符号和不规范的文字,(,如生造字等,),。如果使用速记符号记录，要在会后进行整理，以保证会议记录清楚、准确、真实，更为后人查找、利用提供方便,为使会议记录规范，对书写工具、纸质材料都有要求。,16,开专用会议记录本，碳素墨水、蓝黑墨水的钢笔记录,3.,记录人员应具备的素质,三、会议记录的写法和要求,作好会议记录也是一件很不容易的事情，会议记录人员必须熟悉各方面的情况，不断提高记录水平，才能记得准确。这涉及记录人员的素质问题。因此,会议记录人员应具备以下基本素质,3.,记录人员应具备的素质,三、会议记录的写法和要求,要有高度的政治责任感,作会议记录工作是比较辛苦的，在工作中要做到一丝不苟，不出现遗漏差错。会议上不论讨论什么间题，记录人员都要守口如瓶，决不可提前向无关人员透露。要做到这些，必须有吃苦耐劳的精神，实事求是的精神，争分夺秒的精神，对工作负责到底的精神，要不断增强保密意识，要有高度的政治贵任心,3.,记录人员应具备的素质,三、会议记录的写法和要求,要有较强的听知能力,记录人员在会议中始终处于被动地位，既不能滞后，也不能超前，精力必须集中,耳、脑、手都要紧跟发言人的讲话，因此,记录人在听别人发言时，要有灵活的反应力，深刻的理解力，牢固的记忆力，准确的判断力。如果记录人员没有这些听知能力，就难以迅速判断要义何在，难以将需要记录的东西记录下来,3.,记录人员应具备的素质,三、会议记录的写法和要求,耳到心到,无论遇到的活体自己是都感兴趣，发言者发言对不对自己的口味，记录人员都唏嘘调整好心态，全新投入地聆听。专心听取美味与会者的讲话发言，领会讲话内容，思考发言内涵，听出弦外之音,聚精会神,专心听取会议发言，也是对发言者的尊重，也是会议的基本纪律。会场上心不在焉、左顾右盼、判若无人，损坏自己、秘书人员形象；不轻易离场、坐得住，不抽烟、不频繁喝茶，否则容易打断记录思路,排除干扰,记录人员手机一般不关闭，可置于静音或震动状态，已备拨打与会议有关电话，无关电话一律不接听。若邻座健谈，婉拒,3.,记录人员应具备的素质,三、会议记录的写法和要求,要有较强的写记能力,会议记录人员的任务就是把会议上的发言变成文字材料，必须有迅速地将其发言用文字符号现于纸面的本事。记录人员要具有较丰富的知识，既要写得快,又要写得清楚，要会用记录符号记录，要掌握一些记录技巧,会议记录人员平时应注重学习,多加练习，在工作实践中不断提高自己的政治素质和业务素质，这样就一定能较出色地把会议记录工作做好。作为企业员工，应了解企业生产经营情况、掌握一定专业知识，如果不熟悉生产，听不懂行话，也很难担负起记录任务,敬请指正，谢谢,!,