办公室日常事务管理办公用品管理课件.ppt

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,文档仅供参考，不能作为科学依据，请勿模仿；如有不当之处，请联系网站或本人删除。,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,文档仅供参考，不能作为科学依据，请勿模仿；如有不当之处，请联系网站或本人删除。,学习目标,能够购买或租用办公设备以及消耗品。,能够知晓办公用品及设备的采购程序和步骤。,能够实施办公资源的保管、发放和利用。,能够实施办公设备和办公用品的库存监管。,如果你是一家新公司的办公室主任，请你列出本公司需采购的办公用品清单，并进行分类。,思 考,一、办公用品的种类（教材P118）,（,1,）纸簿类：,复印纸、复写纸、标签纸、笔记本、普通白纸、带单位抬头的用纸,（,2,）笔尺类：,铅笔、圆珠笔、钢笔、橡皮、白板笔、各种尺子、修正液,（,3,）装订类：,大头针、回形针、打孔机、剪刀、订书机、胶水、长尾票夹,（,4,）归档用品：,文件夹、档案袋,（5）其他：,计算器、白板、笔筒,低值易耗品,（,6,）办公设备耗材：,复印机用墨盒、打印机用墨盒，计算机光盘,（,7,）办公设备类：,办公桌椅、电脑及桌椅、会议桌椅、沙发茶几、电话、传真、复印机、打印机、碎纸机、考勤机、投影仪、保险柜、验钞机、照相机、空调、电扇等,高值办公用品,班级要举行元旦联欢晚会，你作为采购组成员负责晚会使用物品的采购。,你打算从哪几个方面做好这件事？,技能训练,技能训练,公司近日又要采购一批办公用品，采购单上列有如下用品：,用品名称,数量,货架,2,个,储藏文件夹,2,个,打印纸,5,箱,打印墨盒,15,个,信封,300,个,记事本,200,本,稿纸,300,本,铅笔、油笔、签字笔,各,10,盒,大头针、回形针,各,40,盒,订书器,10,个,碎纸机,2,台,备忘录,100,个,纸篓,20,个,同时，部门经理还特意嘱咐他查看一下库存的办公用品是否缺乏，是否需要补充一些。,思考：为什么要设置办公用品库存？,训练：（,1,）请你写出采购以上商品的程序？,（,2,）如何办理进货入库手续？,第一，制定采购计划,摸清库存,，明确急需购买与暂缓购买；,让各部门列出所需办公用品的清单。,办公用品的购买或租用,获得方法,会计程序,优点,缺点,购买,购买的钱属于,“,投资费,”,。设备的价值经过多年逐渐折旧。,税费可能不计算在最初的购买中，但只计算到折旧中,设备归购入组织。,通常在一段时间内较便宜，例如,2,3,年。,维护和修理是附加的费用。,设备可能很快过时。,最初费用昂贵,租用,租用费用计算为,运营成本,为纳税目的可计算为,支出,较低的最初费用。费用能被不断获得的利润补偿。,租用协议通常包括维护和修理。,新设备出现在市场上时，能更换和升级。,租期几年将显得更加昂贵。,租用协议把公司锁定在昂贵租期合同上。,第二，选择供应商，采购员进行比较、筛选,考虑货品质量与交货时间；,考虑货品的价格；,最后考虑售后服务；,安全可靠性。,(1)电话订购。,大多数的日常办公用品都通过电话从供应商处订购。,(2)传真订购。,有些设备和办公易耗品的订购，需给供应商发传真，详细列出订购货物名称、数量类型、送货时间等细节，供应商在接到传真后，会按要求送货上门。,(3)填写订购单。,有些单位有正规的货物订购单，在订购时需将订购单值写好，邮寄或传真给供应商，供应商根据要求送货上门。,(4)因特网服务。,访问因特网可得到电子商务服务，如网上广告、网上商店、电子贸易、电子银行、电子货币等，通过网上购物也可实现办公用品和耗材的采购。,中国办公用品网：http:,中国114办公用品网:,中国文具网信息网：,中国文具网：,练习写作,询价函,格式,标题：,发文单位+事由+询价函,主送机关：,顶格写明XXX,公司,正文：,写明询价目的和事项；,具体购买的办公用品的名称、规格、价格、数量等,报价时间和地址；供应商复函时应该提供的材料；,结算方式,联系方式,结语,望贵单位给予函复，盼复,练习写作,询价函,报价函,第三，领导签字并进行订购,填写,正式订购单,并,书写请示,，公司高级主管,签字批准,，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供应商,复制一份给会计部门,，表示开始购货，准备付款。,订购单样式：P122-123,知识链接：请示,请示适用于向上级机关请求指示、批准。,请示分为请求指示性请示和请求批准性请示两种。,请示的写作要求,（1）标题写明“发文事由+请示”二字。关于XXX的请示,（2）结构清楚，段落分明；,三段式：,请示的原因、理由；,请示的事项，要求；,结尾语；,“,以上意见是否妥当，请指示,”,“,特此请示，请予批准,”,“以上要求，请予审批,”,“,以上请示当否，请核（审）示,”,“,以上请示，请予批复,”等。,（3）理由充足，要求具体；,应明确提出要求解决问题的方法或途径。,（4）一事一文，主送明确。,填写购买申请表见P121,第四，收货,当收到供应商的货物后,对照,供应商的交货单和自己的订购单检查货物,;,查明,货物的数量、质量应当符合要求,;,查明,合格与不合格，合格进行入库，不合格则要求重新发货,签收,并将交货单,送会计部门,。,采购人员根据收到的货物,填写入库单,，货物入库，,库房人员要签字,表示货物进库。,要求写明部门、日期、物品名称、规格型号、摘要、单位、数量、单价、金额、经办人。,接收的每一类货物的详情，应,输入到办公用品库存卡,的接收项目中。,接收后，要及时,更新库存余额,。,将接收的货物按照办公用品,存储,规定存放好。,第五，入库,第六，支付全款,会计部门收到发票后，对照,交货单、入库单、订购单,，三单数字应当相符，经财会主管签字批准，支付款额。一般会计部门会把原件收走,为今后以备查验，建议把,发票做好复印,。,第七，按需领用,任务一：,根据所学知识,绘制,办公用品管理流程图,任务二：,办公用品管理流程：,申请购买,审核,实施购买,审批,发货,验收发货,登记入库,按需领用,合格,不合格,三、办公用品的保管,教材 P120,1、,保证资金,不被不必要的库存占用,2、尽可能,节省库存空间,3、,监督,个人和部门的使用情况,4、维持一定的库存以,保证组织的顺利运作,5、如有办公用品方面的资产损失，可利用准确的库存估价,6、监督任务偷窃和破坏造成的损失,四、控制库存,方可库存管理软件,秘书小张负责公司办公设备和办公用品的库存管理。由于他的记忆力特别好，每次进货时，他都能够很快记住所进货物的规格和质量，因此他从不做用品登记。一天下午，他的好友小刘拿着公司营销部的取货单前来取货，小张因为当时有事，就叫小刘自己去取货物。等小张办完事回来时，小刘已经取走了货物。小张既没有看取货单，也没有清点货物，下班时关上门就走了。到了月底清点库存时，发现少了很多用品，小张也说不明白这些用品的去处。,分析讨论：,说说秘书小张在对办公设备和办公用品的库存管理中的不当之处，并讨论如果你是小张，应在哪些方面进行改进？,案例分析,库存物品分类记录表,编号：类别；办公文具 第,23,页,原材料库存月报表,年 月 日,库存控制,任务情景,小张负责公司A4文件纸张的购买，企业已经确定该种纸张的最大库存量为100包，最小库存量为15包，再订货量为25包。,思考：,1、小张应该在这种纸张剩下多少的时候就组织订购新货？,2、这种文件纸张库存还剩多少时就会出现供不应求的现象，会影响企业的正常运转？,任务实施,通过库存知识的学习，我们可以知道小张采购A4文件纸张的一次进货量最多不能超过库存数量100包，超过了会造成浪费。而当库存中A4文件纸数量达到25包时候，小张就要组织再次订购新货了。,如果A4文件纸数量少于15包时小张还没有去购买这种纸，那就是小张的失职了。,实战演练,库存记录卡 库存参考号,B4,最大库存量 ：,40,项目：,C6,信封 最小库存量（安全库存）,8,单位数量：包 再定货量,12,日期,接 收,发 放,数量,发票号,供应商,数量,领用人,领用部门,余额,1-1,38,1-17,20,1-24,30,2-2,14,2-9,10,2-18,4,？,1,、自,2,月,18,日发放物品后，库存控制卡上的剩余库存是多少包？,A,，,12 B,，,56 C,，,30 D,，,40,2,、当,2,月,18,日需要重新订购,C6,信封时，订购员应该订购多少包？,A,：,30 B,：,12 C,：,40 D,：,28,实战演练（接上页）,五、办公用品的发放,（,1,）指定专人发放,（,2,）按照公司规定的发放时间发放,（,3,）紧急需要物品时，要经过有关领导批准给予发放,（,4,）必须,填写物品申请表，,写明：,编号、物品名称、规格、数量及计量单位、领用部门、领用部门负责人、领用人、发放人签字、领取人签字、领导签字、日期,（,5,）并由领导签字批准,（,6,）清点核实所发放的办公用品，,制作办公用品发放表,领用时间、领用物品名称、规格、数量、单价、总价、领用人、经办人。,一般要求留存，复印件交予财务与领用单一起作为划账凭证,（,7,）及时更新库存,2008年9月8日星期一上午8：30，宁波市慈铭健康集体有限公司销售部销售员张海要领取复印纸两包、圆珠笔7支，文件夹4个，他该如何领用呢？,技能训练,你马上要休年假了，时间是15天，领导已经批准了你的休假请求，从这个周末你就可以不用来公司上班了。作为办公室的秘书，要负责办公用品和办公设备的采购和分发，为了保证在你休假期间工作人员的办公用品不会缺乏，你休假前应该做些什么？,案例分析,谢谢！,