会议沟通应注意事项.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第七章 会议沟通,群体沟通的优缺点,组织和参加会议,会议沟通模式,明确会议目的,确定与会者构成,明确与会者角色职责,会议的组织准备工作,会议议程,会议记录,第一节 群体沟通的优缺点,讨论1,某服装公司决定加快工艺流程改造，并进行工艺重组。但以前在进行工艺重组时，工人的反应非常强烈，对工艺的改动持敌对态度。为了实施计划的改革，公司管理层采用了三种不同的策略：,策略一，与第一组工人采取沟通的方式，向他们解释将要实行的新标准、工艺改革的目的及这么做的必要性和必然性，然后，给他们一个反馈的期限；,策略二，告诉第二组工人有关现在工艺流程中存在的问题，然后进行讨论，得出解决的办法，最后派出代表来制定新的标准和流程；,第一节 群体沟通的优缺点,策略三，对第三组工人，要求每个人都讨论并参与建立、实施新标准和新流程，每个成员全部参与，如同一个团队一样。,结果令人惊奇。虽然第一组工人的任务最为简单，但结果他们的生产率没有任何提高，而且对管理层的敌意越来越大，在40天内有17的工人离职；第二组工人在14天里恢复到原来的生产水平，并在以后有一定程度的提高，对公司的忠诚度也很高，没有人离职；第三组工人在第二天就达到原来的生产水平，并在一个月里提高了17。对公司的忠诚度也很高，没有工人离职。,启示？,格罗夫：,会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段,会议沟通,第二节 组织和参加会议,会议沟通模式,明确会议目的,确定与会者构成,明确与会者角色职责,会议的组织准备工作,会议议程,会议记录,Type of meeting,Negotiating,Informing,Solving problems,Making decisions,Collecting and exchanging ideas,一、会议沟通模式,谁发言?历时多久?他(她)对谁讲话?与谁交谈?其后会有谁发言?有几人?,图7.1 会议交际沟通模式实例,二,、明确会议目的,Purposes and Objectives,1.Do you need a meeting?Is there some better/cheaper way of achieving your objectives?,2.What is the purpose of the meeting?,Giving instructions?,Bargaining over issues?,Giving advice/counseling?,Making decisions?,Solving problems using others knowledge and skills?,3.What are your overall objectives?,What do you want to achieve?,What are the best/worst results?,Do you have a fallback position/contingency plans?,二,、明确会议目的,信息共享,动员激励,信息传播,问题解决和决策制定,三、确定与会者构成,同质性和相异性的平衡,竞争性和合作性的平衡,任务导向和过程导向的平衡,四、明确与会者角色职责,自我检测,根据你所了解的群体沟通性质，你认为作为会议主席有哪些责任?在会议中，你若作为与会者，又有哪些责任?你怎样能够受益于会议和其他小组成员的讨论?,1.,会议主席角色,情形一：,某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司总经理担任会议的主席。在会议进行过程中，公司负责市场工作的副总经理提出，公司明年的市场营销重点应从“以巩固国内市场为主”转向“以开拓国际市场为主”。他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通过。但在会议进行过程中，负责市场营销的部门经理、副经理对这个设想提出了反对意见，他们认为国内的市场潜力还很大，而企业的资金实力不够，如让其全面开花，还不如采用“各个击破”的方略，先在国内市场取得绝对优势地位。结果双方争论得不可开交。,如果你是会议主席，面临与会代表这种相争不下的局面，你准备如何解决?如果最终需要你就这次分析会议作总结，你又如何对“市场营销的重点”问题作总结?,会议主席角色,情形二：某高校科学馆会议厅内正在召开“中国二十一世纪的管理教学发展趋向”的研讨会。会议进行期间，就,MBA,教育的发展方向问题，不同的与会者提出了不同的看法，有的认为,MBA,教学应该以“案例教学”为主；有的则认为应以理论修养的培养为主；也有的主张像美国哈佛商学院那样采用大量的案例教学，甚至可以取消传统的教师讲解的形式；这些不同观点在讨论过程中，争论得比较激烈，眼看讨论时间将近尾声，但与会代表为了充分表达自己的主张，很难“刹车”。,如果现在你是这次研讨会的主席，面对这种不同主张分立的局面，你如何应付这种局面?你又如何就研讨的问题作总结?,会议主席的职责,会议控制,决定讨论主题；,明确讨论范围；,确保人们围绕主题依次发言；,尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论；,确保其他成员了解会议进展情况。,会议引导,识别主题/问题；,交换和开发建议；,评价不同方案；,选择行动计划（5,W1H）。,会议主席的职责,促进讨论,讨论，提问,处理不同意见,对争论双方或各方的观点加以澄清；,分析造成分歧的因素；,研究争论双方或各方的观点，了解协调的可能性；,将争论的问题作为会议的主题之一，展开全面的讨论，以便把会议引向深入；,若分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议程进入下一项。,作出决定,常用的介绍方法：,自我介绍,互相介绍,主席介绍,名片介绍,会议中可应用的技巧,：,造成“我群感”；,对所有与会者参加会议的目的进行深入、细致的研究，并对不同的目的加以分组和归类；,处理好会议的显在目标与潜在目标的关系，并在会议中尽快实现近期目标和较易达到的目标；,利用与会者的经验、专长；,对与会者的错误采取宽容态度。,得分为27分或27以下，您的会议主持得很好,得分在36以上，可能预示您在主席角色方面存在某些问题,2.,与会者的角色,决定是否需要出席会议,准备,准时与会,就某些疑点或模糊问题征询清晰解释,给出信息时，力求精确切题,倾听,支持他人,确保公平参与,反对要有根据,以能提高团队绩效的方式行事,表,7.3,会议参与自我评估问题单,得分为,30,或,30,以下，您的参与状态良好,得分在,40,以上，可能预示您对于会议及您在其中的角色有某些问题,五、会议的组织准备工作,CHECKLIST:Preparation,1.Make action plans:,What are your sub-objectives?,Do they move you forward to achieving your overall objectives?,What attitude should you adopt in the meeting?How should you approach it?,2.Prepare the structure of the meeting:,What should be the content?,What forms of process should you use?,How best to use time?,How can you set the agenda most effectively?,五、会议的组织准备工作,CHECKLIST:Preparation,3.How wide are the outcomes acceptable to you?,If narrow,you want to keep the discussion closed;,If wide,you can open up the discussion.,4.How committed to the decisions do you want the participants to feel?,If high commitment is needed,involve the participants in the decision-making process;,The more control you exert,the less committed the participants will be.,五、会议的组织准备工作,1.确定会议主题和目标 2.制订会议活动计划 3.制订会议议程 4.发放会议举办通知 5.会场布置安排,会场的选定,会场内设备的准备,会场的布置,六、会议议程议程”一词来源于拉丁文，意为“必须做的事”，一般也就把会议议程定义为“在会议上要考虑的事务”,会议时间(开始时间、结束时间)和地点,会议目的,会议议题的顺序,表7.4,会议议程实例,M,计算机公司,一号项目检查会议,日期：2001年12月4日，星期五 时间：下午2：303：45 地点：,B,大厦第二会议室 会议目的：研究一号项目进展情况,议程,1公司第四季度销售情况；2上次会议记录；3上次会议记录中提出的问题；4关于,CPU,进展报告；5关于,Case,设计进展报告；6关于软件进展报告；7下次会议日期、时间、地点。,附件,1软件进展报告，第7号；2,Case,设计进展报告，第2号；3关于软件问题的短文。,七、会议记录,表7.5 会议记录形式实例,M,计算机公司,一号项目第6次检查会议纪录,时间、地点：会议于2001年12月4日(星期五)在,B,大厦第二会议室举行，下午2：30开始。,出席情况：出席会议者包括：钟楚义，周亦梅，周敏，唐婉，庄子期(主席)，无故缺席者有：李杰，张明，吴倩发来了请假条。,上次会议记录：与会者都同意，认为这是上次会议的准确记录。,上次会议记录中提出的问题：周亦梅报告说，有关客户仍在度假，所以她没能邀请到他们来参加会议。同意的行动：目亦梅在有关客户度6归来后邀他们参加会议。完成的时限：下次会议前。,进展报告实例：周敏报告说，软件发展已在目标之列，可望在三月底前完成第二版。然而，仍存在吴倩对制图程序可行性不予协作的问题。同意的行动：周敏与吴倩会谈，由唐婉解决问题。完成的时限：2001年12月21日,下次会议的时间，地点：下次会议：2001年12月25日，星期五，下午2：30在,B,大厦第二会议室举行。,案例,14,城市合作银行,问题:,1你如何评价曹闽给钱岭的指示和4月25日的信件?,2从银行向受众发出的信息看，是否在内容的逻辑、证据和争论方面存在缺点?,3银行决定正式召开一次特别会议、曹闽准备在会议上讲话。如你是钱岭，负责这次会议的议程安排，请确定本次会议的目的、参加对象，并设计会议议程。,专题：,事例1：“泰诺”是美国约翰逊联营公司生产的治疗头痛的止痛胶囊商标，这是一种家庭用药，在美国年销售额达到4.5亿美元，占公司总利润的15%。1982年9月29日至30日，有消息报道芝加哥地区因有人服用泰诺止痛胶囊而死于氰中毒。开始报道是死亡3人，后增至7人，随着新闻媒体的传播，传说在美国各地有25人因氰中毒死亡或致病，后来这一数据增加到2000人（实际死亡人数7人），这些消息引起了1亿服用泰诺的消费者的极大恐慌，民意测验表明94%的人表示今后不再服用此药。约翰逊公司面临一场生死存亡的巨大危机。实际上，对回收的800万粒胶囊所做的化验，只发现芝加哥地区的一批胶囊中有75粒受氰化物的污染，而且是人为破坏。面临这一严峻局势，你认为应如何处理？,危机沟通,专题：,成立由董事长为首，负责公关的副总等7人委员会，危机之初每天开两次会，对事件讨论、决策；,决定在全国范围内立即收回全部价值近1亿的泰诺止痛胶囊（5天内完成）；花费50万美元通知医生、医院和经销商停止使用；（这一决策受到舆论广泛赞扬）,与新闻媒介密切合作，以坦诚态度对待新闻界，无论好坏，迅速传播真实消息；,敞开公司大门积极配合公众和医药管理部门的调查，5天内对全面收回的胶囊进行抽检，向公众公布结果；,重新设计重返设计计划，举行大规模的卫星转播的记者招待会，感谢新闻界的公正对待；推出防止污染的止痛胶囊重新包装，现场播放生产流程；,一年时间内恢复其领先地位，取得公众信任。,危机沟通,计划,：,“公众和顾客的利益第一”,在危机面前没有存在任何侥幸心理；,领导人参与和强烈的公关意识；,平时与社会各界建立良好的关系。,启示,：,善于从危机中寻找机会；,为公众和顾客着想是所有对策的出发点。,危机沟通,事例2：1989年3月24日美国埃克森公司的一艘巨型油轮在阿拉斯加州美、加交界的威廉王子湾附近触礁，原油大量泄出达800多万加仑，在海面上形成宽1公里，长达8公里的漂油带。到3月28日原油泄漏量达到1000多万加仑，造成美国历史上最大的一起原油泄漏事件。,评价,：反应迟钝；企图逃脱自己的责任；事先毫无准备，既无计划、也无行动；对地方当局傲慢无礼；自以为控制了事态的发展；不接受任何解决意见；存在侥幸心理；信息系统失控；忽视了赢得公众的同情和支持；错误地估计事故规模；丝毫没有自责感。（公关学者卡斯泽威斯基）,结果,：公司损失（清理费、赔偿、罚款等）几亿美元；国际大公司抵制与其做生意；形象大损。,危机沟通,中美史克危机公关：康泰克,PPA,2000,年11月，国家下发通知：禁止,PPA!,康泰克被醒目地绑上媒体的第一审判台，在很多媒体上都可以看到,PPA,等于康泰克或者二者相提并论的现象。,中美史克的企业形象和其他产品面临市场危机，怎么办？,危机沟通,