采购部管理规定.doc

采购部管理规定第一章 总则第一条 为规范公司物资采购行为，降低物资采购成本，确保公司各项生产物资供应，加强公司物资采购的监督管理、进一步规范公司管理，使采购部工作规范化、制度化，合理化，特制定本规定。第二条 本规定内容包括：采购原则、人员要求、资料管理、质量管理、日常管理等。第二章 采购原则第三条 物资采购时必须严格按照供应部的采购计划拟定采购合同，保证做到不错订、不漏订，及时准确做好物资货源落实工作。第四条 未经审核批准的请购物资一律不得采购，库内已有闲置物资应首先使用。对长期订货和大款项的进货，应通过签订合同和实行银行结算的方式。第五条 为节约采购成本，采购人员应根据市场信息做到比质、比价、比服务采购，在比价过程中，严格执行同类的企业比质量，同样的质量比价格，同样的价格比信誉，实现最优化采购。第六条 采购人员定购的物资必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改采购单作参考。第七条 对短缺物资，采购人员要征求使用部门意见，在使用部门同意后方能采购使用方愿意接受的代用品，否则，出现后果由采购人员负直接责任。第八条 签订物资采购合同时，合同中要明确数量、规格、型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运杂费承担者、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其它需要明确的事项，一般按照先验收后付款的原则进行，特殊情况先款后货的需经总经理批准。第九条 所有货物到达公司后四个小时内必须检验完成，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。第十条 采购人员未能及时完成采购任务时，应及早报告，说明异常原因，提出相应意见方案，采购部应及时与请购部门沟通，拟定补救办法和处理对策，重大事项，应向总经理汇报。第十一条 所有采购人员必须做到自觉维护企业利益，努力提高采购材料质量，降低采购成本，廉洁自律，严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。第十二条 对在物资采购工作中徇私舞弊人员，一经发现将给予必要的行政处分和经济处罚，直至追究法律责任。第三章 人员要求第十三条 严格遵守青岛大上电器有限公司员工手册；第十四条 所有采购部人员必须爱岗敬业、廉洁奉公、洁身自爱、杜绝徇私舞弊客户请吃受贿；第十五条 所有采购部人员必须懂得机械、电器常识，充分了解采购部所采购的所有产品的基本原理、性能、用途、参数，以及产品在公司产品中的位置和作用；第十六条 所有采购部人员必须熟练业务知识主要是指采购的过程操作，采购的过程、订单的处理等一套完备的方式和程序；第十七条 所有采购部人员必须及时了解市场行情和市场动态，关注产品的价格趋势；第十八条 所有采购人员不仅要了解而且要熟练掌握采购合同、商务谈判、市场调查及货物采购领域等方面的有关知识和技能；第十九条 所有采购人员要了解涉及商贸、法律、财经、物流、网络等方面的知识。第四章 工作流程第二十条 产品采购流程1）接受供应部发来的请购单（合格）2）核实所购产品的规格型号、数量及所服务的销售部合同名称3） 寻找合格供货商询价、比价，经过磋商、筛选，最后制定采购方案4） 拟订采购合同并电邮/传真给供货商5）采购部长审批（重大合同向公司领导请示）6） 将对方盖章传真件合同复印后找副总经理盖章，合同原件交至财务，登记合同明细至电脑，复印件传真至供货商后按合同号顺序装订存档。7) 在“ERP”中做采购订单8）关注采购合同的运行状态及客户发货时间第二十二条 付款的流程1）办理电汇（支票）A 根据所签采购合同确认电汇（或支票）的金额，填写借款单B 采购部长审核签字C 财务副总审批D 把财务副总审批过的借款单传给财务部办理电汇（或借出支票，支票要登记）E电汇凭证传给供货方或电话通知供方查账，督促供货方准备发货（货到无问题后给出支票）F：货与发票均到齐后持采购入库单及发票撤出借款单，采购完毕。注：合同金额在两万元以上的由总经理审批，合同金额低于两万元的由财务副总审批）。2）办理应付帐款A 每月妥善保存挂账厂家入库单绿联B 采购部长根据月底的财务报表结合采购员意见统一请示付款计划C 副总经理审核，总经理审批D 将计划内的绿联入库单及付款计划表交财务对账、付款E 本地挂账厂家结账前持送货单与采购部对账（换取绿联），持入库单绿联及应付款发票统一时间到财务领取支票。第二十三条 货物入库流程A 收到货物后将送货单交与仓库管理员。B质检合格后核算部凭随货同行填写入库单（对于直发客户现场的设备，将根据生产厂家传真的发货单据及总经理签字的“货物直发现场请示函”填写入库单）。C采购部根据随货同行及采购合同对入库单进行审核。D 打印入库单。E采购员在入库单上审核、签字并做相应账务处理。第五章 资料管理第二十四条 采购合同类；由采购内勤根据采购合同按照日期进行编号，例如2009年9月份签的第1份合同编号为0909001，依此类推。合同双方盖章后复印一份，原件留于财务，复印件给对方回传后存档。为了查找方便，对签订的采购合同也要进行电子版的存档。第二十五条 供应商企业资质类、供应商管理档案；包括营业执照、税务登记证、组织结构代码证、ISO9000、2001认证等资质的复印件，由采购内勤按照产品类别归档。第二十六条 询、报价单、月末对账单；所有报价信息均以书面形式存档，以备日后参考。第二十七条 供货商样本资料按照分类统一存放以便备用。第二十八条 存在电脑中的资料应按照分类保管完好，没有部长批准不得随意删除。第二十九条 其他资料应按照分类妥善保留一段时间，确定无用后经部长批准再行丢弃。第六章 保密、安全第三十条 所有保密管理按公司规定。第三十一条 公司机密文件不能泄露到外人手中，尤其不能将采购价格泄露给第三方。第三十二条 公司内不允许私自使用个人优盘和移动硬盘等可存储设备。第三十三条 按照公司安全管理制度做好防火、防盗等一系列安全工作。个人工作业务总结本人于2009年7月进入新疆中正鑫磊地矿技术服务有限公司(前身为“西安中正矿业信息咨询有限公司”)，主要从事测量技术工作，至今已有三年。在这宝贵的三年时间里，我边工作、边学习测绘相专业书籍，遇到不懂得问题积极的请教工程师们，在他们耐心的教授和指导下，我的专业知识水平得到了很到的提高，并在实地测量工作中加以运用、总结，不断的提高自己的专业技术水平。同时积极的参与技术培训学习，加速自身知识的不断更新和自身素质的提高。努力使自己成为一名合格的测绘技术人员。在这三年中，在公司各领导及同事的帮助带领下，按照岗位职责要求和行为规范，努力做好本职工作，认真完成了领导所交给的各项工作，在思想觉悟及工作能力方面有了很大的提高。 在思想上积极向上，能够认真贯彻党的基本方针政策，积极学习政治理论，坚持四项基本原则，遵纪守法，爱岗敬业，具有强烈的责任感和事业心。积极主动学习专业知识，工作态度端正，认真负责，具有良好的思想政治素质、思想品质和职业道德。 在工作态度方面，勤奋敬业，热爱本职工作，能够正确认真的对待每一项工作，能够主动寻找自己的不足并及时学习补充，始终保持严谨认真的工作态度和一丝不苟的工作作风。 在公司领导的关怀以及同事们的支持和帮助下，我迅速的完成了职业角色的转变。一、回顾这四年来的职业生涯，我主要做了以下工作：1、参与了新疆库车县新疆库车县胡同布拉克石灰岩矿的野外测绘和放线工作、点之记的编写工作、1:2000地形地质图修测、1:1000勘探剖面测量、测绘内业资料的编写工作，提交成果新疆库车县胡同布拉克石灰岩矿普查报告已通过评审。2、参与了库车县城北水厂建设项目用地压覆矿产资源评估项目的室内地质资料编写工作，提交成果为库车县城北水厂建设项目用地压覆矿产资源评估报告，现已通过评审。3、参与了新疆库车县巴西克其克盐矿普查项目的野外地质勘查工作，参与项目包括：1:2000地质测图、1:1000勘查线剖面测量、测绘内业资料的编写工作；最终提交的新疆库车县康村盐矿普查报告已通过评审。4、参与了新疆哈密市南坡子泉金矿2009年度矿山储量监测工作，项目包括：野外地质测量与室内地质资料的编写，提交成果为新疆哈密市南坡子泉金矿2009年度矿山储量年报，现已通过评审。6、参与了新疆博乐市五台石灰岩矿9号矿区勘探项目的野外地质勘查工作，项目包括：1:2000地质测图、1:1000勘探剖面测量、测绘内业资料的编写工作，并绘制相应图件。7、参与了新疆博乐市托特克斜花岗岩矿详查报告项目的野外地质勘查工作，项目包括：1:2000地质测图、1:1000勘探剖面测量、测绘内业资料的编写工作，并绘制相应图件。通过以上的这些工作，我学习并具备了以下工作能力： 1、通过实习，对测绘这门学科的研究内容及实际意义有了系统的认识。加深对测量学基本理论的理解，能够用有关理论指导作业实践，做到理论与实践相统一，提高分析问题、解决问题的能力，从而对测量学的基本内容得到一次实际应用，使所学知识进一步巩固、深化。2、熟悉了三、四等控制测量的作业程序及施测方法，并掌握了全站仪、静态GPS、RTK等测量仪器的工作原理和操作方法。3、掌握了GPS控制测量内业解算软件（南方测绘 Gps数据处理）以及内业成图软件（南方cass）的操作应用。能够将外业测量的数据导入软件进行地形图成图和处理。4、在项目技术负责的指导下熟悉了测量技术总结的编写要求和方法，并参与了部分项目测量技术总结章节的编写工作。5、在项目负责的领导下参与整个测量项目的组织运作，对项目的实施过程有了深刻理解。通过在项目组的实习锻炼了自己的组织协调能力，为以后的工作打下了坚实基础。二、工作中尚存在的问题 从事测绘工作以来，深深感受到工作的繁忙、责任的重大，也因此没能全方位地进行系统地学习实践，主要表现为没有足够的经验，对于地形复杂的地段理解不够深刻；理论知识掌握不够系统，实践能力尚为有限。以上问题，在今后工作中自己将努力做到更好。三、今后的工作打算 通过总结四年来的工作，我无论从工作技术上，还是从世界观、人生观、价值观等各个方面，都有了很大的提高。今后，我会在此基础上，刻苦钻研，再接再厉，使自己在业务知识水平更上一层楼，为测绘事业的发展，贡献自己的力量。5