关于进一步加强内勤台账及公司重要文件管理的规定.doc

东景物业收费台账及档案管理的规定
（试行）

有关人员：
为确保收费台账及档案的安全、有效，防止收费台账及档案发生泄密、遗失、霉变、虫蛀等问题，根据“安全第一、预防为主”的原理及现场作业特点，特制订《东景物业收费台账及档案管理的规定》，望有关人员遵照执行。
一、收费台账的组成
1、业主资料汇总；
2、物管费年度收费台账；
3、物管费日常收费台账；
4、年度物管费缴纳情况台账。
二、台账的配备及管理
1、各执勤岗亭、物业管理队队长、经理室、装修管理组及内勤有关人员（学习人员不发放），每人（岗亭人员除外）或每个岗亭配备一本《业主资料汇总》台账；
2、内勤有关人员（学习人员不发放），每人配备一本《物管费年度收费台账》和《年度物管费缴纳情况台账》，并配备一本《物管费日常收费台账》，由内勤有关人员共用；
3、根据收费的需要及收费的区域，收费人员可临时性领取有关收费区域的《年度物管费缴纳情况台账》，收费工作结束后，必须立即收回并销毁；
4、已发的收费台账，若不符合发放条件的，必须收回，今后所有收费台账的配置、发放等，必须经过物业经理同意后，方可配置或发放；
5、为确保收费台账的内容正确、有效，收费台账由内勤组长或内勤组长指定的人员进行编制、修订，并及时通知相关人员予以更正；
6、由内勤组长或内勤组长指定的人员根据每日的收费情况，及时填写《物管费日常收费台账》修订《物管费年度收费台账》、《年度物管费缴纳情况台账》，并通知相关人员予以更正，与此同时，将已变更的数据输入微机，标明更新的日期，保存并备份（备份——将该文档保存于微机的C盘和E盘，防止微机故障后，造成数据丢失）；
7、所有收费台账严禁无关人员借用、查阅、复印等，所有收费台账严禁私自复印、传播或泄密，严禁将收费台账带回家；
8、每次下班前，拥有收费台账的人员必须将《物管费年度收费台账》、《物管费日常收费台账》及《年度物管费缴纳情况台账》（收费区域的《年度物管费缴纳情况台账》除外）交内勤组长或内勤组长指定的人员放置在档案柜内统一保管，上班时再领取。
三、库管档案的组成
（一）、交房类

1、《商品房售房合同》；
2、业主委托他人收房的《委托书》；
3、《东景花苑前期物业管理协议书》；
4、《“通水”试验备忘录》；
5、《房屋装修须知》；
6、《商品房移交单》；
7、《业主所购住房移交备忘录》。
（二）、装修管理类
1、储物间安装水电的《承诺书》；
2、储物间安装水电破路的《申请书》和《承诺书》；
3、储物间安装水电接公司下水管的《申请书》和《承诺书》；
4、储物间安装水电，业主不接受物业的管理，对其住宅已进行停水的《告知书》；
5、装修改变建筑结构的《承诺书》；
6、违反装修管理规定，业主不接受物业的管理，对其住宅已进行停水的《告知书》；
7、安装太阳能热水器（水桶）的《承诺书》；
8、楼顶设置隔热层的《承诺书》；
9、退装修押金或楼上“试水”找不到楼下业主看“试水”结果的《备忘录》；
10、楼上做“防水”，楼下不配合，无法察看是否渗漏的责任承担《告知书》；
11、楼上退装修押金，楼下不配合，已退装修押金的《告知书》；
12、申请协调楼层间漏水的《申请书》；
13、楼层漏水，楼上业主不处理，限期整改《通知》；
14、楼层漏水，楼上业主不接受物业的管理，对其住宅已进行停水的《告知书》；
15、《东景物业空置房检查情况备忘录》。
（三）、安保类
1、在公司围墙上搭房的《承诺书》；
2、设置广告牌的《承诺书》；
3、设置电视接收器的《承诺书》；
4、业主搭雨棚的《承诺书》；
5、确保公共场所用电安全的《承诺书》。
6、违反公共场所用电安全，业主不接受物业的管理，对其住宅已进行停水的《告知书》；
7、整治楼道内占道《告知书》；
8、整治违规使用单元门的《告知书》；
9、整治从楼上乱扔垃圾的《告知书》；
10、车辆乱停乱放整治《告知书》；
11、清理装修用沙《承诺书》。
（四）、收费类
1、限期缴费《催缴通知》；
2、空置房或业主拒不缴费，对其住宅已进行停水的《告知书》；
3、因种种原因需要减免物管费的《请示》批复件；
4、因介绍买房需要减免物管费的批复件。
（五）、其它
1、自来水公司或供电公司停水停电《公告》；
2、安全隐患《公告》；
3、领水卡、电卡的《公告》；
4、其它重要的《通知》或《公告》。
共四类，41种文件。
四、档案的保管及管理
1、《商品房售房合同》由经理到售楼部领取，交内勤组长或指定人员清点，按指定位置存放、保管，并填写《商品房售房合同交接登记表》，交接双方签认；
2、《商品房售房合同》应单独存放，且按栋号、单元号的顺序进行摆放；
3、《委托书》、《东景花苑前期物业管理协议书》、《“通水”试验备忘录》、《房屋装修须知》、《商品房移交单》、《业主所购住房移交备忘录》及因种种原因需要减免物管费的《请示》批复件、因介绍买房需要减免物管费的批复件等，应单独成册、单独存放，且按栋号、单元号的顺序进行摆放；
4、长期有效、且具有法律效力的各类《承诺书》、《备忘录》、《告知书》等文件应按类别统一编号、单独装订、单独成册，每册使用完毕后，应编写目录，妥善保管、存档；
5、短期有效、且具有法律效力的各类《告知书》、《公告》、《通知》、《催缴通知》、《东景物业空置房检查情况备忘录》等文件，应妥善保管，保管期为一年；
6、各种票柜、档案柜必须以锁闭为定位，存取物品后，应及时锁闭，严禁柜门开启后无人看守的问题发生；
7、房产证、契证、发票等由财务主管或财务主管指定人员保管、发放，其他人不得插手；
8、档案室（财务室）大门钥匙的发放，必须经过总经理同意，除领导检查、布置工作以及财务主管、内勤指定人员外，其他人员不得擅自入内，遇内勤学习人员须进入档案室（财务室），必须事先得到经理或财务主管的同意后方准入内；
9、业主领取票证时，先由内勤核对身份、领取票证的手续是否齐全、各项费用是否交齐、房款金额是否与合同中标注的购房金额相一致，核对无误后，请业主在办公室的大厅等候，由内勤将有关凭证交财务主管或财务主管指定人员复核后，在办公室的大厅内予以发放、签认；
10、工资发放在经理室进行。
五、考核办法按东景物业管字（09）001号（《东景物业管理公司员工奖惩条例》）执行，不足部分的考核办法另行通知。
六、本制度自2010年8月19日起施行，前发有关文件与之相抵触按本文执行。

东景物业管理公司
2010年8月18日
个人工作业务总结
本人于2009年7月进入新疆中正鑫磊地矿技术服务有限公司(前身为“西安中正矿业信息咨询有限公司”)，主要从事测量技术工作，至今已有三年。
在这宝贵的三年时间里，我边工作、边学习测绘相专业书籍，遇到不懂得问题积极的请教工程师们，在他们耐心的教授和指导下，我的专业知识水平得到了很到的提高，并在实地测量工作中加以运用、总结，不断的提高自己的专业技术水平。同时积极的参与技术培训学习，加速自身知识的不断更新和自身素质的提高。努力使自己成为一名合格的测绘技术人员。
在这三年中，在公司各领导及同事的帮助带领下，按照岗位职责要求和行为规范，努力做好本职工作，认真完成了领导所交给的各项工作，在思想觉悟及工作能力方面有了很大的提高。
在思想上积极向上，能够认真贯彻党的基本方针政策，积极学习政治理论，坚持四项基本原则，遵纪守法，爱岗敬业，具有强烈的责任感和事业心。积极主动学习专业知识，工作态度端正，认真负责，具有良好的思想政治素质、思想品质和职业道德。
在工作态度方面，勤奋敬业，热爱本职工作，能够正确认真的对待每一项工作，能够主动寻找自己的不足并及时学习补充，始终保持严谨认真的工作态度和一丝不苟的工作作风。
在公司领导的关怀以及同事们的支持和帮助下，我迅速的完成了职业角色的转变。
一、回顾这四年来的职业生涯，我主要做了以下工作：
1、参与了新疆库车县新疆库车县胡同布拉克石灰岩矿的野外测绘和放线工作、点之记的编写工作、1:2000地形地质图修测、1:1000勘探剖面测量、测绘内业资料的编写工作，提交成果《新疆库车县胡同布拉克石灰岩矿普查报告》已通过评审。
2、参与了库车县城北水厂建设项目用地压覆矿产资源评估项目的室内地质资料编写工作，提交成果为《库车县城北水厂建设项目用地压覆矿产资源评估报告》，现已通过评审。
3、参与了《新疆库车县巴西克其克盐矿普查》项目的野外地质勘查工作，参与项目包括：1:2000地质测图、1:1000勘查线剖面测量、测绘内业资料的编写工作；最终提交的《新疆库车县康村盐矿普查报告》已通过评审。
4、参与了新疆哈密市南坡子泉金矿2009年度矿山储量监测工作，项目包括：野外地质测量与室内地质资料的编写，提交成果为《新疆哈密市南坡子泉金矿2009年度矿山储量年报》，现已通过评审。
6、参与了《新疆博乐市五台石灰岩矿9号矿区勘探》项目的野外地质勘查工作，项目包括：1:2000地质测图、1:1000勘探剖面测量、测绘内业资料的编写工作，并绘制相应图件。
7、参与了《新疆博乐市托特克斜花岗岩矿详查报告》项目的野外地质勘查工作，项目包括：1:2000地质测图、1:1000勘探剖面测量、测绘内业资料的编写工作，并绘制相应图件。
通过以上的这些工作，我学习并具备了以下工作能力：
1、通过实习，对测绘这门学科的研究内容及实际意义有了系统的认识。加深对测量学基本理论的理解，能够用有关理论指导作业实践，做到理论与实践相统一，提高分析问题、解决问题的能力，从而对测量学的基本内容得到一次实际应用，使所学知识进一步巩固、深化。
2、熟悉了三、四等控制测量的作业程序及施测方法，并掌握了全站仪、静态GPS、RTK等测量仪器的工作原理和操作方法。
3、掌握了GPS控制测量内业解算软件（南方测绘 Gps数据处理）以及内业成图软件（南方cass）的操作应用。能够将外业测量的数据导入软件进行地形图成图和处理。
4、在项目技术负责的指导下熟悉了测量技术总结的编写要求和方法，并参与了部分项目测量技术总结章节的编写工作。
5、在项目负责的领导下参与整个测量项目的组织运作，对项目的实施过程有了深刻理解。通过在项目组的实习锻炼了自己的组织协调能力，为以后的工作打下了坚实基础。
二、工作中尚存在的问题
从事测绘工作以来，深深感受到工作的繁忙、责任的重大，也因此没能全方位地进行系统地学习实践，主要表现为没有足够的经验，对于地形复杂的地段理解不够深刻；理论知识掌握不够系统，实践能力尚为有限。以上问题，在今后工作中自己将努力做到更好。
三、今后的工作打算
通过总结四年来的工作，我无论从工作技术上，还是从世界观、人生观、价值观等各个方面，都有了很大的提高。今后，我会在此基础上，刻苦钻研，再接再厉，使自己在业务知识水平更上一层楼，为测绘事业的发展，贡献自己的力量。

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