高效会议的组织与实施PPT课件.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,.,*,把最好的培训送给你！,欢迎发送短信参与互动，0.1元/条,移动用户,625519535,；联通用户,725519535,高效会议的组织与实施,视野培训高级讲师,祁建华,2006年7月23日,1,.,祁建华简介,东方视野教育培训公司资深讲师,04年中国优秀培训师10强,清华大学特聘讲师,美国,最大培训公司阿拉莫公司授权讲师（领导者之剑）,美国科维培训公司授权讲师(高效人士的七个习惯）,美国领导力研究中心授权讲师（情景领导）,经历：在国际500强企业从事管理15年（惠普/朗讯科技）,在股份制企业，民企工作经验,从业行业：IT业，通讯业，证券业，机械制造业,职业经验：人力资源，行政管理，生产制造，培训管理,历任：副总裁，人力资源部长，生产总监，培训中心主任,历任社会职务：,中国企业培训与管理协会理事，,北京外企人力资源协会会员，,美国行政管理协会会员，,中国人才研究会金融人才专业委员会会员单位代表,2,.,4,会议中的应对处理,常见的各类会议陷阱,避开会议陷阱技巧,与会者类型分析,如何应对各类人,5,，会议的跟踪系统,会议备忘录使用,建立会议追踪体系,追踪体系要点,6,，全公司级会议,企业月度员工会,如何组织月度员工会,7,，召集小型会议,召集小型会的技巧,开小型会的要点,8,大型会议管理实务,大型会议的操办,大型会议的管理范围,筹划时的关注要点,实施中的控制与管理,案例演练,高效会议组织与实施大纲,1,会议的类别与角色,正确树立会议目的,正式与非正式会议,会议的类别,会议主持人的角色,会议的陷阱,2,会议策划,建立效率模式,选择出席人,如何策划会议,会议计划表的规范,会议室的安排,会议工具的准备,3,会议沟通技巧,让参会者有准备而来,科学地安排时间,主持会议人的职责,会议中的管理手段,发言与倾听,总结会议的能力,3,.,高效会议组织与实施目的,了解如何减少会议次数,学会如何减少会议时间,掌握怎样推动,/,执行会议决议,确定合适人员参加会议,有效地解决问题,有效的会议追踪,学会安排各种类型会议,防范各种会议中的障碍与疏漏,4,.,企业会议的通病,各类会议多，一个接一个,经理人埋头于文山会海里,没有统筹安排各类会议,没有在年初统一规划各类会议,会议成效差,会议通知草率,会议通知只提开会，不告知内容,参会人来不及,/,无法准备,随意选择与会人,会议不能准时结束,会议没有追踪系统,检讨你们企业有哪些通病？,5,.,会议的一般类别,正式会议,非正式会议,研讨会,工作会,计划/,总结会,演讲会,碰头会,电话会,工作餐会,员工会,即兴会,1,会议的类别,6,.,生产型企业会议类别,1,会议的类别,研发会,运营会,采购会,供应会,生产会,计划会,质量会,IT 会,财务会,人事会,7,.,新产品上市发布会,挑战全国前三强誓师大会,2002,年营销战略研讨会,解决近期品质问题小组会议,集团运动会筹备小组会议,会议的类别细分,1,会议的类别,8,.,会议的类别细分,股东会,高层决策会,业绩回顾会,年初动员会,董事会,客户调查会,计划工作会,质量工作会,新闻发布会,客户联谊会,员工联欢会,深入基层会,午餐会,专题报告会,进度会,落实任务会,产品发布会,提案会,1,会议的类别,9,.,适合的参会人数,1,会议的类别,类别,规模,形式,目的,周期,Forum,论坛,100人,多人演讲,可以不同观点、议题,年度,Council,研论会,50人,听讲并可以评论,讨论并,决策,季度,Committee,委员会,12人,发言机会平等,讨论并,决策,短，频度大,10,.,举办会议的自问,为什么要开会？,真的有必要开会吗？,确立会议的目的,会有那些阻力？,-,人员，,-,场地，,-,资金，,-,资料，,-,反对派，,-,时机，,-,设备，,-,其他冲突,如何寻求支持？,-会议成功要素,2,会议的,策划,11,.,举办会议的成功要素,会议前的,准备,会议中的,控制,与会人的,培训,会议服务,会议后的,追踪,2,会议的,策划,12,.,举办会议的自问,举办会议,目的,问题,目标,成本,-会议成功要素,2,会议的,策划,13,.,80:20 定律,投入,产生,产出,消耗80%的时间,（占多数次要的,问题）,80%的效果,花费20%的时间,（占少数重要的,问题）,产,生,20%的效果,原则：会议中先解决少数重要的问题，再解决多数,不重要的问题,2,会议的,策划,14,.,80:20原则的应用,报纸,工作任务,工作汇报,会议内容,电话,客户贡献,销售,产品功能,家务活,超市货物,废品,生产成本,2,会议的,策划,15,.,策划企业全年会议,列出全体部门,部门会议类别,生产淡季,/,旺季,列出跨部门会议,规划草案,与各部门沟通,调整计划,公司会议达成共识,向全体经理公布,按计划执行,2,会议的,策划,16,.,主要方面,注意要点,检查,开会,目的,本次会议是否真正需要，是否只是流于,形式的会议？有无其他替代办法？,如有，什么可取代？,开会的目的是否明确？,设定,要项,方面,开会的时机，时间是否妥当？,旺季/淡季,开会的场所是否合适？,会被占用否,邀请的与会人员是否恰当？,开会,通知,方面,所有与会人员是否全部通知到了？,会议的主旨，议题是否告知所有与会人了？,是否事先通知与会人员就会议议题做准备？,三日为请,是否通知与会人员事先准备有关资料？,会议,准备,方面,是否就议题的顺序和时间安排妥当？,会前是否应该分发参考资料？,重要，避免引起惊讶,是否要做应变准备？,是否要安排好会议记录？,是否安排好各种设备？,会议准备检查表,2,会议的,策划,机见表层。3。4,17,.,会议领导人的角色,主持人,参与者,听众,指导者,观察员,2,会议的,策划,18,.,会议的三项功能,信息收集,书面,简报,数据,图表,流程图,图象,做出结论,分析判断,推理预测,方案评估,供决策/做决策,沟通与分析问题,主导控制,问题的要因,确认要因，幅度大小，,区域所在，趋势,问题的风险,3,会议的,沟通技巧,19,.,会议的组织模式,场地佈置,会议规划,会议协调,总体计划,设备佈置,时间管理,规则,书面文件,形式,记录形式,主持人风格,服务人员,3,会议的,沟通技巧,20,.,主持工作例会技巧,控制会议,效率,会议结论,提升效能,制定规范，率先垂范,点人发言技巧,提案下结论技巧,会后个别咨询代替表决,重复纲要式,分阶段开会式,主持人暗示方式,文件补充沟通,上级参与,界定问题重点,处理问题方向,目标标准,下手点,行动原则,可能的效应,完成任务实效,分离主题为子题，先议子题,举例说明式,意见人的参与式,下属参与式,技术简报式,播放VCD/录像式,气氛感染式,3,会议的,沟通技巧,21,.,主持会议技巧,纲要准备,文字布达,委托下属沟通，得出共识，,作出决策,同向解决,整体，个体,冲突化解决,分段开会法,决策性分工,休息式沟通,移交下属,沟通法,会后企划法,对于会中的不同意见，,讨论的方向及逻辑,必须要同向与解决,问题，而不是逆向,讨论或分叉讨论,3,会议的,沟通技巧,22,.,让参会者有准备,3,会议的,沟通技巧,计划安排,提前预告,时间表,与会人,23,.,会议与行医的类比,3,会议的,沟通技巧,会议,行医,有什么问题,建立病例,分析研究问题,研究病症,检查，分析数据,望，闻，问，检查,讨论解决方案,开处方，选方案,有哪些方案,可行方案,订立方案,做手术,24,.,会议通知案例,各位经理：,兹定于下星期三（4月26日）召开生产运营会。,时间从下午14点至17点。,请各位经理于下星期一务必告知你部门的会议议题，,发言时间，各类需要在会议上分享的信息，以便能,够帮你提前安排。,请采购部，计划部，质量部，工程部，仓储部,生产部，设施部各位经理准时参加。,顺致,敬礼！,祁建华,2002年4月22日,3,会议的,沟通技巧,25,.,会议时间安排原则,3,会议的,沟通技巧,职业健康保护,注意力曲线,安排一目了然,26,.,注意力效率曲线,5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60,100%,80%,60%,40%,20%,0,会议前要注意安排议程及休息,医学科学家建议：连续工作1小时要休息，时间以10分钟为宜,3,会议的,沟通技巧,27,.,02年第4次运营会议,时间 主题 负责人,14:00-14:10 Action Item Review Qi Jianhua,14:10-14:20 Ribbon Fiber Analysis Zhao Shengbo,14:20-14:25 Operator T Shirt Qi Jianhua,Labor protection shoes,14:25-14:40 Engineering Y2K Issue Daniel Rao,Ribbon#403 3,rd,Line update,14:40-14:55 PCD/Warehouse Fiber Rocky Chen,Fiber Utilization Fiber Stock,14:55-15:10 Temperature Chamber Chemecal Storage Hao Gang,Fork Lift maintanance,15:10-15:25 Raw material testing Ribbon Cindy,line capacity analysis,15:25-15:40 2,nd,half raw mat.plan Xiao lei,15:40 Round Table All,15:4016:00 Wrap up,3,会议的,沟通技巧,规划一次会议议程,28,.,有效控制会议,申明时间表,按时间表进行,发言点名,时间控制,黄牌提示,红牌罚下,圆桌发言,3,会议的,沟通技巧,29,.,需要定义团队,需要修订和增加团队功能,团队功能：知识，经验，传统，对事务的判断，对事务的理解,团队内对决策持反对态度者只有,10,，,90,则是事前没有沟通造成,团队内分享知识和经验的能力叫做组织智商,有效控制会议,3,会议的,沟通技巧,30,.,重要事宜为先,团结性事宜为先,会有争论的议题严格设定时间,1.5,小時以內为宜,可以精简的事宜可在会前,10-15,分钟内小议,不要念数据，要汇报问题与偏差,不要只谈问题，没有建议方案,不要只提方案，没有执行措施,有效控制会议,3,会议的,沟通技巧,31,.,可以终止会议,3,会议的,沟通技巧,需要有更多的事实，数据参考,需要了解那些没有提出过的观点,参会人需要和其他人讨论决定,时间不够,该事宜可由少数人会议决定即可,询问：我们花费这麽多时间争论，价值在哪？,32,.,会议中的常见陷阱,开小会,时间失控,领导离开,设备坏掉,当事人,未出席,权威不够,信息不全,相互攻击,议题失控,中途溜号,资料不足,4,会议中的,应对处理,不积极,参与,唱反调,33,.,如何防范会议陷阱,设备坏掉,领导离开,议题失控,会期测试,后备元件,支援人员,强调准时,告知众盼,告知成本,休会等待,会前沟通,议程表,提醒闹钟,打断终止,4,会议中的,应对处理,34,.,如何防范会议陷阱,资料不足,当事人,未出席,中途溜号,资料备份,提前发放,专人检查,会前提醒,代理出席,会后告知,罚款制度,会前协议,会中监督,会后通报,罚款制度,开小会,申明规则,沉默等候,嘘声提示,会后单议,4,会议中的,应对处理35,.,如何防范会议陷阱,时间失控,权威不够,信息不全,相互攻击,闹钟提醒,红黄牌制,肢体语言,强行终止,提议对事,相互赞扬,真诚帮助,分析问题,借助老板,请人主持,申明纪律,吁请帮助,征求信息,会前反馈,专题小组,呼吁提供,4,会议中的,应对处理,36,.,与会者类型分析,争,吵,者,盘,问,者,大,人,物,不感,兴趣,拒,绝,者,怯,场,者,发,言,癖,万,事,通,积,极,者,4,会议中的,应对处理,37,.,不同类型人的对策,争,吵,者,盘,问,者,大,人,物,不感,兴趣,拒,绝,者,怯,场,者,发,言,癖,万,事,通,积,极,者,保持冷静，,客观，促,使团队否,决他的发言,让他总结会议成果，,有意识把,他引入讨论,要求团队,对他的发,言表态,有策略地,打断其发,言，规定,发言时间,提出容易，,直接的问,题，加强,他的自信心,把他的提,问交给团队,认可他的,知识，能,力和经验,通过“是的，,可是”等回,答的技巧,进行不直接,批评,对他的工,作领域提,问，给出,符合他兴,趣范围的,例子,4,会议中的,应对处理,38,.,提高会议成效的要领,1.要严格遵守会议的开始时间。,2.要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。,3.要把会议事项顺序与时间的分配预先告知与会者。,4.在会议进行中要注意如下事项：,(1)发言内容是否偏离了议题?,(2)发言内容是否出于个人的利害?,(3)是否全体人员都专心聆听发言?,(4)是否发言者过于集中于某些人?,(5)是否有从头到尾都没有发言过的人?,(6)是否某个人的发言过于冗长?,(7)发言的内容是否朝着结论推进?,5.应当引导在预定时间内做出结论。,6.在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，,并决定延长的时间。,7.应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。,8.应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。,会议主持技能,4,主持定期,会议的要点,39,.,引导参与技巧,制定规范，率先执行,点人发言技巧，点弱不点强,提案结论技巧,会后单独询问代替表决,重复纲要式,分阶段开会式,主持人暗示方式,文件补充沟通,4,主持定期,会议的要点,40,.,1.发言时不可长篇大论，滔滔不绝,(以15分钟为限),2.不可从头到尾沉默到底。,3.不可取用不正确的资料。,4.不要尽谈些期待性的预测。,5.不可做人身攻击。,6.不应打断他人的发言。,7.不要谈到抽象论或观念论。,8.不可对发言者吹毛求疵。,9.不要中途离席。,会议禁忌,4,主持定期,会议的要点,41,.,会议中的沟通技巧,4,主持定期,会议的要点,避免公事公办,私下沟通,出示方案,寻求支持,达成一致,想到不同意见,提出共同方案,提请决策,42,.,沟通的策略,沟通前：,想好目的,规划策略,沟通的热身,沟通中：,不要单刀直入,坚持目的,让对方了解，,取得对方理解,了解对方的观点,取得对方支持,沟通后：,感谢对方的时间,与对方保持联系,回报对方,4,主持定期,会议的要点,43,.,主持人结论,界定问题重点,处理问题方向,目标标准,着手范围,行动原则,期望的效果,截止期限,5,会议的,跟踪系统,44,.,会议后的检查,询问与会者对会议的动机和目的是否明确？,确保每人是否即使得到议程和资料？,会议是否准时开始？,是否遵守议程安排？,是否达到会议目的？,任务是否分配妥当？,任务是否都规定了完成期限？,会议中有多大比例的时间是缺乏效率的？,5,会议的,跟踪系统,45,.,会议落实步骤,目标消化,工作时序,人力调配,督导兼施,人性管理,肯定鼓励,管理稽核,综合技巧,体会，了解工作目标,每一阶段制定工作时间量，确认完成点,评估可动用人力，配合完成工作的时间分点，以期最优化调配,自上而下的压力式监督方式，兼有辅导方式,将执行方案用产品/服务的行销方式推介给“用户”，使下属接受并努力完成,以各种激励方式使员工建立自信，以积极态度实施,工作进行过程中以各种行政手段强化管理,月，周，日计划法，项目管理法，稽核分析法,5,会议的,跟踪系统,46,.,会议的跟踪系统,5,会议的,跟踪系统,跟踪是企业文化的延伸,跟踪是承诺文化,跟踪是执行力的最佳体现,跟踪体现经理人的工作能力,跟踪能考问人们的责任心,47,.,会议的跟踪系统,5,会议的,跟踪系统,决策一定要有人承诺行动,要承诺完成的时间,要承诺完成的标准,使用标准表格工具,如有困难当即寻求支援,下次会议一定汇报进程,追踪没有结果时不进行会议,48,.,会议措施行动案例,No,Action行动措施,Owner负责人,Action Start开始日期,Action Due到期日,1,All data report delivered 1 day before全部数据报告一天前送交,Qi Jianhua,Jun.8,On going,进行中,2,Fire alarm system contract火警系统合同签定,Hao Gang,26-May,28-May,3,Heating cabinet motor repair report加热柜引擎维修报告,Zhao Shengbo,5/26/1999,On going,进行中,4,=48 Fiber reel standard,48芯光缆盘标准,Daneil Rao,28-May,8-Jun,5,Cable reel receiving process control,收缆流程控制,Cindy Lin,27-May,8-Jun,6,71%fiber rewinding analysis,71%复绕率分析,Cindy Lin,26-May,8-Jun,7,Ribbon/printing inquiry with AK,Xiao lei,27-May,On going,8,Labor protection shoes,Hao Gang,28-May,8-Jun,9,Truck lift main Contract evaluation,Hao Gang,26-May,4-Jun,10,OTDR(coloring/printing)analysis,Xu Rendong,27-May,3-Jun,11,Coloring/fiber printing p.c link MRP,II requirement,Qi Jianhua,27-May,28-May,5,会议的,跟踪系统,49,.,公司月度员工大会,6,公司月度,员工大会,企业的沟通体系,让员工了解企业的桥梁,企业全员参与,各部门负责人亲临,全面介绍企业各领域活动,对特殊员工的表彰,员工参与企业的管理活动,员工的生日庆贺,回答员工的问题,50,.,员工月度交流会,WHEN,10:00-10:05,10:05-10:20,10:20-10:30,10:30-10:45,10:4511:00,11:0011:10,11:10-11:25,11:25 11:40,11:4011:45,11:4512:00,WHAT,WHO,会议议程介绍,公司状况通报,销售进度/业绩,财务状况,近期主要公关活动,美国总部新闻,本月特殊员工,好建议活动,员工生日,答疑解惑,Larry,Thomas,Jenny,Davis,Bernard,Peterson,Albert,Nancy,Jimmy,Thomas,6,公司月度,员工大会,51,.,小型派工/碰头会,老板交办任务,会前沟通,找出障碍,消化/目标/计划,研判/聆听/原则,分析/方法/规格,例行会议,方向/职责/顺序,会后建立共识,支援/激励/追踪,7,小型,派工会,52,.,小型派工/碰头会,时间简短,-,半个小时,主题单一,简洁传达,明确困难,障碍清晰,各方会前沟通,确保采取措施,可以站着开会,7,小型,派工会,53,.,中大型会议管理,会议费用,会议场地,人员范围,会议公告,嘉宾邀请,会议接待,对外协调,专题小组,住宿事宜,餐饮安排,会场控制,价格谈判,-操办大型会议,文件制作,8,主持大型,会议要点,54,.,中大型会议管理 1,会议费用,人员范围,文件制作,场地费,餐饮费,茶点费*2,住宿费,租车费,司机费,红包,横幅费,临时房,警察费,记者费,礼品费,规划内容,特约写稿,稿件组织,文本审查,文本汇编,文本制作,文本发放,总结制发,市场部,公关部,销售部,行政部,人力部,售后服务,IT人员,秘书处,外包人员,-操办大型会议,专题小组,参加部门,经验人员,总指挥部,礼仪制定,8,主持大型,会议要点,55,.,中大型会议管理 2,会议场地,会议公告,嘉宾邀请,档次确定,场地选择,价格谈判,停车场地,指示牌位,桌椅摆放,名签准备,横幅制作,音响系统,音响师,电脑系统,屏幕系统,公告起草,部门确认,时间地点,会议要求,与会人员,会议日程,会议事项,嘉宾确认,发邀请人,请柬制作,发言确认,发言稿件,机场接站,住宿安排,餐饮陪同,返程机票,讲课费用,随从人员,礼品颁发,-操办大型会议,8,主持大型,会议要点,56,.,中大型会议管理 3,餐饮安排,价格谈判,对外协调,通知记者,广告公司,摄影摄像,数字传送,礼品制作,礼品发放,公安部门,相关部门,招待晚宴,桌签制作,桌位安排,陪同人员,酒水标准,饮料标准,司机 招待,媒体招待,场地价格,餐饮价格,茶点价格,住宿价格,服务费用,剪彩价格,娱乐价格,同声传译,-操办大型会议,8,主持大型,会议要点,57,.,中大型会议管理 4,会场控制,会议接待,住宿事宜,确认航班,接站牌名,司机指定,班车协调,专人接站,入关事宜,预定房间,标准确认,电话开通,酒吧控制,娱乐消费,娱乐票证,会后留住,人走销房,发日程表,定主持人,入场准备,提醒闹钟,场下示意,音响监督,电脑操纵,服务人员,紧急服务,休息时间,平行会场,注册参加,讲台尺寸,-操办大型会议,8,主持大型,会议要点,58,.,举办大型会议管理练习,设想你奉命负责筹办一次全体经销商的年度,定货大会，请举列要考虑的事项及日程安排,请先画一张流程图，然后再考虑事项安排,地点：桂林,日期：10月15日,时间：3天,与会人员：300人左右,主要内容经济学家预测明年经济形势,知名企业家现场演讲,政府某部的科技司司长讲话,桂林市分管工业副市长讲话,公司总裁讲话,销售总经理讲话,研发总监讲话,全国各大区经销商代表发言（9人）,每晚需安排晚宴,会后安排二天阳朔旅游,8,主持大型,会议要点,59,.,新办公楼开业典礼,15:00pm 贵宾到达登记,15:30pm 新办公楼开业欢迎致辞-Bernard Choo,15:35pm 致辞讲话-Dr.William R.Spivey 博士 LT NPG 事业部副总裁,15:40pm 贺礼致辞-北京市副市长刘海燕,15:45pm 董事长叶培大教授讲话,15:50pm 朗讯科技公司中国区总裁 Mr.Michael C.Chan讲话,15:55pm 剪裁仪式-by Dr.Spivey,Mr.Liu Hai Yan and Prof.Ye,Peida and Mr.M Chan William R.Spivey,16:00pm 奠基石的揭幕式-by Dr.William R.Spivey&Vice,Mayor Mr.Liu Hai Yan William R.Spivey,16:05pm 气球升空，舞狮表演开始,16:20pm 来宾到接待区休息,16:30pm17:30pm 贵宾分组/分批参观厂区,17:30pm 休会，赴国际俱乐部至尊厅鸡尾酒会，晚宴,18:30pm20:00pm 鸡尾酒会/晚宴,8,主持大型,会议要点,60,.,典礼仪式运营计划,Item,Time,议事活动,负责人,可供资源,备注,1,10:00,音响系统,Zhu Jing,Chen Weibin,2,10:00,停车安排,Liu Hongjun,Lao Ma,3,12:00,记者陪同与接待,Wu Xiao,4,13:00,遮阳伞到位准备,Peng Yandan,5 位小姐,5,13:00,遮阳伞安置妥当,Chen Weibin,6,14:00,安全保卫,He Hui,7,14:00,酒水饮料安排,Li Jingbin,8,14:00,舞师表演休息处,Chen Jinran,夹层区房间,饮料服务,9,14:00,医疗急救措施,He Hui,医生到位,10,14:30,车辆安排,He Hui,11,15:00,组织员工参与,Lao Ren,内部广播系统,12,15:00,酒水/饮料服务,Li Jingbin,京瑞酒店外派人员,M/F Room,13,15:00,参观者的防护眼睛,Lao Ren,Li Jingbin,装眼睛的箱子,14,15:00,厂区参观,Chen Jinran,Daniel/Cindy,话筒,15,15:30,员工晚宴招待,Lao Ren,Chen J.R/H.G,16,15:30,来宾离去,Liu Hongjun,Lao Ma,17,15:45,剪裁/鲜花准备工作,Zhu Jing,Di Cheng,18,16:00,剪裁活动,Zhu Jing,Jing Rui,19,16:00,饮料服务,Li Jingbin,Jing Rui,Sun-shine room,20,16:00,礼品赠送活动,Jin Ou,L.N/P.Y.D,在酒店赠送,21,16:00,奠基石就位,Hao Gang,Facility staff,22,16:00,司机误餐补助今,Liu Hongjun,Lao Ma,23,16:00,司机饮料招待,Liu Hongjun,Lao Ma,24,16:30,紧急事物处理,Li Jingbin,Team,25,18:00,来宾陪同,Dept.Mgr.,Team,26,20:00,员工离开,Lao Ren,Chen J.R/H.G,Shuttle Bus,8,主持大型,会议要点,61,.,欢迎各地学员提问,Thank You!,62,.,