电子文件控制程序.doc

深圳乐丰精密五金有限公司
文件编号

标 题
电子文件资料控制程序
制订日期
2011/07/03
制订部门
总经办
版次
A1
Page 7 of 7

深圳乐丰精密五金有限公司
SHENZHEN LEFENG PRECISION MOULD PARTS CO.,LTD.
Document Number
文 件 编 号
Revising Dept.
制订部门
Revising Date
制订日期
Revision
版 本
Page
页码

总经办
2011/07/03
A0
Page 1 of 7
Title
名称
电子文件资料控制程序
文件修订履历表
Rev.
版次
Issue/Ecn.
发行/更改日期
Modified out-line
更 改 之 摘 要
A0
2011/07/03
新版发行

此文件自批准发行之日起生效实施. 文件修订履历表可另添附页

Revised by
制/修 订
章样成
Reviewed by
审 核

Approved by
批 准

1.0 目的
为使公司的电脑软件以及电子文件的管理规范化，保障文件使用完整性。
2.0 范围
在本公司和产品及服务的电子形式存在的软件、资料与电子记录的资料。
3.0 管理权责
管理部电脑工程师负责定时对各作业部门的邮件和流动的电子技术资料进行归档到公司网盘中，并及时维护网络和网盘的有效性，各电子文件流向的关注；文控中心负责受控发行文件电子档和法律法规电子档的归档和保管。
4.0 定义
4.1电子资料：指电脑程序运行所产生的资料，如：图纸、数模、技术文件等，无论是否以报表列印或复制等作业的结果。
4.2电子记录：指用户将文件内容通过电脑作业方式，将其存储在电脑媒体，并且可供查询，列印处理的电子资料。
4.3电脑用户：以下简称[用户]，为透过公司系统网或使用其它应用软件执行相关作业人员、使用者。
4.4一般公用型的应用软件（软件）：指一般的文字处理软件（例如：Office中的Word、Excel 等），不限制使用权限，由网络管理员安装或授权安装使用。
4.5专用软件：指本公司所辖范围内使用的企业集成管理系统,本项目由管理部依其职责限定用户的[使用权限]（CAD/SPC/ProE）
5.0使用权限
5.1每一个用户都由网管建立唯一识别码。
5.2每一个用户须设立密码，作为通行或进入[企业集成管理系统]的验证。
(1)对各电脑用户依其职责限使用作业范围。
(2)作业范围包含：
1)资料输入、新增作业及保管。
2)资料删除和保存审批作业。
3)查询资料作业。
4)资料修改或变更作业。
5)索引作业。
6)其他电脑维护作业。
7)档案异动（复制、删除、移动）作业。
6.流程：
6.1电脑软件管理流程：
流程
权责单位
相关说明
使用表单
Y
审核
软件新增修改申请
退
件

N
Y

N

软件可行评估

Y

N
电脑上线训练
Y
软件测试
安装软件
软件方案

各电脑用户
各软件新增与修改内容记录
[软件新增与修改申请表]
各部门长
各部门长审核是否执行

总经理
电脑工程师
评估不合格退件回各部门

部门长
电脑工程师
回应预定完成时间

电脑工程师
依申请安装软件

电脑工程师
各电脑用户
电脑工程师安装的软件经测试OK后，由电脑工程师教育训练各电脑用户

电脑工程师
各电脑用户
在教育训练后各电脑用户在电脑工程师的督导下上线操作。

6.2电脑上线作业流程：
流程
权责单位
相关说明
使用表单
输入资料

电子资料异常解决申请

电脑用户
相关的电子文件资料由用户自行输入电脑存储，如需修改的电子文档应提交[电子文档修改变更申请]。
[电子文档修改变更申请]
电脑用户
在资料输入电脑后资料出现异常情况

资料异常解决

电脑工程师
对异常的资料进行分析作出相应的计划，然后异常的资料进行调整

资料备份

电脑工程师
对所有的档案备份，然后进行调整
[电子文件资料统计表]
档案维护

电脑工程师
电脑工程师每天对【公司网络系统】的所有资料进行维护，其它资料每两周进行维护

6.3权限开放管理流程：
流程
权责单位
相关说明
使用表单
Y
权限开放申请

N

审查

权限开放

N

用户测试

Y

登记入表

各电脑用户
相关软件在使用权限需增加
[权限开放申请表]
各部门长
部门主管审核总经理批准是否开放权限

电脑工程师
电脑工程师对电脑用户的权限作相应的调整

电脑工程师
由电脑用户测试所开放权限是否达到要求

电脑工程师
将开放权限的程式记录于［权限记录开放表］，供以后查询
[权限开放记录表]
7.作业内容：
7.1电脑软件管理：
7.1.1软件新增与修改申请及审核：各部门负责人或电脑用户在使用过程中发现缺少电脑软件或电脑软件需要修改时，填写［软件新增与修改申请表］并由主管部门审核总经理批准是否执行。
7.1.2软件可行性评估：
(1)由总经理和各部门长，电脑工程师对用户新增／修改电脑软件的要求进行讨论分析是否可行。
(2)软件可行性评估依下列原则进行
1)是否可以提高现行作业效率：如简化，合并等。
2)是否可以取代人工作业： 如统计，整理等。
3)是否为实际业务需要。
4)对其它软件，资料库的关联程度如何。
5）是否符合法律法规
7.1.3软件方案检讨：
(1)在通过可行性评估后，由电脑工程师向各部门长汇报对新增修改的电脑软件的总体规划，并回应预定时间。
(2)软件方案，须考虑以下原则：
1)流程的建立。
2)资料输入，输出的格式与内容。
3)使用权限。
7.1.4安装软件：电脑工程师按各软件新增与修改内容的要求进行安装并测试。
7.1.5软件测试：在电脑工程师完成软件后，经电脑用户加以测试软件试运行是否有误。
7.1.6电脑上线训练及上线作业
(1)电脑工程师安装的软件经测试OK 后，由电脑工程师对电脑用户进行教育训练。技术软件须要有专业人士或软件开发公司进行培训。
(2)完成训练后各电脑用户初次作业在电脑工程师的督导下进行电脑和式样的操作。
7.2电脑资料的管理
72.1输入资料
(1)企业管理系统资料：按需求依软件画面提示输入。
(2)相关的电子文件资料由用户自行输入电脑存储，在输入电脑后由电脑用户自已更正。
(3) 如用户需修改旧有的电子文档应提交［电子文档修改变更申请］由部门审核后呈报总经理。
7.2.2电脑异常解决申请及解决：各电脑用户在输入资料的过程中或资料已输入电脑后出现异常情况，应及时向电脑工程师反应情况，由电脑工程师制定相应的措施对相关的异常情况进行更正。
7.2.3资料的备份
(1)电脑工程师应将 [电脑管理系统]或office文档（包Email）所有的资料备份至指定的公共网盘区域中，并加以保存，以供操作中程式失效时使用。必要时备份记录于[各部门电子档]上。公共网盘密码为电脑工程师或总经理专有修改和管理权。
(2)其它资料应由各电脑用户依规定储存于相关目录中，如有需要亦可备份存储。
(3)为保持电脑系统运作的效率，主机、硬盘中所储存的集成管理系统，以3年或电脑寿命为期限，逾期的资料由电脑工程师备份至备存公司公共网络设备中，并妥为保存。其它资料由电脑用户自行定保存期限。
7.2.4档案删除：对于版本过旧需要作废的电子文档，承办应填写[电子文档删除申请]提出删除申请，经主管审核、总经理同意后方可删除。
7.2.5档案维护：电脑工程师每天对[公司公用网盘]的所有资料进行维护，其它资料每两周进行维护。
7.26病毒防护：为维护公司电脑系统的安全性，凡非本公司购买的合法正版软件，严禁私自带入公司使用。电脑工程师定时用防毒软件对所有的资料进行病毒清理，对进入公司的电脑软件须由电脑工程师用防毒软件检查以后才能使用。
7.2.7客户电子文件资料：对于客户提供的电子文件资料由部门长分发至电脑工程师处，由电脑工程师上传，如为对产品有影响的电子文件须交文控存档，并记录于（外来文件电子文件资料统计表）]。
7.2.8如本公司制作的产品质量或服务的程序文件交文控中心发行时，须附带电子档交文控确认保存并进行对书面资料进行发行，同样，如进行设变，其发行同时也须进行电子档在文控存档。
7.2.9 如为本公司设计图纸或设备资料，电脑工程师设定图纸放置公用盘区域，其区域权限为设计部门负责任人，电脑工程师和总经理，其他人使用权限为只能放置或阅读不能进行修改删除，电脑工程师每周及时对其进行维护和整理存档。
7.2．10营业部的客户电子报价单或客户对产品确认的邮件，由营业负责人分发至电脑工程师处，电脑工程师进行存档，其权限为总经理负责。
7.2.11所有离职部门人员或更换电脑人员在离职前或更换前，必须由电脑工程对其电脑资料进行备份存储在公司公用网盘中。
7.3权限开放管理
7.3.1权限开放申请及审查
(1)各电脑用户若因目前作业需要，须开放使用权限，则填写[权限开放申请表]，若是本部门范围内作业权限仅需部门主管审查；跨部门权限开放，需涉及部门主管及总经理共同核准。
(2)权限开放由总经理授权电脑工程师进行。
7.3.2权限开放及用户测试
(1)电脑工程师依核准后的 [权限开放申请表]，对该用户依开放作业范围进行调整。
(2)各电脑用户测试所开放权限是否达到所申请要求。
7.3.3登记入表：权限新增或修改完成时，由电脑用户进行确认达到所申请要求后，电脑工程师将开放权限的程式记录于［权限开放记录表］。
8.相关表单：
[权限开放申请表]
［权限开放记录表］
[电子文档删除申请]
[电子文档修改变更申请]
[软件新增与修改申请表]
[电子文件资料统计表]