试析民生为本时代的质监档案创新管理.doc

试析民生为本时代的质监档案创新管理

社会发展的演进已经表明：社会繁荣昌盛要有社会稳定为前提。而社会稳定的基础则是对“民生生活质量”的真心关照。
保障民生生活质量的现实诉求告诉我们：加强各类消费商品质量技术的可靠性检测，是保证百姓过上“幸福民生生活”的重要前提。而要落实这前提，加强质监档案的创新管理将是必不可少的工作。
新时期因社会对质监检测工作的要求加大，工作加多，质监管理工作部门在发展的过程中形成了大量档案，但由于质监工作一面市就面临大量的应急性任务要完成，而质监档案管理工作格外重要的意识又尚未确立，再加之专业化人才又稀缺，因而在实际的就出现质监档案管理有所疏忽，在档案工作出现管理信息化水平低、信息资源管理体制尚未形成、 知识服务意识不强、质监档案管理无法应对电子文件的冲击等诸多问题。
当下质监管理部门的档案管理面临上述困境的根本原因在于传统档案管理无法适应外部环境的急剧变化，从知识管理角度审视企业档案工作，可以为质监管理部门档案管理变革提供新的思路，即通过挖掘质监管理部门档案的知识价值，为质监管理部门工作创造经济效益和社会效益，以适应现代社会创新管理探索的要求。
为加强民生为本的知识管理视角下的质监档案管理工作，担当社会管理职能的质监管理部门就需要从社会对质监管理工作责任提高的实际需求出发，打破传统的质监管档案归档范围和分类方法，把质监管理部门真正需要的档案管起来，使档案工作真正成为质监管理部门的核心能力建设的重要组成部分。为较好地发挥质监管理部门的档案信息决策之源、 发展之基的作用，需要做好如下工作：
一、质监档案管理部门要做好档案收集工作，使档案知识资源体系化
质监管理部门档案的集中收集，是避免档案散失、 损坏、维护其安全、 完整的必要手段。 在通常情况下，质监管理部门档案的收集有三种方式：（1）职能部门收集。 指由文件的形成或经办部门实行的收集工作，并由专人负责保管。（2）档案部门收集。指由档案部门或办公室对质监管理档案实行统一收集和保管。（3）个人收集。 指在管理实务或研究活动中形成的文件材料由责任人自行收集。 由于质监管理部门档案的收集是伴随各项质监管理活动的开展而自然开展的一项工作，通常由各职能部门完成。要做好档案材料的收集工作，应实行 “三纳入”、“四同步” ，即把档案工作纳入质监管理工作的整体规划，列入领导议事日程；纳入质监管理日常工作计划和规章制度；把文件材料的形成积累、 整理归档纳入各项工作程序，列入有关部门和人员的职责范围；要求布置（如工作任务）、 检查、 总结、 验收（如科研工作）各项工作与布置、 检查、 总结、 验收档案工作同步。
二、质监档案管理部门应对档案工作实行知识管理，为质监档案管理工作提供新思路
当前，全球最根本的社会经济背景、 时代发展潮流是知识经济的兴起。 知识经济是直接依赖知识和信息的生产、分配和使用的经济，其本质特征是：在整个社会生产系统中，知识产品的生产支配了物质产品的生产而居于主导地位，脑力劳动上升为人类劳动的主要形式。在知识经济时代，知识成为了关键的经济资源和比较优势的主导的、甚至可能是唯一的源泉。知识经济作为一种完全不同于农业经济、工业经济的全新的经济形态，必然需要一种全新的管理理念、 管理模式和管理方法与之相对应。 知识管理强调通过知识应用、知识创新，最大限度地实现知识的价值，充分发挥知识在经济活动中的作用，以顺应知识经济这种 “空前关注知识的价值” 的要求。作为知识经济时代的管理模式，知识管理理论必然为质监档案管理工作提供创新的思路和视角，为质监档案管理提供理论依据。
三、质监档案管理部门加强对自身工作业务档案实行知识管理，是将档案服务工作提升为知识服务活动的重要途径
知识管理的出发点是促使人们重新认识质监档案的价值：质监档案作为一种重要的知识载体，已不仅仅是简单的 “历史记录” ，而是质监管理部门工作开展的重要战略资源，是质监管理部门展望未来的窗口。为此，档案管理应该从关注对档案实体的管理转移到关注对档案所存储的信息、 所蕴含的知识的管理。在档案收集过程中，应该不仅确保正式文件的归档，而且加强隐性知识的记录与收集，加强非正式文件、外部信息的收集，从而将档案收集工作拓展为知识积累活动。在档案整理过程中，应该在档案实体分类的基础上，按照实际需求部门的检索偏好与利用习惯，进行多维度、 深层次的档案内容的知识分类，从而使档案整理活动演变为知识组织活动。
在档案鉴定过程中，不仅重视档案的凭证价值、 长远价值和保存价值，更要关注档案的情报价值、 现实价值和利用价值，从而使档案鉴定工作创新为知识评价活动。在档案利用服务过程中，应该贯彻以用户为中心的理念，通过信息化、网络化、 智能化手段，开展主动服务、个性化服务、 全过程服务与超前服务，努力为用户提供具体的知识与问题解决方案，而不仅仅是档案实体本身，从而将档案服务工作提升为知识服务活动。
四、.基层质监档案管理部门要注意建立电子质量档案，使质监档案技术管理水平不断提高
在质监管理部门建立 “企业电子质量档案” 的目的，就是要以诚信的姿态、过硬的产品质量检测服务，为全面展示质监档案管理部门有效度的形象提供平台。电子质量档案包括质监管理部门的基本状况、质量认证、 计量标准、 设备检测、 质量监督与违法行为以及主要检测企业的诚信信息的征集、 信用等级的评定、 诚信数据库的开发等内容。 这些由质监管理部门和企业共同建立的电子质量档案将使政府进一步加大对质监检测管理部门对产品质量的监控力度，使政府宏观调控与决策更富实效。电子质量档案的推广应用，为质监管理部门建立健全标准化、计量、 质量检测、 质量管理和质量信用体系，提高科学决策水平，实现质量工作电子化、 效能化监管，以及在行政管理部门与企业之间构筑网上互联快捷服务方面，都有着重要意义。
五、质监档案管理部门要注意建立健全计算机科技档案全息管理信息网络，为科研等各项工作提供依据和参考
质监档案管理部门注意建立健全计算机科技档案全息管理信息网络，可以使质监管理部门的科技检测工作人员在关键时刻，通过授权使用该网络，就近利用联网计算机远程检索并利用所需档案，这可大大节省查找和复印档案的时间。而且，工作人员通过网络利用科技档案，不用去档案馆就能获得所需档案，这也是对质监档案管理部门所藏档案的极大保护，同时，也节省了归还后档案清点装盒的时间，防止档案丢失，进而大大延长了科技档案的使用寿命。质监档案管理部门，要配备计算机参与录入纸质档案，建立质监档案管理网页并与OA系统相衔接，拓宽信息渠道，方便档案信息的查阅利用。
质监管理部门的档案是记录和反映质监管理部门开展各项活动和历史面貌的第一手材料，是管理和科研等各项工作的依据和参考，也是质监管理部门的宝贵财富。从知识管理的角度审视质监管理部门档案工作，对全部档案实行知识管理，将有助于质监管理部门增加技术和知识储备，促进质监管理部门系统全面地开展好检测服务工作，为质监管理部门的可持续发展提供强有力的保障；有助于质监管理部门在市场服务中增强工作信度，并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用，维护质监管理部门的社会服务利益和合法权益；有助于质监管理部门很好地适应外部环境变化的要求，通过挖掘质监管理档案的知识价值，为质监管理部门创造更好的社会效益，以适应现代民生发展对质监管理部门日益强烈的要求。

重庆市质量计量检测研究院 郝 霞

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