JZL-QEOP-15001-文件控制程序.doc

文件控制程序
发文部门
质量管理部
发文日期
2015.3.5
文件编号
JZL/QEOP-15001
版本/次
01/0
页 码
第7页/共6页

修 订 记 录
版本
日期
修订内容/摘要
页码
修订人

受控状态
批准
审核
编制

安徽省君子兰实业有限公司 质量、环境、职业健康安全程序文件 ISO质量管理部
1. 目的
本程序规定了质量、环境和职业健康安全管理体系规范文件管理的部门职责，文件的编制、批准、发放、使用、评审、更改、作废、回收等管理内容和程序，确保相关部门及时得到并使用有效的版本，严格防止使用失效或作废的文件。
2. 适用范围
适用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系要求有关的文件和资料的管理，包括适当范围的外来文件的控制。
3. 应用文件
君子兰公司《管理手册》（JZL/QEOM-15001-01/0）
4. 职责
4.1 质量管理部负责制定《文件控制程序》并组织实施,对质量环境安全管理体系所要求的文件标识、编制、识别、审批、发放、使用、更改、作废和评审进行有效控制；负责定期发放公司受控文件清单。
4.2 总经理负责《管理手册》和《程序文件》的批准、发布。
4.3 管理者代表负责《管理手册》和《程序文件》的审核，以及外来文件的批准引用；
4.4 各职能部门负责本部门文件及资料的编制、更改、报批工作，定期向质量管理部报受控文件清单。
5. 程序内容
5.1 文件的分类：
5.1.1质量、环境和职业健康安全管理体系文件：管理手册、程序文件、质量计划、环境和职业健康安全管理方案等；
5.1.2技术文件：技术标准、图纸、作业指导书、规范等；
5.1.3管理文件：法律、法规、管理标准、顾客提供的文件资料及工程合同文件、行政
管理文件等；
5.1.4记录文件：各种文件记录；

5.2 部门代码表
部门及其信息代码表
二级部门
部门代码
三级部门
部门代码
总经办
ZJB
法务部
FW
行政管理部
XZ
安全环保办
AH
人力资源部
HR
/
/
研发部
YF
/
/
制造中心
ZZ
计划部
JH
生产车间
SC
设备工程部
SB
工艺技术部
GY
过程科
GC
模具部
MJ
质量管理部
ZL
检验科
JY
营销中心
YX
/
/
采购部
CG
OEM
OEM
财务部
CW
仓库
CK
品牌管理部
PP
/
/
信息管理部
IT
/
/

5.3 文件编号
5.3.1 管理手册编号： 例如：JZL/QEOM-15001-01/0
JZL / QEOM -***** - **
版本/次
年代号﹒顺序号
三标管理手册代码
企业名称代号（君子兰公司拼音首字母）

5.3.2 程序文件编号: 例如：JZL/QEOP-15001-01/0
JZL/ QEOP -***** –**/*
版本/次
年代号﹒顺序号
程序文件代码
企业名称代号（君子兰公司拼音首字母）
5.3.3技术性文件编号： 例如：JB/JZL-YF-15001
JB/JZL- *** –*****
年代号﹒顺序号
部门代码
企业名称代号（君子兰公司拼音首字母）
技术标准（及技术性文件）代号
5.3.4 管理(操作)文件的编号： 例如：GB/JZL-ZL-15001
GB/JZL - ***- *****

年代号﹒文件顺序号
部门代码
企业名称代号（君子兰公司拼音首字母）
管理标准（及管理文件）/操作文件代号

5.3.5 记录的编号： 例如：JL/JZL-ZL-15001
JL/JZL -**** -*******

年代号﹒表格顺序号
部门代码
企业名称代号（公司拼音首字母）
记录的汉语拼音缩写

5.4. 工作程序

5.4.1 文件的分类、编制、审核、批准、发放

文件分类
文件编制
文件审核
文件批准
文件发放
管理手册
标准化组
管理者代表
总经理
质量管理部
程序文件
各个职责部门
管理者代表
总经理
质量管理部
技术文件
各权责部门
部门负责人
管理者代表或总经理
质量管理部
编制单位
管理文件
各权责部门
部门负责人
管理者代表或总经理
质量管理部
编制单位
5.4.2 文件的变更与换版
1）管理手册、程序文件、技术文件和管理标准文件均有版本版次的标识。文件初始版本/次为01/0。 每次文件修改变更只变更版次号，版次号逐次加“1”。 当版次号变更到“6”时，必须变更该文件的版本号，版次归零。如：某文件版本/次到01/6后，自动升为02/0版本/次号。
2） 文件采用换页的方式更改，版本不变，版次加“1”。当组织机构、产品类型、经营环境以及参照标准发生重大变化时，文件也应当更换版本号。
3) 为了保持文件持续的有效性和文件管理的严肃性，各部门在文件使用过程中如发现不适用的情形时，应及时提出修改意见，填写《文件更改/更换申请通知单》，经批准后交质量管理部实施后续作业。
4) 同时，对所有受控文件都应当进行定期评审，以发现任何需要更改或改进的机会。这种定期评审一般每年底进行一次，由管理者代表组织实施。

5) 对文件更改的审批，一般由原审批人员进行。若因组织机构变化或人员调动，原审批人员不再适合审批时，可以由相应职务的人员进行审批，但应当获得必要的审批背景资料。
5.4.3 控制状态标识：
本文件规定的文件类型范围均应明确标识其受控状态：
受控、非受控、此处更改、保留作废、外来文件等。
5.4.4 文件有效性的控制：
1) 经批准后的文件由质量管理部负责建立有效文件控制清单，记入《受控文件目录清单》中，说明文件的名称、编号、版本版次、发放对象、发放份数以及受控日期。
2) 《受控文件目录清单》经管理者代表批准后，由质量管理部负责按照批准的发放对象及份数进行影印分发。
3) 所有分发影印件均应在文件封面加盖控制状态标识印章（5.4.3）。发放时，接收部门或人员应在《文件分发/回收记录表》中签字验收。
4) 质量管理部应及时将所有失效或作废的受控文件收回，记录于《文件分发/回收记录表》中。若因任何原因需保留失效或作废的受控文件时，应加盖“仅供参考”印章，以免误用。
5) 部门或个人因工作需要相关文件，应填写《文件领用审批表》经部门审核、管代表批准后，给予发放；如需查阅相关文件，请在《文件借阅/复印登记表》上作相关登记。
6）文件丢失，文件使用人须填写《文件领用审批表》重新办理文件领用手续，并予
以说明。原文件管理人员补发文件应重新编分发号，并且须注明丢失文件分发号
作废。
7）作废文件应撤出使用场所。销毁时，应该填写《文件销毁申请表》经部门负责人
审核，管理者代表审批后实施。
5.5 文件管理要求
5.5.1 文件持有部门应爱护文件，进行有效存放与标识，以便于文件的识别、检索和使用。同时要保持文件的清晰，如文件模糊不清时，应填写《文件更改/更换申请通知单》申请换发。
5.5.2与管理体系有关的外来文件，由质量管理部负责接收，记录于《外来文件一览表》中，经管理者代表审批之后，进行分发、使用与管理。
6. 相关文件：
6.1《管理手册》 -------------- JZL/QEOM-15001-01/0
6.2《记录控制程序》 -------------- JZL/QEOP-15002-01/0
7. 记录
7.1《受控文件目录清单》---------- JL/JZL-QEOP-1500101-01/0
7.2《文件分发/回收记录表》------ JL/JZL-QEOP-1500102-01/0
7.3《文件领用审批表》------------ JL/JZL-QEOP-1500103-01/0
7.4《文件更改/更换申请通知单》--- JL/JZL-QEOP-1500104-01/0
7.5《文件借阅/复印登记表》------ JL/JZL-QEOP-1500105-01/0
7.6《外来文件一览表》------------ JL/JZL-QEOP-1500106-01/0
7.7《文件销毁申请表》------------ JL/JZL-QEOP-1500107-01/0
7.8《记录清单》 -------------- JL/JZL-QEOP-1500108-01/0
7.9《文件会签单》 -------------JL/JZL-QEOP-1500109-01/0