客户要求及鉴别审查程序QPC01.doc

东莞市***五金制品有限公司
程序文件

文件名称： 客户要求及鉴别审查程序
文件编号： QPC01
版本/版次： A/0
生效日期： 2013-10-30
部门代码： C

编制： 日期：
审核： 日期：
批准： 日期：

制修订记录
版次
制修订日期
制修订页次
制修订内容说明
制修订
审核
批准
A/0
2013-10-30
全页次
（含封面共3页）
全章节内容，新版文件发行

东莞市***五金制品有限公司
程序文件
文件名称
客户要求及鉴别审查程序
文件编号
QPC01
版本/版次
A/0
页次/页数
2/3
编制日期
2013-10-30
1.目的：
为确保满足客户要求，规范合同的评审、签订、变更与客户沟通等作业，特制订本程序。
2.范围：
适用于本公司同客户的合同评审、签订、变更管理及与客户的沟通等各阶段作业。
3.定义：
3.1紧急订单：客户需求周期在7个工作日以内而公司无法满足的订单。
3.2常规合同(含网络订单)：客户对产品的要求在企业产品标准范围内的合同称之为常规合同。
3.3特殊合同：客户对产品的要求超出企业产品标准范围需要重新开发制作的合同称之为特殊合同。
4.权责：
4.1商务销售部门负责组织合同评审、有关合同评审记录的保管及与客户沟通管理等工作。
4.2资材计划部门负责订单生产总编排及出货安排。
4.3生产部门负责订单的生产工作。
4.4其他部门负责协助合同评审、管理及客户沟通后信息处理等工作。
5.流程图：
无
6.内容及要求：
6.1合同评审：
6.1.1常规合同评审(含网络订单)
a.商务销售部接客户的合同、书面询价、订单或口头询价时，应按客户要求的内容，对价格、品名、规格、数量、品质要求、交期、付款条件等进行确认。
b.客户口头电话订货，应记录在《口头电话订单记录》，如有不能满足客户需求之处，商务销售人员应同客户协商达成一致；口头订单总经理签单后，与客户口头或书面确认均有效，出货前需补齐书面正式订单。
c.紧急订单处理，如有订单紧急需求时，商务销售人员告知副总经理，由总经理与相关部门进行沟通，商
定安排生产事宜，并将确定的交期反馈给商务销售人员，经客户同意后，交总经理批准生效。
6.1.2特殊合同评审：
a.对属全新产品加工生产项目或结构均变化的合同，商务销售部提出《加工产品（项目）开发计划书》和《模具开发费用管理表》，交由总经理与副总经理按相关要求进行评估作业。
a-1.属全新产品加工项目，费用评估需由总经理审批；审批通过，交副总经理处，由副总经理统筹新加工项目开发计划与落实；若总经理对全新产品加工项目审批通不过，则将审批结果退回商务销售部，然后将评估结果由商务销售部通知客户；
a-2.属结构、功能变化，由商务销售部提出《加工产品（项目）开发计划书》交总经理室进行评估，评估通过后转由副总经理执行，然后由商务销售部知会客户加工开发进度。
注：必要时，内部将《加工产品（项目）开发计划书》批准后，可由副总经联同客户专案项目工程师一同策划加工开发项及落实。
b.对上述性质的合同，商务销售部视加工开发进度决定合同的签订及交期的确认。
6.1.3常用生产、加工成熟的产品，客户重复下达生产订单时，订单评审依据《订单评审控制程序》要求进行评审。
东莞市***五金制品有限公司
程序文件
文件名称
客户要求及鉴别审查程序
文件编号
QPC01
版本/版次
A/0
页次/页数
3/3
编制日期
2013-10-30
6.2合同签订：
6.2.1销售合同依内容分为：报价单、订单、口头订单，经总经理签章后生效。
a.报价单经签章后转送客户，若客户依报价单所述内容下达订单，则报价单自动生效。
b.加工订单经商务销售签章后回传客户，若无异议，订单自动生效。
6.2.2若客户对合同内容有任何异议，则应重新评审合同。
6.2.3合同签订后，各部门须按要求履行合同。
6.2.4整个加工订单副总经理无法做决定时，可呈报总经理裁决。
6.2.5合同签订后，商务销售人员需开出《生产通知单》，送资材计划部进行生产计划编排。
6.3合同变更：
6.3.1合同变更内容包括：
A. 合同取消 B.交货数量变更
C. 交期变更 D.料号变更
E. 规格、标准变更 F.包装方式变更
6.3.2变更评审：
a.若加生产加工过程涉及的合同变更须由商务销售部提出《合同变更评审表》会同相关部门评审。
b.若因客户的变更造成公司的损失，由商务销售部与客户协商损失赔偿。
6.3.3变更后处理：
a.商务销售部以《合同变更评审表》通知相关部门进行变更事项。
b.若有关合同变更事宜无法与客户达成共识时，由总经理作最终裁决。
注：若因客户的变更造成公司的损失，商务销售员无法与客户相关部门达成共识时，可报总经理，并由
总经理出面与客户高层共同商讨因客户变更而导致内部损失赔偿事宜。
6.4合同管理：
6.4.1.签订后的有效合同，由商务销售部归档；
6.4.2有关部门如有需要，经总经理批准后，依用途提供借阅或复印件；
6.4.3合同为机密资料，非经总经理同意，不得带出商务销售部或公司；
6.4.4合同变更的相关记录，视为合同保管；
6.4.5合同记录管理依照《记录管理程序》执行。
7.相关文件:
7.1《记录控制程序》
7.2《订单评审控制程序》
8.相关记录：
8.1《生产通知单》
8.2《口头电话订单记录》
8.3《合同变更评审表》
8.4《合同记录》
8.5《产品加工（项目）开发计划书》
8.6《模具开发费用管理表》