出单中心财务流程(暂行).doc

出单中心财务流程（暂行）
根据总公司《关于完善出单模式的实施方案》要求，结合出单中心的运行模式，为向客户提供“一站式”出单服务，采用“录单、收费与打单一体的柜员制”服务方式，即：客户在出单网点的任一出单窗口就可实现投保、缴费、取单等服务。为确保全省出单中心建设顺利实施，现将财务处理规则及流程明确如下：
一、总体要求
实行“柜员制”将收付费系统中有关保费收款的操作前移整合至业务系统。对于POS机刷卡以外的其他保费收款方式，在信息系统中以财务确认“资金到账”作为出具保单和保费发票的前一控制点，并将其作为信息系统控制的关键风险点。
二、暂行模式
（一）刷卡业务
所有刷卡业务由出单员在前台刷卡，打印保费发票（非车险在二代出单系统中通过业务打印发票实现自动收付），实施“柜员制”，财务人员在收付费系统进行自动收付处理。
（二）转账业务（收取支票、汇款等其他收款方式）
出单员在前台收到支票后交财务人员，在资金到账后，由财务专人负责在见费出单系统确认保费到账，出单员在业务系统打印保单和保费发票，由公司财务人员在收付费系统进行收付处理完成“柜员制”操作。
三、具体操作流程
（一）车险三代见费出单流程
1、见费出单（POS机刷卡收款）流程
客户（业务员）POS机刷卡获取交易凭条→业务系统中投保单自动转保单→出单员登录业务系统，核对原始单据信息后，打印保单和预借保费发票→出单员查询当日POS终端号下的交易记录清单，将原始单据一同整理好（直接或通过出单(分)中心主任）→公司财务人员→财务人员在收付费“日结处理菜单”选择“F)自动批收付”→录入提取条件，实现保费批收付处理→按临时凭证清理原始单据→地市分公司财务中心进行审核归档并制作凭证明细表→省财务共享中心核算部制单岗在账务系统中接收会计凭证→省财务共享服务中心核算部审核岗进行凭证复核、记账
2、见费出单（收取支票、汇款等其他收款方式）流程
客户（业务员）到支公司出单（分）中心办理投保手续→出单员签单、核保通过后，打印缴费通知书交客户（业务员）→出单员（业务员）向客户收取支票、核对金额，或客户以其他收款方式直接缴入公司收入户→出单员在业务系统或财务人员在见费出单系统进行支票登记、登记确认 →公司财务主管下载网银明细清单，向公司出单（分）中心公布到账信息→出单员（业务员）认领保费→财务人员（报备保监局）在见费出单系统进行到账确认和交费完成确认→出单员打印保单、保险费发票，将原始单据一同整理装订好（直接或通过出单(分)中心主任）→公司财务人员→财务人员在收付费进行收付处理（在现有三代车险模式下）→此后流程与POS机刷卡相同。
(二)非车险见费出单流程
1、见费出单（POS机刷卡收款）流程
客户（业务员）POS机刷卡（或代刷卡）获取交易凭条→业务系统中投保单自动转保单→出单员登录业务系统，核对原始单据信息后，打印保单和保费发票（自动收付）→出单员查询当日POS终端号下的交易记录清单，将原始单据一同整理装订好直接（通过出单分中心主任）→公司财务人员→根据临时凭证清理原始单据→地市分公司财务中心进行审核归档并制作凭证明细表→省财务共享中心核算部制单岗在总账系统中接收会计凭证→省财务共享服务中心核算部审核岗进行凭证复核、记账
2、见费出单（收取支票、汇款等其他收款方式）流程
客户（业务员）到支公司出单（分）中心办理客户投保手续→出单员签单、核保通过后，打印缴费通知书交客户（业务员）→出单员(业务员)向客户收取支票、核对金额，或客户以其他收款方式直接缴入公司收入户→公司财务主管下载网银明细清单，向公司出单(分)中心公布到账信息→出单员(业务员)认领保费→财务人员或指定的专人（报备保监局）确认保费到账→此后流程与POS机刷卡相同。
（三）非见费出单收费流程
客户(业务员)到公司出单（分）中心办理客户投保手续→出单员签单、核保通过后在信息系统中登记收据信息，打印预借发票，进行备查簿登记→客户缴费、资金到账后财务人员在信息系统中进行收款处理→核销预借发票→此后流程参考见费出单。
（四）预收保费（未签单业务）收费流程
在还未签单的情况下，客户先将保费转入我公司账户，不能计入应收应付款等过渡科目，由公司财务人员在收付费系统手工输入[R50]收预收保费信息，待业务签单录入投保信息后，参照见费出单（收取支票、汇款等其他收款方式）流程进行转保单收费处理。
（五）对账流程
对于非POS机收保费，公司财务主管每日定时区分银行账户分别下载网银到账信息，向公司出单（分）中心公布进行保费确认→对账人员每日根据银行提供的到账回单对未确认数据进行网银到账信息的补录→对账人员每日核对收付费系统银行存款余额与网上银行存款实际余额，向公司出单（分）中心公布未达账项明细，督促公司对未达账进行清理。
（六）财务单证交接
1、出单员对于收到的现金及支票应做好登记并及时交财务人员进行现金入库、资金到账处理。
2、远郊县出单分中心的出单员每日将已收费的保单（财务联）、保费发票（财务联）、POS凭条整理好，登记凭证明细清单，与财务人员核对一致后办理交接手续。
3、城区出单分中心出单员每日将已收费的保单（财务联）、保费发票（财务联）、POS凭条整理好，登记凭证明细清单，统一移交给出单分中心主任，由出单分中心主任与财务人员核对一致后办理交接手续。
四、 保费发票管理
（一）保费发票的领用和发放
1、保费发票的领用
（1）出单中心成立后，发票领用程序是：出单中心单证管理员在市公司单证管理员处领取；出单分中心单证管理员向出单中心单证管理员领取后发放给出单员
（2）单证管理员每次凭出单（分）中心主任签字的发票领用单，统一在公司单证管理员处领取保费发票，再下发到每个出单员，做好发票入库、出库的台账登记，并定期进行盘点，与收付费系统数据进行核对，保证账实相符。
（3）领回的保费发票要专柜妥善保管，各种保费发票要分门别类，顺号存放整齐。保费发票专柜应严格防盗、防火、防潮、防虫。非保费发票管理人员不得擅自开启保费发票专柜。
（4）出单员在单证管理员处领用发票时应在台账上签字，领用的发票使用完后，凭发票存根联在单证管理员处换领新发票。
（5）领发双方当场清点无误后签字或盖章确认。
2、保费发票的发放
（1）保费发票的发放应遵循“先进先出”、按单证序号由小到大的原则进行。
（2）单证管理员凭领用台账由财务人员在收付费系统进行保费发票的发放登记，以确保签单员能正常使用发票。

（二） 保费发票的使用
1、保费发票使用时须实行专票专用和顺号使用，不准违规开票、赊票，不准弄虚作假。
2、保费发票应一次套写，不得分次。
3、保费发票必须通过电脑实时联网出票。
4、由于填写或打印错误等原因而作废的保费发票，应加盖“作废”戳记后将全部联次按顺序号与已签发的保费发票（的）存根联一并保存，严禁将作废单证随意撕毁或丢弃，严禁涂改后加盖印章使用。
（三）保费发票的盘点
1、应定期进行保费发票的盘点，每月至少一次，做到账实相符。
2、保险费发票应至少区分为未使用、已使用、预借、作废等各种类别进行盘点。
3、如发现账实不符时要查明原因，并及时予以纠正，涉及人员过失的要追究相关人员责任。
（四） 已使用和销号保费发票的档案保管
已销号保费发票要及时交单证管理员归档。单证管理员在归档装订后及时在收付费系统进行核销登记。
1、保费发票档案资料的范围：主要包括各种保费发票申领单、保费发票手工登记簿、保费发票报表、保费发票各联（未放入凭证的）。
2、保费发票档案资料的保存期限：保费发票年（季、月）报表和保费发票手工登记簿保存期为15年；保费发票各联和申领单的保存期为5年。
3、保存期满的销毁：保存期满后经本单位负责人审核后报上级机构批准销毁，销毁时必须有财会部门和审计部门的现场监销；销毁时须至少准备两份准备销毁清册，一份存档，一份报上级机构备案。
五、撕票式定额发票的管理
（一）定额发票的领用、发放
单证管理员在办公室领用定额发票并发放给出单员后，同时将领用信息告知财务部门。财务部门根据领用信息在收付费系统中完成发放信息登记。
（二）定额发票的使用
原则上承保工作完成后5个工作日内，出单（分）中心应将定额发票的使用情况告知财务部门，同时向财务部门交回已使用发票的存根联、完整的未使用发票或作废发票（按发票印刷号顺序装订），双方应对交回情况签字确认。
（三）定额发票的核销
公司财务部门应及时对交回的已使用发票的存根联、完整的未使用发票或作废发票进行审核：确保交回单证与领用单证一致，确保已使用发票的存根联金额与银行进账单一致，否则应立即向公司汇报情况，并追究相关人员责任。
核对无误后，由公司财务部门在收付费系统中，完成核销等信息登记。同时，将已使用发票的存根联、完整的未使用发票或作废发票移交办公室，其中，已使用发票存根联单独留存备查，停用、作废发票封存待销毁。