行政助理岗位说明.doc

行政助理岗位说明补充

为增强本岗位职责要求的规范性、系统性、科学性，现结合岗位说明书和工作实际，对本岗位职责内容要求进行了细化和补充，请斧正！
具体内容如下：
一、礼仪规范
作为行政助理，组织和参与公司各类接待活动较多，良好的礼仪规范养成必不可少，基本的礼仪规范含整洁的仪容、得体的服饰、礼貌的言谈和优雅的举止。
1、整洁的仪容
保持仪容整洁，发型不得夸张，宜庄重、保守。
2、得体的服饰
着装要规范。在参与接待活动时，着装必须正式、严整。
3、礼貌的言谈
谈话态度要诚恳，声音大小适中，目光与对方交流，运用恰当的称谓，掌握一定的交谈技巧与聆听的艺术。
4、优雅的举止
姿态优美、落落大方。
二、接待工作
这里的接待仅指公司秘书在整个接待工作中所负责的具体内容。接待工作是行政秘书的核心工作内容之一，共分3个方面，既接待的准备工作、接待工作的基本程序和制定接待计划
一、接待准备工作
接待准备工作分为接待的环境准备和接待的物质准备。在确定来访人员的数量后，根据相应的接待规格，准备好接待场所(会议室)以及茶水和礼品。
为确保接待工作顺利有序进行，应制定和遵循相应的接待程序，一般接待程序分为迎客、待客与送客三个方面。
1、迎客
要做到亲切迎客，应良好的公司形象迎候来访者。见到客人的第一时间，应该马上同时做出如下的动作与表情，简称为“3S”服务。

最初的迎客语言可以是：“您好”、“您好，欢迎光临”等亲切的话语。
2、待客
待客要做到热情周到。在宾主双方落座后，公司秘书除负责会议记录外，要时刻观察和注意各项细节工作。要保证客人的茶水供应，灵活判定客人的各种需求，如客人衣物的挂放、笔纸的提供。
3、送客
要做到礼貌送客。“出迎散步，身送七步”是迎送送客最基本的礼仪。送客时，秘书要主动为客人取衣帽等物，并迅速扫视桌面，检查是否有东西被遗忘，如果客人有重物，秘书可帮客人提；和上司一起送客时，要比上司稍后一步。但在需要开门或按电梯时，秘书要紧走几步去开门或按电梯钮。在一般情况下，由客人先伸手，秘书可边与之握手边说：“请走好”、“再见”、“期待您下次再来”等，待客人进入车内，不要急于返回，等车辆离开后再返身离开。
三、沟通与协调
（根据行政助理岗位说明书中的“依据工作计划和会议纪要及时了解各部门工作完成情况并向总经理汇报”的主要职责，结合自我工作体会感觉到沟通工作是胜任本岗位所需的必备能力之一。在归纳此方面过程中，虽也查阅了一些资料，但因其难以符合现实情况，故该方面内容更多是由我根据工作体会总结而成，不当之处请斧正。）
任职本公司行政助理一职，良好的沟通协调能力必不可少。
一、沟通工作
沟通工作涵盖横向沟通、纵向沟通以及沟通过程中需把握的方法及策略。具体到实际工作中可粗略的划分为受意与传达两大方面。
受意既领受总经理的意图和指示。在接领任务时，最好准备好记录本，记录下指示要点，注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直到完全明白总经理的意图。如有不同意见，应采取恰当方式向总经理询问。
传达既将总经理的指示准确无误的传达给执行部门。在传达过程中，需要注意的事项较多并且非常琐碎。如下：
1、 要做到传达不走样，不可夹进自己的意见
2、 必要时要形成文字材料，照本宣科
3、 如果有些指示不便直说，可以根据领导授意，只传达大致意思（举例：在今年8月份，我收集各部门下半年工作计划时，研发部始终迟迟未能完成任务，总经理指示如果研发部不能如期完成，可不用考虑，将其跳过，直接召开公司月例会。我觉得在传达时不能原封不动的传达，可将其中意思柔和着告知贾宾宾。这样既能保持良好的上下关系，也能使贾明白事件的厉害关系）
4、 注意保密。从原则来讲，总经理的任何需要传达指示都有一定的知情范围，有的是需要公司全公司的，有的则是用着一定的知情范围的。故行政助理在传达总经理的指示时要做到严守知情范围，不该说的不说。
5、 对于重要的指示，要视情要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记。
二、协调工作
从工作体会来看，公司行政助理一职在上下协调中扮演着极其重要的角色。尤其是公司没有专职的行政主管人员，这要求行政秘书需要具备很强的协调能力，能够理顺上下关系，使得上下思想、行动保持一致。
1、对上关系协调
要绝对尊重和服从上级，对上级的政策指示要全面、正确的执行，并及时将任务完成情况向上级汇报；要融洽和上级的关系，主动为上级分忧解难，积极和上级沟通，做到上情下达，下情上达；要树立全局观念，遵循局部利益与整体利益保持高度一致的原则，协调不同的意见和指示，将最好的方案上报总经理。
2、对下关系协调
从本公司行政秘书一职的角度出发，所谓的对下关系协调可具体的定义为将总经理交代的任务下达给执行部门。而执行部门可能是一个，也可能是多个。为了确保最好的执行效果，行政助理应做到如下几点：
1） 要建立与下级领导、群众之间良好的关系
2） 倾听下级的意见和要求，不擅做主张，不轻率表态
3） 灵活通过各种方式，及时发现决策执行过程中所遇到的问题和存在的困难，向领导汇报解决
4） 决策执行后，要细致观察具体效果，进行详细总结后向领导汇报
5） 在对下关系协同中，要注意方式方法，多采用换位思考的方法，多听取下级的意见和建议。
（总结近段时间的工作经验来看，在传达总经理指示的过程中遇到的问题并不多。存在问题较多的主要集中在决策在具体执行过程中遇到的贯彻不力，落实不到位，计划延时等等方面。在上述方面，作为行政秘书应当细心观察，积极总结，了解困难所在之处，将具有代表性的“声音”和问题上报总经理，最好是能排查出深层次的内在原因，并制定出解决方案。努力成为上情下达的中间环节，以达到理顺上下关系，确保总经理能够掌握公司各项工作的进展，了解人员的思想动态和现状，为领导决策提供依据。）
三、组织会议
结合工作实际，将会议组织划分为会议筹备阶段、会议进行阶段和会议结束阶段。
一、 会议筹备
1、拟定会议计划
拟定会议计划包括拟定会议名称、时间、地点和与会人员，确定会议议程，制定流程表并发出会议通知。
2、准备会议资料
会议资料包括领导讲话稿、会议主持词以及其他材料。
3、安排会议生活
预定交通工具、安排食宿。
4、布置会场
布置环境，选定会场形式，排定会议座次、配齐并调试好设施设备。
二、会议进行阶段的会晤操作
1、会议报到
在做好前期沟通的基础上，安排综合部负责接站工作。
2、组织会议进行
检查会场准备情况，准备主持词，做好会议简要、纪要和以及后续的新闻报到工作。
3、其他工作
确保参观等活动顺利进行，负责组织拍摄会议集体照及活动照等工作。
三、会议结束阶段的会务操作
1、送别与会人员
安排车辆送站，根据领导指示，选定送站人员。
2、会议善后工作
归还会议所借物品（经常会借用各类产品以供参观）；清理会场，保证没有丢落物品。
3、整理会议文件
整理会议记录；收全会议文件、材料；将重要会议成果或决策形成大会决议（纪要、简要），并根据需要做好新闻宣传报道工作。
四、日常事务工作
我公司行政助理一职负责着总经理办公室内的一切日常事务，需要良好的作风和细致的行为习惯。结合公司实际，我公司行政助理的日常事务包括总经理办公室的环境管理和安排领导日程两大方面。
一、 办公室环境管理
在考虑我公司总经理办公室的环境管理时应细心注意各项环节，最为关键的一项就是不得擅自丢弃任何物品，不得私自使用任何总经理的私人物品，保证总经私人物品不出现缺失等现象。（要做到将总经理办公室里的一针一线均视为最为贵重的物品，不容有失，决不允许私自挪用，这既是工作要求，亦是最起码的人格品德。）
1、办公室布置的原则
办公室的布置和设计，必须考虑到符合总经理的个人习惯，符合各种沟通以及休息凳要求。
2、办公室的整理
总经理办公室的整理最基本的原则就是整洁，要时时保证桌子和办公器械摆放是否平衡妥当，有没有歪斜和灰尘；盆景、挂画的摆置是否得体，花卉是否定期浇水并保持新鲜；桌面上的文件是否分门别类归置妥当等等。同时，要注意总经理办公室的安全问题，能够每天排查有碍健康和安全的隐患与潜在危险，做好风险防范。
二、安排领导日程
从岗位说明书和查阅相关资料来看，安排领导日程是行政助理的重要工作内容之一，但却始终没有实行。思考其中缘由，我想一方面是因为总经理的工作内容多且杂，变动性较大，另外一方面就是我个人综合能力达不到要求，无法合理科学地安排各项工作所致。眼下，总经理外出时间较多，经常有各部门人员询问我总经理的去向以及何时能够回公司以解决其手中的各类问题。为提升工作效率，现思考如下方案：
每周一由行政助理向各部门经理索要本周需要总经理签字或解决的事项清单，由行政助理按统一发送到总经理邮箱，同时总经理将个人本周行程安排发送给行政助理，让其明了总经理的大概工作内容，如总经理出差或长时间外出，也应与行政助理进行交代，由其根据各部门的工作计划通知各相关部门负责人，更改手头工作的前后顺序，以提升工作效率。