FI05---FI-Document-Control.doc

会计凭证控制
一. 概述
会计凭证(FI document)是SAP系统在FI模块中记载一项经济交易的最小单位。系统需要根据company code, fiscal year以及document number.三项才能唯一标识一个会计凭证。根据系统设置，同一company code在不同的会计年度中，可以生成完全相同的凭证号码。我觉得，最好不要在每一年用相同的文件号码，这种做法有时会给用户带来混淆。

会计凭证的知识点主要有两个：
1．Document type
2．Posting key

1．Document type
Document type区分不同性质的交易，如传统上我国会计凭证按收、付、转进行分类。SAP系统提供更多的默认类别，你也可增加新的类别。Document type主要实现以下方面的控制：
1) 每一类别可以规定一个凭证号码范围(document number range)
每一种凭证类型都可以设定是系统生成号码(internal numbering)，还是用户手工给号码(external numbering)，一般情况下，这些号码是基于fiscal year的。可能在一个会计年度中从4900000000直至4999999999。第二年又重新开始。因为号码的前两位是类别标识，我一般建议将3、4两位设为会计年度，以避免不同年度有相同的号码。因此，上面49类型的号码范围可改进为：在2008年度，号码从4908000000至4908999999，在2009年度，号码从4909000000至4909999999。
很多企业都想让会计凭证按月份编号，不幸的是，标准SAP系统做不到。如果真想这样，只有采取将编号设为external numbering，然后由ABAPer编写程序生成相应号码。

2) 规定document type允许过账的交易类型。
系统已定义好大量的凭证类别，如SA，AB，KZ，RE，RV等。AB类型允许所有过账种类，而其它类别则都有限制。

3) 规定document header诸如Reference text等栏位的状态。如，vendor invoice的Reference栏位为必输字段。

4) 方便对会计凭证的归档(document filing)。

2. Posting key (PK)
会计凭证只需借贷就可完全确定方向，但SAP系统将此延伸，提出posting key的概念， 通过一个过账码，既可以确定记账方向，又可以看出科目类型，还可以在既定规则下看出交易类型。
请看下图

SAP系统区分五种不同类型的科目：Customer, Vendor, G/L, Asset, Materials。如果是总账科目，借方用40，贷方用50，如果是固定资产，借方用70，贷方用75。大家对照此图，应该不难理解上面所说的对科目类别，借贷方向以及交易类型的识别和控制。

二. 配置主要内容
1. Maintain document type
2. Define document number range in company code
3. Copy document number to fiscal year
4. Define posting keys

三. 配置步骤图解
1. Maintain document type
Menu Path
IMG → Financial Accounting (new) → Financial Accounting Global Settings (new) → Document → Document Types → Define Document Type for Entry View
T-code
OBA7

步骤
界面
1. 进入overview screen，系统已提供很多类型，可以按下更改设置，或按下新建一个凭证类别。

2. 选中一行，如SA，然后双击 ，进入右边所示界面，设置控制信息。请结合上面所说的dcoument type的控制作用来理解。

重要字段说明
- SA将使用11类别的凭证号码范围，该类别的号码码范围可按下右边 按钮进行设置或通过下一步骤设置，我们将在下一步骤再设置。

- 如果出现回转(reverse)，将使用AB凭证类别。
- Account Type Allowed – 允许过账的科目类别。
- Required during document entry – 是否Reference字段和header text字段必输。

2. Define document number range in company code
Menu Path
IMG →Financial Accounting (new) → Financial Accounting Global Settings (new) → Document → Document No. Ranges → Documents in Entry View → Define Doucment No. Ranges for Entry View
T-code
FBN1

步骤
界面
1. 进入右边所示界面，输入公司代码9999，按下 按钮进入下一界面，其它两个按钮分别是查看，以及修改状态。

2. 按下 可增加号码范围，按下 在该号码范围没有使用时可以删除。
号码范围是针对fiscal year的。
Ext表示手工维护号码

3. Copy document number to fiscal year
将Document number 从一个会计年度copy至另一个会计年度
Menu Path
IMG →Financial Accounting (new) → Financial Accounting Global Settings (new) → Document → Document No. Ranges → Documents in Entry View → Copy to Fiscal Year
T-code
OBH2

步骤
界面
1. 进入右边所示界面，输入company code , number range, from fiscal yer, target fiscal

将9999公司所有凭证类别从2007年copy至2008年。

4. Define posting keys
Menu Path
IMG →Financial Accounting (new) → Financial Accounting Global Settings (new) → Document → Define Posting Keys
T-code
OB41

步骤
界面
1. 进入右边所示界面，系统已定义很多过账码，一般情况下不需新增过账码。

2. 按下 查看或修改明细(以过账码40为例)：

1) 会计方向借
2) 适用的科目类别：总账科目
3) 不是特别总账
4) Reversal的过账码为50

对于SAP系统的标准设置，最好不要更改。

3. 按下 设置Field status, 与第二篇所述相同，不再重述。

4. 如果是Special G/L，还可以设置Special G/L indicator。以29为例(此即为第2步界面)：

5. 按下Special G/L indicator按钮，可以查看或修改相关联的special G/L indicator。

完成本篇设置，已经可以在FI中录入基本的会计凭证，当然，不可以处理外币业务，不可以clear有open item功能的业务，不可以处理从其它模块过账而来的业务。

END OF DOC.