会展要素及会展策划流程.ppt

Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,*,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Click to edit Master title style,*,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Click to edit Master title style,*,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Click to edit Master title style,*,第三章：会展策划内容及流程,第一节：会展构成要素,第二节：会展策划内容,第三节：会展策划流程,1,第一节 会展构成要素,2,一、主办机构,二、承办方,三、参展商,内容提要,四、观众,五、会展场馆,六、会展辅助服务机构,3,（一）会展组织机构,一、含义与资格：统筹（大脑）,展会组织 机构，主要负责策划和制定展会组织和实施的方案，安排展会的组织、招展招商、公关、广告策划、展场联系和落实、财务管理以及落实一系列配套服务，需要承担民事责任。,1.,资质,2.,招商招展的能力,3.,独立的民事责任能力,4.,办展部门和专业人员,5.,完善的办展规章制度,6.,广泛的合作伙伴,一、主办机构,法律上拥有展会的所有权,对展会承担法律责任。,4,（二）主办机构分类,政府、贸促机构,提高会展号召力,提高地方经济文化交流、间接提高地方,GDP,宣传（政府）,行业协会、商会,企事业单位,一、会展主办机构,第一节 会展组织机构,5,（三）主办机构工作职责,市场调研、信息收集、数据处理,决策,展前,展中,展后,会展项目的申报与审批、会展内外知识产权保护,对于大型国际展览、国内展览由国务院有关部门审批，同时报中央外事管理部门备案；对于大型的商业展览，由商务部统一归口管理；专业性展览由专业主管部门审批。,承办机构的选择（指定、招标等）与监督,一、会展主办机构,第一节 会展组织机构,6,(,四,),主办商的职责,1.对会展的整个过程负有管理、策划、服务、总结等责任。,2.经过招标或指派等方式选定了承办商，并不意味着主办商已经实施监督。,3.对会展产品和参展产品的知识产权保护工作,4.总结报告会展的立意、市场调研情况、承办商的确定方式.会展程序.运行情况.效果、相关数据以及存在问题进行详细的阐述和说明。同时还要对该展会今后的规划情况进行说明。,7,（一）承办机构的权利与分类,直接负责,展览会的实际策划、组织、操作与管理，对展览会,承担主要的财务责任,，部分承担展会的招商、招展和宣传推广工作等。,承办机构的主体,:,会展公司、展览服务公司、广告公司，同时政府、贸促机构、行业协会、商会等也经常作为承办机构。,二、会展承办机构,第一节 会展组织机构,8,（二）承办机构的职责,主要集中在展前、展中的,具体事宜,组织管理（展位销售与安排、各种服务性公司的选择、协调、安排、监督等，参展商、专业观众面临的具体问题处理）,实现展览流程的规范化和标准化,协助主办机构解决其他相关问题,二、会展承办机构,第一节 会展组织机构,9,主要是协助主办机构或者承办机构部分地负责展会的策划、组织、操作与管理工作；部分地承担展会的招展、招商和宣传推广工作（双赢互益）。,三、会展协办单位,第一节 会展组织机构,10,位于产业链的下端某一节点的相关行业部门、企事业单位等，如装饰、交通等支持性行业单位；核心目的是获得直接或者间接地营销机会。,四、会展支持单位,第一节 会展组织机构,11,小型公司组织结构,12,13,（二）参展商,向展会组织机构,租赁,展位或者场地展示其产品（服务）、与观众进行交流和洽谈的单位或个人。,分为目标参展商（题材相关联的生产制造型、研究和技术开发型、贸易型和服务型的单位或者个人）；潜在参展商、参展商,一、参展商含义与分类,14,产品展示,营销推广,现场洽谈签约,市场调研,二、参展商参展目的,15,1.,参展目的,(1),获得预期合格的目标购买者。,(2),与购买方面对面的接触。,(3),演示新产品。,(4),获得产品或是服务的反馈。,(5),改善与客户之间的关系。,(6),进行市场调研。,(7),对经销商进行培训。,(8),利用“以活动为中心”的媒介优势。,(9),确认市场方向。,(10),形成销售领先地位。,(11),形成有利的宣传，并克服不利的宣传。,(12),引导产品发展趋势。,(13),解决顾客所关心的问题或者受理投诉。,16,2,参展的获利,(1)提高人们对本行业和本产品的关注,(2)获得在预先设计好的良好购买环境下工作的机会。3)激发达到目标市场的潜力。,(4)参与到充满竞争的销售环境的机会。,(5)给参观者和其他参展商留下永久性的印象。,17,3.,参展商如何达到参展目标,1明确参展目标,2签订合同,3制订展览计划,1)确定目标,2)预算决定,3)对展览以及投资进行评估,4)展览促销计划,5)展览设计,6)培训展览人员,18,4.,参展商义务,1.遵守展馆使用规定,2.遵守展位使用规定,3.遵守展品相关规定,4.承担参展费用,19,（三）观众,展会期间进入会展现场参观或与参展企业交流信息、业务洽谈的人员，分为,专业观众,和,普通观众,投资型观众、实用型观众、学习型观众、鉴赏型观众，附庸风雅型观众。,一、观众分类与类型,20,1.,投资型观众,-,投资者需要好项目和好创意，一类是寻找好项目，寻找合作伙伴；一类是寻找好产品，在可以销售的展会上大谈生意经。,2,实用型观众,将好的创意为我所用。这些人更重视展品的内涵，同时认真琢磨参展商品的特色，为了生活和工作增添乐趣。：,3.,学习型观众,-,并通过在展会中思考问题，解决心中的疑问。,4.,鉴赏型观众,-,大多属于对涉及的行业或者学科有很深研究的爱好者，甚至学者。,5.,附庸风雅型观众,将展览一网打尽的人大多属于附庸风雅型,.,只要是大家说好，媒体说棒，就一定得去看看。对知识面的拓宽一定好处。,21,二、了解会展观众,1.,观众的构成,-,企业管理人员,技术人员、维护工程师、质量监督人员、研究科学家、产品和流程监工,.,销售人员,.,营销专家,.,各界人士。,2,观众的来源,-,观众来自,xxx,公里以外,观众来自,xxx,公里之内。,3.,首次参观展览的观众数量,4,观众参观过哪些会展,5,参加会展的观众,6,观众选择展览会的标准,7,参展商邀请观众的情况,8.,观众参加展会的目的,9.,观众来之前对会展了解的情况,10.,观众在展览中的行为,11.,观众对购买展品的兴趣,12,观众对供货商的要求,13.,观众停留的时间,14,观众对展览会的参观计划,22,三、如何吸引观众,1.,宣传：,在展览开始前，要通过各种媒体，特别是专业媒体，做好各项宣传工作。,2.,接待,：,停车场、资料、食物和饮料价格等展中接待工作。,3.,活动：,多安排助兴、参与活动。,23,四、提升观众的质量,1.,精心建造观众信息库,有针对性地邀请专业观众。,2.,到专业展会设展提高参展商质量。,3.,展览与研讨相结合。,4.,充分利用专业媒体。,24,会展结构：,25,（四）会展场馆,一、现代展馆的特征,1,规模宏大是现代化展馆的重要标志。,2.,设施齐全。,3.,智能化。,4.,经济实用,5.,以人为本,26,二、展馆组成,1.,基本组成,展览区,-,展厅,.,陈列室,.,讲解员室、室外陈列场地。,观众服务区,-,传达室、售票室、门厅、小卖部、走道、电梯、休息室、接待室、贵宾室、会议室（洽谈室）、急救室、厕所等；剧场、电影院、商场、餐馆、饭店、酒,1,店、旅馆、邮局、球类馆、广场等,),库 房 区,办公后勤,-,内部办公室、临时办公室、馆长室、内部会议室、电梯机房、电话总机房、警卫室、空调机房、锅炉房、变配电室、空压机房、水泵房、消防和保安监控室、车库、浴室、更衣室、厕所等,27,2,展馆部门组成,1,行政部,2.,营销部,3.,人力资源部,4.,工程部,5.,项目协调部,6.,财会部,7.,保安部,8.,内务部,(,卫生、维护,),28,三、会展对展馆的要求,1.,展馆与会展是否一致；,2.,展馆及附近的配套设施是否齐全；,3.,展馆能否提供公平、满意的服务。,29,（五）会展辅助服务机构,1,、物流运输企业。,2,、餐饮住宿企业。,3,、旅游休闲企业。,4,、广告宣传企业。,5,、展台搭建企业。,6,、装潢设计企业。,30,31,第二节 会展策划内容,主要内容：,1.,会展调查与分析；,2.,会展决策与计划；,3.,会展运作与实施；,4.,会展效果评估与测定。,32,1,、会展调查与分析：,会展的,市场调查,是会展项目的重要依据。要充分了解市场潜力、市场限制、市场动态，有的放矢地策划：,市场调查主要内容,：（大到小）,1,、会展环境调查；,2,、会展企业情况调查；,3,、会展项目情况调查；,4,、会展市场竞争情况调查；,5,参观商及协助单位调查。,33,2.,会展的决策与计划,影响因素：,营销需要、市场条件、营销方式、内部条件。,会展决策与计划应从分析决策的要素入手，确定会展的,基本目标、集体目标和管理目标,，然后决定展会的,策略安排、市场安排、方式安排。,34,3.,会展的运作与实施,会展的中心环节。,根据,会展策划书,进行：,广告宣传；组织招展招商；会展设计；相关活动策划等。,35,广告：,媒体广告和户外广告；,组织招展招商：,建立潜在客户名单,设计发放参展说明书等。,展会工作筹划,：,1,、按实际需要分工：招展招商组团、设计施工、展品运输、宣传联络、行政后勤、展台工作、后序工作；,2,、大类之下详列具体事项；,3,、弄清关系；,4,、定期检查、协调运转。,36,4,、会展效果的评价和测定,及时评估、写出评估测定工作总结报告。,评估工作内容：,1,、对展会环境、展会筹办工作、展会后台工作的评估；,2,、对展台工作、展会前台工作的评估。,37,第三节 会展策划的基本流程,38,一、,展览会的操作过程,（简洁版）,第一阶段,:,计划、组织阶段,市场调查、立项、可行性分析,第二阶段,:,运作阶段,招展、招商 供应商选择 相关活动 宣传,第三阶段：实施阶段,展前准备、现场操作,第四阶段：总结、反馈阶段,39,二、,展览会的组织和工作程序：,项目策划,主题确认,可研分析,立项申报,展馆预定,招展宣传,展品选定,展品运输,观众组织,展商接待,新闻发布,展场布置,安全保卫,开幕仪式,贸易促进,展会报道,撤展安排,展会总结,税费处理,跟踪服务,40,三、会展策划的基本流程（复旦）,1,、成立策划小组；,2,、进行市场调查；,3,、决定会展策略；,4,、制定宣传策略；,5,、制定设计策略；,6,、制定预算方案；,7,、撰写策划方案；,8,、实施效果评估。,41,1,、成立工作小组,1),项目主管：,沟通会展公司、服务承包商、参展商。,由总经理、副总经理、策划部经理担当；,2,）策划人员：,策划部骨干人员；,3,）文案撰写人员：,4,）会展设计人员：,负责各类视觉形象设计；,5,）市场调查人员：,进行市场调查，撰写市场调查报告；,6,）媒体联络人员：,7,）公关人员：,42,2,、市场调查,1,、市场前景分析（政策可行性、市场规模、类型）；,2,、同类展会的竞争能力分析；,3,、本次展会的优劣条件分析；,4,、潜在客户需求分析；,43,3,、决定会战策略,1,、展览会类型；,2,、产业标准；,3,、地理位置；,4,、行为细分。,44,4,、媒体策略,45,5,、指定设计策略,46,6,、制定预算方案,专章讲授,47,7,、撰写策划方案,项目立项策划书内容（会展总体策划方案）,可行性研究报告；,广告策划方案；,宣传手册；,48,8,、实施效果评估,49,50,