新版OA应用帮助指南.doc

领导干部新OA应用帮助手册
一、登录OA系统：
在登录界面“用户名”后输入自己的OA系统帐户名，如：王澈“口令”后输入帐户名对应的口令，点击确定按钮或直接按回车键进入系统主界面，如下图所示：

二、基本应用：
1、 登录密码修改
在系统主界面左侧导航区点击【个人设置】——【密码设置】，系统弹出如下图所示的密码修改窗口：

输入原始密码和新密码后点击【确定】按钮。（缺省的原始密码为123456）
系统提示密码修改成功，然后点击关闭按钮。
注意！密码修改后5分钟，新密码才可以生效。
2、 建立私用意见和私用名单
私有意见和私有名单是为具有批阅文件的人员准备的，用户可以把自己在批阅文件时经常用到的意见和名单建立在其中，为批阅文件的时候直接使用。
在系统主界面左侧导航区点击【发文管理】，系统弹出如下图所示的窗口：

点击左侧导航区中的【常用意见】，系统弹出如下图所示的窗口：

或如下窗口：

左侧导航区分为：
公用意见：所有签署意见的人员都可进行选择的意见。
公用名单：所有签署意见的人员都可进行选择的人员名单。
私有意见：本人用的意见。
私有名单：本人用的人员名单选择。
关闭当前页：返回到主界面。
其中“公用意见和公用名单”由系统管理员定制，“私有意见和私有名单”由用户根据需要自己定制，定制方法如下：
a、定制私有名单 在上图中左侧导航区点击【私有名单】——【增加】按钮，弹出如下图所示的窗口：
上图中输入需要的人员或部门名称和相应的序号，点击“保存”按钮即可。
b、定制私有意见 在上图中左侧导航区点击【私有意见】——【增加】按钮，弹出如下图所示的窗口：

上图中可按“备注”中的方法输入意见编号和意见内容，点击“保存”按钮即可。

3、 进入电子邮件的方法：
第一种方法：在系统主界面左侧导航区点击【个人办公】——【电子邮件】，如下图：

第二种方法：在系统主界面中点击如下图标

第三种方法：在系统主界面【办公快车道】中点击【新建邮件】，如下图所示：

进入电子邮件的界面如下图：

上图左边导航区中显示了“邮箱大小”和“已用大小”，若“已用大小”达到或超过“邮箱大小”的值。系统会提示用户：

此时应把多余的、过期的邮件选中，然后点击按钮删除选中的邮件，再点击按钮释放出邮箱空间。

4、 办理公文
系统主界面中间部分显示了当前用户的待办文件，如下图：

点击文件标题就可以打开需要处理的文件，根据您所处公文的流程环节的不同，您对公文具有不同的操作权限和操作按钮，如下图中有“批阅正文”、“附件管理”、“核稿意见”“办理完毕”、“退回”、“提示信息”、“打印”、“个人关注”、“帮助”、“关闭”等操作按钮。

5、 办文中各操作按钮说明
下面对应用中可能遇到的操作按钮进行分别说明：
a、批阅正文：批阅正文按钮用于打开正文进行修改审批，修改痕迹将被系统自动记录。
b、附件管理: 附件管理用于附件文件的上传和管理，点击【附件管理】按钮打开附件管理对话框。
c、查看正文：查看正文按钮用于被授权查看正文的用户浏览正文，用户做的修改将不会被系统保存。
d、查看原稿: 查看原稿按钮用于被授权查看原稿的用户浏览生成正式公文前的草稿，可以查看用户的的修改痕迹等，用户做的修改将不会被系统保存。
e、查看附件: 可以打开相应的附件查看其内容，但不能修改附件。
f、收回：收回操作帮助您将需要收回的文件从您的下一环节收回，注意一旦您的下一环节已经将文件发送给其他人处理，您将不可以收回文件。
g、退回：退回按钮将文件退回到文件的上一处理人办理。若用户认为当前文件不应下发时可点击“退回”按钮，并说明退回理由，把文件返回给上一节点用户。
h、打印: 打印按钮用于打印发文管理中的发文办理单、表头、流转历史等需要打印的文档。
I、签发：签发操作面向最终领导，执行了签发操作代表领导已经对该文件签署了意见，并同意文件发布，形成正式的文件。
j、提示信息：提示信息用于显示公文的类型和当前所处的状态等信息。
k、个人关注：将当前文档在电子邮箱的“文件资料”夹中做一个连接，以后查看时直接在“文件资料”夹中选择后即可查看
l、各种意见按钮：如“核稿意见”、“审核意见”、“拟稿部门领导审核”、“会签意见”、“办公室核稿意见”、“签发意见”等按钮用于公文办理过程中填写办文意见，并且必须填写。

6、 办文中意见的填写方法：
公文办理过程中所有意见都通过对话框的形式来填写，如点击“审核意见”按钮，系统 打开填写意见对话框：

在意见对话框中可以直接输入办文意见，也可以直接选择公用意见或私有意见，减少您手工输入的工作量。
其中：公用意见是系统管理员定制的最通用的办文意见。如：同意，已阅等；
私有意见是用户在“2、建立私用意见和私用名单”章节中根据需要自己定制的办文意见。
点击【公用意见】或【私有意见】按钮后，系统打开如下对话框：

选择一种意见，点击【确定】后，系统将选中的意见加入到“填写意见”对话框中。
如果选择意见为“请 批示”类型的，中间带有空格的意见，系统将打开选择人员或单位对话框：

选择一个人员后，点击【确定】按钮，系统会将选择的人员加入到已选择的意见中替代空格部分，然后一并加入到“填写意见”对话框中。

7、办公代理定制：
当用户外出或离开时通过设置其他人员来代理自己的工作，设置代理人、代理开始时间、代理结束时间，在代理结束时间之前用户和代理人享有同样的文件处理权限。在系统主界面左侧导航区点击【个人设置】——【个性定制】，系统弹出办公代理的设置页面，如下图所示：

在代理人、代理开始时间、代理结束时间栏内输入相应的值即可。

8、待阅文件的查看方法
第一点：待阅文件包括待阅发文、待阅收文、待阅通知通告、待阅请示汇报、待阅业务联系书、退回通知等等文件，显示在主界面的中间位置，如下图所示：

待阅文件中显示的文件是等待用户查阅的文件，点击其中一个文件，如“公司办（党办）请您阅读：《行政白头通知》 《test1016fw01》“文件后，弹出如图所示界面：

此界面中的“转发”按钮时不能转发文件的，若要转发文件，必须打开正文，用里面的“内部传阅”按钮转发。点即“请阅读”打开正文。

此时，用户可以根据自己的需要点击查看正文、查看附件、下载正文、内部传阅、个人关注、帮助、关闭等按钮，进行下一步工作。待阅文件一旦打开后将不再在主界面中显示。
第二点：已阅读过的待阅文件有两种方法查找：
A、 在主界面中点击左上角的“公文管理”，选择相应的文件种类，如果待阅文件中是行政发文就选择“发文管理”，如果是通知通告就选择“通知通告”进入相应的数据库，点击左边的“待阅文件”，就能找到你所要的文件。
B、 打开自己的邮箱，点击“提示邮件”，里面存放着所有的待阅文件超联接。
第三点：待阅文件的转发方法：
若想把待阅文件传递给其他人阅读，不能点电子邮件界面中的“转发”按钮，通过转发出去的文件对方是没有权利查看的。应该打开正文，用里面的“内部传阅”按钮传递给其他的人员。

9、公共信息的阅读方式与老的办公系统相似，不再叙述。