第六章-秘书会议礼仪.ppt

单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,单击此处编辑母版标题样式,秘书礼仪,单击此处添加标题文字,第六章 秘书的会议礼仪,【,案例引导,】,某分公司要举办一次重要会议，请来了总公司总经理和董事会的部分董事，并邀请当地政府要员和同行业知名人士出席。由于出席的重要人物多，领导决定用,U,字形的桌子来布置会议桌。分公司领导坐在位于长,U,字横头处的下首，其他参加会议者坐在,U,字的两侧。在会议的当天开会时，贵宾们都进入了会场，按安排好的座签找了自己的座位就座。当会议正式开始时，坐在横头桌子上的分公司领导宣布会议开始，这时发现会议气氛有些不对劲，有贵宾相互低语后借口有事站起来要走，分公司的领导人不知道发生什么事或出了什么差错，非常尴尬。,想一想,1,你知道贵宾为什么要离开会场吗？,2,请指出案例的失礼之处。,第一节 一般会议的礼仪,第一节 一般会议的礼仪,一、,会前的筹备礼仪,二、,会议中的礼仪,三、,会议结束后的礼仪性工作,一、会前的筹备礼仪,1,确定会议主题,2,确定会议时间,3,确定邀请对象,4,确定会议场所,5,布置会场,6,通知与会者,布置会场应考虑的因素,会标,会徽,标语,旗帜,会议其他用品,花卉,灯光,座位,主席台布置,二、会议中的礼仪,1,会议主持人的礼仪,2,会议发言人的礼仪,3,会议参加者的礼仪,4,会议座位的安排礼仪,1,会议主持人的礼仪,主持人一般由具有一定职位的人来担任，主持会议期间，应遵循以下的礼仪规范。,（,1,）主持人应衣着整洁、大方庄重、精神饱满、口齿清楚、思维敏捷；,（,2,）主持人应步伐稳键地走上主席台。如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直，若单手持稿，应右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂；若双手持稿时，应与胸齐高。如果坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸，两手轻按于桌沿。,2,会议发言人的礼仪,正式发言者,：,衣着整齐；,走上主席台应自然、刚劲有力；,发言时应口齿清晰、讲究逻辑、简明扼要；,如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿，旁若无人；,发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。,2,会议发言人的礼仪,自由发言者,发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；,发言应简短，观点应明确；,与他人有分歧时，应以理服人，态度平和；,听从主持人的指挥，不能只顾自己。,3,会议参加者的礼仪,会议参加者应衣着整洁，仪表大方；准时入场，按序落座；认真听讲，不做小动作；发言人发言结束时，应鼓掌致意；中途退场应轻手轻脚。,4,会议座位的安排礼仪,按规模，会议可划分为大型会议和小型会议，其座次排列遵循下面一些规则。,(,1,）大型会议座次安排。,发言席的位置，发言席的位置一般设于主席台的右前方。,主席台的位次排列原则：,中央高于两侧；,前排高于后排；,右侧高于左侧（政务会议则为左侧高于右侧）；,主持人之位，可在前排正中，也可居于前排最右侧。,大型会议座次安排,群众席的位次排列。具体方式主要有两种，一种是自由式，即与会者自行择座，不作统一排。另一种是按与会单位名称的汉字笔画的顺序或汉语拼音字母的顺序排位，两种方法既可单用也可交叉使用。,主席团,发言席,群众系,发言席位置示意图,主席台的位次排列原则,4,会议座位的安排礼仪,（,2,）,小型会议位次排列,：小型会议位次排列有两种主要方式。一是以桌子为准，一般情况以距门较远的会议桌的一端为主席之位，其他与会者的位次，则应自右而左依次排列。二是自由择座，一般不设会议桌与固定座位，与会者自由择座。,不同桌形的座次安排礼仪,桌形,座次安排,特点,长方形,主持人坐在桌子一头的权威位置上,能突出主持人的作用,会影响与会者之间的相互交流,圆形,随意而坐,因没有权威位置而削弱了领导人的地位,对演示设备极为不利,U,字形,重要人物或贵宾坐在,U,字的横并头处下首，其他人员坐在,U,字的两侧,比较适合有演示内容的会议，对演示设备非常有利,三、会议结束后的礼仪性工作,在会议完毕后，主要包括：,形成会谈文字记录或阶段性质决议，并有专人负责相关事物的跟进；,赠送纪念品；,组织参观活动；,合影留念。,第二节 专题会议的礼仪,第二节 专题会议的礼仪,一、,茶话会的礼仪,二、,电视、电话会的礼仪,三、,展览会的礼仪,四、,新闻发布会的礼仪,五、,赞助会的礼仪,一、茶话会的礼仪,茶话会,是以联络新老朋友、结交新朋友为目的，用茶点待客，具有对外联络和进行招待性质的社交性聚会。,一、茶话会的礼仪,1,明确主题,通常情况下，茶话会的主题可划分为三类，一是以联谊为主题、二是以娱乐为主题、三是以专题为主题。,2,确定来宾,通常，茶话会邀请的来宾主要有本单位代表、本单位顾问、合作伙伴、社会贤达、各方面人士等五大类。,一、茶话会的礼仪,3,选择时间,（,1,）,茶话会举行的时机。,通常，适宜举办茶话会的时机有：辞旧迎新之时、周年庆典之际、重大决策前后、遭遇危难挫折之时等等。,（,2,）,茶话会举行的具体时间。,根据国际惯例，举行茶话会的最为合适的时间是,16,：,00,左右，其次是上午,10,：,00,左右。,（,3,）,茶话会进行的时间。,通常情况下，一次成功的茶话会，往往持续时间控制在两个小时之内。,一、茶话会的礼仪,4,选择地点,按照惯例，适宜举行茶话会的场地主要有主办单位的会议厅、宾馆的多功能厅、主办单位负责人的私家庭院或露天花园、主办单位负责人的私家客厅、高档的营业性茶楼或茶室等。,5,座位安排,从总体上来讲，在安排茶话会与会者的具体座次时，必须使之与茶话会的主题相适应，主要采取环绕式、圆桌式、主席式和散座式四种方法。,茶话会的座位安排方法,方法,特点,要求,环绕式,不设立主席台，将坐椅、沙发、茶几摆放在会场的四周，听任与会者在入场后自由就坐,与茶话会的主题最相符，是目前最流行的茶话会的座位安排方式,圆桌式,在会场上摆放圆桌，而请与会者在圆桌周围自由就座,当与会者人数较少时，在会场中央安放一张大型的椭圆形会议桌，请全体与会者在其周围就座；当与会者人数较多时，在会场上安放数张圆桌，请与会者自由组合，各自在其周围就坐,主席式,会场上，主持人、主人与主宾应被有意识地安排在一起就座,按照常规，主持人、主人与主宾居于上座，茶话会的上座往往设在中央，前排、会标之下或面对正门之处，有时在数桌之中为来宾设立主桌，无需设立正规的主席台,散座式,坐椅、沙发、茶几的摆放，貌似散乱无序，四处自由组合，甚至可由与会者根据个人爱好而自行调节，随意安置,散座式适用于室外举行的茶话会。其目的就是要创造出一种宽松、舒适、惬意的社交环境,一、茶话会的礼仪,6,场地布置,茶话会的会场布置要尽量雅致一些，布置时可以充分发挥鲜花的作用，适用于茶话会现场布置的鲜花有天堂鸟、兰花、百合、文竹、扶郎等。,一、茶话会的礼仪,7,准备茶点,主办单位在与会者所提供的茶点，应注意以下的相关礼仪：,（,1,）茶叶和茶具。要注意以下几点：,选择茶叶时，在力所能及的情况下，应尽力挑选中、上等品；,考虑到与会者的口味不同，应多准备几种茶叶；,欧美人喜欢红茶，而中国人普通都能接受绿茶；,在选择茶具时，最好选用陶瓷器皿，并且讲究茶杯、茶碗、茶壶成套。,茶具一定要清洗干净，并且完整无损、没有污垢。,（,2,）茶点。品种要对路、数量要充足，便于取食。,一、茶话会的礼仪,8,茶话会议程,茶话会的会议议程按照主持人宣布茶话会正式开始、主办单位主要负责人讲话、与会者发言、茶话会结束的顺序进行，具体的礼仪要求见下图：,茶话会的会议议程,第一步：主持人宣布茶话会正式开始,第二步：主办单位主要负责人讲话,第三步：与会者发言,第四步：茶话会结束,二、电视、电话会的礼仪,1,个人仪表,2,说话声音,3,行为举止,三、展览会的礼仪,1,组织展览会的礼仪,（,1,）联系展览场所；,（,2,）确定参展商；,（,3,）分配展位。主办单位根据参展商的需求和场馆的实际情况，对展,位进行公平、公开、公正的分配，展位分配常见方法有以下几种：,1,）竞拍；,2,）投标；,3,）抽签；,4,）正式报名时的先后顺序。,（,4,）做好保卫和其他辅助性服务。,三、展览会的礼仪,2,参加展览会的礼仪,（,1,）维护形象。,展示之物形象的构成因素：,展品的外观：力求完美无缺；,展品的质量：优中选秀；,展品的陈列：既整齐美观又讲究主次；,展位的布置：要兼顾主题的突出与观众的注意力；,发放的资料：印刷精美、图文并茂、资讯丰富，并且注有参展商,的主要联络方法。,（,2,）礼貌待客,三、展览会的礼仪,（,3,）讲解到位。展览会应设有专门的讲解员，讲解员的讲解要做到：,讲解流畅，不用生冷僻字；,讲解的内容要实事求是，不弄虚作假，不愚弄听众；,在实事求是的前提下要注意对其扬长避短，强调“人无我有”之处。,语调清晰流畅，声音洪亮悦耳，语速适中；,要善于因人而宜，使解说具有针对性。,四、新闻发布会的礼仪,新闻发布会的特点：,正式隆重、沟通活跃、方式优越,四、新闻发布会的礼仪,会前筹备礼仪,发布会进行过程中的礼仪,发布会的善后事宜,1,会前筹备礼仪,（,1,）确定主题,（,2,）选择时间,（,3,）确定地点与场所,（,4,）记者的邀请,（,5,）安排人员,（,6,）材料的准备,2,发布会进行过程中的礼仪,（,1,）做好会议签到,（,2,）遵守会议程序,（,3,）相互配合,（,4,）真诚主动,3,发布会的善后事宜,（,1,）整理会议资料,（,2,）收集各方反映,五、赞助会的礼仪,赞助会,一般由受赞助者操办，也可由赞助者操办。为了更好的达到举办赞助会的目标，主办方应从以下几个方面贯彻赞助会的礼仪,:,1,场地的布置,赞助会的举办地点，一般可选择受赞助者所在单位的会议厅，也可租用社会上的会议厅。会议厅要求大小合适、干净整洁、灯光亮度适宜。会场的布置略加装饰即可，通常在主席台的正上方，悬挂以金色或黑色楷书书写的“,XXX,单位赞助,XXX,项目大会”或“,XXXX,项目赞助仪式”的大红横幅，前者突出了赞助单位，后者强调了接受赞助的具体项目。,五、赞助会的礼仪,2,选择参加的人员,参加赞助会的人员一般为赞助单位、受赞助者双方的主要负责人及员工代表、政府代表、社区代表、群众代表以及新闻界人士。所有参加赞助会的人士，与会时都要身着正装，注意仪表，个人动作举止规范，以与赞助会庄严神圣的整体风格相协调。,3,会议的议程,赞助会的全部时间应控制在,1,小时之内，具体会议议程如下,主持人宣布会议开始,奏国歌,赞助单位正式实施赞助,双方代表分别发言,来宾代表发言,结束,结束,结束,