采购与应付子系统课件.pptx

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,第四章 采购与应付子系统,本章从采购与应付账款循环业务流程与数据流程入手，阐述该系统内部结构、数据输入、处理和输出等日常业务处理，以及该系统其它与管理相关模块功效。,采购与应付子系统课件,第1页,学习目,描述采购业务流程,说明采购业务中采取控制办法,掌握系统初始化流程,了解采购子系统内部单据业务关系及与总账联络,掌握采购子系统日常业务操作流程,采购与应付子系统课件,第2页,参考教材及资料,会计信息系统薛祖云主编，厦门大学出版社，207月,电算化会计信息系统胡仁昱、嵇俊康、郭宗文编著，清华大学出版社，年1月,会计信息系统 美George H.Bodnar著，清华大学出版社，204月,金喋K/3标准财务培训教材 金喋企业有限企业编，201月,会计管理信息系统杨周南主编，首都经济贸易大学出版社，年1月,采购与应付子系统课件,第3页,采购与应付子系统课件,第4页,第一节 采购与应付子系统概述,一、采购管理,采购管理目标：,降低资金占用,降低经营风险和存放成本，把库存降低到最低可接收程度,采购管理内容：,实际采购量控制,采购成本控制,货款结算控制,采购与应付子系统课件,第5页,二、采购与应付子系统特点和目标,（一）特点,1、数据处理量大,2、数据改变频繁,3、核实方法较复杂,4、与存货子系统和账务处理子系统存在频繁数据传递关系,（二）目标,1、采购核实与管理,2、应付账款核实与管理,3、提供各种管理信息,采购与应付子系统课件,第6页,第二节 采购与应付子系统流程分析,一、采购业务流程,采购是指选择货源、发出订单、取得货物或者取得服务业务过程。其普通步骤以下：,决定需求 选择货源,请求报价 选择供给商,发出购置订单 验收货物,确认发票 付款,ERP信息系统能够存放和处理大量相关采购业务流程信息。SAP R/3利用其材料管理模块来支持采购业务，它为采购业务流程内所需文件信息建立和交换提供了一个在线且完全集成系统。,采购与应付子系统课件,第7页,1、确定需求,请购单,是企业内部建立一个请求采购某种商品文件统计，其目标是为了确保企业在某一特定时点能够及时使用。,能够手工编制请购单，也能够由MRP（物料需求计划）系统自动编制请购单。,MRP系统,能够自动进行相当复杂分析，依据客户对货物需求以及客户本身生产进程来决定是否有采购必要。请购单一旦编制完成，就自动传递给相关责任人员进行,审批,。,采购与应付子系统课件,第8页,2、选择货源,系统自动检验与供给商供货协议是否已经签署。假如已签署了相关协议，系统将核实所需数量。假如还没有签署相关协议，则编制一份,报价请求文件,。,系统采取了许多技术方法来支持货源选择过程。它会自动监测与供给商签署,纲要性协议书,。系统保留了相关供给商、协议使用期以及限额数量等相关信息。,系统会将已取得同意和未取得同意货源列表保留下来。依据以前保留下来某项货物供给情况，选择若干个供给商，邀请其就所需货物投标。,采购与应付子系统课件,第9页,3、报价请求,在选择好若干个供给商后，系统会自动生成一份,报价请求文件,。报价请求编完后传递给供给商，请其对所需货物及劳务价格及付款条件给予确认。,报价请求既能够采取纸质文件形式传送，如传真，也能够采取电子形式传递，如EDI。,报价请求上还必须详细说明申请截止日期以及投标指导说明。,问题：报价请求与请购单包含信息是否相同？,采购与应付子系统课件,第10页,4、选择供给商,系统会自动将企业采购要求与报价单中统计供给商报价进行比较，挑选出,最适当,供给商，然后向其它参加竞标但竞标失败供给商发出拒绝信。,经常要用专门技术或经验,评定,供给商。系统能够提供一个自动对供给商进行评定方法，可在采购业务流程中帮助企业完成评定。,报价信息会,储存,在采购信息统计中，以备未来参考。,采购与应付子系统课件第11页,5、发出购置订单,购置订单用来确定供给商，确认订购货物名称、数量、价格、交货日期、交货方式和付款方式。,企业经常会建立自己特定系统，方便针对特定请购单自动签发购置订单。如，系统能够在不超出要求价格或者数量标准下，自动签发一张购置订单。,购置订单,种类,：,针对某一商品或劳务购置订单,有转包协议性质购置订单,有寄售性质购置订单,有第三方购置订单,存货运输购置订单,采购与应付子系统课件,第12页,纲要性协议书,是企业与供给商签署长久供货契约性意向书。其通常由信息关键点和详细项目两部分组成。,（1）,协议,（2）,进度协议,。一份进度协议能够分若干行项目分别列示，约定由企业制订一系列进度表，然后报送供给商，这么对于进度协议每行项目都会建立一个滚动交货进度。（“按时制”方式）,采购与应付子系统课件,第13页,6、验收货物,收货文件,编制方式：,（1）当货物入库时，由存货管理系统编制,（2）参考购置订单编制收货文件,（3）先过账到质量检测账户下，假如经过检测，一个转移性过账操作会将货物从质量检测账户转入存货,在登记收货文件后，系统会编制一份存货文件，以反应实际能够使用存货终究有多少。同时会形成对应会计统计以反应总分类账处理。,采购与应付子系统课件,第14页,7、确认发票,在支付货款前，必须依据收货文件和原始购置订单文件对发票进行检验。,对发票进行确认能够将材料管理和采购与系统其它组成模块（,账务处理,模块和,成本控制,模块）衔接在一起。,当发票确认工作完成后，系统还能够自动将购置订单、收货文件与发票3份文件进行查对。,采购与应付子系统课件,第15页,8、付款,付款是按照购置订单或者供给商控制统计中详细要求方式和条件来执行,。,采购与应付子系统课件,第16页,9、控制统计,系统中建立控制统计，必须有其特定目标，能反应企业组织结构和业务流程。这些目标通常以代码来表示，为目标设定代码包含若干区域，分别确定企业、工厂、仓库位置、购置机构以及采购小组。,企业代码,确定了一个含有资产负债表和损益表会计实体。,工厂代码,用来确定某个独立场所。,仓库代码,用来确定货物存放详细位置。,购置机构代码,用来确定负责为某个或某几个工厂协商购置事宜单位。,采购小组代码,用来确认对材料详细采购或者材料等级负责个人和团体，采购小组是企业与供给商主要联络人。,采购与应付子系统课件,第17页,二、采购交易循环控制,图4-1（a）-（c）是一份采购业务流程图中包括全部文件组成分析流程图。在该流程中，最为突出循环控制有：请购、采购、应付账款、现金支出、总分类账。,（一）请购（仓储）,请购单,一定要经过最初提出申请部门审核,采购与应付子系统课件,第18页,准备请购单,请购单处理,请购单,采购,查核货物,收货,处理,收货汇报,应付账款,收货汇报,交付单,收货,采购数据库,图4-1（a）采购业务流程采购与应付子系统课件,第19页,（二）采购,采购过程怎样完成取决于企业采购职能集中化程度。,采购部门选择好供给商后，应该依据请购单编制一份购置订单，并把其副本送交供给商。应付账款、请购以及收货部门在接下来订单处理过程中将会分别接触并处理,购置订单,。,采购与应付子系统课件,第20页,请购单,准备订单,选择供给商,订单处理,采购订单,供给商,采购数据库,供给商,发票,发票查核,发票,应收账款,图4-1（b）采购,采购与应付子系统课件,第21页,（三）收货,收货部门能够直接处理购置订单，并将其与从供给商处运来货物进行查对。,收货程序要求对运到货物进行,独立清点,，并编制,收货汇报,。,清点过程能够使用独立,盘点,或,盲点,。,采购与应付子系统课件,第22页,供给商,交付单,盲点,交付单,仓库,与采购订,单匹配,输入收,货信息,采购数据库,订单处理,收货汇报,仓库,图4-1（c）收货,采购与应付子系统课件,第23页,（四）仓储,仓储部门在收货部门之后再次确认货物已经收到，详细做法是签收收货汇报，并传递给应付账款部门。,对所购货物接收进行,独立检验确认,，是采购业务流程一个主要控制点。,采购与应付子系统课件,第24页,（五）应付账款,统计一次采购业务必须具备4种相关文件统计（原始凭证）：,请购单、购置订单、收货汇报、发票,。付款活动中使用凭单系统是对采购业务采取一个必要控制办法。,凭单系统控制外控制办法：,1、收货职能要与货物保管职能分离。在授权付款之前，必须要收到收货职能和保管职能两方面确实认。,2、负责应付账款职员只能处理与其相关文件，不能单独接触货物或现金。,采购与应付子系统课件,第25页,3、请购单应该由采购部门以外部门单独进行复查。,4、发票在送交应付账款部门之前，要交采购部门进行必要复查和核准,5、采购条件普通应由采购部门以外其它部门来评价是否恰当,6、存货统计应该及时更新，方便能客观反应实际收到存货数量,采购与应付子系统课件,第26页,（六）采购业务流程中诚信问题,购置订单和收货汇报能够控制个别采购活动，但不能对整个业务流程进行全方面控制。整个采购业务流程控制焦点集中在,采购方和供给商关系老实性,上。,大多数企业都认为，经过书面政策和程序手册来控制采购业务流程是可行，也是必需。采购政策中要求公平竞价，能够经过使用报价请求文件来确保,公平竞价,。,采购方必须经过签发报价请求来要求供给商竞价。采购方收到供给商提供报价后，将相关文件进行整理归档，由采购经理进行检验。,评价和选择供给商报价方法普通是基于供给商本身特征，这被称为,供给商评分计划,。,采购与应付子系统课件,第27页,（七）供给商评分计划,当需要对若干个独立评价者意见做出一个客观评价时，也就是说，同一系统内各种评价混合在一起时，使用选择供给商特征评分法是可行。,特征评分法步骤：,确认并列示评价中所包含供给商各种特征,依据主要性和客观性标准，为每个特征设定一个权数,每个评定者对每个供给商各项特征进行排序，在110分内打分,将每项特征分数乘以其预先设定权数，然后加总得到每个供给商最终分数,采购与应付子系统课件,第28页,三、现金支出（货款支付）业务流程,通常情况下，支票用于大额现金支出，而货币支出则仅限于从定额备用金中小额提取。,现金支出业务流程中主要控制特征包含：使用凭单系统来支持支票提取，同意支付与实际付款职能分离，独立编制银行存款余额调整表。,（一）应付账款,应付账款部门会接触到现金支出所包括文件。这些文件经过检验和完整性确认，深入编制成付款凭单。,采购与应付子系统课件,第29页,请购单,采购订单,收货汇报,发票,恢复文档,采购数据库,准备凭单,凭单处理,凭单支票,凭单,日志账凭单,总账,现金支出,在到期日,凭单登,记簿,应付账款,采购与应付子系统课件,第30页,（二）现金支出（货款支付）,现金支出部门从应付账款部门取得相关支票和凭单，在对支票和凭单进行必要检验后，在支票上签字盖章，将相关凭单注销并按号码整理归档。,采购与应付子系统课件,第31页,凭单支票,凭单,在支票上签字,凭单支票,凭单,支票签字,后取消凭单,过账,支票登记簿,凭单支票,控制汇总,总账,直接付款,应付账款,货款支付,采购与应付子系统课件,第32页,（三）总分类账,总分类账部门从应付账款部门接到日志账凭证，从现金支出部门接到控制总额。将两个金额比较查对，确定一致后记入总分类账。,采购与应付子系统课件,第33页,控制汇总,日志账凭证,出纳,应付账款,比较过账,总账处理,控制汇总,日志账凭证,总账,总账登记,采购与应付子系统课件,第34页,采购与应付子系统课件,第35页,四、采购与应付子系统数据文件,（一）基础数据文件,供给商档案文件、部门档案文件、结算方式文件、付款条件文件、存货档案文件等,（二）业务数据文件,1、采购订单文件,2、入库单文件,3、采购发票文件,4、付款单文件,5、应付账款文件,采购与应付子系统课件,第36页,第三节 采购与应付子系统数据代码 及其主要功效模块,一、数据代码设计采购与应付子系统数据代码有存货代码、存货类别代码、仓库代码、部门代码、供给商代码等。,采购及存货子系统中相关采购、应付账款全部数据处理都是围绕供给商这个中心步骤而设计。必须为每一个供给商进行编码。供给商代码普通也采取群码方式进行设计，方便依据采购管理、往来账管理和提供各种采购信息需要进行分类、汇总。,供给商编码普通应包含供给商所属国家、地域以及供给商单位性质等信息。,采购与应付子系统课件,第37页,供给商序号,城市或地域区号,区域编码,用10位代码表示供给商代码编码规则,采购与应付子系统课件,第38页,二、系统主要功效模块,系统主要功效模块应包含：,初始化模块,业务单据输入,业务处理,账表输出,自动转账,系统维护,采购与应付子系统课件,第39页,采购与应付子系统课件,第40页,第四节 采购与应付子系统初始化设置,初始化设置是为用户在计算机上处理自己企业采购与应付业务提供一个适当运行环境而设计模块，其目标是使通用采购与应付业务管理系统能够适应本企业采购与应付业务管理需要，同时，也提供了企业在经济业务处剪发生时对已经有设置进行修改平台。,初始化设置主要内容包含：供给商档案设置、部门档案设置、职员档案设置、结算方式设置、付款条件设置、采购类型设置、单据设计以及年初建账等。,采购与应付子系统课件,第41页,第五节 采购与应付子系统日常业务处理,一、系统数据输入,（一）数据输入类型,1、初始数据输入,2、和其它子系统集成时自动调入数据,3、日常交易数据输入,采购与应付子系统课件,第42页,（二）采购订单输入-P,129,图4-7,（三）入库单与退货单输入-P,131,图4-8,（四）采购发票输入-P,140,图4-9,（五）付款单输入-P,131,图4-10,（六）日常业务数据输入控制,采购与应付子系统课件,第43页,二、数据处理,（一）自动转账,系统依据日常业务处理输入数据，自动生成对应凭证，经过自动转账功效传递到账务处理子系统中。,采购与应付子系统课件,第44页,（二）采购结算,1、自动采购结算,2、手工采购结算,（三）往来核销,1、自动核销,业务号勾对、逐笔勾对、总额勾对2、手工勾对,采购与应付子系统课件,第45页,三、账表输出与系统维护,（一）账表输出,1、统计类报表,采购订货明细与统计表、采购明细与统计表、增值税抵扣表、费用明细表等,2、分析类报表,订单执行情况表、结算明细与统计表、货到票未到明细与统计表、在途存货余额表、暂估入库余额表等,采购与应付子系统课件,第46页,（二）系统维护,数据备份,数据恢复,口令修改,获取外部数据,采购与应付子系统课件,第47页,案例：,你受雇于ABC有限企业，审核其采购、接收、库存以及原材料发放内部控制。你对ABC有限企业流程描述以下：,主要由昂贵电子元件组成原材料存放在一个上锁库房里。库房人员包含一名监督员和四名职员。他们都经过训练、很有能力，而且购置了保险。只有经过生产部门某个领班书面或口头授权，才能够从库房转移原材料。,因为没有采取永续盘存制，库房职员没有统计货物接收与发放。为了填补永续盘存统计短缺，库房职员在很好监督下，每个月进行实物盘点，而且在进行存货盘点时候采取了适当程序。,在实物盘点之后，库房监督员把盘点数目与预先定好追加订购水平相匹配。假如给定部件数目小于追加订购水平，监督员将在材料请求单上输入部件编号，然后将其发送给应付账款职员。应付账款职员为每个预先定好追加订购量准备采购订单，然后把采购订单寄给最近一次采购部件供给商。,采购与应付子系统课件,第48页,当订购材料抵达ABC企业时，库存部门职员进行接收。职员盘点货物，并对照提货单上货物进行核实。将全部供给商提货单署名、标注日期，然后归档，作为收货汇报保留在仓储部门。,要求：（1）编制一个逻辑业务流程图,（2）编制一个分析流程图,（3）描述内部控制缺点，并为ABC有限企业采购、收货、库存以及原材料发放流程推荐一些改进办法。,采购与应付子系统课件,第49页,库房,应付账款,记账员,供给商,生产领班,存货,再订购标准,收货,提货单,书面或口头授权,清点,收货汇报,材料需求清单,购置订单,采购与应付子系统课件,第50页,生产部门,仓储部门,应付账款,供给商,领料单,领料单,同意,发料,定时盘点,盘点汇报,确定再订购点,物料需求清单,物料需求清单,确定购置单,购置订单,选择供给商,购置订单,发货,提货单,提货单,验货,采购与应付子系统课件,第51页,缺点,改进方法,1、有某个生产部门领班口头授权，原材料就能够从库房转移。,2、ABC企业每个月进行实物手工盘点并不能填补永续盘存系统缺点。月底库存数量并不能用到下个月盘点时候。假如企业将盘点考虑到追加订购水平设定上，将意味着一笔较大存货投资。,1、只有经过被授权生产部门领班书面同意，原材料才能够从库房转移。而且授权表格必须事先编码和清点，并列示数量和工作或生产编码，并注明日期。,2、永续盘存系统应该在非库管员控制之下。系统应该包含每个原材料项目标数量和价值。在合理间隔期内，每个永续盘存统计上总存货价值都应该与总分类账进行比较。在采取实物盘点时，还应该与永续盘点统计相比较。假如有出入，应该进行调查，假如永续盘存统计有错误，则应该进行调整。另外，应该对废弃存放材料进行控制。,采购与应付子系统课件,第52页,缺点,改进方法,3、原材料依据预定追赶加订购水平和数量进行购置。因为生产水平在一年内会有改变，对当期生产需求来说，订购数量可能会太少或太多。,4、应付账款职员同时处理采购职责和发票支付，这不符合职责分离标准。,3、对原材料购置需求应该来自生产部门管理层，而且应该依据生产进度和永续盘存统计上数量为基础。,4、采购职责应集中在一个独立部门。这个部门应发出并控制原始预先编码购置订单。购置订单副本应送交会计部门和接收部门。还需考虑接收副本上是否需要列示货物数量。,采购与应付子系统课件,第53页,缺点,改进方法,5、原材料总是在同一供给商处购置。,6、没有专门收货部门或收货汇报。为了满足适当职责分离要求，负责收货人员应从仓储部门中分离出来。,7、没有货物检验部门。因为昂贵电子元件要求抵达一些确定规格，当收到货物时应对这些要求进行检验。,5、采购部门应该对每一次详细采购进行招标。,6、应该设置单独收货部门。这个部门人员应该清点或称量全部接收货物，并准备一份预先编码收货汇报。这些汇报应该经过署名，标明日期，并在适当控制之下。收货汇报副本应送往会计部门、采购部门和仓储部门。,7、应设置检验部门，在接收货物时对货物进行检验。应准备预先编码检验汇报并及时清点。这些汇报副本应被送往会计部门。,采购与应付子系统课件,第54页,1、应怎样应对采购业务中诚信问题,2、请选择两外会计软件进行差异化比较,采购与应付子系统课件,第55页,