办公word软件实用功能介绍PPT.ppt

单击此处编辑母版标题样式,编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,3,*,办公,word,软件实用,功能介绍,1,2025/7/23 周三,样式、目录、段落,1,页眉、页脚、页码,2,表格、插图、链接,3,权限、保存、恢复,4,主要内容,2,2025/7/23 周三,样式、目录、段落,1,页眉、页脚、页码,2,表格、插图、链接,3,权限、保存、恢复,4,主要内容,3,2025/7/23 周三,样式、目录、段落,内容,样式,目录,段落,样式设置：,如何设置多级标题自动编号,如何修改标题样式,目录生成：,如何生成目录,如何更改目录格式,段落排版：,如何设置段落换行与分页,如何设置项目符号与编号,如何利用样式快速修改格式,4,2025/7/23 周三,样式设置,_,如何设置多级标题自动,编号,?,5,2025/7/23 周三,样式设置,_,在,“列表库”,中没有,想要的样式,，怎么办,？,6,2025/7/23 周三,样式设置,_,标题样式修改,注意：,因各级标题样式大多是基于正文格式的，修改正文,可能,会同时改变各级标题样式的格式,，所以,一定要先修改正文。若最后才改正文，很可能各级标题都得重新改过。,小建议：为了避免修改正文样式时标题样式可能发生的改变，最好重新设置一个正文样式。,7,2025/7/23 周三,样式设置,_,标题样式修改,一般情况下，一般标题都是另起一页，所以一级标题的段落设置中可以设置“段前分页”,。,8,2025/7/23 周三,目录生成,自动生成目录的前提：各级标题必须是格式化的（即设置了大纲级别），而不是手工输入。,9,2025/7/23 周三,段落排版,_,如何设置段落换行与分,页,？,与下段同页,：,此,项在处理表格、图片时比较好用，一般排版时要求表格或图片的解释文字与该表格或图片在同一页，如果解释文字在表格或图片上方，那么可以为解释,文字,所在段落,设置,该项；如果解释文字在表格或图片下方，那么可以为表格或,图片,所在段落,设置,该项）,10,2025/7/23 周三,段落排版,_,如何,设置,项目符号与,编号？,项目符号的设置方法和编号的设置方法类似，下面以编号为例进行介绍。,11,2025/7/23 周三,段落排版,_,如何调整列表缩进量？,12,2025/7/23 周三,段落排版,_,如何,利用样式快速修改,格式？,假设现有文档的正文字体为宋体、字号为五号、行间距为,1.5,倍，在编辑过程中想把所有正文的字体改为仿宋、字号为小四、行间距为单倍。那么如何快速修改呢,？,13,2025/7/23 周三,样式、目录、段落,1,页眉、页脚、页码,2,表格、插图、链接,3,权限、保存、恢复,4,主要内容,14,2025/7/23 周三,页眉、页脚、页码,内容,页眉,页脚,页码,插入页眉：,基本设置方法,同一文档中多种页眉设置方法,怎样删除和添加横线,插入页脚：,基本设置方法,同一文档中多种页脚设置方法,插入页码：,基本设置方法,同一文档中多种页码设置方法,15,2025/7/23 周三,插入页眉,_,基本设置方法,16,2025/7/23 周三,插入页眉,_,同一文档中多种页眉设置,方法,同一文档中多种不同,页眉,的,实现,关键在于“分隔符”中“分节符的下一页”和“链接到前一条页眉”这两个功能的,使用。,17,2025/7/23 周三,插入页眉,_,怎样删除和添加,横线？,一、删除横线,1.,双击页眉。,2.,选中整个页眉段落，注意一定要选择段落标记。,3.,单击“开始”功能区。,4.,在“段落”中单击边框线下三角按钮。,5.,在边框线列表中选择“无框线”选项。,6.,双击文档正文部分取消页眉编辑状态。,二,、,添加,横线,1.,双击页眉,2.,选中整个页眉段落，注意一定要选择段落标记。,3.,单击“开始”功能区。,4.,在“段落”中单击边框线下三角按钮。,5.,在边框线列表中选择“下框线”或“上框线”选项。,6.,双击文档正文部分取消页眉编辑状态。,18,2025/7/23 周三,插入页脚,插入页脚和插入页眉的方法类似，这里就不详细讲了。,19,2025/7/23 周三,插入页码,_,基本设置方法,20,2025/7/23 周三,插入页码,_,同一文档中多种页码设置,方法,多种页码用的较多的地方是文档目录页码格式（“,I,、,II,、,III,、,”,）和文档正文页码格式（“,1,、,2,、,3,、,”或者“第,1,页,/,共,5,页、第,2,页,/,共,5,页、,”）的区分。,同一文档中多种不同,页码的,实现关键在于“分隔符”中“分节符的下一页”和“链接到前一条页眉”这两个功能的使用。,21,2025/7/23 周三,插入页码,_,同一文档中多种页码设置,方法,例,1:,目录页码格式是“,I,、,II,、,III,、,”,，,正文页码格式“,1,、,2,、,3,、,”。,方法,：,前提是,正文开始页设置了“分节符”（这里不用取消,“链接到前一条页眉”,）。,例,2:,目录页码格式是“,I,、,II,、,III,、,”,，,正文页码格式“第,1,页,/,共,5,页、第,2,页,/,共,5,页、,”。,方法,：,前提是,正文开始页设置了“分节符”并取消了,“链接到前一条页眉”,）。,22,2025/7/23 周三,样式、目录、段落,1,页眉、页脚、页码,2,表格、插图、链接,3,权限、保存、恢复,4,主要内容,23,2025/7/23 周三,表格、插图、链接,内容,表格,插图,链接,设计表格：,文档中表格按顺序自动编号（题注）,绘制斜线表头,表格内数据排序,自动添加行序号,跨页的表格标题行重复显示,怎么解决表格内文字显示不全的问题,绘制图形：,图片按顺序自动编号（题注）,如何绘制自选图形,快速插入,SmartArt,图形,如何对插入的图片进行裁剪,如何调整图片显示,创建链接：,如何创建书签,如何创建超链接,如何设置交叉引用,24,2025/7/23 周三,设计表格,_,文档中表格按顺序自动编号（题注,）,25,2025/7/23 周三,设计表格,_,绘制斜线表,头（,一,条,斜线,的表头,）,26,2025/7/23 周三,设计表格,_,绘制斜线表,头（两条,或多条,斜线,的表头,）,方法一：把光标定位到表格内，上方会出现“设计”菜单，通过“设计”菜单下的“绘制表格”来实现。（个人感觉用的这种方法斜线的位置和方向不太好控制）,27,2025/7/23 周三,设计表格绘制斜线表,头（两条,或多条,斜线,的表头,）,方法二：,在“插入”菜单中“形状”下拉框中选择一种线条形状，然后根据需要直接到表头上画相应的斜线即可。如果绘画的斜线颜色与表格不一致的话，可以选择刚画的斜线后点击上方的“格式,/,形状轮廓”选择需要的颜色。,）,28,2025/7/23 周三,设计表格,_,表格,内数据,排序,29,2025/7/23 周三,设计表格,_,自动添加行,序号,表格的第一列有时候是序号，对于较长的表格，如果手动输入编号的话太费时，特别是有时候编号写好之后还可能会增加行或者删除行，,之后,又得重新编号。这时就希望这一列能够自动编号。,方法是：先,选中要自动编号的区域,，然后按照添加编号的方式进行操作。,30,2025/7/23 周三,设计表格,_,跨页的表格标题行重复,显示,如果在,Word,中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头。,方法一：选中表格标题行（标题行有多行时要选定多行），功能区会显示,“,布局,”,选项卡，在,“,数据,”,中单击,“,重复标题行,”,按钮。,31,2025/7/23 周三,设计表格,_,跨页的表格标题行重复,显示,方法二：选中表格标题行，在右键菜单中点击“表格属性”打开“表格属性”对话框，选中“行”选项卡下的“在各页顶端以标题行形式重复出现”前的选项框即可。,32,2025/7/23 周三设计表格,_,怎么解决表格内文字显示不全的,问题,原因,1,：,可能,要显示的文本高度超过了指定的固定行高,。,方法：选中表格,，,右键,选择,“,表格属性,”,打开,“,表格属性,”,对话框，在,“,行,”,选项,卡,下,“,行高值是,”,框中,，,选中,“,最小值,”,则可,。,如果清除,“,指定高度,”,复选框，,word,会自动调整文本的高度。,原因,2,：,可能,需要调整单元格中文字的缩进,量,。,方法：选中表格,，,选择,“,开始,”,菜单的,“,段落,”,下三角按钮打开“段落”对话框,，,在,“,缩进和间距,”,选项,卡,的,“,缩进,”,区域,重新,指定缩进,量,则可,。,33,2025/7/23 周三,绘制图形,_,图片按顺序自动编号（题注,）,文档中图片按顺序自动编号的方法与表格按顺序自动编号的方法类似，这里不再详细说明,。,34,2025/7/23 周三,绘制图形,_,如何绘制自选,图形？,可以直接使用,Word2010,提供的线条、箭头、流程图、星星等形状组合成更加复杂的形状。,新建绘图画布是为了方便操作，很好地控制所绘制图形的位置，否则的话绘制的图形是浮于文字上方的，不好控制位置，也不利于整体调整。,35,2025/7/23 周三,绘制图形,_,如何绘制自选,图形？,点击绘图画布，在上方功能区会出现“格式”菜单，在“插入形状”区域选择需要绘制的形状，按下左键拖动鼠标即可绘制图形,。,如果,在释放鼠标左键以前按下,Shift,键，则可以成比例绘制形状；如果按住,Ctrl,键，则可以在两个相反方向同时改变形状大小,。,将,图形大小调整至合适大小后，释放鼠标左键完成自选图形的绘制。通过“格式”菜单下“形状样式”区域，可以调整图形的颜色、形状等。,36,2025/7/23 周三,绘制图形,_,快速插入,SmartArt,图形,使用该功能可以快速制作漂亮的流程图、层次结构图、列表等图形，该功能在兼容模式（,doc,格式）下,有时,会受到限制，因此建议在新的文件格式（,docx,格式）下使用该功能。,37,2025/7/23 周三,绘制图形,_,如何对插入的图片进行,裁剪,1.,单击选中需要进行裁剪的图片，在“格式”菜单下“大小”区域中点击“裁剪”按钮，鼠标箭头会变成裁剪的形状。,2.,用鼠标拖动图片周围的,8,个方向控制柄，可以对图片进行相应方向的裁剪，同时可以拖动控制柄将图片复原，直至调整合适为止。,3.,将鼠标光标移出图片，单击鼠标左键将确认裁剪。,38,2025/7/23 周三,绘制图形,_,如何调整图片显示,问题,1,：,插入图片显示不完整,一般都是因为图片是嵌入型，而行距设置为固定值的原因，只要,选中图片或,图片所在段落，选择“开始”菜单,中,“行和段落间距”下拉框，将行距设成单倍行距（,1.0,）即可。,39,2025/7/23 周三,绘制图形,_,如何调整图片显示,问题,2,：有的,图片总是处于页面的顶端，想拖下来放到其他地方,，但,就是拖不下来；有的图片位置不会随着前面段落的删减而改变插入位置。,这是,因为图片格式的设置问题（一般是设置了浮于文字上方），选中图片，在“格式”菜单下“自动换行”下拉框中选择“嵌入型”则可,（,在右键菜单中选择“设置图片格式”打开“设置图片格式”对话框，在版式选项下设置为“嵌入型”,）,。,40,2025/7/23 周三,创建链接,_,如何创建,书签？,书签主要还是用于定位。,设置完书签后，在编辑文档过程中，如果想要快速进行定位，那么打开“书签”对话框，在书签列表中选中合适的书签，并单击“定位”按钮即可,。,41,2025/7/23 周三,创建链接,_,如何创建超,链接？,链接到现有文件或网页,42,2025/7/23 周三,创建链接,_,如何创建超,链接？,链接到文档中的位置,通过超链接可以链接到,本文档的顶端、标题和书签,，也可以,链接,到,其余文档的书签,。,如果想要链接到文档中的文字或图表，那么需要先在文档中的文字,处,插入书签。,43,2025/7/23 周三,创建链接,_,如何设置交叉,引用？,通过插入交叉引用可以动态引用当前,Word,文档中的书签、标题、编号、脚注等内容。,在编辑文档过程中，经常会编写“如图,2-3,所示“这类文字，但是在文档编辑过程中，可能会由于增减章节或者增减图片导致图片的序号发生改变，这时通过手工调整会比较麻烦且费时，,利用交叉引用功能可以自动更新引用图片的编号,（前提是图片的序号是通过插入题注来实现的）。,将鼠标指针指向插入的交叉引用处将显示题注名称，按住,Ctrl,键并单击交叉引用文字可以跳转到目标位置。,文档中图增减之后，选中全文或者部分正文，然后点击右键菜单“更新域”则可。,44,2025/7/23 周三,样式、目录、段落,1,页眉、页脚、页码,2,表格、插图、链接,3,权限、保存、恢复,4,主要内容,45,2025/7/23 周三,权限、保存、恢复,内容,权限,保存,恢复,限制权限：,用密码进行加密,限制编辑,自动保存：,设置自动保存时间,文档恢复：,文档异常关闭后恢复,文档“正常”关闭后恢复,46,2025/7/23 周三,限制权限,_,用密码进行,加密,通过“用密码进行加密”把文档设置为需要使用密码才能打开此文档。,47,2025/7/23 周三,限制权限,_,限制编辑,通过“限制编辑”设置控制其他人可以对此文档所做的更改类型。比如将文档设置为只读等,。,48,2025/7/23 周三,自动保存,_,设置自动保存,时间,您,是否遇到过这样的事情：,用,Word,工作了很长时间，写了许多文字，但是文件还没有来得及存盘，却突然遇到停电或死机？,为了减小如突然断电致使没来得及保存等情况带来的损失，在使用,word,中需要让,word,在一定的时间间隔进行自动保存编辑的文档。,49,2025/7/23 周三,文档恢复,_,文档异常关闭后,恢复,能够恢复的,前提：设置了文档自动保存时间间隔。,场景：,正在编辑,word,文档时，突然断电或者计算机异常导致文档未保存就关闭了。,恢复方法：,这种情况下再次打开文档时，一般会出现“文档恢复”提示框，这时点击最近自动保存的文档，即可恢复到该时间点文档的内容，但是这个时间点之后编辑的内容会丢失,。,如果未出现“文档恢复”提示框，,怎么办？（可参考文档“正常”关闭后恢复方法）,50,2025/7/23 周三,文档恢复,_,文档“正常”关闭后,恢复,能够恢复的,前提：设置了文档自动保存时间间隔。,场景：,正在编辑,word,文档时，由于打开的,word,窗口太多，要关闭其他的文档，结果一不小心操作失误，点击“不保存”按钮后正在编辑的文档被关闭了，使得工作成果付之东流。,恢复方法：,这种情况下，默认会认为是正常关闭文档，所以不会对编辑后的文档进行保存，但这时也有一种恢复方法,。,在以上两种恢复方法中，由于都是恢复的文档自动保存的那个时间点的文档状态，因此，该时间点之后编辑的内容是无法恢复的。,为了避免重复工作量，建议及时手动保存文档。,51,2025/7/23 周三,设置,字体,拼音,指南,带圈,数字,上标,下标,带圈,字符,其他内容,52,2025/7/23 周三,字体,_,上标,下标,上标：比同一行中其他文字稍高的文字，如脚注引用标记。,下标：比同一行中其他文字稍低的文字。下标通常用于科学公式中。,快捷键如下：,下标：,ctrl,与,=,，再按一次取消；,上标：,ctrl,、,shift,与,=,，再按一次取消。,若要同时设置上标和下标,怎么做？,同时选中要设置为上标的文字和要设置为下标的文字（之间用空格隔开，把要设置为上标的文字放在空格前面，要设置为下标的文字放在空格后面），然后选择“开始,/,段落区域”中“中文版式”下拉框中的“双行合一”即可。,选择要设置为上标的文字,在,“,开始,”,选项卡上的,“,字体,”,组中，单击,“,上标或者按,Ctrl+Shift+=,。对于设置为上标的文字，想要恢复的话再重复执行一遍上述操作即可。,下标的设置方法类似。,53,2025/7/23 周三,字体,_,带,圈字符,使用,word,时,，,经常,会遇到“请在最合适的选项前打”的问题，如优秀 良好 一般,，怎么做呢？,方法是：先通过插入特殊符号插入“,”，然后通过带圈字符在“,”外加框“,”,；,当改变带圈字符的字号时，因圈号和圈内字符的字号变为同样大小，结果导致字符溢出圆圈之外。,解决方法为,:,选中此带圈字符后，重新打开“带圈字符”对话框，选择“缩小文字”样式或“增大圈号”样式后单击“确定”按钮即可。,可以在一个字外边加上方框或者圆圈（选中要夹方框或圆圈的字然后相关操作即可）。,如果要为多个字加上方框可以选择“开始,/,字体,/,字符边框”实现。,54,2025/7/23 周三,字体,_,带,圈数字,带圈数字是带圈字符的一种。,在使用,Word2010,编辑文档的时候，经常需要输入带圈数字。,如果,输入,10,以内的带圈数,字,，,可以通过“插入符号”功能实现。,如果,输入,10,以上的带圈数字,，则可以通过“带圈字符”功能来实现。,除此之外，还可以通过输入,Unicode,字符加快捷键的方式快速输入,20,以内的带圈数字。例如要输入,，则只需输入字符“,246a,”（不含引号），然后按下“,Alt+X,”组合键则字符“,246a,”会转换成,。,55,2025/7/23 周三,字体,_,拼音指南,有时,遇到一些,我们不认识的,生僻字,（,如“阌”,）,，,要想知道这个字怎么读，可以,借助,Word2010,中,“,拼音指南,”功能,给这些生僻字加上拼音和声调的注释。,56,2025/7/23 周三,常用快捷键和小功能,ctrl+a,全选,ctrl+c:,复制,ctrl+x,剪切,ctrl+v:,粘贴,ctrl+z:,撤销,ctrl+s,保存,ctrl+b,粗体,ctrl+i 斜体 ctrl+u 下划线,ctrl+f,查找,ctrl+h,替换,ctrl+n,新建,ctrl+o,打开,ctrl+home:,跳到文件开头,ctrl+end:,跳到文件最后,格式刷的使用,：,单击只能刷一次，双击可以重复刷,。,编辑,内容,时，插入新文字后会覆盖原先的文字，这是因为,insert,，再按一次键盘上的,insert,键即可。,删除表格,的行或列：,backspace,；,清除表格,内数据：,delete,。,用粘贴选项清除复制内容的格式,：执行粘贴操作之后，粘贴,内容的右下角会出现一个,“,粘贴选项,”,按钮，单击按钮右侧的黑三角符号，弹出一个菜单，选择,“,仅保留文本,”,即可。,57,2025/7/23 周三,