食堂软件操作手册.doc

食堂软件操作手册

中小学食堂管理软件
操作手册

秦皇岛市鑫科源科技开发有限公司
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一、库存管理系统 3
（一）、登陆库存管理系统 3
（二）、入库单录入 3
（三）、出库单录入 4
（四）、单据修改（注：只能修改当月单据，月末处理后不允许修改） 5
（五）、单据查询、打印（出库单可在月末处理后打印） 6
（六）、月末处理（必须本月出入库单据录完并且正确无误后操作） 8
（七）、入库单生成财务凭证 9
（八）、出库单生成财务凭证 10
（九）、“存货结存表”查询、打印 11
（十）、月结 12
（十一）、盘点 13
二、账务处理系统 15
（一）、登陆账务处理系统 15
（二）、凭证录入、修改、删除. 15
（三）、转入“库存管理系统”生成的财务凭证 16
（四）、凭证审核、记账、月结 17
（五）、凭证查询、打印 19
（六）、科目余额表的查询打印 20
（七）、普通明细账的查询打印 22
三、报表处理系统 23
四、常见问题解答 25
（一）、存货编码的增加、修改 25
（二）、增加、修改、删除会计科目 26
（三）、财务凭证审核、记账、月结后，修改或删除 27
（四）、凭证打印格式的调整方法 28

一、 库存管理系统
（一）、登陆库存管理系统
打开桌面【新中大银色快车-SE】文件夹，点击【库存管理系统(分仓库核算)】图标，选择“帐套”和“操作员”后登陆“库存管理系统”

（二）、入库单录入
1、进入【日常处理-1.单据录入】，选择“入库单”按下图输入相关内容；

2、入库单据内容全部输入完后，点“保存”按钮（注：仓库、日期、来源为必填项）；

（三）、出库单录入
1、进入【日常处理-1.单据录入】，选择“出库单”按下图输入相关内容；

2、出库单据内容全部输入完后，点“保存”按钮（注：仓库、日期、用途为必填项）；

（四）、单据修改（注：只能修改当月单据，月末处理后不允许修改）
1、 进入【日常处理-1.单据修改】，[简单条件]处输入“单据日期”，[单据]处选择“入库单”或者“出库单”点“确认”；

2、 选择需要修改的单据，点击“修改”按钮；

（五）、单据查询、打印（出库单可在月末处理后打印）
1、 进入【日常处理-5.单据查询】，[简单条件]处输入“单据日期”，[单据]处选择“入库单”或者“出库单”点“确认”；

2、 在单据查询界面，可以点击“前”“后”按钮翻页查询相应的“出/入库”单据，也可以按照“列表形式”查询（查询条件界面勾选“以列表形式显示”）；

3、 在单据查询界面点击“打印”或者“连续打印”按钮，进行“出/入库”单据的打印；

（六） 、月末处理（必须本月出入库单据录完并且正确无误后操作）
进入【月末结账-1.月末处理】，进行月末处理操作（系统根据“先进先出法”计算存货的发出单价和金额并回填到出库单的过程）；

（七）、入库单生成财务凭证
1、 进入【日常处理-7.生成财务凭证】“单据类型”选择“入库单”点“确认”按钮；

2、 点击选择需要生成凭证的单据，选择“对方科目”和“借贷方向”（贷方）后，点击“生成财务记账凭证”按钮

3、 因为涉及不到税收科目，所以不需要输入“涉税科目”和“税率”，点“否”即可；

4、 输入摘要、附单据张数，凭证正确无误后点“存盘”按钮；

（八）、出库单生成财务凭证
1、 进入【日常处理-7.生成财务凭证】“单据类型”选择“出库单”点“确认”按钮；

2、 点击选择需要生成凭证的单据，业务类型选择“结转生产成本”后，直接点击“生成财务记账凭证”按钮；

3、 按照需求选择“单张收发单据生成一张记账凭证”或者“所有选中的收发单据生成一张凭证”点“确认”按钮；

4、 输入摘要、附单据张数，凭证正确无误后点“存盘”按钮；

（九） 、“存货结存表”查询、打印
1、 进入【查询打印-1.存货结存表】选择“仓库”和“日期”后，点“确认”按钮；

2、 点击“剔除”按钮，选择“剔除数据全为零的行”，剔除未发生的行；点击“汇总”按钮汇总物料各大类的数量和金额；点击“打印”按钮先转换Excel输出后，在Excel里调整后再打印；

3、 在“存货结存表”查询界面选择某一存货，点击下面的“明细账”按钮可以弹出此存货的明细账界面，在“明细账”界面双击某一单据可以弹出此单据的查询界面；

（十）、月结
当本月业务全部完成，需要月结后才能开始下个月的操作。进入【月末结账-3.月结】进行备份后，点击“月结”按钮完成月结开始下一月份操作；

（十一）、盘点
1、 食堂需要每一月或者每一个期间进行盘点工作，进入【日常处理-6.盘点】选择【1.盘点单生成】生成盘点单；

2、 进入【日常处理-6.盘点-2.录入修改盘存数量】，打印“盘点单”，盘点完成后再根据纸质盘点单在此处录入盘点结果；

3、 进入【日常处理-6.盘点-6.差异调整】，根据盘盈/盘亏生成相应的调整单，财务再根据调整单生成相应的调整凭证即可；

二、 账务处理系统
（一） 、登陆账务处理系统
打开桌面【新中大银色快车-SE】文件夹，点击【账务处理系统】图标，选择“帐套”和“操作员”后登陆“账务处理系统”

（二）、凭证录入、修改、删除.
1、 进入【2.日常账务-凭证处理-1.记账凭证录入】（注：录入凭证时用制单员登陆软件）

2、 分别录入凭证日期、附件张数、摘要、科目、借、贷方金额信息，其中在科目处双击鼠标左键可调出“科目”窗口方便选择，在录入完成后点存入按钮保存凭证；

3、 对于凭证录入时的错误，如日期、摘要、附单据数、科目、金额或制单人错误，可以通过【凭证修改】功能修改错误数据，操作方法如下：进入【2.日常账务-凭证处理-8.凭证修改】在弹出的对话框中选择确认按钮，用“前翻”、“后翻”或“选张”功能定位要修改的凭证号，后点击修改凭证按钮。修改凭证界面和凭证的录入界面操作方法类似，凭证修改完成后点击存入按钮即可。（注：凭证修改、删除操作只适合未审核的凭证）

备注：如果是修改凭证的原始制单人，则首先需要切换操作员为：修改后的制单人。进入修改凭证界面，点击修改后，点击存入，软件提示：“要替换制单人吗？”，单击“是”就可以完成制单人的修改了。
4、 如果凭证是录重、多录、或者其他原因需要删除的，操作步骤和凭证修改类似，只不过在进入【凭证修改】界面，选择需要删除的凭证后直接点击删除凭证按钮即可。
（三）、转入“库存管理系统”生成的财务凭证
1、 进入【7.系统间转账-z.从其他模块转入凭证-3.库存管理】；

2、 选择月份后点“转入”或者“连续转入”按钮转入【库存管理系统】生成的财务凭证；

3、 如果在库存生成凭证时没有录入“摘要”或者“附单据数”可以在此界面补录，之后点“存入”按钮，逐个保存【库存管理系统】生成的财务凭证；

（四）、凭证审核、记账、月结
1、 经检查没有错误的凭证，需要经过进行审核，因为原则上审核和制单不能为同一人操作，所以首先需要更换当前操作员为具有审核权限的操作人员。进入【2.日常账务-系统服务-3.更换操作员】或者重新登录软件选择操作员登录；

2、 进入【2.日常账务-凭证处理-s.凭证审核】在弹出的对话框中选择“未审核凭证”点确认按钮，用【本张签字】或【全部签字按钮实现凭证审核。

3、 凭证经审核后可记账，记账过程实际上是软件完成试算平衡和汇总到各个账簿的过程。进入【2.日常账务-凭证处理-j.记账】会自动弹出“数据备份”界面，输入备份路径点确认按钮，备份完成之后在弹出的“经检查无误，决定开始记账吗”对话框中，点击是按钮，软件可实现自动记账。

4、 月结是在月末确定当月不再登记凭证后，将期末余额结转至下月的重要步骤。进入【2.日常账务-凭证处理-y.月结】在弹出的对话框中选择确认按钮，在提示“决定结帐”的对话框中，点击是按钮，完成月结。

（五）、凭证查询、打印
1、进入【2.日常账务-凭证处理-7凭证查询打印-1.简单条件查询】

2、选择相应的查询条件点确认按钮

3、可以首张、末张、前后翻页，也可以直接输入凭证号选张查询；

4、点击打印按钮打印本张凭证；

总结--日常操作的基本流程如下图：

（六）、科目余额表的查询打印
1、进入【2.日常账务-账簿查询打印-5.科目余额表】

2、输入查询科目余额的月份，默认是当前记账月份，点击 确认 按钮，即可查询科目余额。
提示：输入查询月份时，下面有个 “包括未记账凭证”的选择项，勾选后，即使凭证
没有审核、记账，余额表也会计算此凭证所涉及科目的发生金额，如下图所示：

3、点击全部展开按钮展开所有级次科目；点击其他按钮选择“剔除发生及余额为0的科目”；

备注：选择相应的科目点击上方的【明细账】按钮，可弹出此科目的“普通明细账”界面；双击明细账的金额行，可弹出对应的凭证界面。
4、点击右上角的打印按钮，出现“打印准备”对话框，如下图：

5、首次打印时，请先点击预览按钮，设置打印纸张和打印比例；设置正确后下次直接点击“打印准备”对话框中的打印按钮，即可打印科目余额表；如下图所示：

5、 点击打印设置对话框中的转换输出按钮，在出现的对话框中输入导出文件名.xls，并选择导出格式为Excel，即可把余额表转换为Excel格式输出 ，如下图：

（七）、普通明细账的查询打印
1、进入【2.日常账务-账簿查询打印-1.明细账-1.普通明细账】

2、选择需要查询的明细科目（例：101现金）、查询日期范围，点击确认按钮；

3、点击左下角的打印按钮，在弹出的“打印准备”界面调整好参数后点打印按钮；

三、报表处理系统
1、 打开桌面【新中大银色快车-SE】文件夹，点击【报表处理系统】图标，选择“帐套”和“操作员”后登陆“报表处理系统”

2、 系统中财务报表的数据都是公式计算得出的，因此每月的报表需要计算更新，以便数据准确。操作方法如下：点击【批处理-1.成批计算】菜单；

3、 在“成批计算”窗口中，从左边列表选择要计算的报表，用鼠标拖放到右边列表（一般点击全部选入按钮），之后点击确认按钮进行报表成批计算；

注意：如果计算月份的凭证还没有记账，需要模拟查看记账后的报表，这里可选择包括未记账凭证选项。

5、 计算后的报表，需要查看或打印时，操作如下：双击要查询或打印的报表（如：资产负债表），即可进入此报表查看、打印。如下图所示：

6、 如果要计算其他月份的报表，请进入【报表功能-4.将窗口中的报表复制到其他月份】并计算即可；

7、 如果查询其他月份已经复制过并计算的报表，点击左面的“筛选”按钮选择月份即可；

四、常见问题解答
（一）、存货编码的增加、修改
1、 进入【库存管理系统-初始及设置-a.存货编码】选择各大类最后的存货点下面的“增加”按钮，输入“存货名称”和“计量单位”点“确认”即可；

2、 新增存货后还需要进行分仓库存货设置，进入【库存管理系统-初始及设置-b.分仓库存货设置】把新增的存货选入到“已选入”窗口，点“存入”按钮；

注意：因为新增存货后“报表处理系统”的《库存明细表》不会自动增加新增的存货行，这样会导致《库存明细表》数据及账面不符，所以没有特殊情况尽量不要添加存货。如果必须添加请和我们联系或者查询库存明细时使用软件内的“存货结存表”查询。
（二）、增加、修改、删除会计科目
进入【账务管理系统-2.日常账-辅助管理-1.会计科目更改】选择需要调整的科目点击相应的增加、修改、删除按钮即可（有余额的科目不能修改或者删除）；

（三）、财务凭证审核、记账、月结后，修改或删除
1、 财务主管进入【账务处理系统-8.系统管理-数据安全维护-数据修复】；

2、 反复进入【数据修复】功能点击修复按钮，可取消所有月份的月结、记账；

备注：“数据修复”功能是按照从后往前的顺序依次取消月结、记账，例如：当前会计期为6月份并且6月凭证还没有“记账”，那么【数据修复】可修复的内容依次为5月份月结→5月份记账→4月份月结→4月份记账→3月份月结→3月份记账… …1月份记账；
3、 取消凭证审核：用审核人的操作员进入【账务处理系统-2.日常账务-凭证处理-s.凭证审核】菜单，在“是否已审核”选项中勾选“已审核凭证”，点击确认按钮；

4、 点击全部不签字按钮取消审核后退出，更换为制单人即可对凭证进行修改、删除；
5、 修改、删除后，再依次对凭证进行“审核”、“记账”、“月结”的操作。

（四）、凭证打印格式的调整方法
1、 凭证打印格式正常在安装时已经设置好，但是在更换打印机或者重新安装软件后需要重新设置凭证打印的自定义纸张，具体步骤如下：控制面板打开打印机设置→选择默认打印机点右键→打印首选项→设置自定义纸张“PZ”尺寸为130*240→选择默认纸张为“PZ”→纸张方向为横向；

2、 由于打印机和纸张不统一，首次打印时需要根据打印出的效果简单移动下纸张的位置；具体操作如下：进入【账务处理系统-2.日常账务-基础设置-2.凭证打印设置】选择“自定义格式六”后的编辑按钮（黄色图标）→进入的界面点击右侧的“编辑”按钮→选择“整体移动”菜单→根据实际效果选择“上下左右”后输入相应的调整值→存盘；

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