常用国企公文与事务文书写作培训(课堂PPT).ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,公文写作,1,企业公文,1,、,企业公文的含义,2,、,常用的企业公文,3,、,常见问题,2,企业公文的含义,公文是国家行政机关在行政管理的过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具,.,企业在自身的建设和经营管理活动中也得使用这个工具,.,企业领导，科室负责人和文秘，内勤人员，档案管理人员等，都必须了解公文处理知识，熟识公文制度和运作程序,.,3,常用的企业公文,1,、,决定,2,、,公告、通告、通知、通报、公示,3,、,报告、请示,4,、,批复,5,、,意见,6,、,函,7,、,会议记录和会议纪要,8,、,计划和总结,9,、,新闻报道,4,决 定,1,、,决定的含义,2,、,决定的分类,3,、,决定的结构和写作要求,5,决定的含义,决定是具有较强的指令性和约束性的公文。,适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，以及变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。,6,决定的分类,1,、发布传达重要事项的决定，如公布重大事项、调整机构、任免干部、奖惩有关人员等的决定。,2,、部署重大活动、重要工作的决定，,7,决定的结构和写作要求,1,、标题：发文机关,+,发文事由,+,文种,2,、,正文,：开头,+,主体,+,结尾,3,、落款：发文机关,+,日期,8,决定的正文,1,、开头交代发布决定的缘由、目的。若是奖惩性决定，开头应概括叙述事件的基本情况。,2,、主体要写明具体的决定事项。若是部署工作，要明确工作任务、措施、办法以及时限；若是奖惩，要写明奖励或惩罚的决定、种类。,3,、结尾一般写明希望和号召。,9,公告、通告、通知、通报、公示,1,、,公告,2,、,通告,3,、,通知,4,、,通报,5,、,公示,10,公告,1,、公告的含义,公告是向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。,2,、,公告的特点,3,、,公告的结构和写作要求,11,公告的特点,1,、发布机关级别高，一般限于国家最高行政机关及其工作部门，以及各省、自治区、直辖市的行政机关等。,2,、发布范围广，一般面向国内外发布。发布形式有别于其他公文，大多通过电视、广播、报纸等媒体直接发布，具有明显的公开性。,12,公告的结构和写作要求,1,、标题,1,）发文机关,+,文种,2,）发文事由,+,文种,3,）只标明文种,2,、正文：内容单一、篇段合一、交代公告依据和公告事项。另起一行写明公告规范用语，如“特此公告”、“现予公告”等。,3,、落款：发布公告的机关、日期。,13,通告,1,、通告的含义,通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项的公文。,2,、,通告的特点,3,、,通告的结构和写作要求,14,通告的特点,1,、很强知照性，便于公众的了解和执行。,2,、使用单位广泛3,、内容丰富，可以公布国家法规和政策，也可以公布一般具体事项。,4,、形式灵活多样，既可以通过媒体令人周知，也可以用张贴形式告知。,15,通告的结构和写作要求,1,、,标题,2,、,正文,3,、,落款,16,通告的标题,标题常见以下三种形式：,1,、发文机关,+,发文事由,+,文种,2,、发文机关,+,文种,3,、只标明文种,17,通告的正文,正文一般由缘由、事项和结语组成。,1,、缘由，也称引言，通常要概括写明发布通告的依据、目的和意义。,2,、具体写明通告的事项，大多采用分条列项的方式。,3,、结语多采用“特此通告”、“此告”、“本通告自公布之日起执行”等惯用词。,18,通告的落款,写明发文机关名称和发布通告的时间。,若标题已有机关名称或标题下已标明发布时间的，此处可省略。,19,通 知,1,、,通知的含义,2,、,通知的特点,3,、,通知的分类,4,、,通知的结构与写作要求,20,通知的含义,通知是转批下级机关的公文；,是转发上级机关和不相隶属机关的公文；,是传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项以及任免人员时使用的公文。,21,通知的特点,1,、使用广泛，党政机关、企事业单位，以及社会团体等经常使用。,2,、使用频率高，用途广泛，可以批转或转发文件，可以安排日常事务工作，可以任免人员。因此，通知被称为是公文中的“轻骑兵”。,22,通知的分类,1,、指示性通知，即布置工作的通知。,2,、批转性通知，是上级机关认为下级机关呈送的公文具有广泛印发的必要性，即加上批语向下级发布的通知。,3,、知照性通知，用来知照有关单位需要周知而不需要执行或办理的事项。,4,、会议通知。,23,通知的结构与写作要求,1,、标题：发文机关,+,发文事由,+,文种,2,、,主送机关,3,、,正文,4,、落款：发文机关,+,日期,24,主送机关,指的是公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。,位于标题下空一行，左侧顶格用,3,号仿宋体标识。最后一个主送机关名称后标全角冒号。,主送机关一般较多，排列时注意规范。,25,通知中的正文,1,、缘由：交待发布通知的原因、根据和目的，后用“现将有关事项通知如下”或“现通知如下”，以及“为此，要求做到以下几点”等惯用词引出主文。,2,、主文：即通知的事项，要将所发布的指示、安排的工作及方法、措施等表达出来，若事项复杂可分条列项。,3,、通知的要求：即结语，对如何贯彻执行通知事项提出具体的希望、要求。,26,通 报,1,、通报的含义,通报是表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的公文。,2,、,通报的分类,3,、通报的结构和写作要求,27,通报的分类,1,、表彰性通报，用于表扬和宣传先进集体、先进个人的典型事迹，从中总结出成功经验，号召人们向先进学习。,2,、批评性通报，用于批评和处理重大事故、事件、违法违纪案件等以告诫人们吸取教训，防止类似错误发生。,3,、情况通报，用于向下级机关传达有关重要情况、发布重要信息，以便上情下达，统一认识，协调工作，推动工作。,28,通报的结构和写作要求,1,、,标题,2,、主送机关：写法同“,通知,”,3,、,正文,4,、落款：发文机关,+,日期,29,通报的标题,1,、发文机关,+,发文事由,+,文种,2,、发文事由,+,文种,3,、只标“通报”,30,通报的正文,由于种类不同，正文的写法也不尽相同。,1,、,表彰性通报,2,、,批评性通报,3,、,情况通报,31,表彰性通报,简述被表彰单位或个人事迹，包括时间、地点、起因、经过、结果等。,对事件进行评价，阐明性质、意义，写明表彰依据和形式。,写明希望和要求，対受表彰对象提出希望，対受文单位提出要求。,同时表彰几个单位或个人，且非同一事件，分两部分行文。一是正文，介绍表彰对象，阐明表彰意义；二是作为附件，分别具体介绍事迹。,32,批评性通报,具体叙述事件的起因、经过、后果以及相关人员的责任。,分析造成事故的主客观原因，说明错误行为的危害程度、性质，写明处理的依据和形式。,阐明应吸取的教训，以及对受文单位的要求。,33,情况通报,先把情况写清楚，用事实、数据等说话；,然后分析情况；,最后提出具体要求。,34,公 示,1,、,公示的含义,2,、,公示的种类,3,、,公示的特点,4,、,公示的结构,35,公示的含义,公示是指组织管理部门把某些决策和决策实施情况公之于众，并让群众知晓或向群众征求意见的一种应用文书。,36,公示的种类,1,、干部公示，如任职公示、考核公示等。,2,、组织发展公示，发展党员公示等。,3,、推荐先进公示，如先进集体公示等。,4,、专业技术职称评聘公示，专业技术职称评审公示，专业技术职称聘任公示。,5,、重要举措的公示，如工程招标公示等。,37,公示的特点,1,、时限性。每种公示都有共同特点，那就是阶段性、时限性。公示期限因公示种类的不同而不同，公示期限一般为自公示之日起三至十五日。,2,、单一性。目的单一，内容有限，主要介绍公示对象的自然情况、公示目的和公示要求，使相关人士対公示对象有所了解和掌握。,38,公示的结构,1,、,标题,2,、引语：交代公示的目的和依据。,3,、公示对象的基本情况,4,、公示的要求,5,、公示的时限,6,、落款：发文单位,+,公示发布时间。,39,公示的标题,1,、发文单位,+,事由,+,文种,2,、发文单位,+,文种,3,、事由,+,文种,4,、文种,40,报告与请示,1,、,报告,2,、,请示,3,、,请示与报告的区别,41,报 告,1,、,报告的含义,2,、,报告的分类,3,、,报告的结构与写作要求,42,报告的含义,是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关咨询的公文。,综合性强，反映多方面情况，内容丰富，篇幅较长。事后性，大多形成于工作任务完成后或问题解决之后。,写作方法以叙述为主，叙述工作基本情况、基本做法，所取得成绩，以及经验、不足等。,43,报告的分类,1,、工作报告：汇报工作，反映情况。,1,）综合性报告，对某一阶段各方面工作进行全面、系统地总结，例如年度工作报告。,2,）专题性报告，就某一专项工作、专门问题而形成的报告。,2,、回复性报告：答复上级询问的报告。,44,报告的结构与写作要求,1,、,工作报告,2,、,回复性报告,45,工作报告,1,、工作报告的标题,1,）发文机关,+,发文事由,+,文种,2,）发文事由,+,文种,2,、工作报告的主送机关：同其他公文,3,、,工作报告的正文,4工作报告的落款,46,工作报告的正文,1,、,引言,2,、,主体,3,、结束语：惯用写法“以上报告请审阅”或“以上报告，如有不妥，请指示”。也可不写此项。,47,工作报告的引言,首先介绍工作的基本情况，交代报告的时间、工作的指导思想，以及完成工作的大体情况。,之后，用惯用语引出主体内容，如“现将有关情况报告如下”、“具体报告如下”、“现汇报如下”等，也可以直接写主题内容。,48,工作报告的主体,1,、按照工作的主从关系，分别介绍各项工作的情况。先归纳工作内容，然后介绍工作措施、方法、取得的成绩。,2,、写出经验体会。提炼规律性做法，加以归纳。上升到理性认识，总结可行经验，指导今后工作。,3发现问题，抓住实质问题，分析出现问题的成因。,4,、工作目标，提出总体设想，不必具体。,49,回复性报告,1,、标题：全称标题写法,发文机关,+,发文事由,+,文种,2,、主送机关：来文询问机关,3,、,正文,4,、落款,50,回复性报告的正文,1,、来文日期与来文询问的内容，说明是依据上级的查询、催办予以汇报的。,2,、答复的具体内容。内容集中，围绕询问给予具体明确的答复，认真调查研究，核对具体情况和相关数据，实事求是。,3,、语言要简明、得体、分寸适当。,51,请 示,1,、请示的含义：是向上级机关请求指示、批准的公文。规范性强，只对上级行文。,2,、,请示的结构与写作要求,52,请示的结构与写作要求,1,、标题：发文机关,+,发文事由,+,文种,2,、主送机关：只能是一个,3,、,正文,4,、落款：发文机关,+,日期,53,请示的正文,1,、缘由：一是写明请示的背景或原因；二是分析请示的性质和重要性，说明其必要性、迫切性。,2,、事项：一是提出要求上级给予指示、批准的具体问题和事项；二是明确提出解决所请示事项的具体方案和办法。,3,、结束语：“当否，请批示。”“妥否，请批复。”,54,请示与报告的区别,1,、汇报情况的目的不同。报告中汇报工作情况是为让上级了解、知道，无需批准、答复。请示中汇报工作的目的则是 为提出请示事项作铺垫。,2,、行文时间不同。,3,、内容量不同。4,、标题、结语不同。,55,批 复,1,、,批复的含义,2,、,批复的结构和写作要求,56,批复的含义,批复是答复下级机关请示事项的公文。批复是请示的回文，没有请示，也就没有批复。,57,批复的结构和写作要求,1,、标题：全标题,2,、主送机关,3,、正文,1,）批复依据：经研究批复如下,2,）批复意见,3,）批复结束语：特此批复、专此批复,4,、落款,58,意 见,1,、,意见的含义,2,、,意见的特点,3,、,意见的结构与写作要求,59,意见的含义,意见是对重要问题提出见解和处理方法的公文。,60,意见的特点,1,、针对性强，对重要问题提出设想、见解或者质疑，也可以答复有关单位的征求意见。,2,、行文方向灵活，上级、下级、平级皆可。,3,、参考性强，被采纳后具有权威性和约束性。,61,意见的结构和写作要求,1,、标题：全标题,2,、主送机关,3,、正文,1,）缘由。写明“为什么”发布意见,2,）主体。设想和安排、看法和建议,3,）结语。“以上意见，请予考虑。”,4,、落款,62,函,1,、,函的概念,2,、,函的特点,3,、,函的分类,4,、函的结构和写作要求,63,函的概念,函是一种使用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的公文。,64,函的特点,1,、适用范围 广泛,2,、内容单一具体、篇幅小,3,、行文格式灵活、写法自由,65,函的分类,根据 内容和目的的不同，分为请求函、批准函、商洽函、询问函、答复函以及知照函等种类。,66,函的结构和写作要求,1,、全标题,2,、主送机关,3,、正文,1,）主动发函：原因、具体事项、特此函告,2,）复函：来文标题、收悉、答复、“此复”,4,、落款,67,会议记录和会议纪要,1,、,会议记录,2,、,会议纪要,68,会议记录,1,、,会议记录的概念,2,、,会议记录的种类,3,、,会议记录的特点,4,、,会议记录的结构,5,、,会议记录的写作要求,69,会议记录的概念,开会时由会议指定的专职记录人员当场如实记写会议基本情况、发言内容和决议事项的事务文书。,是一种重要的档案材料，是传达和执行会议决定、贯彻会议精神的依据，是分析、研究、总结和检查工作的凭证，是撰写报告、简报、会议纪要、工作计划等文书的最可信的资料,70,会议记录的种类,1,、详细记录：全部情况，包括会议名称、参加人数、主持人、发言人、发言内容以及现场气氛具体、完整地记载下来。,2,、摘要记录：记录讨论的问题，发言的重点、中心、结论，以及会议通过的决定、决议。,71,会议记录的特点,1,、实录性：如实记载。,2,、条理性：分条列项，有重点、有主旨。,3,、准确性：时间、地点、任务、关键词。,72,会议记录的结构,1,、标题：开会机关,+,事由,+,文种,2,、基本情况：时间、地点、出席、缺席、列席、主持、记录,3,、主要内容：主持人发言、与会者发言、报告、传达事项、讨论问题、作出决议。,73,会议记录的写作要求,1,、记录迅速，详略取舍，避免残缺遗漏。,2,、准确，主要观点、主要分歧、主要事实和数据必须准确。,3,、条理清晰，能够再现会议阶段和进展情况，抓住会议内容的线索。,74,会议纪要,1,、,会议纪要的概念,2,、,会议纪要的写作要求,75,会议纪要的概念,用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。,形成于会议后期或会议结束之后。,所记载、传达的议定事项，具有行政约束力。,76,会议纪要的写作要求,1,、标题：名称,+,文种,2,、成文日期：用括号标在标题正下方。,3,、,正文,77,会议纪要的正文,1开头部分,2,、,主体部分,3,、,结尾部分,78,会议纪要的开头,会议的根据、目的，会议的名称、起止日期、地点，与会人员、主要议题、会议的成果。,可归纳叙述，也可分条列项叙述。,79,会议纪要的主体,这是会议纪要的核心部分，要写明会议的主要内容和精神。以下为常见表达方法：,1,、综合归纳,2,、分条列项,3,、摘要记录,主体部分在表述会议内容时，经常使用“会议讨论了”、“会议听取了”、“会议决定”等惯用语，以体现会议纪要的权威性。,80,会议纪要的结尾,提出希望、要求，有利于贯彻会议精神。,可以省略不写。,主体部分最后一个问题写完后即结束全文。,81,常见问题,1,、文种的混淆,2,、生造文种,3,、文种的混用,82,计划和总结,1,、,计划,2,、,总结,83,计 划,1,、,计划的概念,2,、,计划的种类,3,、,计划的特点,4,、,计划的结构,5,、,计划的写作要求,84,计划的概念,计划是对一段时间内的工作或要实现的目标预先做出打算和安排的事务性文书。,规划、安排、要点、方案、设想,85,计划的种类,1,、按性质：综合性计划、专题性计划,2,、按内容：工作计划、学习计划,3,、按范围：个人计划、单位计划,4,、按时间：长远规划、年度计划,5,、按形式：表格式计划、条文式计划,6,、按成熟程度：设想、草案、初稿、定稿,86,计划的特点,1,、针对性,2,、预测性,3,操作性,87,计划的结构,1,、标题：机关名称,+,时间,+,内容,+,文种,2,、,正文,3,、,尾部,88,正 文,1,、,导语,2,、,主体,3,、,结尾,89,导 语,或称前言，是计划的总纲。,简明地说明指定计划的指导思想、目的、依据、单位现状、计划的目标和任务，以及完成计划指标对今后工作的影响等。,90,主 体,计划的核心,着重写明目标、措施和步骤,计划三要素,91,结 尾,计划的辅助、补充部分,检查落实办法、注意事项,实现计划后的美好前景,目标和任务,92,尾 部,制文单位和时间,附件,注明报送单位和部门,93,计划的写作要求,1,、调查研究，吃透两头,2,、积极稳妥，切实可行,3,、集思广益，方法科学,4,、责任明确，便于落实,5,、点面结合，注意协调,94,总 结,1,、,总结的概念,2,、,总结的分类,3,、,总结的特点,4,、,总结的结构,5,、,总结的写作要求,95,总结的概念,总结是对某一时期或某项工作的成败进行回顾、归纳、分析，,从中引出经验和教训，,用以指导今后工作的事务文书。,96,总结的分类,1,、按性质：综合性总结、专题性总结,2,、按内容：工作总结、学习总结、思想总结,3,、按时间：年度总结、季度总结、月份总结,以上总结，皆可交叉重合。,97,总结的特点,1,、自身性和实践性,2,、条理性和理论性,3,、过程性和真实性,98,总结的结构,总结具备基本情况概述、主要经验或教训、存在问题与努力方向等内容，在结构上通常由以下几个部分组成：,1,、,标题,2,、,正文,3,、署名和日期,99,总结的标题,总结的标题根据总结的目的、要求和具体内容加以拟定。,1,、总结单位,+,期限,+,文种,2,、突出中心内容,3,、正副标题结合,100,总结的正文,1,、,开篇,2,、,主体,3,、,结尾,101,总结的开篇,也称导语、引言,标明总结的目的，概述总结的基本内容,扼要地交代总结的时段、背景、内容和主要成绩。,102,总结的主体,1,、贯通式：基本情况、具体做法、成绩，分别概括经验和教训，存在的问题和今后的打算。,2,、总分式：总体情况、几个方面、分别叙述不同情况与做法，最后得出总结。,3,、链条式：以时间为序，分阶段叙述工作情况、经验教训、存在问题。,103,总结的结尾,揭示问题，明确方向,运用概括、简洁的文字,104,总结的写作要求,1,、情况要实，思想要新,2,、突出重点，兼顾一般,3,、条理清楚，语言恰切,105,新闻报道,1,、,特点,2,、,种类,3,、,结构,4,、,写作要求,106,新闻报道的特点,1,、时效性,2,、真实性,107,新闻报道的种类,1,、,简讯,2,、,综合消息,3,、,典型信息,4,、,动态信息,108,简 讯,最简练、最短小的一种新闻体裁,内容简单、篇幅较小,报道领域广泛,通常情况下为有意义的小事而非重大主题,109,综合消息,综合反映带有全局性事件的报道,涉及面较广,声势和作用较大,需要全面的材料和较强的概括性,110,典型信息,又称经验信息,主要反映部门、单位在一定时期内产生的工作成效、典型经验和深刻教训,较强的针对性和指导性,由事实引出道理，从个别事例总结经验,叙述完整、分析系统,111,动态信息,用得最多的一种体裁,叙述为主，结构完整，文字简明，篇幅较短，时效性强,112,新闻报道的结构,1,、,标题,2,、,导语,3,、,主体,4,、,背景,5,、,结尾,113,新闻报道的标题,被称为“新闻的眼睛”,简明、准确、新颖、醒目,标题形式多样，除正题，还有引题和副题：,1,、引题位于正题之上,2,、正题是标题的主体,3,、副题位于正题之下,114,新闻报道的导语,新闻中最有价值的核心部分,是最重要、最新鲜、最有意义的事实的精要概括,115,新闻报道的主体,主体是新闻的主干部分,对导语的内容进行具体阐述,深化主题,可以以时间为序，也可以以逻辑关系为序,116,新闻报道的背景,是指与消息中报道的人物、事件有联系的条件和环境,包括政治背景、地理背景、历史背景、人物背景,117,新闻报道的结尾,总结全文,启发激励,引人深思,118,新闻报道的写作要求,1,、真实精悍,2,、要素齐全（时间、地点、任务、事件、原因、结果）,119,