《文书与档案管理基础》二诊试题.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,文书与档案管理基础,西昌现代职业技术学校 马庆福,1,LOGO,优秀是种习惯,今天你这样要求自己了吗？,举止得体、,作风干练、,形象优雅,2,LOGO,今天你收获了什么知识？,功到自然成！,今天你提升了什么能力？,3,二诊考试,一、单项选择题,1用户不能对信息进行修改、补充，只能读出和复印的光盘是（）,A 只读式光盘 B 一次写、多次读光盘 C 可擦洗光盘,2照片的文字说明涉及时间时，正确的书写格式是（）,A 二三年五月八日 B 2003.5.8,C 2003年5月8日 D 2003-5-8,3档案提供利用最常用的方式是（）,A函查 B借出 C借阅 D 电话查询,4档案保管期间其所有权仍归移交者的是（）。,A 移交 B捐赠 C 征购或收购 D寄存,A,C,D,B,P135;光盘种类：只、一、可,P128;文字说明200字,P92;交馆暂管,P104;利用方式：提供（出、阅、函、电、网）、,开发（料编研、专信服、参研利）,4,光盘的种类,高,只读式光盘,一次写多次读光盘,光学性载体（光盘）的管理：,记录密度高,光盘优缺点,大,可擦洗光盘,只能读取，不能追加,可录一次，不可消修,可以擦除，重新写入,存储容量大,非,非接触,形,式,的,写,入和,读,取,信息,高,数据传输率高,快,存取速度快,低,存储费用低,易,易保存,5,来源,符号说明：,形式,符号说明,照片说明的编写：,照片说明就是概括的解释和解释照片的（）、内容、（）和整理情况的一种文字材料。照片说明包括（）、（）、（）和（）。,文字说明,照片说明,总说明和分说明,照片号、,底片号、,参见号,（六要素）,时,间、,地,点、,人,物、,事,由、,背,景、,文字说明,总说明,分说明,摄,影,者,（以自然张为单位）,单张照片的说明应在照片（）的芯页上书写，也可以在照片（）的芯页上书写；总说明在（）照片（）的芯页上书写；大张照片的说明可（）书写，一同保存，反转照片应在（）上书写。照片说明采用（）格式，宽度最窄（）。,正下方,右侧或左侧,第一张,上方,另纸,插袋式芯页,横写,不得小于50mm,6,提供利用：,借,阅,借,出,（一般不许）、,电,话查询、,档案,网,络查询服务,函,查、,（最常用方式）、,开发利用：,档案的利用方式:,档案资料编研,档案资料专题信息服务,文件汇编,参考资料,专题目录,档案资料信息摘,报,期,刊,参与性研究利用,7,档案收集工作的内容：,1.,收集范围。凡是本单位（）中形成的、反应主要（）和（）的文件材料，均属于归档范围。此外，还应收集与本单位档案有关的（）和（）。,工作活动,职能活动,实物,归档制度,移交,清点,历史真实面貌,资料,质量与要求,交接文据,实体移交,2.归档规程。目前，档案室主要是通过（）的执行，来进行档案收集的，即通过部门档案的（），对符合归档（）的档案进行正常接收。移交档案的手续包括：（）、填写（）、完成（）（接受）。,移交,交接性质分为（）、（）、（）或收购、（）四种。,寄存,征购,捐赠,“帐外”文件的收集,零散文件的收集,3.收集方法,科技档案的收集,专业档案的收集,“帐外”文件是指未经文书部门登记，在收发文登记薄上无“账”可查的各种原始记录。,包括：重要会议文件材料、,外出带回文件材料、,直接寄送文件材料、,单位内部统计数据、,个人起草文件材料。,8,移交,移交,寄存,征购,填写交接文据：,交接性质分为（）、（）、（）或收购、（）四种。,寄存,交接性质,征（收）购,捐赠,档案交接,交馆暂管,捐赠,依法收买,无偿献出,9,5按文种进行分类和组卷是按（）,A 名称特征 B 作者特征 C 时间特征 D 问题特征,6不属于发文字号的一项是（）,A 机关代字 B 发文份数 C 发文顺序号,D 发文年度,7XX县人民政府2000年总结这个标题存在的问题是（）,A 无单位名称 B 没有文种 C 少事由,D 时间不具体,8发文登记主要采用（）登记。,A 流水式登记 B 分类式登记,C 卡片式登记 D 簿式登记,A,B,C,D,P61,P31，代、年、顺,P31；三要素：名（作）、事（问）、文（名）,P47；发文注册；登记形式，主要用簿式。,10,立卷,依据,按责任者,基本特征,立卷特征：,立卷特征就是在（）过程中按文件的（）确定,文件（）的原则和（）。（）是立,卷的依据，简言之，立卷特征就是按文件（）分类和,组卷。,按文件的,问题,特征立卷,分类和组卷,按文件的,作者,特征立卷,文件特征,立卷特征,特征,广泛、常用,按文件的,名称,特征立卷,按文种,按文件的,时间,特征立卷,形成（内容针对）时间,按文件的,地区,特征立卷,按文件的,通讯者,特征立卷,一般用于组卷,按文件的其他特征立卷,重要程度、姓氏笔画等,现行机关单位在文件的分类中常结合运用按（）、,按（）和按（）三种立卷方式。,问题特征立卷,制发者特征立卷,时间特征立卷,11,发文字号又称（），是发文机关对其所发公文（）的顺序号码。发文字号作为专指性很强的文件代号，可为（）和（）文件提供便利，同时也便于对文件进行（）和（）。发文字号由（）、（）、（）构成。一份公文只有（）发文字号，联合行文时只标注（）的发文字号。年份、序号用（）数码标识；年份应标（），用六角括号“”括入；序号,不编虚位,（即1不编为001），,不加“第”字,。,发文编号,依次编排,引用,检索,统计,管理,发文机关代字,发文年度,发文顺序号,一个,主办单位的,（五）签发人标识,签发人标识指代表机关最后核查并批准公文向外发出的（），一般只用于（）。如有多个签发人姓名，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起,在主办单位签发人姓名之下依次排列。,领导人的姓名,上行文,（四）发文字号,阿拉伯,全称,12,（六）标题,标题指标明某一文件（）的概括性名称。一般由（）、（）、（）三部分构成。,主要内容,发文机关名称,事由,文种,撰拟标题时，在（）和（）之间通常用,介词“关于”和“对”连接，在（）和（）之间用助词“的”连接。（,新规,）除法规名称加书名号外，一般不用标点符号。主标题用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。副标题一般采用3号楷体字。小标题一般使用3号宋体字或3号黑体字。,发文机关,事由,事由,文种,例1,中华人民共和国财政部税务总局,通告,例2,中共中央组织部,关于建立民主评议党员制度,的,意见,发文机关名称,事由,文种,发文机关名称,文种,13,9必须登记的收文是（）,A 参阅性文件 B 一般性的简报,C 不保密的出版物 D 事务性的通知,10国务院1999年第28号文件的发文字号应是（）,A 国发99第28号 B 国发199928号,C 国发1999第28号 D 国务院1999028号,11军事机关向国内外宣告2002年11月5日在南海进行军事演习的消息时，应用（）,A 命令 B 公报 C 公告 D 通告,12文书档案工作人员的职业行为准则是（）,A 谦虚谨慎，平等待人 B 遵守纪律，严守机密,C 勤奋工作，主动负责 D 埋头苦干，乐于奉献,A,B,C,D,P40；方法：分、流；形式：簿、卡,P31，代、年、顺,P22；公告：国内外；公报：党内外,P12；职业道德,14,注册,簿式登记,数量,流水式登记：,查考利用,收文登记：（收进注册）,对收进的文书进行（），目的是便于对收文,（）进行统计以及今后的（）。登,记是文书工作中的一项重要（）。,卡片式登记,环节和程序,分类式登记：,登记形式,登记方法,查用方便、,科学方法,手续简便、,不便查找,15,上级机关的指导性、参阅性和需要办理的文件,下级机关请示性、报告性文件,必须登记的文件材料：,重要的、带有密级的刊物、资料,机关内部使用的会议文件和音像文件,16,各种公开的和内部不保密的出版物,不必登记的文件、材料：,一般性简报,行政事务性的通知、便函、介绍信、和请柬等,17,发文字号又称（），是发文机关对其所发公文（）的顺序号码。发文字号作为专指性很强的文件代号，可为（）和（）文件提供便利，同时也便于对文件进行（）和（）。发文字号由（）、（）、（）构成。一份公文只有（）发文字号，联合行文时只标注（）的发文字号。年份序号用（）数码标识；年份应标（），用六角括号“”括入；序号,不编虚位,（即1不编为001），,不加“第”字,。,发文编号,依次编排,引用,检索,统计,管理,发文机关代字,发文年度,发文顺序号,一个,主办单位的,（五）签发人标识,签发人标识指代表机关最后核查并批准公文向外发出的（），一般只用于（）。如有多个签发人姓名，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起,在主办单位签发人姓名之下依次排列。,领导人的姓名,上行文,（四）发文字号,阿拉伯,全称,18,（二）、公报、公告和通告,决定,事件,重要事项,法定,公布,法定周知,公告,通告,（1）使用的范围不同。,公告,公报,通告,公报,2.公报、公告和通告的区别,（）、（）和（）的受文对象广泛，也不确定，是公开性、昭示性的文件。但三者之间有一定的区别：,1.公报、公告和通告的适用范围,公报用于公开发布重要（）或者重大（）；,公告用于向国内外宣布（）或者（）,事项；通告用于在一定范围内（）应当遵守,或者（）的事项。,19,（2）作用不同。,（）带有一定的行政约束力；（）和（）更多是宣示性、告知性事项。,通告,公报,公告,（3）公布方法不同。,（）主要是通过新闻媒体、文件传递公布；（）主要是通过张贴、一定范围内的新闻,媒体公布；（）主要是通过新闻媒体、张,贴公布。,公报,通告,公告,（4）写作要求不同。,（）、（）要求通俗、简洁多采用（）写法；（）要求简练，一般采用（）写法。,公报,通告,分条式,公告,一段式,20,事业心强，责任感强：,政治性,事务性,（,基本素质之一,）,（,职业的行为准则,）,埋头苦干，乐于奉献：,（,必备的工作作风,）,勤奋工作，主动负责,三.职业道德,谦虚谨慎，平等待人：,遵守纪律，严守秘密,21,13检验档案工作的主要标准是（）,A 维护档案的完整与安全 B 统一领导、分级管理,C 便于社会各方面的利用 D 实事求是,二、多项选择题,41.新型档案的包装材料有（）,A 纸张 B 塑料 C 金属 D 木质 D 陶瓷,42.照片文件的说明包括（）,A、总说明 B、分说明 C、符号说明,D、文字说明 E、背景说明,43.科技档案分为（）,A 设备档案 B 科研档案 C 技术档案,D 基建档案 E人物档案,C,ABCD,ABCD,P138；严格选择包装材料,P128；号、字、总、分,ABCD,P7,P113；科、技、建、设,22,统一领导，分级管理,（,组织原则、管理体制,）,完整,数量齐全,系统完整,安全,维护完整与安全,（,最基本要求,）,便于社会利用,实体安全,档案工作的基本原则,内容安全,（,主要标准、根本目的,）,23,新型载体文书档案的保管与防护,严把存量,严格把握存档质量,严格库管,严格库房管理,严选包料,严格选择包装材料,适选存方,适当选择存放方式,选择材料,保证质量检查处理,低噪音、高输出,无尘、无烟、,温湿度恒定,纸张,塑料,金属,木质材料,24,来源,符号说明：,形式,符号说明,照片说明的编写：,照片说明就是概括的解释和解释照片的（）、内容、（）和整理情况的一种文字材料。照片说明包括（）、（）、（）和（）。,文字说明,照片说明,总说明和分说明,照片号、,底片号、,参见号,（六要素）,时,间、,地,点、,人,物、,事,由、,背,景、,文字说明,总说明,分说明,摄,影,者,（以自然张为单位）,单张照片的说明应在照片（）的芯页上书写，也可以在照片（）的芯页上书写；总说明在（）照片（）的芯页上书写；大张照片的说明可（）书写，一同保存，反转照片应在（）上书写照片说明采用（）格式，宽度最窄（）。,正下方,右侧或左侧,第一张,上方,另纸,插袋式芯页,横写,不得小于50mm,25,科学技术活动,科研档案,直接,保存价值,科技档案,：,科技档案是指在（）中（）形成的、具有（）的文字、（）、声像等不同形式的（）。,技术档案,种类特点,基建档案,（科研成果档案）：,成套性,工业生产技术档案,（工业产品档案）,农业生产技术档案,图表,历史记录,（农业科技档案）,设备档案,（设备仪器档案）：,成套性,分类、,科技档案的整理,编号,分类号：,保管单位顺序号,含类目号、项目号,编目、,排架,（一般不考虑年度、保管期限的特征）,档号代号使用阿拉伯数字，代字使用汉语拼音字母,档号形式：代号式、混合式（代号和代字）,26,44.科技档案的鉴定标准有（）,A 技术因素 B 功能因素 C 典型因素,D 时间因素 E作者因素,45.在案卷装订过程中，订卷包括（）四道工序。,A 套封 B 打孔 C 穿线 D 打结 E 贴封,46.备考表的项目及内容有（）,A 盒内文件情况说明 B 整理人,C 检查人 D 日期,47.文书处理包括（）,A、收文处理 B、发文处理,C、文书管理 D、行文规则,ABCD,ABCD,ABCD,ABC,P39;收（11程序）、发（9程序）、管,P117;济公食人店,P87；说、整、检、期,P76,27,科学技术活动,准备,工作,直接,保存价值科技档案：,科技档案是指在（）中（）形成的、具有（）的文字、（）、声像等不同形式的（）。,鉴定,工作,鉴定程序,制定计划,制定鉴定工作计划,个鉴,个人初步鉴定,集审,图表,历史记录,集体审查,处理,工作,编清,编制销毁清册,编报,编制鉴定报告,销毁,销毁工作,扫尾,扫尾工作,成立小组,成立鉴定工作小组,确定标准,确定鉴定工作标准,28,科学技术活动,技,术因素,直接,保存价值,科技档案：,科技档案是指在（）中（）形成的、具有（）的文字、（）、声像等不同形式的（）。,影响价值的决定因素,鉴定标准,图表,历史记录,功,能因素,时,间因素,1949年10月前，原则上不销毁,人,物因素,典,型因素,著名、重要，综合评价,29,案卷的装订：,装订贴封包括（）、（）和（）三道工序。,折叠卷片,套封就是将对齐的文件用折叠好的卷皮（）；,装订,贴封,订卷包括（）、（）、（）和（）四道工序。,套封,打孔,套牢对齐,三眼一线,打三个孔眼,一条直线上,三孔,穿线,打结,一根完整的线,6cm,蜡线,打孔就是在案卷装订线上钻三个等间距的小孔，供穿线装订案卷。一般案卷的装订采用（）的方法，,“,三眼,”,就是（）；一线就是用（）穿过三孔扎紧案卷；也可解释为三个孔眼应保持在（），三孔要求等间距，即孔与孔之间间距均为（）左右；,穿线就是用一根完整的线穿过（）扎紧案卷，案卷的装订应用（）或（）线。忌用（）、（）等人造纤维线，也不能用鞋带等含有（）的线绳；,棉纱,塑料绳,尼龙线,金属物,打结最好打（），接头应打在案卷的卷末、案卷封底之前的装订线的（）上。,蝴蝶结,中孔,30,备考表,（）是记录和反映档案盒内文件档案（）情况和（）状况的一种文件材料。备考表的结构包括盒内文件情况说明、（）、检查人和（）。备考表应置于盒内文件之（）。,备考表,整理,保管,整理人,卷内备考表,卷内备考表,耐久性,（）是记述和反映案卷立卷情况及卷内文件需要说明的事项，以备今后案卷保管和利用时查考的文件材料，是案卷的必不可少的重要组成部分。（）置于案卷卷末，应使用（）字迹材料填写。,卷内备考,表结构,本卷情况,说,明,立,卷人,检查人,立卷,时,间,盒内备考,表结构,盒内文件情况,说,明,整,理人,检,查人,日,期,日期,后,31,收文处理,（11程序）,文书管理,签收、,发文处理,文,书,处,理,三,环,节,文书处理：,文书处理是指围绕文书的（）、（）、,（）和日常管理所进行的一系列衔接有序的工作。文书处理包括（）、（）、,和（）三个环节。,登记、,分送、,审核、,传阅、,拟办、,批办、,承办、,注办、,催办、,归档。,（9程序）,核稿、,拟稿、,签发、,编号、,缮印、,校对、,用印、,登记、,分发。,发出,收进,运转,收文处理,发文处理,文书管理,32,48.文书管理的原则有（）,A、公文处理渠道统一 B、公文管理统一,C、公文制度统一 D、公文制发统一,E、归档制度统一,49.通报按其用法分为（）通报,A 表扬性 B 批评性 C 情况性,D 典型性 E 批语性,50.公文的管理工作包括（）,A 公文的保管 B 公文的提供利用,C 文件材料的系统整理、编目、归档,D 公文的用印 E 公文的登记,ABC,ABC,ABC,P4;文书工作的内容,P49；集中统一管理：管、制、渠,P25；表、批、情,33,文书管理的原则：,集中统一管理,做好文书管理工作，最重要的是贯彻（）的原则,公文,制度,统一,公文,管理,统一,集中统一管理,承办阶段：承办部门或人员,其他环节：办公室统一处理,办公室主任具体负责、统一处理统一制定工作制度,公文处理,渠道,统一,办公室配备专职人员负责,34,表扬性通报,通报类型,批评性通报,情况通报,（八）、通知和通报,1.通知,通知是（）用于发布（），（）或（）干部，传达上级机关的（），（）上级机关和不相隶属机关的文件，（）下级机关的文件，（）要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项的一个文种。是一种常见的典型的（）。,党政机关,法规和规章,任免,聘用,指示,转发,批转,发布,下行文,（,表扬、介绍、推广,）,（,通报、批评,）,（,领导机关传达,）,35,（1）通知的用途,1）用于批转或转发文件,批转文件有一定的限制，只能向所属（）或直属的（）行文；（）则不受机关地位和组织系统的制约，皆可以转发。上级机关对下级报来的文件，既可以用（）行文，也可以用（）行文。重要的、有影响的用（），一般的、供参考的（）规定性、原则性、强制性的用（），试行性、参考性、不成熟的用（）。,系统,下级,转发,批转,转发,批转,转发,批转,转发,2）用于发布行政规章,只有（）、（）人民政府和经国务院批准的较大的（）才有权制定和发布行政规章。全面的、综合性的行政规章用（）发布、一般的行政规章用（）发布。,国务院各部委,省级,市人民政府,命令,通知,36,（1）通知的用途,3）用于用于办理执行或告知等事项,一是（）通知。仅仅是（）事项，不需（）或（）的。二是（）通知。必须按要求（）或凡要求下级办理事项或共同执行的通知往往带有（）或（）的性质。,周知性,告知,办理,执行,事务性,办理,执行,指令,法规,4）用于任免或聘用干部,中华人民共和国成立以来，任免和聘用干部都经常和大量的使用（）。现以法规的形式确定通知的这种使用功能。,通知,（2）使用通知应防止的倾向,1）滥发通知,4）层层转发同一文件,（层转同文）,37,通知的用途,任免聘用干部,办理执行告知,发布行政规章,批转转发文件,38,（八）、通知和通报,2.通报,通报用于（）、（）、（）、（）。它的行文，着重在（）、（）（）和提高（）。发通报十分强调（）。,表彰先进,批评错误,传达重要精神,交流重要情况,引导,教育沟通,思想认识,及时,通报类型,表扬性通报,批评性通报,情况通报,（,表扬、介绍、推广,）,（,通报、批评,）,（,领导机关传达,）,39,文书工作的具体内容,1）.、文件,2）.、公文,3）.来访，来信,4）.准备,形成,制作,处理,管理,接待,处理,参考材料,公文的管理工作,公文保管,提供利用,文件材料的系统整理、编目、归档,形成制作,处理管理,接待处理,准备材料,40,办公室文员日常工作主要内容：,起草、打印,收发、传送,登记、归类,立卷、归档,信函、文件,41,三、判断题（正确“A”，错误“B”）,71甲骨是我国目前发展的最早的文书档案载体类型。,72归档的磁性载体文件必须是可读文件73出纳人员可以兼管会计档案。,74科研档案具有成套性的特点。,75右侧装订一般用于历史档案的案卷。,A,A,B,A,A,P118；归档要求,P124；最早文书：甲骨文书,P131；归档要求,P113；科、设,P76；横左竖右，横今竖古；,左订左齐，右订右齐；,竖放下齐，超大折齐。,42,文书档案载体：,载体,载体,（）是档案的承载物，离开了（），档案就失去了存在的物质基础。,青铜,甲骨,文书档案载体,简牍,缣帛,我国目前发现最早的,国之重器（稀有、重要）,纺织技术发明后,各文明国国都有发现,石材,随着纸张的发明和广泛应用，（）成为档案的主要载体。,纸张,43,磁性载体档案：,磁性载体档案是指国家机构、（）和个人在社会活动及（）中（）形成的有（）的、以（）为信息载体的一种特殊载体的专门档案。,磁性载体文件由（）负责收集积累，并确保文件的（）、准确性。（）负责监督、检查、指导。磁性载体文件应一式（）份。,社会组织,种类,科学实践,保存价值,录像带,（普遍使用小3/4、大1/2、16mm）,计算机磁带,（广泛使用1/2英寸磁带）,磁介质,直接,硬磁盘,录音带,软磁盘,（单、双面；单、倍、四、高密度）,形成部门,两,完整性,档案部门,（三带两盘）,44,磁性载体档案归档要求：,（1）归档的磁性载体文件必须是可读文件；,归档要求,（3）同一项目或同一类别的磁性载体文件应存储在同种磁,性载体上；,同应存同,必须可读（可读归档）,（4）归档的磁性载体文件应由文件形成部门编制归档说明,（2）归档的录音（像）带、软磁盘的性能质量应分别符合,有关规定；,形部编说,性质符规,45,会计档案：,会计档案是指在（）中（）形成的具有（）各种（），主要包括会计凭证（）和（）三大类。,各项财会活动,归档范围,直接,保存价值,文字性材料,会计凭证,会计核算记录,会计报表,业务工作,会计账册,会计账簿,会计报表,会计报表,会计文件材料归档范围包括各种（）、（）、（）和有关会计（）以及在会计档案管理中形成的（）。,会计账册,会计凭证,工管文材,46,会计文件材料的归档要求：,（1）各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照会计档,案整理的规范和标准，负责整理立卷，装订成册，编制会计档,案保管清册。,（3）移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应该保持原,卷册的封装。,（每年形成会档，会计机构负责，整理立卷装订，编制保管清册）,（4）建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣,工决算后移交给建设项目的接收单位，并按规定办理交接手续。,（2）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位,会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会,计机构内部指定专人保管，出纳人员不得兼管会计档案。,（当年形成会档，会计机构暂管一年期满编册，移交档案机构；未设档案机构，指定专人保管。）,（移交保管会档，保持原卷封装。）,（建设期间会档，竣工决算移交，按规办理手续。）,47,科学技术活动,准备,工作,直接,保存价值,科技档案：,科技档案是指在（）中（）形成的、具有（）的文字、（）、声像等不同形式的（）。,鉴定,工作,鉴定程序,制定计划,制定鉴定工作计划,个鉴,个人初步鉴定,集审,图表,历史记录,集体审查,处理,工作,编清,编制销毁清册,编报,编制鉴定报告,销毁,销毁工作,扫尾,扫尾工作,成立小组,成立鉴定工作小组,确定标准,确定鉴定工作标准,48,科学技术活动,技,术因素,直接,保存价值,科技档案：,科技档案是指在（中（）形成的、具有（）的文字、（）、声像等不同形式的（）。,影响价值的决定因素,鉴定标准,图表,历史记录,功,能因素,时,间因素,1949年10月前，原则上不销毁,人,物因素,典,型因素,著名、重要，综合评价,49,案卷的装订：,案卷的,装订,是最终（）案卷的程序。包括（）、,（）、（）、（）案卷标签等。,固定,对齐文件,右订右齐；,折叠,左订左齐，,对齐文件就是将卷内文件对齐，准备装订。横向书写的文件，装订线一般在（）侧；竖向书写的文件，装订线一般在（）侧。因此，横向书写文件的案卷，一般选择（）装订，竖向书写文件的案卷一般选择（）装订，我国现行机关案卷的装订基本上是（）装订，右侧装订的案卷卷内文件应该（），左侧装订的案卷卷内文件应（），案卷一般竖放，（）必须对齐，超大规格纸张的文件应按规定（）对齐。,粘贴,去除金属物,整理取齐,装订贴封,整理取齐就是对卷内有缺损的文件进行（）、检查文件的（）和（）纸张、（）文件的过程。,修补加固,顺序,左,右,左侧,右侧,右侧对齐,理顺,对齐,左侧,左侧对齐,下部,竖放下齐，,超大折齐。,去金、整齐、装封、粘贴,横左竖右，,横今竖古；,50,三、判断题（正确“A”，错误“B”）,76在给案卷贴封时，白纸条可用来做立卷封条。,77分送传阅要遵循先协办后主办、先阅知后办事的原则。,78保存磁性载体档案的库房的最佳环境湿度是40%。,79鉴收公文时，急件必须注明年、月、日以备事后查考。,80公文离开了凭据作用，也就不可能有其他方面的作用。,B,B,A,B,P42；传阅方法、原则,A,P77；不允许；2cm,P133;温：18,P39;一般；急件时、分；签全名,P20;公文作用凭证依据（基本作用）,签收：,清,点、,检,查、,签,字。,51,案卷的装订：,装订贴封包括（）、（）和（）三道工序。,折叠卷片,套封就是将对齐的文件用折叠好的卷皮（）；,装订,贴封,订卷包括（）、（）、（）和（）四道工序。,套封,打孔,套牢对齐,三眼一线,打三个孔眼,一条直线上,三孔,穿线,打结,一根完整的线,6cm,蜡线,打孔就是在案卷装订线上钻三个等间距的小孔，供穿线装订案卷。一般案卷的装订采用（）的方法，,“,三眼,”,就是（）；一线就是用（）穿过三孔扎紧案卷；也可解释为三个孔眼应保持在（），三孔要求等间距，即孔与孔之间间距均为（）左右；,穿线就是用一根完整的线穿过（）扎紧案卷，案卷的装订应用（）或（）线。忌用（）、（）等人造纤维线，也不能用鞋带等含有（）的线绳；,棉纱,塑料绳,尼龙线,金属物,打结最好打（），接头应打在案卷的卷末、案卷封底之前的装订线的（）上。,蝴蝶结,中孔,52,案卷的装订：,装订贴封包括（）、（）和（）三道工序。,折叠卷片,套封就是将对齐的文件用折叠好的卷皮（）；,装订,贴封,订卷包括（）、（）、（）和（）四道工序。,套封,打孔,套牢对齐,打结,立卷封条,“三孔”,装订线接头,穿线,打结,自制,2cm,一行文字,贴封。就是在案卷装订线的（）处粘贴（），防止随意拆卷。立卷封条一般由机关（），长度以略超过（）距离为宜（可封住三个孔和线）；宽度一般不超过（），以能封住接头和线为宜。立卷封条应贴在案卷内有（）的部位。立卷封条的内容可以是（），如“XXXX（单位名称）立卷封条”或就是“立卷封条”等；还可以在文字外加线、加框或底纹、底色等；有的用（）、图标、代号等；也可以用白纸条加盖单位或立卷部门（）一般不允许用（）作立卷封条。,白纸条,图案,印章,53,传阅：,不,要横传,传阅方法,掌,握范围,建,立手制,集中传阅,分送传阅紧急简短,控,制运行,设阅文室,不必翻复,有条件的,传阅要求,不要横传,一送一退,传阅原则：,先主办后协办，,先办事后阅知。,54,磁性载体档案的保管：,磁性载体文件的归档与管理工作应遵循（）、确保安全、（）的原则，由各单位的（）归口管理。,集中统一,归档与管理原则,便于利用,便于利用,、,集中统一、,档案部门,归口管理,确保安全,贮存要求,库房温湿度要求,温度：,15-27（,18,）,湿度：,40-60%（,40%,）,清洁管理要求：,禁用打印机,风压要求：,正压,防水要求：,高于地面30mm以上,防火要求：,专柜存放,防磁要求：,磁场源76mm、,内壁26mm,磁性载体的贮存要求：风压正）、清管、温（18）湿（40%）、防火、磁、水,55,三、公文的作用,法规约束,公文作用,宣教监督,领导指导,联系沟通,联系沟通,基本作用,56,1.公文是管理国家（）和企事业单位（）,的重要工具，在政治、经济、文化、军事、科学活动中,具有不可替代的作用。,法令,公文,2.国家的各种法规都是以（）的形式制定和发布的，公文是各种法规赖以存在的（），法规文件包括（）、（）、（）三部分，他们都具有法律依据作用。,事务,政务,法律,物质形式,行政法规,3.并非一份公文或某一类公文只能起某一方面的作用。（）作用是公文的基本作用，公文离开了（）作用，也就不可能真正有其它方面的作用。公文是制发机关（）的书面表达形式，是为满足传达、贯彻机关意图的需要和作为一种（）而制发的。,凭证和依据,凭据,意图,凭据,57,四、简答题,101.磁性载体的贮存要求。,答：,102.档案的收集方法有哪些？,答：,风压要求、,清洁管理要求、,温湿度要求、,防火要求、,科技档案的收集；,专业档案的收集；,帐外文件的收集；,零散文件的收集；,防磁要求、,防水要求。,磁性载体的贮存要求：风压（正压）、清管、温（18）湿（40%）、防火（耐火材料）、磁、水（最底层高于地面30mm）,P92,58,磁性载体档案的保管：,磁性载体文件的归档与管理工作应遵循（）、确保安全、（）的原则，由各单位的（）归口管理。,集中统一,归档与管理原则,便于利用,便于利用,、,集中统一、,档案部门,归口管理,确保安全,贮存要求,库房温湿度要求,温度：,15-27（,18,）,湿度：,40-60%（,40%,）,清洁管理要求：,禁用打印机,风压要求：,正压,防水要求：,高于地面30mm以上,防火要求：,专柜存放,防磁要求：,磁场源76mm、,内壁26mm,磁性载体的贮存要求：风压（正）、清管、温（18）湿（40%）、防火、磁、水,59,档案收集：,指导,档案人员,档案收集工作是指在（）的监督、（）下，将分散保存在各部门和个人手中（）的各种（）或字画、（）、奖杯等（）向（）移交的工作。档案收集工作是一个单位档案室工作的（）是档案室积累和丰富本单位信息资源的（）。,是档案业务工作的起点,实物,收集,意义,实管,途,径,积累历史文化财富的重要渠道,业工,起,点,是实现档案集中统一管理的根本途径,积财渠,道,确保档案的齐全与完整,确保齐全完整,有保存价值,信息载体,奖状,档案室,起点和基础,主要手段,收集,要求,符合业务规标,符合档案业务的规范标准,注意收掌信息,注意收集和掌握重大活动信息,60,档案收集：,指导,档案人员,档案收集工作是指在（）的监督、（）下，将分散保存在各部门和个人手中（）的各种（）或字画、（）、奖杯等（）向（）移交的工作。档案收集工作是一个单位档案室工作的（）是档案室积累和丰富本单位信息资源的（）。,是档案业务工作的起点,实物,收集,意义,实管,途,径,积累历史文化财富的重要渠道,业工,起,点,是实现档案集中统一管理的根本途径,积财渠,道,专业档案的收集,科技档案的收集、,有保存价值,信息载体,奖状,档案室,起点和基础,主要手段,收集,方法,帐外文件的收集、,零散文件的收集,未经文书部门登记，在收发登记簿上无账可查的各种原始记录。外出带回、直接寄给、内部统计、个人起草等,61,五、综合应用题,107.什么是归档？简述归档的工作的内容和步骤.,P77,答：归档指,文件处理部门在立卷基本结束后，编制移交案卷目录和立卷说明，连同案卷一起向机关档案室移交的工作。,归档工作的内容和步骤包括编制（）、撰写（）等工作。,移交案卷目录,立卷说明,移交,62,文件处理部门,立卷基本结束,一年,移交案卷目录,立卷说明,归档：,第二年上半年,（）在（）后，编制（）和（），连同案卷一起向（）移交的工作。（）是立卷工作的最后一个环节。,档案机构,质量要求,机关档案室,归档,机关文件处理部门一般应在文件形成后（）向机关档案部门移交归档。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可咱有会计机构保管（），期满之后，应移交本单位（）统一保管。归档时间。,归档要求就是对归档案卷和有关材料的（）。主要内容有：归档的案卷及有关材料应（）；归档的案卷及有关材料应符合有关（）；按时归档；严格办理（）等。,齐全、完整,标准及规范归档交接手续,归档工作的内容和步骤包括编制（）、撰写（）、（）等工作。,移交案卷目录,立卷说明,移交,63,归档：,一般文件：,归档,时间,归档的案卷及有关材料应齐全、完整,一年期满后移交,归档,要求,符合规标,严办手续,齐全完整,案卷及有关材料应符合有关标准和规范,按时归档,编制,移交案卷目录,（,案卷移交清册,）,形成后第二年上半年移交归档,会计档案：,照片、磁性载体档案,随时（及时）归档,归档工作的,内容和步骤,撰写,立卷说明,（立卷小结、立卷总结）,移交,是立卷归档工作，也是文件处理工作的最后一个环节,严格办理归档交接手续等,一式三份,64,五、综合应用题,108.公文的写作过程包括哪些步骤？（15分）,答：,P29,公文写作过程,领会意图，明确目的,调查研究，获取材料,总体构思，拟写提纲,起草初稿，认真修改,65,二、公文的写作过程,公文是一种传递（）、处理（）的特殊文字材料，公文写作是一项（）、（）、（）很强的工作。,法令政策,公务,政策性,思想性,业务性,公文写作过程有如下步骤：,（一）领会（），明确（）,意图,目的,所谓领导意图，就是领导者（）、（）、（）的基本指导思想。撰写公文，首先要弄清楚（）的实质，弄清起草公文的（）、行文（）和（）、（）。,制定政策,部署工作,处理问题,领导意图,性质,目的,任务,范围,（二）调查（），获取（）,占有大量详实可靠的（）是写好公文的基础。（），深入基层是获得材料的主要途径；还可,材料,调查采访,研究,材料,66,以通过学习（），学习（），从书籍报刊和有关文件资料中获取写作材料。,文件,理论,（三）总体（），拟写（）,拟写提纲是（）、（）的过程。提纲是公文写作的（），也是对公文内容的（）。,构思,提纲,确立主题,整理思路,框架,基本构思,（四）起草（），认真（）,初稿,修改,公文写作既是一项政策性、思想性很强的（）工作，也是一项非常严肃、细致的（）工作。撰写公文的原则要求是：观点（），符合（）坚持（），不唯上，不唯书，只唯实。撰写公文还必须做到（）、（）、（）、（）四个字。“严”是政治上的（）和政策上的（）“准”就是内容（）；“精”就是文字（）；快就是讲求（）。,政治,文字,正确鲜明,政策法令,实事求是,严,准,精,快,严肃性,严密性,准确清楚,精炼,速度,67,草稿完成后要（）。认真修改，精益求精，是每一位撰写者义不容辞的责任。修改公文草稿，首先从（）入手。检查（）、（）、（）提出的（）等方面。其次是进行（）的加工锤炼。第三，是审查（）。,认真修改,内容,观点,基本精神,政策界限,措施办法,语言文字,文稿格式,公文写作过程,领会意图，明确目的,调查研究，获取材料,总体构思，拟写提纲,起草初稿，认真修改,68,