文件管理程序文件.doc

程序文件
文件编号
CBS/QP-7.5.1
版本号
A/0
文件信息控制程序
页 码
1/6

编制/日期：

审核/日期：

批准/日期：

分 发 号：

2017年9月8日发布 2017年9月18日实施
(依据GB/T19001-2015 idt ISO9001:2015标准编制)
修订履历
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编制 /日期
批准/日期
备注
A/0
新发行

程文件序
文件编号
CBS/QP-7.5.1
版本号
A/0
文件信息控制程序
页 码
5/6

1 目的
本标准规定了文件信息控制的要求，以确保与标准相关的文件信息都得到有效控制。
2 范围
本标准适用于公司与质量管理体系运行有关的规范（管理类）、技术文件、外来文件和证据记录的控制。
3 定义
3.1 文件化信息
内部管理资料，包括管理手册、程序文件（制度）、证据记录、实物、标本等；
外来文件资料，包括技术类文件、外来文件信息等
3.2 技术类文件
技术标准、检验文件、操作规程、作业指导书、技术图纸等技术性文件。
3.3 外来文件
有关的法律法规、标准和顾客提供的工程标准/规范、技术要求、图纸、更改通知等技术资料以及其它与管理体系有关的外来管理文件和技术文件。
3.4 证据记录
公司管理体系运行活动的相关证据、书面记录、实物等。
4 职责
4.1 由办公室负责对各类文件的统一编号、登记、发放、回收、销毁归档管理工作。
4.2 具体文件化信息的归口部门负责文件的编制、修订、实施、维护等工作。
5 程序内容
文件化信息的总控制流程图见附件1.
5.1编写与审批
5.1.1 程序文件由各相关职能部门编制，部门负责人审核，管理者代表批准。
5.1.2技术标准、检验文件、操作规程、作业指导书、技术图纸等技术文件由技术部及各相关部门负责编制，部门负责人审核，管理代表批准。文件的格式以实用为原则，不作统一规定。
5.1.3记录空白表格由各部门负责编制，部门负责人审核，管理者代表批准。报办公室进行备案。
5.1.4文件化信息格式
书面、电子版本、实物等媒体形式。
5.2 编号方法：
5.2.1管理手册的编号方法：
CBS ／ QM - 2017
制定年份
质量手册
企业代号

5.2.2程序文件的编号方法：
CBS / QP - X.X.X

标准条款号
程序文件
企业代号

5.2.3技术（工艺、作业、检验）指导书文件编号方式：

CBS / XX- XX- XX-XXX

顺序号
顾客代号
文件类别号
部门代号
公司代号

例：CBS/YZ-MS-CIS-001 表示由无锡卡贝斯压铸部门编写的客户是无锡泛亚的压铸工艺表001

5.2.4记录的编号形式

CBS / QR - XX- XXX X
版本号
顺序号
部门代号
记录表单代号
公司代号

5.3书面记录的填写要求
记录由相关的执行人员填写，记录内容应正确、完整，字迹要清晰，不得随意涂改；记录如因笔误需要更改，应在该数据上划二条斜杠，在其上方填写正确数据，并加盖 “更正”章或签上更改者姓名。
5.4有效性标识
5.4.1文件发放前应按附件一的要求予以统一标识。
5.4.2文件分“受控”和“非受控”两种，受控文件在发放时应加盖红色“受控”章，非受控文件不盖章。文件形式有电子版和打印版，以打印版为主控版。
5.4.3如果文件涉及安全件产品或顾客有特殊特性要求，由文件编制人员在复印件相关处加盖红色“D”标识后发放。涉及顾客有特殊特性要求的文件，应以顾客的特殊特性标识符予以标识。
5.5文件信息使用
5.5.1有效运行起重要作用各部门的工作场所，应得到并使用正确有效版本的受控文件。
5.5.2文件持有者必需保持文件整洁、清晰，不得在文件上涂改或作任何其他标记，并防止遗失或流转到外单位。
5.5.3受控文件一般不得复印，如确需复印，须经文件发放部门同意并做好登记。
5.5.4当文件严重破损影响使用时，使用部门应到办公室文管人员更换，交回旧文件，补发新文件，破损文件由文管人员销毁。
5.5.5使用部门若发生文件遗失，应写出书面补发文件报告，经文管人员同意后。

5.6发放、更改、换版、回收、作废、保留
5.6.1文件信息的发放范围由归口部门决定。文管人员按发放范围负责文件的发放，并做好发放记录。
5.6.2每年对文件应进行一次评审，如不适宜应进行更新，由文件原编写部门填写《文件更改申请单》，经原文件的审批人审批后执行。
5.6.3文件更改批准后，由主管人员在更改的文件或附件上标明更改标记（第0、1、2…）。更改可采用划改签章或换页的方式。
5.6.4文件经多次修改或修改面大时，应及时换版，原版收回并盖“作废”章。换版文件
应注明标识，版序号分别为：A、B、C…。
5.6.5文管人员应从所有使用场所及时回收失效或作废文件，并做好回收记录。
5.6.6回收的作废文件由文管人员销毁,作废文件如需保留,应在该文件上加盖“作废留用”章后方可保留；作废文件保存日期为：自作废日起12个月后销毁。
5.6.7技术文件、图纸发放应该进行登记发放和回收。
5.6.8 文件信息经评审需要修订或换版后，原有版本即时作废，相关部门或岗位应及时将作废版本交回主控部门统一处置或销毁。文件主控部门应识别作废文件的司法价值和合同风险，适当保留作废文件信息，并加以标识。
5.7 外来文件的控制
5.7.1收到外来文件的部门，需由对口管理部门评审识别其适用性，交文管人员控制分发以确保其有效。
5.7.2将所有外来文件分类编目填入《外来文件清单》并存档。
5.8文件的管理和借阅
5.8.1文件的正本由文管人员负责保存，并对文件进行标识、编目、归档，在适宜的环境中保存，以减少变质，损坏并防丢。各类记录由各部门负责保存，年底归档办公室。
5.8.2文件资料的保存期限
记录证据按《质量记录清单》的保存年限为准。顾客有特殊要求的按顾客要求。
5.8.3文件的借阅，应在办公室办理借阅登记手续，到期立即归还。
5.8.4文件管理人员在每次内审前应全面检查各类在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。
5.9记录证据的收集和保存
记录证据由各使用部门收集，并根据实际情况按月、季或年装订。记录由各使用部门负责妥善保存，贮存地点环境应适宜，防止损坏、变质或丢失。保存的记录应进行编码，以便于存取和查阅；生产件批准文件、工装记录、采购订单和修改单的保存时间应为零件在现行生产和服务中规定的有效期再加上一个日历年；记录的保存必须满足法规和顾客要求, 按《质量记录清单》上的保存时间执行。其他记录根据实际情况规定保存期限。顾客有特殊规定的记录，应按顾客规定的保存期限保存该记录。
记录的保存期限在编制的《质量记录清单》中予以规定。记录一般不得外借，若合同要求时，在商定期内应为顾客或其代表查阅提供方便。存期满的记录由行政人员按规定统一销毁。凡需归档的记录，由各相关部门收集整理后年底交保存归档。
6相关文件化信息
6.1 CBS/QR-GL001B 《文件发放范围审批表》
6.2 CBS/QR-GL002B 《文件发放/回收记录表》
6.3 CBS/QR-GL003B 《外来文件清单》
6.4 CBS/QR-GL004A 《受控文件清单》
6.5 CBS/QR-GL005B 《受控文件销毁/作废申请单》
6.6 CBS/QR-GL006A 《文件更改申请单》