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监理资料员工作指引

资料仅供参考
项目监理资料员工作指引
前言
为进一步加强项目监理部档案资料规范化管理，引导项目监理资料员掌握工作流程和标准，明确工作职责，知晓工作重点、快速提升自己，迅速开展监理资料管理工作。保证项目监理档案资料规范化、标准化，且整理及时、真实完整、分类有序、保存齐全完整、美观整洁。有鉴于此，特编制本工作指引。
一、 监理资料的分类和基本内容
在工程项目的监理工作中，会涉及并产生大量的信息与档案资料，这些信息或档案资料中，有些是监理工作的依据，如招标投标文件、合同文件、业主针对该项目制定的有关工作制度或规定、监理规划与监理大纲，有些是监理丁作中形成的文件，表明了工程项目的建设情况也是今后工作所要查阅的，如监理工程师通知、专项监理工作报告、会议纪要、施工方案审本意见等，有些则是反映工程质量的文件，是今后监理验收或工程项目验收的依据。因此监理人员在监理工作中应对这些文件资料进行管理。 
  监理资料的管理包括三大方面，第一方面是对施工单位的资料管理工作进行监督，要求施工人员及时记录、收集并存档需要保存的资料与档案。第二方面是监理机构本身应该进行的资料与档案管理工作。第三方面是对业主下发和提供的相关档案资料的收集整理存档、转发。具体监理资料的分类和基本内容详见下表：
项目监理部资料目录索引
档号
卷名
册号
文件名称

1
合同文件
1-1
委托监理合同及监理招投标文件及相应的合同变更协议文件、合同争议调解文件、违约处理文件

1-2
建设工程施工合同及施工招投文件及相应的合约交底资料、合同变更协议文件、合同争议调解文件、违约处理文件

1-3
业主签订的设备采购及供货合同及相应的合同变更协议文件、合同争议调解文件、违约处理文件；

1-4
工程分包合同及相应的合同变更的协议文件、合同争议调解的文件、违约处理文件

2
前期文件
2-1
建设项目立项批文；建设工程规划许可证、建设用地规划许可证、建设用地红线图、施工许可证（可要求业主提供）

2-2
质量监督站提供的《建筑与安装工程质量监督计划》

2-3
施工图纸报建相关部门批复意见：设计施工图审查批复文件 、消防审查意见书、消防审查意见书、抗震审核意见书、人防审核意见书、环境评价意见书

2-4
工程地质、水文地质勘察报告

3

设计管理文件

3-1
设计图纸清单、设计交底及图纸会审会议纪要

3-2
监理内部读图成果

3-3
工程设计、技术变更台帐、工程变更文件(含业主指令)：按专业划分（建筑、结构、给排水、电气、通风、电梯、弱电）

4
监理工作方案
4-1
监理大纲（公司投标文件，特殊项目能够提供给项目监理部）

4-2

监理规划

4-3
监理交底记录（对内、外部交底文件）

4-4
监理实施细则

5
施工组织设计（方案）
5-1
施工组织设计(含施工组织设计报审表)

5-2
质量专项施工方案(含施工方案报审表)：季节性施工方案(含施工方案报审表)

5-3
安全专项施工方案

5-4
分包单位的施工组织设计及专项施工方案（含报审表）

6
单位资质
6-1
 监理单位公司资质证书、项目监理人员资质证书

6-2
总包项目施工人员登记表及上岗证(含施工管理人员变更报审表) ；包含总包成品、半成品单位资质

6-3
 分包单位资格报审表(含资质资料及人员上岗证)

6-4
分包成品、半成品供应单位资质报审表(含资质资料)
工程实验室(包括见证取样送检实验室)资质资料

7
进度控制
7-1
工程开工／复工报审表

7-2
工程暂停令

7-3
 工程临时延期审批表、工程最终延期审批表

7-4
业主总建设发展计划

7-5
总包监理总进度控制计划、

7-6
总包施工单位施工总进度计划、专项进度计划

7-7
总包施工单位月施工进度计划、月报

7-8
总包施工单位周施工进度计划、周报

7-9
分包施工单位施工总进度计划

7-10
分包施工单位月施工进度计划

7-11
分包施工单位周施工进度计划

8
质量控制
8-1
施工测量放线报审文件 

8-2
基坑沉降位移观测记录、基坑检测报告

8.3
主体施工沉降观测结果

8-4
工程质量问题处理记录及质量事故处理报告

8-5
材料进场验收、见证取样台帐：乙供材样板审批表

8-6
砼浇筑令

8-7
建筑材料及设备报审资料

8-8
样板点评记录（施工样板确认单）

8-9
坐标、场地移交记录及重要工序移交记录

8-10
检验批质量验收记录(含工程报验单)

8-11
隐蔽工程质量验收记录(含工程报验单)

8.12
分项工程质量验收记录(含工程报验单)

8-13
分部工程质量验收记录(含工程报验单)

8-14
专项验收文件

8-15
其它有关工程质量控制的文件

9
安全监理
9-1
安全监理大纲、特殊分部分项工程安全监理细则、安全应急预案等

9-2
项目安全组织架构、安全监理目标、安全职责分工

9-3
监理单位安全检查记录（周检、月检、专项检查）

9-4
施工单位安全施工许可证、项目相关人员安全培训合格证、特殊工种上岗证的核查汇总

9-5
施工单位安全交底记录核查汇总

9-6
主要施工设备进/出场报审表

9-7
施工设备维保记录（月检）（塔吊、施工电梯）

9-8
审核安全防护材料/用品质量记录

9-9
安全措施费用专项支付审批资料

9-10
安全事故处理资料

9-11
安全旁站监理资料

9-12
垂直运输设备（塔吊、施工电梯）、外脚手架验收合格证明资料

9-13
安全监理大纲、特殊分部分项工程安全监理细则、安全应急预案等

10
造价控制
10-1
进度款审批文件（形象进度审批表）

10-2
现场签证资料

10-3
招标文件、预算书

10-4
结算书

10-5
费用索赔报告

10-6
监理费申请报告

11
会议纪要
11-1
监理例会会议纪要
11-1
11-2
专题工地会议纪要
11-2
11-3
监理交底会议纪要

11-3
11-4
第一次工地会议纪要
11-5
内部学习会议纪要
11-6
验收会议纪要
11-7
其它会议纪要文件
12
监理简报、工作总结
12-1
专题总结（桩基、基础、主体结构、质量事故等）

12-2
监理日报

12-3
监理周报

12-4
监理月报

12-5
地基基础、主体结构等分部工程质量评定报告

12-6
单位工程质量评定报告

13
监理工作函件
13-1
监理通知单、监理通知回复单、安全监理通知单

13-2
监理工作联系单及回复单

13-3
罚款/奖励通知单

13-4
专题报告

14
工程来往函件
14-1
建设单位函件     

14-2
 施工单位函件（现场施工管理报告）

14-3
设计单位函件

14-4
政府部门函件

14-5
其它部门函件

14-6
建设单位函件     

15
监理内部文件
15-1
技术性、法规性文件

15-2
公司下发的相关文件

15-3
内部制度管理文件

15-4
公司绩效考核资料

15-5
公司检查资料及回复

15-6
办公室仪器设备登记表

15-7
每月考勤表

15-8
本项目的员工入职、调动、离职登记表

15-9
监理业务手册

备注：
1、 原则上要求一个档案盒只装一个档号的资料。
2、 一个档号含有多个册号的资料，当资料过多，可分为多个档案盒装，每个档案盒里面的资料用册号区分；
3、 当一个册号内的资料很多，一个档案盒装不下时，能够用多个档案装，用不同的卷号区分，例如档号11（案卷题名:会议纪要）中册号11-1（监理例会纪要）该资料一般很多，一般一个档案盒装不了，能够分为多个档案盒装，卷号编为11-1-1,11-1-2………
4、 根据项目实际项目情况如发现本目录索引中缺失内容项目部可自行增加，但格式不应变动，例如在档号8（案卷题名:质量控制）中需要增加内容，册号可为8-16、17、18…………等等。
二、 监理资料管理流程
2.1标准、规范化的项目办公室布置
项目监理部进驻现场申请到办公室后，应即刻向公司申请办公用品（经过公司OA系统），按照公司下发的《关于现场监理办公室形象规范化布置的通知》的要求和标准进行项目部办公室布置，完善上墙资料；如项目部需要帮助能够告知公司行政部，公司将派人协助进行办公室布置。
2.2建立标准档案盒
项目监理部根据公司的资料目录指引文件，在总监、总代组织下梳理本项目资料目录，进行打印，并粘贴于档案柜上，便于资料的查找，资料员根据资料目录制作档案盒的侧面标签、封面标签及盒内资料目录，制作的要求、标准详见附件。
2.3建立项目档案管理制度
项目监理部应建立完整的监理档案资料管理制度，明确档案资料管理中各个岗位人员的分工和责任，且将档案管理制度上墙。
2.4监理资料的编辑、收集整理、保管工作事项
l 资料格式的标准化：资料员会同总监、总代确定本项目各类文档模板，格式和体现的主要内容上都是标准化、规范化的文档资料，项目监理部文档模板确定后要与业主沟通形成统一意见，避免后期应各方对资料格式、内容要求不一致而进行返工更改；常见文档资料模板如监理日报、周报、月报，安全检查记录表（周检、月检）、周例会纪要、专题例会纪要、周例会议的PPT、会议签到表；如业主无特殊要求，应采用公司项目管理系统软件内或者公司提供的标准模板、且要求文档页眉带有公司logo标识；项目部应确定监理文件编制和施工单位报送文件套数、提交时间，建议项目部在开资料交底会上书面明确；
l 文件编码：项目部应按公司资料管理手册要求对各类下发监理函件进行编码、且为三级编码（监理通知单、联系单、监理例会纪要等），以利于文件下发、存放规范有序，查找方便；资料员在资料编辑前应要求业主确定工程资料编写的项目工程名称，因之前部分项目存在图纸名称和报建名称不一致，导致影响工程竣工资料验收；
l 资料打印：资料员应每周定期打印收集项目部人员编辑的监理日志、旁站监理记录、进场材料台账登记，并提交总代、总监审阅后存档；
l 会议工作：每次开会前项目资料员应准备好投影仪、签到表，开会时督促与会人员签到，拍摄影像资料，做好会议记录，会后编辑正式的会议纪要，提交相关人员审查后，下发至相关单位及人员；
l 定期统计工作:资料员每周对监理部及业主下发函件、施工单位回复进行一次梳理、统计，并向总监、总代汇报；
l 档案目录更新收到或下发了资料及函件后要及时更新档案盒内目录，这是一项很重要的日常工作，一定要及时跟进；
l 资料保存：一些重要且数量较多的资料档案盒要注意及时更新，之前的档案要进行集中打包装箱处理、妥善保管；例如进场材料报审、重要工序报验、隐蔽检查验收等资料；
l 资料借阅：要严格履行有关档案借阅手续,杜绝档案乱借乱发,防止分散流失；
2.5资料管理的其它重要事项提醒
l 资料接收及登记：资料员在接收资料时应审查施工单位报送的资料签字盖章是否齐全，资料份数是否符合要求，资料填写时间是否为当前报送时间；施工单位报送监理部的文件（施工方案、施工周报、施工月报等）如需业主审批、资料员在收文登记中一定要清楚记录文件是由哪位监理工程师审阅及批完后文件去向是继续上报业主审批或是不符合要求返回施工单位修改；
l 文件资料的下发：资料员在下发文件资料时应检查资料的格式内容是否与项目部的要求相符、档案资料的编号是否正确，检查各项资料审批意见、签字、时间等是否齐全完整；
l 档案资料签署：专业监理工程师的资料签字应规范、标准，由项目总监主持开内部专题会统一作要求，必要时可做各项资料意见签署模板，供大家学习借鉴；
l 文件的传阅：业主下发文件、设计变更等文件资料下发监理部后，资料员应将下发的文件资料交给相应各个岗位人员进行传阅，并形成书面传阅记录；
l 声像资料：项目监理部要建立档案声像资料，特别是一些重要会议、检查、验收等声像资料，该项资料应由资料员统一收集整理完成，并存于资料员的办公电脑内；
l 监理部日常、固定工作事项提醒：资料员应及时提醒项目各岗位人员完成各项日常工作，例如日报、周报、周安全检查记录、月报、日志、旁站记录、进场材料台账、监理函件回复、施工单位资料报送、公司要求项目部报送的资料等等；
l 档案资料的内部自查：项目监理部在总监、总代的组织每半月应开展一次档案资料的内部自查工作，有资料员员填写检查记录表，存在的问题落实相关责任人完善；
l 监理资料交接：当资料员要调离工地时，应向交接人交接监理资料，交接人在接收资料时应认真仔细检查清点监理资料，如有问题应向原资料员提出，如果原资料员拒不解决应向项目总监报告，督促解决，交接工作意味着工作和责任的交接，应认真对待。交接时应在监理资料检查（交接）表检查（交接）栏填写交接情况。
项目资料员应结合公司颁发《监理资料管理手册》、《监理规范》、《档案验收规范》、《康盛监理项目管理系统》中相关要求作为必备的学习资料，且严格贯彻执行相关工作要求，必将帮助资料员快速提升工作能力，经过对各项资料井然有序的管理，促进项目监理部各项监理工作顺利开展，从而提升整个项目监理部工作水平。
本《监理资料管理工作指引》所涉及到的相关内容可能会存在疏漏、不足、不妥之处，欢迎项目同事给我们提出宝贵的建议和意见，我们将进一步修订完善，从而使《监理资料员工作指引》内容更加丰富、完整、操作性更强，对监理资料员资料管理工作指导性更强。