现行资料管理办法新.doc

现行资料管理办法新

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2020年4月19日
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项 目 资 料 管 理 暂 行 办 法

一. 目的
为了加强对项目的文件资料管理，促进工程项目工作的规范化、系统化；促进工程项目管理的质量和水平的提高；以便于保证能顺利地按公司要求完成各项任务。经公司研究，出台本管理暂行办法，在公司范围内试行。
二. 适用范围
本办法适用于公司开发所有工程建设项目的文件资料管理；
三. 管理办法
1. 项目的文件资料管理工作实行项目负责制，并指定专人负责文件资料的收集、整理、检索和利用的管理工作；
2. 在工程建设全过程中，形成的所有文件资料，都应统一传递到项目内业处，进行集中收发和管理（部分文件由项目内业送工程管理部内业处统一归档）。在项目部内部，所有文件资料都必须先送交项目内业，进行统一整理、分类、归档、保存，然后由项目内业根据项目经理的指令和工作的需要，分别将文件资料传递给有关的专业工程师。任何专业工程师都能够随时向内业借阅经整理分类后的文件资料。在项目部外部，在发送或接收工程管理部、规划设计部、招标采购部、成本管理部、监理单位、施工单位及其它单位的文件资料时，应由项目内业负责进行。这样使所有的文件资料只有一个进出口通道，从而在组织上保证了文件资料的有效管理；
3. 在工程变更管理方面，项目内业对工程变更应建立完整的编号体系，以便容易查找到一个单位工程有多少份变更，为造价结算提供了方便。对每份工程变更进行扫描，建立了电子文档，用链接的形式实现网络查询。同时将每份变更单及时复印到工程师手里，督促工程师将变更内容用专用表格登记在图纸上，随时跟踪实施。工程变更单按单位工程分类成册，易于查询，不易丢失。
4. 在图纸管理方面，建立图纸管理制度，图纸由各专业工程师负责保管，项目内业作好收发文及新旧图纸处理登记，所有图纸封面均加盖收图时间专用章，以便于版本控制。每份图纸项目部收5份，用于下发监理单位1份，施工单位3份，自存1份发相关专业工程师；所有图纸工程管理部保存1份便于查询。
5. 文件的处理跟踪上，建立文件处理跟踪记录表，对每一份需处理的文件进行编号跟踪。
6. 文件资料应真实可靠，字迹要清楚，签字要齐全，不得弄虚作假或擅自涂改原始记录。所有文件资料应按性质、专业、分类组卷，确保文件资料科学化、规范化；
7. 项目工程文档管理体系由两大类构成：文件实体和表格。
文件实体包括建设方文件、监理文件、施工单位文件及政府职能部门有关文件。建设方文件包括立项报建文件、设计文件、勘察测量文件、招投标及合同文件、建设方通知等。监理文件包括监理规划、监理细则、监理会议、监理通知、监理月报、监理总结、质量进度检查文件等。施工单位文件包括技术资料、质保资料、往来信函、进度报表、结算报表等。政府职能部门文件主要指国家行政事业单位颁发的有关规章、规定、通知、通报等，是建设过程中指导项目管理必须遵守的文件。
表格由文件登记查询表和管理用表构成。文件登记查询表是将不同类型的文件用表格索引的形式统一起来，并建立链接查询，形成系统的文件体系。管理用表是对管理过程中形成的数据进行统计、分析，从而指导管理。文件是表格的基础，是数据的来源，表格是对文件数据的统计、提练和分析。
8.为了能在工程建设过程中有效地利用和传递文件资料，因此，必须按照科学的方法将它们分类存放。
9. 在工程竣工后，施工单位应按时将竣工资料交给监理审核签字后，才能作为有效资料移交建设方及档案馆；
10.在工程（合同）完成后三个月内，由项目内业对所有施工单位的竣工资料进行检查符合要求后，移交工程管理部，工程管理部移交公司档案室，并办理交接手续。
四.工作程序
（一）施工单位
1.进场要求
1.1 进场后一周内上报通讯录，指定现场资料管理人员，就现场档案管理做交底；
1.2进场后一周内上报施工组织设计(方案)经监理、甲方审批(一式6份)；
1.3在项目内业处拷各类报审表格,必须用统一表格,按流程执行;
2.各类报审文件控制
2.1甲供材计划总表提前30个工作日上报项目部(一式五份);
2.2乙供材核价须提前7个工作日上报项目部(一式六份);
2.3工程签证收方单在工作完成7日内上报监理、项目部（一式六份）；
2.4工程核定(洽商单)一式7份上报监理、甲方确认;
2.5各类函件及报告一式5份上报监理、甲方审批;
(二)监理单位
1.监理人在收到委托人提供的施工图10天内,根据《建设工程监理规范》和工程的具体情况,编制详尽的监理规划,并根据工程进度情况提前15日内编写相应的监理实施细则,购置齐全本工程涉及到的所有工程设计、施工及验收规范和相应的强制性条文,以及所有的控制图表和管理用表、档案资料；监理规范和工作实施细则必须符合本工程实际,分别对土建的相关分项或分部、给水排水及燃气工程、电气及智能化工程、设备安装工程的重点难点的控制作分析；应详细制定明确量化的质量控制管理措施进度控制管理措施、投资控制措施、安全文明管理措施、档案资料管理措施以及透明的信息交流与沟通措施。
2.根据委托人的工期目标,编制工程控制进度计划；审核承包商编制的项目施工综合进度计划、月度计划及施工周报。
3.每月25日前向委托人提交上月监理工作月报，月报内容应完整准确,对上月工程质量、进度完成情况、安全文明施工情况、材料供应情况以及相关问题进行准确统计分析。
4.监理人应对承包商报送的施工工序交接检查、隐蔽工程验收资料进行审核，并现场检查符合设计及规范要求后方可签认；未经检查的隐蔽工程和检查验收不合格不准进行下道工序施工；现场监理工程师应对承包方报送的分项、分部工程资料进行审核；
5.监理人应严格审查工程竣工图和竣工资料，保证其监理范围内各项资料的真实性,并顺利经过市城建档案验收,竣工资料达到合格等级；并参加对分项工程进行验收,提出工程施工质量评价报告及监理工作总结。
6.建立健全本工程资料管理制度,负责本工程监理范围内的资料的收集、整理等工作,按市档案馆编制的《建设工程文件归档内容一览表》中需监理收集的内容,在工程竣工后50天内向委托方移交一套完整的监理资料(须装订成册)。
1.必须要求所有承建单位上报施工方案，而且送工程管理部签字确认；
2.办理竣工结算中，公司内部的竣工验收意见表必须经工程管理部签字确认后方可办理结算；
(三)工程档案管理
1．各总分包单位务必配置专职档案员（经档案馆培训，持上岗证），确保档案验收及移交；
2．工程档案内容必须真实、准确,与工程实体相符合,与实体进度同步;
3．工程档案应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪色的书写材料,如:红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等；
4．工程档案应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备；
5．工程档案中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297×210㎜).图纸宜采用国家标准图幅；
6．工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张.图纸一般采用蓝晒图,竣工图是应是新蓝图；
7．所有竣工图均应加盖竣工图章或重新绘制竣工图图标；
7.1竣工图章的基本内容应包括:"竣工图"字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期；
7.2竣工图章必须签字齐全，不准盖私章，不准代替签字；
7.3重新绘制竣工图图标填写要求及式样如下：
7.4不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-8统一折叠成A4幅面(297㎜×210㎜),图标栏露在外面；
8工程文件的立卷原则和方法
8.1立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用.
8.2文件立卷应按专业及阶段等组卷.
8.3案卷不宜过厚,一般不超过20㎜.
9卷内文件的排列
9.1文字材料按事项、专业顺利排列.同一事项的请示与批复\同一文件的印本与定稿、主件与附后件不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主件在前、附后件在后的顺序排列.
9.2图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列.
9.3既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后.
10．案卷的编号
卷内文件均按有书写内容的页面编号.每卷单独编号,页号从"1"开始.页号编写位置:单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角,折叠后的图纸一律在右下角.案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页码.
11．卷内目录的编制
序 号:以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标注.责任者:填写文件的直接形成单位和个人,有多个责任者时,选择两个主要责任者,其余用"等"代替.
文件编号:填写原有的文号和图号.文件题名:填写文件标题的全称.
日 期:填写文件形成的日期.页次:填写文件在卷内所排的起始页号.最后一份文件填写起止页号.卷内目录排列在卷内文件首页之前.
12．卷内备考表的编制
卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数),以及立卷单位对案卷情况的说明；卷内备考表列在卷内文件的尾页之后.
13．案卷封面的编制
案卷封面的内容应包括:档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷.案卷题名应简明、准确的揭示卷内文件的内容.案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容；编制单位应填写案卷文件的形成单位或主要责任者；起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期；保管期限分为永久、长期、短期三种期限.
14．案卷装订
装订应采用线绳三孔左侧装订法,要整齐、牢固、便于保管和利用；装订时必须剔除金属物.
15工程档案的验收与移交
15.1需移交档案的工程,须在工程竣工验收前,提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收,验收时,应重点验收以下内容:
（1）.工程档案齐全、系统、完整;
（2）.工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；
（3）.工程档案已整理立卷,立卷符合规范规定；
（4）.竣工图绘制方法；图式及规格等符合专业技术要求,图面整洁,盖有竣工图章；
（5）.文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；
（6）.文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。
15.2档案移交
工程档案应为一式三套（结算资料除外）。其中,档案馆一套,建设方两套。需移交档案馆的文件,各总包单位应积极配合建设方报档案馆进行移交.期间,如有需整改的资料,总包单位应及时完善；移交建设方的档案必须在工程竣工备案后40日内移交完毕，重新绘制的竣工图及工程照片(数码相机拍摄)必须附上电子文档（电子光盘及扫描光盘）。(特别说明:移交建设方的竣工图必须将施工过程中所有变更内容反映在图上)。