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物流行业-进货管理标准流程

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2020年4月19日
文档仅供参考

进货流程
进货流程包括进货业务流程、进货结算付款流程、进货总体回退流程、收货管理流程和进货退货流程。
进货业务流程
一、 业务说明
企业管理层根据企业发展目标在年初指定年销售计划。销售部门根据销售额、销售利润等指标确定年度、季度销售目标。同时对于主营品种重点照顾。在此基础之上,进货部门就得到了本年度或季度需要购进的品种、数量信息。当然,这也不是进货部门购进的唯一依据。新经营品种的采购往往是进货部门、企业管理层和供应商协商确定的。在此会产生一个粗的进货计划。
进货计划明确后,各个业务员大致有了一个进货参考,根据库存、销售信息反馈,业务员在日常工作中经过电话、会面等各种方式与供应商保持联系,确定进货的品种和数量。此时能够考虑利用进货合同管理。但从实际情况看,业务人员还难以从手工方式转变到利用计算机进行日常业务管理,进货合同也并不是所有的进货都有,业务人员对进货合同的说法比较敏感,建议一切进货记录都称为要货记录而不要轻易使用系统中的进货合同概念。
现阶段看,无库存情况还是很少的。保留少量库存不但仅是流动资金的占用,而且还会需要物理空间。为了保证物理空间能够满足需要,需要进货时业务员应该提前通知仓储部门准备库存地点,对于铁路送货等情况,还需要备车提货。(补充一般送货的几种形式)
货到仓库后,仓库首先需要验收,对比送货单和实物,确认后仓库人员要填写收货单据,明确送货单位、收货品种、数量、质量等信息。一方面提供给对方送货人员作为收货凭据,另一方面,则需要将收货单据传递到业务部门办理记帐手续。收货时一般有两种情况:对方提供价格信息、对方不提供价格信息。这两种不同的做法对系统的使用是不同的。一般的原则是:库房只管理货品的数量、批号等信息,价格由业务部门来确定。
进货部门在收到收货单据后,查找要货记录核对(或填写)本次进货价格,并在要货记录上进行标记。在手工管理时,还需要在业务库存中添加此记录,以备察看。价格确定后制进货单据向下个环节流转。
关于应付帐款的管理有两种做法:一、没有发票的进货单据暂时由进货业务员管理,等发票到后业务员将进货发票和进货单据一起提交给财务。二、一旦填制进货单据后就转交给财务人员管理。这对于企业财务处理是不一样的。
关于发票价格与进货单据价格不一致,一般财务都需要填制存货调整单据对存货进行调整。

二、流程图
进货业务的流程如下所示:

三、流程图说明
进货系统当前的进货计划管理比较弱,但企业进货业务人员又需要计划参考。为了解决这个问题,在实施处理上能够考虑提供货品在一定时间范围内的销售情况,经过平均销售给业务提供进货参考,但并不自动将该销售转为进货计划。如果希望能够将经业务员确认调整后的进货情况录入计算机,能够考虑使用进货计划功能。
进货计划能够从时间上分为中长期计划,系统能够提供的途径主要包括:根据销售情况预测进货;根据设置的上下限生成报警供业务人员参考。从实际使用看,由于没有很好地进行销售预测,这两种途径的实用性都比较差。
进货合同:在具体实施过程中,注意系统名词与企业习惯的统一。在实际中存在两种情况:一、企业认为系统要求维护进货合同,则企业与供应商必须签订具有法律效应的字面文档。建议在解释时多使用要货计划等信息;二、业务人员素质问题。人员习惯以及企业实施推动力量不足,导致在系统中录入要货计划的努力很难实现。这对于后续流程的实现方式有较大的影响。
进货:进货环节是财务和业务的到货(进货类型的到货)确认过程,该环节主要明确的信息是品种的价格问题。从实际情况看,该环节还能够对收货起到监督的作用,收货品种、数量等信息能够经过勾兑合同来完成。不过由于收货不允许多于合同数量(程序限制),而实际存在很多多收或少收的情况,勾兑合同的操作性会受到一定的影响。做完进货单后,系统分两个走向进行后续处理:商品帐的暂估、应付帐的挂帐处理。实际中很少有票先的情况,及时票先也能够考虑压票等货到后一起处理。这样能够简化进货类型的划分(货先、票先、款先)。