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财务管理操作规范

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财务管理操作规范

为了加强本公司财务管理和内部控制, 保证财务管理健康、 有序运行, 根据国家有关法律、 法规和本公司的实际, 制定本规范。 

一、  岗位分工及授权批准

1、 岗位分工
总经理    行使审批人职能, 根据董事会的授权, 负责本公司的货币资金收付审批事务, 总经理外出时, 可根据工作需要授权指定人员代行审批事务。
会计    行使复核人职能, 掌管本公司的财务专用章, 根据本公司的规章制度规定, 审核办理货币资金收付事务。
出纳    行使经办人职能, 具体承办本公司的货币资金收付事务, 不得兼任稽核、 会计档案保管和收入、 支出、 费用、 债权债务账目的登记工作。

2、 审批权限及执行规则
( 1) 总经理在董事会的授权范围及本公司的规章制度许可范围内办理, 不得超越审批权限。 
( 2) 经办人应当在职责范围内, 按照审批人的批准意见办理财务支付业务。对于审批人超越授权范围审批的财务支付业务, 经办人员有权拒绝办理, 并及时向董事会报告。 
( 3) 本公司对于重要的财务支付业务, 实行集体决策和审批制度。

 二、 现金和银行存款的管理   

1、 现金管理
( 1) 本公司能够在下列范围内使用现金:
a.职员工资、 津贴、 奖金;
b.个人劳务报酬;
c.出差人员必须携带的差旅费;
d.结算起点以下的零星支出;
e.总经理批准的其它开支。
除上述规定外, 财务人员支付个人款项, 超过使用现金限额的部分, 应当以支票支付; 确需全额支付现金的, 经会计审核, 总经理批准后支付现金。
( 2) 本公司日常零星开支所需库存现金限额为10000元。超额部分应存入银行。
( 3) 财务人员支付现金, 能够从公司库存现金限额中支付或从银行存款中提取, 不得从现金收入中直接支付(即坐支)。因特殊情况确需坐支的, 应事先报经总经理批准。
( 4) 出纳人员应当建立健全现金帐目, 逐笔记载现金支付, 做到日清月结、 帐款相符。

2、 支票管理
( 1) 支票由出纳员保管。支票使用时须有”支票领用单”, 经总经理批准签字, 然后将支票按批准金额封头, 加盖印章、 填写日期、 用途、 登记号码, 领用人在支票领用簿上签字备查。
( 2) 支票付款后凭支票存根, 发票由经手人签字、 会计核对(购置物品由保管员签字)、 总经理审批。填写金额摘要无误, 完成后交出纳人员。出纳员统一编制凭证号, 按规定登记银行帐号, 原支票领用人在”支票领用单”及登记簿上注销
( 3) 支票付款须先审后付, 财务印鉴由会计与出纳人员分别掌管。

3、 财务部门应当严格遵守的操作要求:
( 1) 按照《支付结算办法》等国家有关规定, 加强银行账户的管理, 严格按照规定开立账户, 办理存款、 取款和结算。定期检查、 清理银行账户的开立及使用情况, 发现问题, 及时报告总经理处理。 
( 2) 严格遵守银行结算纪律, 不准签发没有资金保证的支票, 套取银行信用; 不准签发、 取得和转让没有真实交易和债权债务的票据, 套取银行和她人资金; 不准无理拒绝付款, 任意占用她人资金; 不准违反规定开立和使用银行账户。
( 3) 出纳人员每月至少核对一次银行账户, 编制银行存款余额调节表, 使银行存款账面余额与银行对账单调节相符。如调节不符, 应查明原因, 及时报告总经理处理。 
( 4) 出纳人员应当定期和不定期地进行现金盘点, 确保现金账面余额与实际库存相符。发现不符, 应查明原因, 及时报告总经理处理。 
( 5) 会计人员应当履行监督职能, 定期或不定期对出纳人员实施抽查、 盘点。

三、 审批流程及注意事项

1、 审批流程
业务经办人           部门负责人( 复核)     会计( 复核)        审批人            出纳

2、 注意事项
( 1) 外购 工程承包款应根据统一发票、 普通凭证, 以及收到货物、 器材的验收单附请购单经有关部门审核, 报审批人核准后, 出纳方能付款。
( 2) 预付、 暂付款项应根据合同或批准文件, 由经办部门填写请款单, 注明合同文件字号, 报审批人核准后, 出纳方能付款。
( 3) 一般费用应根据发票、 收据或内部凭证, 经有关部门审核, 报审批人核准后, 出纳方能付款。
( 4) 出纳支付( 包括公私借用) 每一笔款项, 不论金额大小均需审批人批准签字。审批人外出应由出纳设法通知, 同意后可先付款后补签。
( 5) 所有支出凭证由出纳严格审核其内容与金额是否与实际相符, 领款人的印鉴是否相符, 如有疑问必须先查询后方能支付。
( 6) 支付款项应在原始凭证上加盖领款人印鉴, 付讫后加盖付讫日期及经手人戳记。

四、  票据及有关印章的管理

1、 本公司涉及与货币资金相关的票据, 必须严格执行票据管理操作规范的相关规定。

2、 财务印鉴实行分设管理: 财务专用章、 法人代表印鉴由会计保管; 出纳印鉴由出纳人员自行保管。按规定需要由有关负责人签字或盖章的经济业务, 必须严格履行签字或盖章手续。

五、 职工借款审批程序

( 1) 出差人员借款, 必须首先填好”预借差旅费申请单”, 详细列明出差事由、 出差目的地、 出差路线 拟搭乘交通工具、 预计出差时间、 借款金额等内容, 经部门经理审核、 总经理批准后, 方予借支。

预借差旅费申请单
制单日期:     月     日
姓       名

拟搭乘交通工具种类

出差事由及目的地

出差线路流程

预定出差日期
自      月     日起至      月      日
拟借支金额
( 大写)       万     千     佰     拾元正( ￥________)

主管:           财务部门:            经办部门:        借款人:

( 2) 其它临时借款, 如业务招待费、 零星采购周转金等, 借款人员必须首先填好”其它借款申请单”, 详细列明借款理由, 审批程序同前款规定。
( 3) 出差人员回公司后3天内应按规定报销旅差费, 报销后借款余额应及时归还公司; 其它借款经办人员在借款业务完成后的二天内必须办理报销结算手续。否则, 公司有权从其工资薪金中扣除。
( 4) 员工( 包括股东) 个人因私借款不得办理。经本公司董事会决议同意的员工( 包括股东) 因私借款, 按董事会决议办理。

六、 出差费开支标准

( 1) 住宿费报销标准: 部门经理以上人员, 平均每天不能超过100元, 其它人员不能超过50元, 确因工作需要住宿费超过上述标准的, 须事先报经总经理审批同意后方能报销。
( 2) 出差补助: 按出差起止时间每天补助部门经理以上人员30元、 其它人员15元。三区之内出差不报销出差补助。
( 3) 市内短途交通费: 员工乘坐公交车的, 凭据报销, 未经事先批准者不得乘坐出租车。
( 4) 车船票: 按批准的出差路线车船票据实核准报销。
( 5) 出差坐飞机须由总经理事先批准, 未经批准不准乘坐飞机。

七、 业务招待费审批程序

本公司经营中必须的业务招待费支出由经办部门事先测算, 并以书面形式详细列明理由后报经总经理同意后方能开支, 未经事先批准者不得开支。