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公司行政管理制度范本模板

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2020年5月29日
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目 录
公司简介 2
公司组织机构图 4
行政部管理制度 5
第一章 员工行为规范 5
第二章 卫生管理制度 8
第三章 办公用品管理制度 9
第四章 会议管理制度 11
第五章 行文管理制度 13
第六章 印章管理规定 15
第七章 档案管理制度 18
第八章 公司保密制度 19
第九章 名片管理制度 22
第十章 通讯管理制度 22
第十一章 公司车辆管理制度 23
第十二章 员工外出管理 25
第十三章 工牌、工装管理制度 26
第十四章 仓库管理规定 27
第十五章 宿舍管理制度 30
人力资源部管理制度 32
第一章 员工入离职管理 32
第二章 考勤管理制度 36
第三章 考核制度 38
第四章 奖惩制度 40
第五章 薪金制度 44
第六章 福利待遇制度 45

行政管理制度

目的:
为加强公司行政管理,维护和塑造公司形象和员工的良好习惯,规范工作流程,特制本制度。
适用范围:
********有限公司全体员工
第一章 员工行为规范
一、 服务规范
(一) 仪容仪表:公司人员应仪表整洁、大方,上班期间着工装,佩带胸卡。男性员工头发长不过耳,女性画淡妆,不得柒烫怪异发型、佩戴夸张饰品。
(二) 微笑服务:
1、在接待公司内外人员的咨询时,应平视对方,微笑应答;
2、在直营店内与客户发生视觉碰撞,需微笑问候”您好!”
(三) 礼貌用语:在工作期间用语规范,语气温和,音量适中,严禁大声喧哗。
(四) 现场接待:遇有非公司人员进入工作场地,离该人员最近的工作人员应主动礼貌接待。
(五) 电话接听:
1、接听电话应及时,铃响不得超过三声,如受话人不能接听,离之最近的人员应主动接听,重要电话作好接听记录。
2、电话接听标准用语:”您好,人和!”
3、严禁使用公司电话私聊
4、公司值班电话由客服部负责24小时接听(下班时做好呼叫转移)。
5、直营店服务电话由收银负责24小时接听(下班时做好呼叫转移)。
(六) 办公礼仪:遇到领导或上司应主动打招呼,在工作场合应以职务称呼对方以示尊敬。如:”** 总,您好”。”**经理,您好”。不得在公共场合与同事或领导发生语言及肢体冲突。
二、 行政纪律:
(一) 公司各级员工应遵守公司一切规章制度。
(二) 公司员工应维护公司信誉,非办理公司指定任务,不得善用公司名义对外发表有损公司信誉的言辞。
(三) 公司员工应尽忠职守,并保守公司一切机密。
(四) 公司员工执行任务时,应力求切实,不得畏难规避,互相推诿或借故拖延。
(五) 公司员工处理业务,应有成本观念,对一切公物应加爱护,公物非经许可,不得私自携出。
(六) 公司员工对外接洽事项,应态度谦和,不得有骄傲满足以损害公司名誉的行为。
(七) 公司员工应彼此通力合作,同舟共济,不得妄生意见、吵闹、斗殴、搬弄是非或其它扰乱秩序,妨碍风纪等。
(八) 工作时间内不得无故离岗、串岗,不得闲聊、吃零食、大声喧哗,确保办公环境的安静有序;
(九) 所有员工工作期间不得闲聊与工作无关之话题,如有必须沟通事件,时间不得超过三分钟。
(十) 人员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作,保持物品整齐,桌面清洁。各部门专用的设备由各部门定期清洁。
(十一) 严禁在工作时间玩游戏、听歌、看电影、浏览其它与工作无关的网站。
(十二) 每天晨会不得迟到,手机保持静音,严格遵守晨会流程。
(十三) 上班时间严禁脱岗、串岗。
(十四) 机动车、电动车、自行车需存放在行政部指定位置;
(十五) 公共区域内的杂志、报刊行政部需及时更新,并保持干净整齐;
(十六) 保持休息区内用电安全;
(十七) 未经她人允许不得进入她人办公区域,动用她人电脑及物品。
(十八) 节约用电,离开办公区域五分钟以上需关闭各种办公所需电源。
(十九) 节约用水,发现水龙头损坏需及时报修,禁止长流水。
(二十) 除饮用外,纯净水不得用做她用。
(二十一) 对于员工越级反映问题,被反映者有倾听并反映给该员工直属领导的义务。
(二十二) 越级处理汇报事项的负责人给予100元/次的处罚而且其处理结果无效。
(二十三) 公司员工应服从直接上级的指挥,如有意见应于事后述明,间接上级可越级检查工作不可越级指挥。
(二十四) 对领导安排的工作任务,应将处理结果及时汇报。
(二十五) 讨论中的议题或未经公司正式下发的文件,禁止私自散播与之相关的信息。
(二十六) 严禁在外人面前散布负面言论和情绪。
三、 办公环境:
(一) 文件框统一摆放于桌子的靠角,框内文件摆放整齐。
(二) 电话机、茶杯统一放在桌面的左角。
(三) 笔筒、计算器应放在桌面的左上角或者右上角。
(四) 所有个人私人物品如照片、挂件、口香糖、纸巾、透明胶等不得放于桌面。
(五) 桌面下物品必须摆放整齐,不得杂乱堆放。
(六) 长时间离开座位或者下班时应把桌面规放整齐、下班时把椅子放回原处。
(七) 打印机使用纸张应整齐的摆放在指定抽屉内。
(八) 办公墙体不得张贴未经行政部批准的宣传品。
(九) 所张贴物品四周需干净。
(十) 绿色植物未经行政部批准不得随意挪动位置,所悬挂绿植管理卡片需按时填写。
(十一) 员工不得在办公室内抽烟,保持空气清新。

由行政部监督执行,不定期检查,违反以上规定者,第一次予以劝诫、第二次由行政部给予书面警告,第三次视情节给予罚款。所有的处罚均需开具<处罚单>处罚人和被处罚人均需签字确认,拒签者给予双倍处罚,所有的警告及处罚均以书面形式下发当场执行,而且留行政部归档。月绩效考核品行得分依据所受处罚扣除相应分值。
第二章卫生管理制度

为创造干净、整洁的办公环境,制订公司卫生管理规定:
一、 公司卫生责任人:行政部负责人。
二、 卫生区域划分:行政部。
三、 公司卫生严格按照区域划分实行责任人负责制,部门经理为卫生区域责任人,部门内部拟制值日表,公共区域(直营店除外)及总经理办公室由行政部拟定值日表。
四、 当天值日人员如因工作或个人原因不能清扫卫生的,值日人应及时报直接主管安排其它人员代为值日,否则责任由原值日人承担。
五、 公司办公场所严禁吸烟,不乱丢纸屑和生活垃圾。
六、 各卫生区域清洁标准
(一) 办公区卫生标准
1. 每天早上值班人员晨会后打扫卫生,行政部定期组织全体员工进行卫生大扫除,所有员工须全力配合。
2. 办公区域须时刻保持干净、整洁。
3. 办公设施按要求摆放,文件柜上严禁堆放重物或杂物。
4. 办公桌、文件柜内物品摆放整齐、统一。
5. 办公区域要求地面干净整洁,无杂物、无尘土、无水渍、无死角,花盆及时浇水,瓶花每周换水1次。
6. 垃圾纸屑入篓、桶内垃圾不得超过三分之二,保持地面清洁。
7. 废水应倾倒于洗手间内,茶叶应倾倒于垃圾桶内。
8. 办公区域内镜子需保持干净无尘。
9. 花盆内禁止扔烟头纸屑,残枝败叶需及时修剪。每日值日人员必须对大厅地板用拖把擦拭一次并保持干净无积水。
10. 清洁工具统一摆放在一个位置上,用完后应顺手放好。
11. 每日值班人员打扫完卫生后由次日值班负责人检查验收,不达标者即时整改,否则不预签收。
(二) 卫生间卫生标准
1. 卫生间要保持上下水道畅通,如有损坏立即张贴告示牌并及时报行政部报修。
2. 卫生间墙面、地面、便池干净无污垢,地面无积水、无痰迹、无异味。
3. 纸篓更换垃圾袋,小便池放卫生球,点檀香保持室内空气无异味。
4. 卫生间外大垃圾桶每日清倒。
5. 卫生用具摆放整齐,非卫生间物品严禁堆放卫生间。
6. 洗手间内应保持开孔器流通,自觉冲洗,严禁在厕所吸烟,出门后顺手关门。
(三) 卫生检查及处罚
1. 公司行政部每日上午9:00定时到各部门卫生区域检查。
2. 行政部根据以上卫生标准填写<卫生检查表>进行评定。
3. 行政部发现卫生不合格情况应通知卫生区域部门负责人,现场纠正,如限时纠正仍不达标,态度恶劣者,区域负责人现场乐捐10元。
第二章 办公用品管理制度
一、 本规定中包含的办公用品包括:
(一) 公司给员工个人配置的通讯工具(对讲机)、办公桌椅、电话机和员工日常工作
所需的办公文具;
(二) 公司给部门配置的文件柜、传真机、打印机、扫描仪等;
(三) 公司公用的办公设备,如公共区域的传真机、打印机、复印机等;
(四) 公司为部门购置的书籍、杂志和报刊等。
二、 办公物品的采购
(一) 采用办公物品采购预报制,每月28号前各部门负责人根据本部门实际情况,做出本部门当月采购计划,各部门负责人填写<办公用品采购计划表>。
(二) 行政部汇总各部门采购计划后,查对库存或根据业务发展需要核对应采购物品数量,以书面形式报财务部核准,总经理审批。
(三) 采购部根据本月办公用品采购计划派专人负责统一采购。
(四) 采购部采购办公用品后交行政部仓库管理人员验收入库,由行政部通知各部门负责人统一时间领用办公用品。
(五) 除正常配给的办公用品外,原则上不得随意申请购买办公用品,若需要其它物品需经本部门负责人以书面申请,经行政部审核后报总经理批准,行政部指定相关人员按公司财务规定购买并核销。
(六) 负责管理办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种齐全、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管良好。
三、 办公物品的领用
(一) 公司新聘工作人员的办公用品,部门主管根据其工作性质,负责为其配齐办公用品,以担保员工的工作正常开展。
(二) <物品领用清单>由人资部签字发放,复印件无效,员工离职时需交付该表原件。
(三) 采购部按计划采购物品交行政部验收后,行政部统一安排时间发放。
(四) 公司员工领用办公用品须由部门负责人至行政部填写<办公用品领用登记表>,由行政部负责人确认签字后方可领用。
(五) 负责发放办公用品的人员要建立帐本,办好出、入库手续,出库一定要由领取人签字。
(六) 未经部门负责人批准,行政部不向非部门负责人发放物品。
四、 办公物品的管理
(一) 公司员工应当自觉爱护公司财产,节约使用办公用品。
(二) 公司所属固定资产粘贴标签,由行政部统一备案。
(三) 电脑及打印设备采用专人专用,专人负责原则。使用过程要爱惜,保持设备的干净整齐。每台电脑显示器、键盘、鼠标均需贴有统一编号的标签,主机登记相关配置和型号。
(四) 为确保电脑内资料的保密和安全,每台电脑责任人均应设置密码,该密码交行政部主管备存,如更换密码,需在更换后一小时内将新密码交行政部主管备存,其它人未经责任人或其主管领导允许不得使用她人电脑。
(五) 电脑屏保界面蓝底、红字、72号宋体,内容为:郑州人和汽车俱乐部有限公司,速度选择”慢”。
(六) 所有电脑不得安装游戏软件,移动存储设备在使用前须先杀毒确保电脑使用安全,使用人长时间离开应关机。
(七) 各部门电话与传真是根据业务需要由部门负责人提出申请报行政部,行政部统筹安排后报总经理批准,方可安装电话及传真机。
(八) 各部门传真机的使用要有专人负责,对接收的重要传真要及时汇报,以免影响业务的开展。
(九) 公司所有设备设施,长时间离开,需关闭电源,下班后,所有设备均需关闭电源。
如以上设备因产品本身质量问题或正常使用过程中自然损坏的,由公司承担维修费用。因责任人违规操作或看管不严导致损坏的,由责任人承担全部维修费用及运费,同时计入绩效考核。
五、 固定资产的报废
(一) 公司规定价值人民币50元以上(含50元)预计使用年限一年以上的具有实物形态的资产为固定资产。固定资产实行审批管理。各单位、部门如有固定资产损坏,不能使用的,应当依据以下程序进行处理。
(二) 对简单问题能够自行维修处理。在保修期内的,不得擅自处理。
(三) 对无法维修的固定资产实行报废处理。报废应当是经过维修仍无法修复的,或是无条件维修的,经过行政部的故障认定,由该固定资产的保管人填写<办公用品报废申请单>,经行政部审核后提交总经理签字批准方可报废。
(四) 固定资产由行政部和财务部联合处理,所获钱物由财务部门签收,在固定资产列表中删除该项。

第三章 会议管理制度
一、 会议分类及时间安排
(一) 公司年终大会:每年春节前召开,由行政部负责组织,时间定于每年春节前。
(二) 周例会:时间:每周六下午16:00点。由各部门负责人参加,行政部主持。总结部门本周工作及下周工作计划,提出相关工作意见及建议。
(三) 每日晨会:上班前集合完毕,时长10分钟。内容:鼓舞员工士气,调动员工工作积极性,检查工作日志,下达任命或表扬。
(四) 临时会议:公司在紧急情况下召开临时会议,由行政部组织安排。
二、 会议管理及要求
(一) 与会者必须做好会前准备工作,发言主题突出,力求简洁、明了。
(二) 与会者(除晨会外)提前5分钟入场,会议期间室内严禁吸烟、所有手机必须消音。
(三) 因故不能参会者,必须提前向其直属领导请假并得到批准,并由批准人在会前10分钟向行政部报备。
(四) 参会人员未经许可不能中途离席。
(五) 会议纪要:行政部负责整理会议纪要,并按照要求归档。
(六) 决议跟踪:行政部负责跟踪、检查、监督会议决议的执行情况,并及时向上级领导汇报。
(七) 未按要求提供会议所需资料。
(八) 违反以上规定者处于20元/次罚款。
三、 会务组织
公司会议由行政部负责,部门会议由各部门人员分别筹备。工作内容包括:
(一) 人员通知:临时会议提前两个小时通知参会人员:会议时间、地点、主题等。
(二) 场地安排:会议场地的清洁、摆设、茶水准备等工作。
(三) 会议材料准备:与会议内容有关的所有材料的打印、复印、订装,以供与会者使用;投影仪、幕布、音响的准备等。
(四) 会议签到表:参会人员按要求签到,上交会议所需材料。由行政部专人进行参会人员统计。
第四章 行文管理制度
公司文件,是传达贯彻上级指示精神,指导或商洽工作的重要沟通方式。由行政部实行统一管理。文件的管理,要做到规范、准确、及时,具体要求如下:
一、 行文类型及规则:
制度、规定、办法、通知、请示、报告、方案等文件形式。行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
(一) 制度系公司的体系框架根本,未经总经理批准不得擅自制定、修改、废止。
(二) 办法系各部门在实际工作中遇到的制度中未设定或设定不详细,部门经理可根据工作需要设定相关办法草案,报综合办审核后,由总经理签发的公司文件。
(三) 通知系日常工作中各部根据某件单独的事情的处理意见或要求下达的文件。
(四) 申请/请示系各部负责人就部门内发生的相关事项公司无明文规定,或实际与公司规定相违背需要特殊对待的具体事项而向上级部门提出的一种文件格式(一文一事)。
(五) 报告系就本部门工作总结或公司临时安排的相关事宜结束后向上级部门汇报的文本格式。
(六) 方案系公司员工就公司下达的某项目做出的可行性操作分析明细。
(七) 各部门员工,对文件中涉公司应保密的事项,必须严守机密,不得随便向她人泄露。
(八) 行政部负责全公司行政体系文件的编制和对其它部门体系文件的审核工作。
(九) 所有体系文件样本以行政部制定的公司体系文件样本为准,任何部门不得进行修改
(十) 所有文件以公司下达的正式文件为准,文件未签发时部门主管的口头承诺无效,经理及以上级别所承诺内容由公司予以实施,由此产生的一切费用由承诺人承担。
(十一) 行政部负责向其它部门发放体系文件空白样本。其它部门可根据空白样本的内容进行编写部门体系文件。编写后统一上交到公司行政部进行修改审核,审核合格后发放给当事部门,由当事部门进行上报批准实施。
二、 格式规定
制度、规定、办法、通知的格式文本规定:
(一) 文件格式分为:编号;知会单位/部门;拟制人;签发部门;主题;颁发数量;保密级别;文件页数;批准人,颁发日期,主题。
正文内容:目的,适用范围;正文。
(二) 公司管理体系文件规格为A4纸张,须有公司LOGO及公司全称,上下左右页边距设置各为:2厘米。
(三) 公司体系文件编号说明:RH,代表公司”人和”的字母缩写;ZD,代表”制度”的缩写;TZ代表”通知”的缩写;数字前四位为”年分”,中间两位为”月分”后三位为该文件序号。如: 1月分的第一份通知编号为:RH-TZ- -01-001依次类推。
(四) 封面标题为二号黑体加粗,一级标题小二宋体加粗,二级标题四号宋体加粗,正文小四宋体。行距为固定行距25磅,字间距为标准。
(五) 公司管理体系文件分为五级:绝密、机密、一级、二级、三级。
1、 绝密文件--是指非公开的规章制度、计划、报表、财务报表及重要文件;正在研究的经营计划与具体方案;技术资料和研发资料;公司领导个人情况。绝密文件只允许副总经理以上成员、公司高层领导传阅;公司其它人员无权阅读,绝密文件须加盖公司绝密文件印章。
2、 机密文件是指公司的经营数据、策划方案及其它泄露出去可能有损于公司利益的事项。在职人员档案,人员编制,薪资结构,未审批的人员任免,公司未正式下发的决议等;只允许副总经理以上成员、公司中高层成员、相关部门负责人传阅,公司其它人员无权阅读,机密文件须加盖公司机密文件印章。
3、 一级文件。是指公司日常管理体系文件的原件,公司日常管理体系文件的原件统一由公司行政部进行管理和保存,一级文件能够向各部门复印,但不能够向公司其它部门进行借阅。一级文件须加盖公司一级文件印章。
4、 二级文件。是指公司日常管理体系文件的原件进行向各部门转发的复印件。二级文件由公司各个部门进行保管,如发生二级文件丢失的,公司将按相关规定对当事部门进行处罚。二级文件须加盖公司二级文件印章。
5、 三级文件。三级文件是指各部门向下属员工转发学习阅读的二级文件。公司的体系管理二级文件,部门能够向其下属员工进行复印传阅学习,但员工在传阅学习的过程中不得进行复印。公司员工在需要了解公司的体系文件时,在得到其部门经理的批准后,能够查阅其部门的二级文件。
6、 机密和绝密文件电子文本均需加密,密码报行政部备案。
三、 文件的颁发、保存、借阅与销毁
(一) 文件颁发流程
部门负责人拟制-行政部审核-总经理批准-行政部发放－接受部门负责人签收—行政部存档
(二) 各部门负责人严格按照要求使用专业文件夹保管好各种文件文本(行政部每季度、半年定时检查、抽查)。
(三) 各部门因工作需要借阅一般文件,借阅人需向被借阅部门负责人签字借阅,对有密级的文件须行政部同意后方可借阅。
(四) 借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划等。
(五) 行政部应定期对存档的文件及要求限期清退的文件,进行收缴清退工作(一般每季度一小清、每半年一总清)。如发现文件丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告,追究其责任。
(六) 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,行政部要定期清理造册,办理申请销毁手续。
经审核同意销毁的文件,行政部派专人到上级机关指定的地方监视销毁。
第五章 印章管理规定
总则
印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,印章的管理,关系到公司正常的经营管理活动的开展,甚至影响到公司的生存和发展,为防止不必要事件的发生,维护公司利益,制订本规定。
公司总经理授权行政部、财务部全面负责公司的印章管理。
公司印章包括:公司公章、合同章、财务章、发票章、法人章、活动章、文件级别章。
一、 印章的使用
(一) 办理用章事项,须由经办人认真填写<用章申请表>,写明用章部门、用章时间、用章文别、发往单位、事由及印别等,经总经理审批,将其与需用印的文件一并提交至行政部审核,经办人签字用章。
(二) 印章保管人应对文件内容予以核对,经核对无误后方可盖章。
(三) 所有关联人员均需在<印章使用登记表>上签字。
(四) 以公司名义下发的公文或签署的对内对外合同需用章时,必须有总经理签字方可用章。
(五) 以公司名义下发的公文附件(如各类业务报表等)如需盖章,须持正文原件按该文中限定的发给单位、数量用章。
(六) 各部门用章,应按规定办理用章手续,逐级审批后经行政部审核用章。
(七) 外单位人员用章,须由公司对接部门负责人至总经理批准后,到行政部用章。
(八) 经办人用章时须将<用章申请表>交行政部印章专管人员收存,并在用章登记本上登记、签字。
(九) 印章需外带使用时,必须填写<用章申请表>并报总经理签字批准授权,两人以上共同监印,并于当天下午17:30点以前将印章归还,若不能及时归还,经办人员须向所属主管部门领导报告,并向行政部门领导报告,行政部负责人向总经理请示,按总经理指示办理。
(十) 盖章位置要准确、恰当,印迹要端正清晰,印章的名称与盖章文件的落款要一致,不漏盖、不多盖。
(十一) 介绍信、证明信如有存根,要在落款和间缝处一并加盖印章。
(十二) 个人办理信用卡,严禁用章。
(十三) 不得在空白介绍信、空白便函、空白纸上盖章。如确因业务需要,需在空白纸上盖章,需经总经理批准,由使用人对所盖章的空白纸编号登记后盖章,申请人对空白纸的使用负责。
(十四) 涉及法律等重要事项需使用章的,须依有关规定经法律顾问审核签字。
(十五) 印章刻制由行政部负责,经公安机关核准,到指定的刻字社刻制。
(十六) 废弃的盖有公司公章、合同章、财务章、发票章、法人章、活动章的资料均需对盖章部分进行撕毁。
二、 印章的保管
(一) 财务章、发票章、活动章保管人为:财务部经理
(二) 公司公章、合同章、文件级别章保管人为:行政部
(三) 法人章为:行政部/法人
(四) 印章使用人:部门负责人
(五) 实行用章登记制度。
(六) 行政部印章专管人员,每天下班前应检查印章是否齐全,并将印章锁进铁柜内,妥为保管,不得将印章存放在办公桌内。第二天上班后,应首先检查所保管印章铁柜有无异样,若发现异样情况应立即报告行政部负责人和保安部门。工作时间印章保管人员因外出不在岗位时,应将印章妥善保管。
(七) 印章专管人员因事、病、休假等原因离岗时,行政部负责人应指定她人代管,专管人员要向代管人员交接工作,代管人员承担此期间使用印章的全部责任。专管人员正常上班后,代管人员应向专管人员交接工作,登记管印的起止日期,实行管印人员登记备案制,以明确责任,落实到人。交接工作时,应严格办理交接手续,登记交、管印起止日期、管理印章类别及数量。交接人员签字,行政部负责人签字认可后备存,如无书面交接登记,产生的所有责任,由印章专管人承担。
(八) 因机构变动需刻制新印章时,须凭经上级主管部门批准的成立新机构的文件;更换旧印章须凭旧印章原样,由行政部向总经理申请,经总经理同意后,由印章专管人员到公安局办理刻章事宜。新印章刻制后,各部门在领取新印章时,要认真进行登记,注明签收人姓名、日期以及启用新印章、作废旧印章的年月日,并将旧印章一并交行政部印章专管人员,由其登记造册,按规定妥善保管。
(九) 印章专管人员要坚持原则,遵守保密规定,严格按照规定用章。
(十) 未按批准权限用章或用章文件内容有误的,印章专管人员不予用章;经办人拒绝专管人员审核用章内容的,专管人员可拒绝用章,或报告领导处理。
(十一) 公司所有的印章的使用决定权归总经理和公司法人。
(十二) 涉及法律等重要事项需使用印章的,须依有关规定经法律顾问审核签字。
(十三) 财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无需经上述程序。
(十四) 印章保管人必须妥善保管印章,如有遗失,必须及时向所属部门负责人报告。
(十五) 任何人员必须严格依照本规定使用印章,不得擅自使用。
违反本规定用章,印章保管人给予500元处罚,给公司造成损失的予以劝退,造成严重损失或情节严重的,移送有关机关处理。
第六章 档案管理制度
目的
为加强公司档案管理工作,有效地保存和使用档案资源,最大限度地发挥这些资源对公司的积极作用,为公司的各项管理服务。
一、 公司档案分类与归口管理
(一) 人事档案:归口管理在人资部。
(二) 技术资料:涉及公司产品研发和操作方面的技术秘密。例:公司内部用品进价及内部开发的服务流程、管理规章等;由总经理亲自管理。
(三) 财务资料:归口管理在财务部。
(四) 其它资料档案:来往公文、过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、公司管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、合同、报表、荣誉实物、证件、影像资料等档案。归口管理在行政部。
二、 档案的管理原则
(一) 安全、防火、防盗原则。
(二) 各项统计类目符合标准原则。做到能及时为领导提供数据、提供管理和决策依据。
(三) 及时更新原则。
(四) 加工分析造册登记。
(五) 按规定履行借阅手续原则。
(六) 按国家规定及公司实际情况销毁原则。
三、 档案的管理方法
(一) 行政部归口管理的档案由行政部进行统一编码,如有新增文件或遗漏文件,各部门需及时进行预先的统计与整理。
(二) 由行政部整理出‘范本’,各部门则按‘范本’对各自部门的文件进行整理。如在整理的方法上有更好的建议,请及时联络行政部进行修正。
(三) 档案归档:
1. 原则上每一项工作一结束,就需将所有的相关资料送至档案管理人处进行归档。
2. 对于正在进行的各项工作所涉及的文件,各部门应作好‘预先归档’工作,整理方法与‘范本’相同。
3. 外来文件的收发:由行政部进行统一接收,并作好登记、存档,再分发到各个部门,各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档。
4. 行政部保留档案原稿,如有特殊情况需保留复印件需在‘文件收发记录表’上的备注栏上注明。
5. 当有新的档案资料时,行政部应及时进行更新。
6. 严禁私自对各种发行的档案进行复印。
7. 各部门所签订的合同、标书、到货、代理、授权、协议等资料,全部整理完毕后,送交由行政部统一归档。
8 档案查阅须填写<档案查阅登记表>后现场查阅,不得带离。
9. 需要复印的档案时,须由部门负责人及行政部负责人签批同意后,复印人签字存档才能进行。
10. 行政部负责定期整理档案,造册并制订索引。
第七章 公司保密制度
目的
为了维护公司利益,特制定本制度,全体员工必须严格遵守。
保密工作原则:积极防范,突出重点,严肃纪律。
全体员工应遵守”十不准守则”。
一、 保密等级
保密分为两等级:绝密、机密。
二、 保密等级的划分权限
公司资料在归档时由行政部经理决定密级;
公司内部文件由拟定者在拟稿时决定密级。
三、 文件和资料传递范围
绝密级:副总经理以上成员、公司高层领导;
机密级:副总经理以上成员、公司中高层成员、相关部门负责人;
四、 保密细则
(一) 书面资料
1. 公司设专人管理文件资料等档案,个人不得保存,以便明确责任。
2. 档案管理人员应严守秘密,不得以任何方式向公司内外无关人员散布、泄漏公司机密或涉及公司的机密。
3. 不得向其它公司员工窥探、过问公司机密。
4. 携带秘密文件外出时,应由两人同行,并包装密封。
5. 没有解密的文件和资料存档时要在扉页上注明原定密级,并按有关规定执行。
6. 严格遵守文件(包括传真、计算机盘片)登记和保密制度。秘密文件存放在有保密设施的文件柜内。不准带机密文件到与工作无关的场所。不得在公共场所谈论秘密事项和交接秘密文件。
7. 严格遵守保密文件、资料、档案的借用管理制度。如需借用保密文件、资料、档案,须经部门负责人批准,并按规定办理借用登记手续。保密文件一般不得外借,只限于在档案管理员处查看。
8. 保密文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传。因工作需要翻印、复制时,应按有关规定批准后由行政部办理。复印件应按照文件、资料的密级规定管理。不得在公开发表的文章中引用保密文件和资料。
9. 会议工作人员不得随意传播会议内容,特别是涉及人事、机构以及有争议的问题。会议记录(或录音)要集中管理,未经行政部批准不得外借。
10. 调职、离职时,必须将自己经管的保密文件或其它东西,交至公司指定的接管人,切不可随意移交给其它人员。
11. 对外披露信息,应由部门负责人、法律顾问、总经理会签。
(二) 电子文档
1. 各部门办公用计算机应由专人管理,并设置开机密码、屏保密码、电子邮箱密码等安全权限密码,由部门负责人和具体操作人员掌管,并报行政部备案。不经部门负责人同意,不得将密码告知她人,不经同意,不得随意使用她人的电脑。
2. 各部门负责人根据实际情况对本部门的秘密电子文档进行加密保存,行政部复制的所有文件资料必须进行集中建档管理。
3. 共享上不得放置机密文件。如因工作需要可利用电子信箱或磁盘进行转移。
4. 各部门应定期对电子文档进行整理、刻盘。

5. 行政部定期对各部门的电子文档进行抽查,发现有违规现象,立即处罚。
6. 公司所涉及的各类权限密码,应当定期变更(以3个月为期限),当发生人事变动后,需要立即变更当事人所涉及的所有密码。
五、 监管与责任
档案管理人员为一级监督管理人员,应坚持原则,恪尽职守,严格遵守档案管理规定,遇到特殊情况应及时上报部门负责人,并可越级上报至公司总经理;档案管理部门负责人为二级监督管理人员,应把好监督关,切实担保不泄密、不失密。
员工发现泄密、失密现象 ,要及时报告,认真处理。泄密、失密者,需赔偿公司的经济损失;并视情节轻重,给予降级降职辞退等处理;造成公司严重损失的,送有关司法机关处理。
第八章 名片管理制度
目的
名片是企业形象的一种展示,版式依行政部的定稿为准,任何人不得私自印制公司名片,不得随意改变公司名片的设计样式、排版等,具体规定如下:
一、 原则:节约、必要、杜绝浪费;
二、 适用范围:公司全体员工;
三、 设计、印制部门:由行政部统一设计、印刷;
四、 名片制作:由公司指定地点印制;
五、 印制时间:每月3号下午17点前上报行政部印量,上报后4日内部门负责人到行政部签字领取;
六、 要求:使用公司统一版面和颜色;
七、 费用承担:试用期员工采用先交费,后退费方式。(试用期员工名片费先由个人承担,转正后,公司将对试用期名片印制费,在个人转正当月工资中如数退回),正式员工名片费用由公司承担;
八、 公司依据各部上报情况给正式员工印制完名片30日内员工离职的,此名片费用由个人承担;
九、 员工辞职,应将剩余的个人名片如数交回公司;
十、 交往中,掌握名片递送礼仪和交换规则,维护公司形象。
十一、 名片申请领用流程:
部门负责人根据本部门情况按时向行政部上报<名片印制申请表>→行政部将各部印量交行政专员登记 → 行政部按时印制 →将印制好的名片交仓库管理员登记入库→部门负责人依据原上报印量在行政专员处签字领取→各部人员在本部负责人处签字领取。
第九章 通讯管理制度
公司包括公司员工所使用的通讯工具是一切信息的来源,是我们的服务和形象向外界展示的一种渠道;是公司同客户沟通和交流的一种手段;没有了信息和通讯;一切就成了无源之水、无本之木。为了保障信息这一核心资源,特制定通讯管理办法
一、 公司所有员工手机必须是工作期间8小时畅通;每检查一次不通情况,处于 10元/次罚款;
二、 标准语言接听、不方便时移交但不可不接听、接听完电话并做处理;
三、 发现没电时,紧急向行政部备案,如有事情请拨打另外号码,并做呼叫转移;
四、 安排别人接听,一定要做事后跟踪,并倾听别人的处理经过,从中学习;
五、 时刻检查话费:任何时候不得出现因话费问题而失去联系;
六、 一个月内二次发现类似问题:处于20元/次罚款;
七、 一个月内三次有问题,处于50元/次罚款并警告或者辞退处理等。
第十章 公司车辆管理制度
为了确保公司车辆的安全使用,特制订本制度;
一、车辆的管理、维修、使用由行政部负责
二、用车要求
(一) 车辆使用人应爱惜公司车辆,注意公司形象,保持车辆整洁和干净。
(二) 行政部只向部门负责人借车。
(三) 车辆使用人在驾驶前须对车辆做基本检查(如水箱、煞车油、电瓶液、轮胎、外观等)如有故障,应立即报行政部维修,否则最后使用人要对由此引发的后果负责。在驾驶途中,驾驶人也要注意各种仪表的显示。
(四) 所有车辆必须投保强制保险、商业保险、不计免赔(商业三责由财务进行投保必须为50万以上)。
(五) 车辆使用人必须有有效的驾驶证,如无证驾驶或持无效驾证驾车,其所有责任均由驾驶人承担,车辆保管人与其承担同等责任。
(六) 员工因业务需要需使用公司车辆时,经本部门负责人批准后,需至行政部填写<公司车辆使用登记本>,注明使用日期、车牌号、使用人、驾驶证、用车事由、目的地、出车时间、出车里程,经过行政部人员审核后,方可使用。
(七) 行政部负责通知客服部进行车辆的正常年审,未年审车辆不得使用。
(八) 因公用车时,行政部安排人员对车辆的公里数做以登记,由车辆使用人员到行政部填写<用车情况登记表>,车辆使用完毕后将车钥匙、行驶证交行政部,在用车情况登记表上注明回来时公里数由行政部核实;
(九) 车辆违章由车辆使用人承担,追查不到责任人,罚款由行政部负责人承担;
(十) 车辆于行驶途中发生故障或其它耗损急需修复、更换零件时,可视实际需要进行修理,但无迫切需要或修理费超过200元时,应事先征得行政部负责人批准。
(十一) 如因驾驶人使用不当或车管专人疏于保养,致使车辆损坏或机件故障,其所需要修护费,应依情节轻重,由责任人予以承担。
(十二) 在非公驾驶外出、或未经许可将车借予她人使用,违反交通规则、发生事故或造成车辆损坏等情况,由借车人承担一切后果。
三、事故责任处理
(一) 发生事故后,应作应急处理,并迅速打电话通知行政部负责人,行政部安排公司客服部处理事故,将损失降为最低。
(二) 公务用车时车辆发生交通事故,如维修费用和赔款在保险公司赔付范围内,由公司承担;超出部分由车辆使用人及驾驶人承担;
(三) 对于发生交通事故的车辆使用人及驾驶人进行此次交通事故总损失的10%作为处罚。
四、费用承担及报销
(一) 公司车辆的保险费、车船使用税、折旧费、正常保养费、正常维修费均由公司承担。
(二) 个人用车时产生的费用均由个人承担(公司用车时除外)。
(三) 公司车辆油费每月报销时间为每月10日、20日、30日。报销程序按财务报销制度执行。
(四) 用车时间段发生的违章,车辆使用人应在行政部通知后7日内处理完毕,否则直接从工资中扣除;
(五) 如车辆发生违规、非正常损坏、失窃所产生的费用均由车辆使用人承担;无责任人行政部负责人承担。
五、行政部负责人根据车辆使用人办理事情的紧急度、接待、会见客人的级别调度车辆。
(一) 事情紧急而重要的不论车型以现有车辆立即调用;
(二) 车辆充分而事情不紧急时从排量最低的车辆开始调度;
(三) 车辆的使用与所办事情的产出比需成正比,否则行政部不得批准用车。
六、公司车辆禁止用来学车,无驾驶证人员禁止驾驶,一经发现有以上行为处罚车辆领取人500元,情节严重的公司将追究其法律责任。
七、车辆在下班后(电瓶车除外)或节假日,必须按顺序停放公司指定停车处,行政部要采取必要的防盗