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我国历史上的部分秘书制度

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中国历史上的部分秘书制度

佚名

一、 春秋战国秦代以前

( 1) 用印制度: 约始于西周, 西周已有印章( 当时称”印”为”玺”) , 多用于私人检验财物时的凭证。到春秋后期用于检验文书, 但未普及, 到战国时往来文书必须用印封。文书加印, 说明了文书的权威性。

( 2) 正副本制度: 始于西周的一种文书制度。从王命文书到各类文书都有正副本, 有的文书要有几份副本。王命文书宣读后, 交正本予承办者, 内史另抄副本藏于王室备查。

( 3) 签名制度: 始于殷商时代。殷商甲骨文书是由史官或巫卜来占卜刻制的, 她们在起草文书或记录活动时, 常在甲骨文上签字, 或刻上某记号, 以示对所写文书负责。唐宋时期主管文书工作的官吏要在审定的文书上签字, 一般字迹潦草, 称为”花押”、 ”花书”, 有的以符号代替。这种签字难以模仿, 使文书处理工作更严肃。

( 4) 驿传制度: 文书传递的一种制度, 始于西周, 唐代更加完备, 是每隔三十里设一驿站, 用于传递公文。

二、 汉代

( 1) 公文用纸制度: 用纸张作载体的公文, 始于汉朝, 魏晋以后增多。撰拟公文所使用的纸张都有各自的规定, 如颜色、 尺寸等, 黄纸为皇室专用, 一般官吏、 百姓用白纸。在纸张尺寸上, 规定书写皇帝的诏敕文告, 使用高一尺三寸、 长二尺的黄纸。

三、 魏晋南北朝时代

( 1) 文书处理程序制度: 魏晋时, 相府为最高政务机构, 掌收受天下文书和颁发诏令。在文书处理过程中, 依一定程序, 如上行文, 经丞相送商书, 再进呈皇帝阅示, 以后交商书保管。皇帝下行文, 分两条渠道颁下, 一部分交相府分发各政务部门执行;一部分交商书转御史大夫, 再转丞相分发。

四、 唐代

( 1) 一文一事制度: 即一篇公文只能叙述一件事情, 不能在一篇公文里写几件事情。这种制度始于唐代, 宋朝普遍施行。其好处是, 能够把要说的事情说得明白详尽, 有利于提高行文效率和公文处理工作。

( 2) 封驳制度: 唐代为加强公文制作的监督, 驳正过失而建立的一种制度。唐代是由中书省掌制令决策, 门下审议, 如果觉得不妥, 则能够驳回修改。这种封驳制度, 能够加强监督, 提高公文撰写的质量。( 3) 涂归制度: 唐代门下为制敕有不合适的, 都能够在黄敕上批改, 然后加封退还中书省。

( 4) 稽缓制度: 唐代对公文的抄转有严格的时间规定。以纸张计算, 符移、 关、 牒等公文, 在二百张纸以下的, 给二天时间。超过二百张的公文, 每二百张以内加一天, 但最多不得超过五天。赦书所需纸张较多, 也不准超过三天。军务急速的公文, 要当天完成。如果超过时限, 就要受罚。

五、 宋代

( 1) 引黄制度: 宋代时对章奏文书, 往往将其主要内容与时间地点写于文书的封皮或文书之前。这是后来公文摘要叙事的开端。

( 2) 实封制度: 古代文件封袋的一种制度。唐宋时公文封装, 凡是事关重大的机要文件均用"实封"其余公文则用”通封”。

( 3) 稽程制度: 古代秘书人员承办皇帝的诏敕文书, 一旦成案, 必须即日行下。各机构日常办理公文, 小事五日完成。

六、 元代

( 1) 朱销文簿制度: 元代的文书处理制度。为了防止公事稽违和便于监察官”照刷”规定, 中央地方的各级衙门普遍设置”朱销文簿”, 按照应行公事的时间顺序逐日登记, 办完的公事随时勾销。

( 2) 公文递投制度: 元代为保持中央和地方衙门的公文来往和联系, 掌握各地的情报, 建立驿站和急投铺。驿站负责传送使臣、 信差和台吏的。急投铺负责递送紧急文书。

七、 明代

( 1) 禁繁文制度: 明太祖曾下令禁繁文和减案牍, 订立上书言事的格式和字数, 违者受罚。

( 2) 票拟制度: 明代的文书处理制度。内阁接到奏章以后, 先用小票写出初步批答意见, 再由皇帝朱笔批答。这种以小票拟写批答的制度叫”票拟”也称”条旨”或”调旨”。清初仍用此制。

( 3) 批红制度: 明代处理奏章的制度。奏章先交内阁, 由内阁用小票拟写批答, 供皇帝参考, 再交皇帝用朱笔批答。明代的批答实际上是司礼监的秉笔太监担任。清代也沿用”批红”制度, 但批红的不再是太监。自军机处设立后, 重要奏章改用奏折, 批红制度遂废。

( 4) 红( 白) 本制度: 明代进呈奏章的制度。明代宦官刘瑾专权时, 奏章先交刘瑾, 后交通政司, 交刘瑾的叫”红本”, 交通政司的叫”白本”。

( 5) 秘疏制度: 明代中央机构实行的文书保密制度。朱棣夺取皇位后, 阁臣开始参预机要, 疏秘制度由此产生。

八、 清代

( 1) 批本制度: 清代的文书制度。每天进呈的本章, 先由内阁用票签写出初步批答意见, 再交皇帝。皇帝或批准票签所拟, 或在票签上改定, 有时内阁同时写两签、 三签或四签, 皇帝选用一签, 如果都不合皇帝心意可由皇帝另下谕旨。总之, 是由皇帝决定, 然后交批红处做最后的判定。

( 2) 发折制度: 清代宫廷的一种发文制度。每日所递的奏折都由奏事太监直接交给军机处封发, 其余外省各折无论得到或未得到皇帝的旨意, 均由奏事太监封固, 次日交奏事处发还递折之人。京中所递各折, 或由军机处发下, 或由当日被召见的大臣发下。

( 3) 折本制度: 清代文书处理制度。清代内阁进呈题本, 票拟有不称旨的, 折角发下, 按日收本, 积至十余件, 在”御前听政”时, 大学生持本依序启奏, 称为”折本”。得旨后, 另写票签, 随其它题本一同进呈。

( 4) 朱批奏折: 清代处理文书制度。是清代皇帝亲批奏折的一种。奏折送进皇宫, 由内奏事处太监转程皇帝, 由皇帝亲自开拆和批示, 称作”朱批”, 然后交军机处按朱批意思处理, 原件仍退还递交奏折的人。

( 5) 明发制度: 清代的发文制度。清代军机处草拟上谕有”明发”、 ”廷寄”的区别。有关皇帝巡行、 经筵, 及侍郎以上和总兵、 知府以上官员升降调补的谕旨, 交内阁发抄, 称为”明发”。

( 6) 廷寄制度: 清代发文制度。清代由军机处拟写谕旨, 发出谕旨的途径, 一是由内阁传抄; 二是由军机处密封交给兵部捷报处寄往各省, 用军机处印封, 上面写”军机大臣字寄某官开拆”, 或”传谕某官开拆”。由内阁传抄发下的, 叫”明发”; 由军机处密封交兵部捷报处寄出的, 叫”廷寄”。

( 7) 清档制度: 清代的文书处理制度, 施行于军机处。即每天传奉的谕旨及传递的单片, 都要抄订成册, 每日一册, 按日更换。