台州市机车配件公司人事行政管理制度.doc

台州市机车配件公司人事行政管理制度

56
2020年5月29日
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台州市龙马三阳机车配件有限公司TAIZHOULONGMASANYANG AUTOMOBILE PARTS CO.LTD.

公 司 行 政 管 理 制 度

管理编号
LMSY/XZGLZD——02
受控状态

版 次
B/0
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批 准

台州龙马三阳机车配件有限公司
龙马三阳公司行政管理制度

第一章 人事管理
一、公司人力资源规划
二、招聘与录用
三、培训
四、考勤
五、假期
(一)请休假
(二)假期规划
六、奖惩
七、考核
八、核薪
九、保险
(一)社会统筹
(二)商业
十、人员流动
(一)调动
(二)辞职、辞退

第二章 行政管理
一、员工日常行为管理制度
二、工作计划管理制度
三、会议管理制度
四、办公设备管理制度
五、文书作业管理制度
(一)打印
(二)复印
六、收发文管理制度
七、文档管理制度
八、公司福利待遇管理制度
九、员工考勤制度管理制度

第一章 人事管理
总 则
1．人事管理是公司”人才为本”价值的直接体现;
2．人事管理以合法、平等为基准,以实绩导向、取优汰劣、赏罚分明为宗旨;
3．人事管理以满足公司发展需要为核心目标。
一.人力资源规划
1．根据公司业务发展需要进行前瞻性人力资源计划;
2．建立明确的人才标准、工作分析体系;
3．短期人力资源计划由总经理核准,中长期人力资源计划报董事会核准;
4．经核准后由总经理领导制定征用计划;
5．行政部依据招聘计划执行招聘流程;
6．建立公司人才库(全部应征人才简历),作为公司业务发展的储备。
人力资源规划流程

二、招聘与录用
1.公司各部门需招聘新员工时,应该按照公司标准文本<人员增补申请表>进行填写后上交公司行政管理部,由行政管理部上报公司总经理批准后,开始招聘程序。
2.各部门所需招聘的新员工,应该首先尝试公司内部人员调动,在公司内无合适人选或无法调动时,开始公司对外的招聘程序。
3.行政管理部对外的招聘方式能够采用:公司内部人才库寻觅、设摊招聘、登报广告征员等方式。
4.行政管理部于招聘前须将本公司用人计划、本次招聘人数、职位、要求等材料报政府有关劳动人事部门批准,方可拟稿登报或设摊招聘。
5.行政管理部负责应征人员资料的初审工作,并将合适的候选人材料转送录用部门审阅,并与其共同商定参加初试者人员名单。
6.初试由行政管理部主持,包括笔试和面试,同时填写<面试记录>与<初(复)试考核表>。
7.复试由行政管理部与录用部门共同主持,同时填写<面试记录>与<初(复)试考核表>。
8.录用建议由行政管理部与录用部门会同总经理共同作出,由行政部发放<聘用通知书>。
9.新进员工凭<聘用通知书>报到,应缴验以下材料:身份证复印件一份、最高学历影印件,据此行政管理部建立<人事资料卡>,并由行政管理部保存并管理使用。
10.录用人试用期为三个月,试用满一至二个月时,由行政管理部会同部门主管对试用员工按照公司员工考核体系进行一次中期考核,若发现有任何不符合录用条件者,随时解聘。届满后再进行正式考核。(见公司考核相关表格)。
11.录用人试用期结束,成为公司正式员工,公司与之签定<劳动合同>并由公司行政人事部将<劳动合同>送至劳动监察部门进行见证,同时办理劳动人事档案关系的调动、三金等相关福利等事宜。
12.对公司高级管理人员的聘用由总经理或董事长直接签发任命书,然后由行政人事部与其签订聘用合同。
13.员工人事档案由行政部建立、保存并管理,必须准确、及时、保密。
14.员工人事档案包括:<应聘人员登记表>、履历、<面试考核表>、<录用通知书>、<承诺书>、<人事资料卡>、<劳动合同>、职务、工资记录。

招聘流程

责任人:行政主管
监督人:总经理
三、培 训
1.行政管理部负责综合协调各部门之训练计划,订立各项公司全年教育训练计划。
2.行政管理部须督导实施教育训练计划,检讨各项训练情况并做效果分析。
3.行政管理部负责收集、编订教育训练教材。
4.行政管理部协同公司其它部门进行相关人员的业务培训。
5.公司培训分为:新员工引导培训、在职培训(主管指导、在岗司内外、脱岗司内外)与主管培训等多种。
公司迎新引导培训体系表
培训人
培训内容
培训时间
考核基准
总经理
公司介绍

行政部
<员工守则>
<行政管理制度>
<档案管理制度>

财务部
<财务管理制度>

销售部
<业务管理制度>

行政部
法律事务
*商业秘密
*合同、文本管理
*商业信息

四．考勤
1.龙马三阳机车配件有限公司每位员工在每一正常工作时日,必须自行、准确打卡。
2.凡是漏打,错打卡者须在24小时内申请补办,经部门主管核定后报行政管理部
3.公司员工出差,须填报出差申请单,经主管、总经理批准后须将申请单复印件一份交行政
管理部备查。
4.行政管理部将人员出差情况记入员工出勤情况表,出差期间之例假记入员工出勤资料表。
5.出差日期由行政管理部以公假记入员工出勤资料表。
6.如遇业务人员外出执办公务,须填写<外出登记表>并经主管核准后有效,通知行政管
理部专职人员,作为考勤之依据。
7.员工在规定工作时制外继续工作者,须填写<加班申请表>并经本部门主管及行政管理
部批准后方能够加班论,行政管理部负责加班人员之出勤考核。
8.行政管理部若发现申请加班人员无出勤记录,须向申请人部门核查,若无确凿证明,以作废论。

9.员工不得任意加班,行政管理部若发现无经主管核准之加班单,即使有考勤记录,也不将
其视作加班。
10.员工按政府规定进行日常工作及休假,同时实行带薪或无薪假。
11.申请假期应于事前向本部门主管提出并报行政管理部核准,紧急事项于事后24小时内
补申请。
12.假期的请休严格按照公司<管理制度>规定执行。
13.行政管理部监督公司员工于每工作日结束时填写并上交<工作时间控制表>并于每周二
之前将公司员工上周所交<工作时间控制表>进行统计,制作成<周工作时间统计表>并上交总经理。
14.公司行政管理部执掌每月月底统计作业,汇集”出勤卡”、<周工作时间统计表>、<请假单>、<加班申请表>等相关记录,统计填制员工<出勤资料表>,交财务部计算工资之用,并入案备查。对一切不合制度之情况向有关主管提出处理意见,并填写<员工假期规划提示单>提交给公司员工。
15.行政管理部主办人若发现员工旷职达2日或超出2日者、请假超出规定期限者、出勤记录有弄虚作假或涂改毁坏者,应及时提请行政管理部主管核办。

考勤流程

责任人:行政专员。
监督人:行政主管
五．奖惩
5.1工作职责
1．奖惩依据为公司<员工守则>
2．公司各级主管均有提出奖惩的建议权
3．行政部负责事实调查并报告总经理
4．各级主管按公司权限行使奖惩
5．各类奖惩由行政部执行
6．各类奖惩须报备行政管理部备案,登记入<人事资料卡>
7．办公室负责员工考勤的监督与管理。
8．财务部负责员工考勤的核查与校对汇总管理。
5.2管理程序
(1)考勤时间
1．因订单、生产和岗位要求可另行规定工作时间制。
2．上班时间分为:
1)夏、秋季时间;冬、春季时间;
2)季节不同,上班时间以公司通知为准。
(2)考勤种类
采用门卫考勤办法:采取考勤钟打卡,由门卫进行监督管理。
(3)临时外出考勤:
1．部门经理以上人员外出免于考勤。
2．全体员工外出的凭手续齐全的<出门证>免于考勤。
(4)特殊情况考勤
1．经总经理核准免于打卡者,可免于考勤。

2．因公出差者,由部门经理申请,(填写外出申请表)可免于考勤。
3．因故请假经核准者,凭<请假条>可免于考勤。
4．临时事故未考勤者,事后凭<请假条>可免于考勤。
(5)考勤管理要求
1．本公司员工一律实行上、下班打卡制度。
2．上班时间已到而未到岗位者即为迟到,管理人员迟到每分钟扣罚１元,员工迟到每分钟扣罚0.5元。
3．未到下班时间而提前离岗者即为早退,管理人员早退每分钟扣罚１元,员工早退每分钟扣罚0.5元。
4．迟到、早退月累计不可超过5次,超过者另加每人每分0.5元。
5．代打卡者及被代打卡者一经发现每人扣罚10元/次(被代打卡的时间不计工资)。
6．员工因私事需请假的,要提前办好请假手续,请假条交于门卫登记;如遇特殊情况,确实事前无法办理请假手续的,要电话说明,事后应说明理由经部门主管核实再补办手续,不按规定程序补办手续的按旷工处理。公司全体员工每月最多只准请两天假,如有超过者按当月日平均工资的1.5倍处罚。
7．因生产需要加班必须配合生产加班,加班时间以实际而定,未经许可而无故不加班者按旷工论处(旷工一天管理人员扣罚200元/次;员工扣罚100元/次;三天〈含三天〉以上开除处理)。
8．下班人员应到下班时间方可停止工作,不准未到时间排队等候打卡,违者记警告一次(警告10元/次)。
9．员工上、下班忘记打卡者,由车间主管出示证明,办公室可代为签字证明出勤,并扣罚10元/次。
10．迟到、早退人员不论时间长短都要打卡,由保安负责监督执行,若有拒绝打卡者以旷工论处,监督不严者给予警告处罚。
11．下班时打上班卡一经发现,扣罚5元/次。
12．管理人员(员工)早上打完上班卡后,公司若发现外出买早餐,扣罚5元/次(且买早餐的总时间计为迟到)。
13．因公出差应事先出据由直属主管签批的出差证明交办公室备案,因特殊情况不能事先办理相关手续的在回公司后最迟不超过次日办理手续,否则按旷工处理。
14．未经部门领导同意而又未有任何特殊原因未办理任何请假手续者,均按旷工处理。(管理人员扣罚200元/次;员工扣罚100元/次)

奖惩流程

六、请假
6.1 工作职责
1.办公室负责请假时间的汇总、管理工作。
2.部门主管负责所属员工请假的核准、岗位协调工作。
6.2 管理程序
1.请假类别:
1事假 2病假 3婚假 4产假 5丧假 6法定假日 7正常假日
2.审批流程:
请假单需要请假人自己填写,依据权限签批至批准为止。
3.审批权限
1)请假1天(含1天)以内,由直属上级审批;
2)连续请假2天,由直属副总审批;
3)连续请假2天(不含2天)以上,由总经理审批;
4)所有请假单,请假者出厂时交门卫保管,次日统一交办公室。
5)严禁越权审批(批准人不在或其它特殊情况除外),批假的原则是不能影响生产任务的完成。
4.请假程序
(1)事假
1)员工因私人事情需请假者,应于事前24小时填写<请假单>,依权限交领导签批后,将请假条交门卫处方可离开,假期结束后或提前结束假期的,需到办公室办理销假手续。
2)试用期未满的原则上不予请长假,因特殊情况需附相关证明。
3)请假天数已满需要续假者,应予请假期满前办理续假手续,事后须出据相关证明。
4)因特殊情况不能事先请假或直接请假者,可经过电话联系,事后上班时凭相关证明及时补假(原则上补假应在上班后一天内完成)。
5)请假手续不全者一律按旷工处理(管理人员扣罚200元/天,员工扣罚100元/天)。
(2)病假
1)员工因生病需请假者,应于事前至少6小时填写<请假单>,依权限交领导签批后,将请假条交门卫处方可离开,假期结束后或提前结束假期的,需到办公室办理销假手续。
2)销假时要求提供镇级以上的医院相关证明。
3)请假天数已满需要续假者,应予请假期满前办理续假手续,事后须出据相关证明。
4)因特殊情况不能事先请假或直接请假者,可经过电话联系,事后上班时凭相关证明及时补假(原则上补假应在上班后一天内完成)。
5)请假手续不全者、不能提供医院证明的或是伪造医院病历者,一律按旷工处理(管理人员扣罚200元/天,员工扣罚100元/天)。
3．婚假
1)在公司服务1年或2年的可申请无薪资婚假10天。
2)在公司服务3年以上的可申请无薪资婚假15天。
3)在公司服务满三年以上的可享有贺喜金100元。
4．产假
1)产假最长期限为2个月无薪资假期。
2)在公司服务满三年以上的可享有贺喜金100元。
3)凡请产假者,必须符合国家的法律规定(需出据有效计划生育证明方可申请)。
5．丧假
1)员工直系亲属三代以内的可申请有薪资丧假5天(含5天,5天以上则为无薪假),具体天数可根据路程情况而定。
2)请假者须附相关证明(乡、镇级机关证明方可有效)。
6．法定假日
1)元 旦 可视具体情况而定休假天数
2)劳动节 可视具体情况而定休假天数
3)国庆节 可视具体情况而定休假天数
4)春 节 可视具体情况而定休假天数
7．正常假日
工作期间每月原则上在不影响生产的前提下,可允许请无薪事假2天。

七 考核
1.考核管理是英达仕投资管理顾问公司管理的一项重要内容,它的目的在于维持好企业 秩序,更好地贯彻企业管理制度,完成计划指标和实现经济效益。
2.对司内各部门的管理状况及个人的行为活动制定统一的规范作出合理的评判,激励先进,褒扬正气,有功则奖,有过则罚。调动员工工作积极性,完成指标,提高工作效率。
3.XXX公司对部门的考核,主要内容为费用情况、资金状况、业绩完成进展情况以及公司运作的规范及制度的执行情况;对员工的考核主要为业绩、品德和行为的执行情况。
4.于考核作业前,行政管理部须备妥员工之考勤、升迁、调动奖惩诸种资料作为一般依据。
5.对部门考核一般周期为半年一次。
6.考核由直属上级主管执行行政部参与配合,亦可设立考核小组

7.对公司员工的考核区分为月度、季度、年度考核,每月、季、年度底前5天内,行政理部协同公司各部门主管对公司员工按照公司业绩指标体系,并结合员工IDE协议等相关指标,对员工月、季、年度工作情况进行考核,填写<考核记录表>,上报总经理。
8.考核结束后,行政管理部负责将考核等级反映于员工的奖惩与职位、薪资等级年度的相应调整。
考核流程

八 核薪
1.财务部根据<出勤资料卡>、<业绩奖金确认单>进行核薪
2.<出勤资料卡>由行政部统计提供,财务部门核对。
3.<业绩奖金确认单>由销售部统计提供
4.财务部汇总之薪资表报总经理核准
5.周考勤、奖惩发生薪资增减,依据公司<考勤制度>

核薪流程:

九 保险
(一)社会统筹保险
1．养老保险 养老保险办理流程
2．医疗保险 医疗保险办理流程
3．失业保险
4．住房公积金
(二)商业保险
十 人员流动
(一)调动
1．部门内员工岗位调动,由部门主管向行政部提出调动说明;听取行政部建议后决定;报备总经理;
2．部门内主管岗位调动,由部门主管向行政部及上级主管提出调动说明,听取意见后决定;报备总经理;
3．部门级以上主管岗位调动,由总经理提出动议,听取有关建议后决定;报备执行董事;
4．调动由行政部发布调动令
调动说明书
部门内员工调动流程

部门内主管调动流程

部门级以上主管调动流程

(二) 辞职、辞退
按制度办理辞职手续,填写<离职申请书>,经有任免权限的主管批准后由行政管理部办妥移交手续并填写<移交接清单>后方得视为按正常手续辞职,行政管理部通知财务结算工资。
(三) 辞退和开除
有任免权限的主管需解聘其任免范围内合同制员工的,应填写<解聘/开除通知书>,然后交行政管理部办理有关离职移交手续。被解聘员工应办妥移交接手续,填写<移交接清单>后方得离职,同时由财务部结清工资。
无论以何种情况离开公司者,由行政管理部签发离职证明书,一式二份,一份交离职人,一份留存行政管理部。员工离职后,行政管理部须将离职人员各项手续表单归档封存。

责任人:行政主管
监督人:总经理(GM)

第二章 行政管理
一 员工日常行为管理制度
(一)职责
1.行政管理部负责对公司全体员工的礼仪、办公纪律、出勤、外出等事项的全面监督;
2.行政部主管发现不当现象,可签发”提示单”以提示警告,并报备有关部门主管;
3.行政部确认奖惩事实,可提请有关主管研究提出奖惩申请;
4.对公司礼仪纪律现象,行政部与各部门主管均可直接向总经理提出。
(二)管理要求
1．仪表仪容
1)员工日常上班一律佩戴上岗证。
2)员工言行举止要大方,着装要干净整洁,仪容要洁净,精神要饱满。
3)不准穿拖鞋或赤膊上班。
2．行为要求
1)热爱祖国、热爱集体、遵守国家法令、法规及公司的各项规章制度,自觉维护公司利益和荣誉。
2)诚实敬业,忠于职守,工作认真,注重品质,按时完成各项工作任务。
3)服从上级合理安排,尊重领导,正确理解与执行上级领导的指令和公司决定。
4)坚持原则,实事求是,不假公济私、贪污受贿,不同流合污。
5)精诚团结,互助友爱,尊重她人,不拉帮结派,不搬弄事非。
6)讲文明礼貌,谦逊和气,谈吐文雅,不傲慢无礼,树立良好的职业道德和修养。
7)要仪表端庄,衣着整洁,保持良好的个人形象。
8)要光明磊落,胸怀坦荡,勇于承担责任,虚心接受批评,不带私心和个人情绪于工作之中。
9)同事间相遇应微笑点头表示致意,遇见领导要问好表示尊重,遇见下属要和蔼可亲,不可高傲自大,提倡尊上爱下之风尚。
10)积极进取,勤于钻研,勇于开拓,不断进步。
11)不向外泄露公司技术、资料、图纸、信息等机密,注重职业道德。
12)遵守各项规章制度,按时作息,上下班排队打卡,不迟到、早退,不无故旷工,不做违规事情。
13)工作时间要坚守岗位,不窜岗,不睡觉,不闲谈嬉笑,不准上班吃早点,不做与工作无关之事宜。
14)爱护公司公共环境卫生,不随地吐痰,乱丢垃圾,不乱涂墙壁,乱贴纸画,不撕毁公司张贴的公告、通告等宣传品。不随意贱踏草地,攀折花木,保持工作区域的整洁卫生和公司的环境与面貌。
15)要洁身自爱,廉洁奉公,不偷窃她人财物,不贪小便宜,要拾金不昧,
乐于助人,奉献爱心。
16)要爱护公司财产和公共设施,爱惜工作用具及机器设备。
17)节约使用水电及生产材料,不浪费能源及资源,养成用后随手关闭开关的习惯。
18)未经许可不能进入她人办公室、仓库、机电房等工作重地。
19)不可擅自动用她人机械设备,办公用具等物品。
20)进入厂区、车间及仓库等地,严禁携带易燃易爆等危险物品,不可在禁烟区吸烟或违章使用明火作业。
21)爱护消防、安全等专用设施及器材,不要随意动用灭火器、消防栓、消防用水及安全报警装置和警示标志,保持安全通道畅通。
22)积极参加消防安全培训和公司安排的各项培训课程,大力支持和参与公司的各项业余文化活动。
23)不聚众酗酒、赌博及酒后上岗。
24)不寻衅滋事,打架斗殴,不威胁恐吓、勒索、利诱,不做一些侵害她人的行为。
25)严禁有吸食、贩卖毒品,加入非法帮会,携带攻击性器械等触犯国家法律、法规的行为。
26)保持健康、良好的心态和爱厂如家的精神,做一名品德高尚的优秀员工。

二 工作计划与报告
没有计划的行为是无效率的行为。公司强调对公司、部门、员工行为的计划性要求,用以明确和把握我们的工作方向,同时提高工作效率与工作效益。因此,经过对计划体系的规定,并经过相关计划流程和计划表格的制作,实现工作计划的确立、执行和评估。
(一)公司、部门年度发展计划
1．公司总经理、部门主管于每一会计年度底应该制定下一会计年度的发展计划。
2．公司年度发展计划经公司主要高层领导人讨论制作,公司董事会核准同意后确定执行。
3．部门年度发展计划经部门主要领导人员讨论制作,公司总经理核准同意后确定执行。
4．公司、部门年度发展计划是部门、人员月度工作计划的基础和依据。
5．公司、部门年度发展计划是对公司、部门经营发展的评价基础。
年度计划流程

(二)部门、员工月度工作计划
1．部门主管、公司员工在每月度底分别进行部门、员工下月度工作计划安排。
2．月度工作计划经过对<月度工作计划表>的制作来完成,在该表格中应该相应地填部
门、员工下月工作内容安排和时间控制。
3．员工月度工作计划交部门主管核准同意后确定执行。
4．部门月度工作计划交总经理核准同意后确定执行。
5．月度工作计划的完成情况将作为部门、员工工作评估的主要依据之一。

年度月度工作计划

(三)员工日工作时间控制计划
1．公司员工经过<日工作时间控制表>进行日工作时间计划与安排控制。
2．公司员工应该按照”<日工作时间控制表>填写规定”在规定的时间按照规定的项如实填写并上交公司行政管理部。
3．在<日工作时间控制表>中体现出员工对每日工作安排的合理性与计划性,反映员工每日工作的效益性与非效益性,因此,该表格将作为对员工考核的主要依据之一,同时也是员工用于控制时间、提高效率、自我评估的依据。
4．<日工作时间控制表>是公司对外服务的重要计费依据。

日工作计划流程

(四) 专项市场、业务规划
1．在公司进行新市场的开拓和新业务的推广时,该市场和业务的主要负责人应该进行专项市场、业务规划。
2．专项市场、业务规划建立对该市场、业务的全面了解,公司主要经营人员的深入研究、探讨的基础上,同时该规划应该结合公司、部门年度发展计划和市场需求与竞争变化的基础上。
3．专项市场、业务规划经过制作<市场规划表>和<业务规划表>来完成,并严格按照规划进行市场拓展与业务推广。

三 会议管理制度
会议是公司决议产生、工作明确、意见交流的正式方式与场合。公司会议区分为定期例会与非定期会议,规定的人员必须准时参与,指定人员作好会议记录,与会人员遵守会议秩序安排同时提高会议效率。
(一)定期例会
会议名称
时间安排
参加人员
会议内容
召集/主持人员
业务诊断会议
每工作日上午 7:00-7:30
各部门人员
对外服务中相关问题讨论、日计划
各部主管
月度总结、规划会议
每月度第一天晚上
6:00-7:30
总经理
各部门主管、工作人员
上月度工作总结月度工作规划报告
各部主管
主管例会
每星期六下午
6:00-7:30
总经理、各部主管
每星期工作计划协调
总经理
员工大会
每月中旬一次
总经理
全体员工
经营总结、工作安排、其它相关内容
行政管理部/总经理
董事会会议
每年度一次
董事长、董事、总经理
公司重大事项决议
总经理/董事长
(二)非定期会议
会议名称
时间安排
参加人员
会议内容
召集/主持人员
公司发展研讨会
不定时
总经理、部门主管、主要经营业务人员
就市场拓展、业务推广、公司经营等相关事项的讨论
行政管理部主任/总经理
临时会议
不定时
总经理、部门主管、其它有关人员
特殊事宜
行政管理部主任/总经理
董事会临时会议
不定时
董事长、董事、总经理
公司经营特殊重大事宜
总经理/董事长

(一)会议安排
1．公司内会议由行政部秘书安排,部门内会议由各部自行安排
2．主会人会前一天需向秘书告知会议安排、会议内容
3．秘书须提前四小时以上书面通知与会人地址、时间、内容
4．秘书负责会场安排与整理
5．开会期中,秘书负责记录;并于会后将会议摘要决定整理、打印、转发给有关人员及总 经理备案
会议流程

四 办公设备管理制度
1．电脑
1.1行政部根据公司文件类别建立完整清晰的目录及子目录系统;
1.2根据保密原则需要,由行政部对行政、业务文件目录设定统一管理的电脑密码
1.3员工在所属部门目录下设立个人子目录
1.4员工不得私设电脑密码
2．传真机、复印机:
2.1由公司行政部统一管理与使用
2.2建立严格的使用登记制度
2.3未经许可,个人不得自行操作使用
3．可运用状态维护
行政部负责电脑、传真机\复印机的检查、保养和维修保证设备的可运用状态

五 文书作业管理制度
(一)打印
1．总经理、各部门主管交由秘书打印之文函、广告,需填写<文书委派单>,并标明文件之性质,如传真、公函、内部文及保密级别,急迫性程度由秘书根据其缓急确定先后秩序。
2．打印完毕后秘书先行校核并于<文书委派单>上签字,转交委办单位之经办人校核、签字
3．对外传真、公函秘书须复印存档(参见收发文流程)
4．文书处理过程中,未经同意秘书不得将受托文书传阅她人
文书作业流程

(二)复印
1．公司复印作业由行政部秘书统一执行
2．一般文件由各部门委托人员口头交托行政秘书
3．客户资料、服务文本、公司级文档等特殊文件,需填写复印委托单(文件名、秘级、用 途、装订要求等)经高级主管批准后执行复印
4．秘书于复印、装订作业后,须填写复印装订登记表(日期、内容、页数、复印机码、批 准人、保密标识等)

复印流程

六 收发文件管理制度
1.文件是经营信息传送、交流与反馈的重要信息载体。龙马三阳机车配件有限公司的办 室人员都负有文件管理的责任或义务。
2.本公司对外文件之收发的责任者为指定专人----行政文员统一办理,她是各级文件管理的直接承担者附<收、发文登记表>
3.文秘在收文后必须先根据文件的分类及时编号、登记,并在公文上附”公文处理单”,分送有关部门或人员传阅承办,同时请传阅人或承办人在”收文签字簿”上签收,文秘对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果,并对文本进行复印和留档。
4.公司的各类文件均属内部机密文件,文秘不得截留、泄露和私自外带,违者予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任。属一般业务便函,只要在”收文登记簿”上登记即可,直接分送有关人员阅办。
5.本公司对外之发送文函按性质订立参见<文档管理制度>。
6.文件传真的发文工作亦由文秘人员负责,需发文者将文稿经主管人员签字后交文秘处登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人。凡对外报送的业务资料、协议等重要文件皆须复印备份存档。
7.对一些机密文件,需在文件页首加盖印章,以防止随意传播。
8.每月未,文秘应将收、发文整理装订成册。每半年将经各部门主管确认的确无使用价值之文、报刊可作一次销毁,报行政管理部备查。附<档案资本销毁情况记录表>
9.文件管理应参见<文档管理制度>规定办理。对公司所有订阅的报刊由专项负责人将重要信息摘录后交文秘按分类归档,文秘必须做好登记造册工作。每月未,文秘应将收、发文整理装订成册。
10.每半年将经各部门主管确认的确无用之文、报刊可作一次销毁,行政人事部定期检查档案保管状况,对破损的档案进行修补、复制或作其它技术处理。

七 文档管理制度
7.1工作职责
1．办公室负责文件的分类、归档、修订、发放与管理。
2．总经理负责行政文件的批准。
7.2 管理程序
(1) 文件分类
1．制度:规范重要的、经常性的工作程序,属于通用、长久型。
2．规定:发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施。
3．决议:经会议讨论、经过对重要事项或重大行动做出安排与计划。
4．通知:转发上级机关文件,批转下级文件,表彰先进,批评错误,传达重要信息,要求执行。
5．请示:向上级提出申请、请求批示与批准。
6．报告:向上级汇报工作、反映情况、提出建议。
7．会议纪要传达会议议定事项和主要精神,要求与会者了解、熟悉的且共同遵守的。
(2) 文件编号
1．制度编号
LMSY / XZ WJ - -XX
公司代号 文件序号
行政文件 文件名称
2．其它编号
1)直接以文件主要内容作为文件标题。
2)加编年号和文件序号: 关于××××的通知
龙马三阳行政 [ ] 01
(3) 文件格式
1．制度格式
1)制度一般由公司名称、标题、目的、适用范围、工作职责、管理程序组成。
2)标题应准确、简要概括制度的主要内容。
3)标头的内容包括:
①公司名
②制度编号
③页码
④版次
⑤分发号
⑥编制者、审核者、批准者
4)制度内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确;
5)文字从左至右横写、横排,文件纸一般使用A4型。
6)制度标识
①版本号用大写英文A、B、C----表示。
②修改状态用0、1、2-----表示。
③受控状态用印章”受控”表示,”非受控”文件则不加盖”受控”印章,受控管理用分发号表示。
④作废保留文件加盖”作废保留”印章。
2．其它文件格式
1)其它文件一般由标题、发文号、签发人、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送部门、抄报(送)部门等部份组成。
2)文件标题应准确简要概括文件的主要内容。
3)发文字号包括年号、顺序号。
4)文件必须盖部门章或签字。
5)紧急程度分为”特急”----4小时内, ”普通”----12小时内。
6)文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。
7)发文单位必须注明全称。
8)多页文件应标明页码。
9)文字从左至右横写、横排,文件纸一般使用A4型。
(4) 文件编写、审核、批准
1．行政文件由办公室组织编写。
1)行政制度由办公室主任负责起草、编写,副总审核,总经理批准。
2)其它行政文件由行政文员负责起草、编写,主任审核,副总经理批准,必要时由总经理批准。
3)一般性的文件可由办公室直接负责批准、发布。
4)各部门的文件由本部门编制、审核及批准参照以上程序。
(5) 文件的时效性
1．制度的时效性为长时间的,与公司的发展相存在。
2．其它文件的时效性最长为6个月,视文件发放时的时间规定要求而定。
(6) 文件的发放和回收
1．制度的发放和回收
1)行政制度的发放范围为各部门主管持有。
2)原则是确保对管理有效运行起作用的部门岗位都必须使用相应的有效版本,行政部进行发放。
3)认真填写”文件发放/回收登记表”,并由文件接收人签字。
4)文件在本公司范围内发放为受控文件,需在文件封面加盖”受控”印章后再下发。
5)所发文件必须标明发放编号,签字领用。
6)当文件使用人的文件严重破损影响使用,应到办公室办理更换手续,交回破损文件,补发新文件仍沿用原文件分发号,破损文件由办公室收回。
7)当文件使用人将文件丢失后应向办公室书面说明丢失原因,文控员予以补发,补发的文件应给予新的分发号并注明原文件分发号作废。
8)当文件更改、换版时,由文控员统一收回处理并补发新文件。
2．其它文件的发放和回收
1)其它文件的发放范围视文件的内容而定:部门主管、车间主任/组长以及全体员工。
2)文件发放时,若与以前文件有相似、相同之处,一律以新文件为准则,旧文件自动废弃、失效。
3)所发文件必须签字领用,由接收人直接在原文件上签字,后由文控员整理,按类别、月份归档。
4)此类文件不需要回收处理。
(7) 文件的复印
1．办公室保留一套文件的最新版本,不标注发放号与受控印章,以供复印之用。
2．其它各部门和个人持有的文件和资料均不得复印。
(8) 文件的更改
1．制度更改
1)文件使用部门或使用人在执行文件当中发现文件不适用或有异议时,能够申请更改。
2)更改提出者应填写”文件更改申请单”说明更改原因和依据,由办公室进行组织合议、更改,更改分划改、换页或换版。
3)文件更改的审核、批准应由现在职的人员执行,签审批意见,填写在”文件更改申请单”上由办公室留档保存。
4)更改的文件经审核批准后,文控员及时作好更改标识,加盖”更改受控”印章,按原文件发放范围发放,回收旧文件。
2．其它文件的更改
其它文件不作更改要求。
(9) 文件的评审
每年12月由办公室组织对现有行政文件进行评审,由各部门主管对文件的适用性进行评价,办公室把信息反馈给副总经理和总经理,必要时进行修订,修订后须再次得到批准再下发。
(10)文件的换版、作废与销毁
1．当同一份制度文件的其中之一页的修改状态达到第十次时应进行换版,原版次文件作废,版本由A－B－C依次类推。新版文件的发放按上述要求执行。
2．作废制度文件由办公室负责收集并作记录,应保留一套作废的受控文件,保存期限不低于叁年,加盖”作废保留”印章。
3．除保留的制度文件外,其它作废制度文件应及时销毁。
4．其它文件在时效外的给予保留1年,按类别、月份保留,超期的及时销毁。
(11)文件的使用和管理
1．发放给各部门的制度文件由持有人负责保管。
2．文件持有者应爱护文件,确保文件清晰易于识别和检索,不允许在文件上乱写、乱画。
3．文件持有者调离公司时,必须到办公室办理文件归还或转交手续。
4．任何人不得私自复印和向外出借文件。如需要,则应该向办公室提出配置申请。

八 福利待遇管理制度
8.1 工作职责
1．办公室负责各项福利待遇的汇总、申请、发放工作。
2．部门主管负责协助办公室相关工作的开展事宜。
8.2 管理程序
(1).休假
1．节假日规定
1)元 旦 可视具体情况而定休假天数
2)劳动节 可视具体情况而定休假天数
3)国庆节 可视具体情况而定休假天数
4)春 节 可视具体情况而定休假天数
5)工作期间每月原则上在不影响生产的前提下,可允许请事假2天。
2．婚假
1)在公司服务1年或2年的可申请无薪资婚假10天。
2)在公司服务3年以上的可申请无薪资婚假15天。
3)在公司服务满三年以上的可享有贺喜金100元