酒店订房中心档案管理规定.doc

酒店订房中心档案管理规定

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2020年4月19日
文档仅供参考
酒店订房中心档案管理规定
　　相关政策
　　市场营销部秘书负责将所有的旅行社/订房中心合约进行分类,并妥善保存,每月在电脑里更新一份明细给市场营销总监;
　　操作程序
　　1. 所有旅行社/订房中心合约签订后统一交到秘书处存档;
　　2. 旅行社/订房中心合约的分类按区域分类:
　　如: 分为国内、港澳、台湾及海外(国内的能够按照省区域划分,如深圳,标记为GD-SZ)
　　3. 每一家旅行社/订房中心合约都应该给予编号, 如:SZ0001;
　　4. 所有旅行社/订房中心合约的签订和到期时间应清楚记入电脑, 以便查询和年底更新合约之便;
　　5. 每一家旅行社/订房中心合约都应该有一个独立的文件夹,并储存在相应的区域里;
　　6. 相应的文件柜门上应该贴有柜里所有合约单位的名称和编号;
　　7. 旅行社/订房中心合约乃酒店的重要文件,因此应该在文件柜上加锁,妥善保存;
　　8. 需要翻看旅行社/订房中心合约时, 需要在秘书处登记查看原因并由秘书给予提供和回收;
　　9. 所有旅行社/订房中心合约不允许被复印,除得到市场营销总监批准;
　　10. 每年更新后的旅行社/订房中心合约应该附在旧合约的最前面;
　　11. 每年把过去3年前旧的旅行社/订房中心合约抽出并作循环再用纸处理;
　　12. 所有旅行社/订房中心合约应拷贝一份到财务部,以作审核和返佣金参考用途;