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办公设备及低值易耗品管理制度
第一章总则
第一条 为有效地管理和使用四川宏华石油设备有限公司(以下简称”宏华公司”或”公司”)的办公设备及低值易耗品, 实现办公设备的规范有序可控管理, 合理安排办公用品的使用, 特制定本制度。
第二条 本制度中的办公设备特指宏华公司使用的计算机软、 硬件系统及其附属设备、 网络设施、 复印机等属于固定资产管理范畴的办公设备。低值易耗品包括笔、 纸、 电池、 订书钉、 打洞机、 胶水、 剪刀、 美工刀、 文件夹、 计算器等。
第三条 本制度适用于宏华公司, 子公司可参照执行。
第二章职责
2、分工
第四条 研发中心信息管理组负责组织和规划宏华公司及子公司的信息化建设, 负责宏华公司所有计算机软硬件系统的选型、 验收、 安装维护及维修, 各种数据库的安全防护及保密工作, 负责对宏华公司各部门计算机使用人员提供技术支持。
第五条 各部门个人计算机及外设的使用人负责设备的正确使用及日常维护与保养, 其它如复印机等公用办公设备也由责任分管人负责其设备的正确使用及日常保养。
第六条 宏华公司各部门办公设备的购置、 增减、 变动处理执行《固定资产管理制度》有关规定, 由资产物业部负责办理。
第七条 公司办公室负责公司各部门低值易耗品的采购、 储备、 领用。
第三章办公设备管理
第八
3、条 办公设备采购
由设备使用部门提出申请, 填写”办公设备及低值易耗品申购单”( 见附件一) , 经各公司\职能部门负责人审核并签字确认后, 报资产物业部审批, 资产物业部主任对于各种非固定资产管理范畴的物品直接签批, 属于固定资产管理范畴的物品审核后送总经理审批, 获批准后, 安排人员进行采购。
第九条 办公设备验收、 建档
采购回来的办公设备, 资产物业部负责设备质量的验收并建立相应的技术档案, 明确设备使用责任人及设备的状态及性能, 及时维修及更换出现故障的办公设备。对于属于固定资产管理范围的办公设备由使用部门办理固定资产进固手续。
第十条 办公设备维护
各种办公设备由使用人负
4、责保管, 保证设备始终处于整洁、 无灰尘的状态。任何人不得私自拆卸办公设备、 更换配置、 随意搬离办公地点。若出现人事变动( 调岗、 离职等) , 办公设备必须交还公司资产物业部封存。
如信息化设备出现故障, 必须由信息管理组安排进行维修。信息管理组定期检查公司各种计算机管理系统数据备份, 根据系统应用及网络情况, 不断对系统实施各种安全策略和数据保密措施。
第十一条 办公设备使用
严禁用办公设备做与工作无关的事情, 禁止在电脑上安装各种游戏、 复印私人文件、 收发私人传真等, 对于复印机、 传真机的使用, 必须登记使用部门、 使用时间、 文件用纸量等信息, 由专管人员进行统计。
各办
5、公室电脑由信息管理组统一安装杀毒软件并做系统备份, 一旦出现故障必须由信息管理组处理。
电脑使用人必须由本人设置进入电脑密码, 电脑内的信息均属公司机密, 不得向公司外部人员泄露, 对于复印机、 传真机处理过的公司机密文件、 传真机用过的印字膜等, 必须放入碎纸机或专门销毁处理, 如发现泄密及数据丢失, 由经办本人承担全部责任。
计算机使用人要做好日常文件的备份工作, 特别重要文件资料必须随时备份, 公司各季度或年度的资料汇总做成光盘交公司档案室永久保存。
第四章低值易耗品管理
第十二条 低值易耗品的采购
公司低值易耗品的采购, 原则上由办公室统一购买, 属特殊用品经办公室同意, 可
6、由申购部门自行购买。
申购物品应填写”低值易耗品申购单”, 在预算范围以内的用品申购交职能部门主任同意, 办公室批准; 超出预算范围的用品经职能部门主任同意, 办公室审核, 总经理批准。
第十三条 低值易耗品采购由办公室指定专人负责并采取以下方式:
（1） 定点: 公司指定大型超市进行物品采购。
（2） 定时: 每月月初进行物品采购。
（3） 定量: 设立低值易耗品管理台帐, 以准确记录低值易耗品的数量变化, 并动态调整, 保证常备低值易耗品的库存合理性。
（4） 特殊用品: 选择多方厂家的产品进行比较, 择优选用。
第十四条 低值易耗品领用管理
填写办公用品申领单( 见附件
7、二) , 直接向办公室物品保管人员签字领用
第五章附则
第十五条 本制度由公司办公室负责制订、 修改并解释。此前宏华公司的相关管理规定, 凡与本制度有抵触的, 均依照本制度执行。
第十六条 本制度未尽事宜, 执行国家有关法律、 法规和公司的有关规定。
第十七条 本制度经公司总经理办公会审议经过后生效实施。
附件一: 低值易耗品申购单
低值易耗品申购单
部门
日期
申购内容
估计价格
申购理由
单位负责人
办公室
总经理
备注:
附件二: 办公用品申领单
办公用品申领单
年月日
名
品
8、
名
姓
量
数
备注
部门领用
合计
部门: 主管: 申请人:
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