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物业管理公司制度汇编之档案管理制度

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某物业管理公司制度汇编之档案管理制度

编制本手册主要目的是给予公司各级员工工作上之参考, 特别是指导公司办公文件及档案管理。本手册内容基于公司环境条件不同, 故实际施行细节可允许作部分变动, 但由公司指示而定。

本手册内容主要为:
一.公司档案管理制度 二.公司档案保管

一.档案管理规定

1、 公司各物业项目的档案资料规定由主管(包括代理主管)负责监督保管, 由管理处文员专职文件存档、 注记工作。
2、 有关验收档案、 图则、 业主及住户资料、 管理制度、 合约及附件设备设施档案及保养制度、 财务报告、 员工人事资料等档案要求集中存档, 文件柜要求上锁, 未经主管许可, 她人不得动用。
3、 档案资料必须按公司规定要求存档, 做到图有袋、 文有夹, 报告类文件编目录索引, 档案类文件有存档文件清单及编号目录。
4、 档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。
5、 档案在历任主管调职、 离任时应向公司或接任者办理移交手续, 经确认后方可离任。
6、 档案日常需经常使用部分应复印备份, 原件存放在档案中不得随意使用。
7、 因工作需要借阅、 复印专管部分档案资料的, 需经主管书面确认, 如有违反的作泄密处理。
8、 公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况, 对不符合要求的保管责任人将作适当处分。
9、 档案资料因保管不当而导致遗失、 泄密的, 对管理有重大影响及损害公司利益的, 公司将视情节轻重追究当事人责任, 并保留追究其法律责任的权利。

二.管理保密规定

1、 管理处工作范围内所有的公司内部资料, 业主、 用户单元和管理处员工个人资料及其内所载有的通讯地址、 联系电话、 购/租合约及金额、 特别条款、 及公司内部情况、 业主及用户个人情况等均属工作保密范围。
2、 业主、 用户及员工资料统一存放在管理处办公室文件柜中, 由管理处秘书专人负责备注、 记录及存档等工作, 由主管每周审核, 其它工作人员未经许可禁止查阅。
3、 管理处文件柜备用钥匙由主管保管, 主管及秘书因需告假时, 经指定的授权人士, 方可代为执行以上事务。
4、 因工作所需而放置于办公室、 监控中心、 接待处的业主及用户联系电话、 员工个人联系电话、 地址等, 必须隐蔽放置, 不得张贴于显眼处, 不得外泄。
5、 公司制定的各类规章制度及工作指引, 由管理处统一保管, 高级管理员以上级别人员可借阅(须办理借阅手续), 每次限时一周。实行借阅目的为指引员工工作及员工培训, 严禁任何形式的抄袭及复印。
6、 管理处发布的各类通知通告, 应限定时效, 过时收回。
7、 员工应具有维护她人隐私权利的法律意识, 主动为公司及用户保守秘密, 对于任何人士不正常的打探行为, 应坚决拒绝并向管理处报告。
8、 员工因执行保密规定不当, 致使公司、 业主、 用户或管理员工利益受不良侵害的, 公司将按员工守则有关规定从重处罚, 并由当事人个人承担导致的全部法律责任。
档案管理

一.档案资料

1、 验收档案
1) 土建、 设备安装竣工资料(图纸、 设备资料);
2) 设施设备之质检、 消防、 劳动局、 公安及音像管理等部门验收合格文件;
3) 机电设备保养合约;
4) 公共区域设施设备验收记录(管理公司);
5) 公共区域设施设备移交记录发展商, 承包商与管理公司);
6) 单元验收及移交记录(承包商、 业主与管理公司);

2、 二次装修档案
1) 用户单元二次装修图则及审批手续;
2) 二次装修期间管理处监督检查资料;

3、 住户资料
1) 业主入伙情况记录;
2) 业主(租户)情况登记(包括名称, 单元号, 联系人, 建筑面积, 交接单, 入伙时间或租用期限等);

4、 管理文本汇编
1) 管理合同、 管理公约、 用户手册等统一装订成册;
2) 各类管理规章制度及装修规定等;
3) 各项管理分包合约;

5、 设备维修保养类
1) 各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施;
2) 各类设施设备有独立的维修档案; 及日常巡检维修记录;
3) 主要部位如变配电间、 监控中心等应有工作日记, 交接班记录, 巡视记录及人员进出记录;
4) 管理处有用户维修报修单, 维修后应有回访记录;

6、 设施设备检测类
1) 变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录;
2) 生活水箱要定期清洗消毒并存记录, 清洗后要有卫生部门水质检测报告, 清洗工作应有有效体检证明;
3) 消防泵、 管道应有定期试机及换水记录, 烟感温感探头应有定期测试工作记录;
4) 其它设施设备检测记录资料;

7、 管理处运作类
1) 管理处正式文件应用电脑打印操作, 并有规定的电脑档号及存档目录记录;
2) 管理费收缴情况;
3) 管理费财务报告;
4) 物业管理处运作报告;
Ø 管理处会议记录(包括内部及与发展商或业主委员会)
Ø 管理处值班记录
Ø 保安值班记录
Ø 设备值班与巡检记录
Ø 管理工作计划与报告
Ø 工程设备管理计划与报告
Ø 管理处往来信函
Ø 用户报修与投诉处理记录
Ø 承包商维修或保养工作情况记录

二.档案存档要求
资料内容
文档名称
存档要求
目录索引
1. 土建设备安装竣工资料
《竣工图则资料》
图纸档案盒(蓝色)
数量: 按类建立
每张图纸名称索引
2. 设施设备质检、 消防等部门验收文件
《审验文件》
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量: 集中一本
按设施设备单项设索引
3. 机电设备保养合约
《设备保养合约》
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量: 集中一本
按设施设备单项设索引
4. 公共区域设备设备验收记录
《公共区域验收记录》
图纸档案盒
数量: 按量而定
按区域、 设备名称设索引
5. 公共区域设备移交记录
《公共区域移交记录》
图纸档案盒
数量: 按量而定
按区域、 设备名称设索引
6. 单元验收及移交记录
《单元验收移交记录》
图纸档案盒
数量: 按量而定
按单元设目录索引
7. 用户单元二次装修图则及审批手续
《二次装修审批记录》
图纸档案盒
数量: 按量而定
按单元设目录索引
8. 二次装修监督检查资料
《二次装修监督记录》
图纸档案盒
数量: 按量而定
按单元设目录索引
入伙情况记录
《入伙情况记录》
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量: 集中一本
按月作报表不作索引
10. 业主、 住户及租户情况记录
《业主、 用户情况记录》
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量: 集中一本
按顺序存档不作索引
11. 管理合约、 公约用户手册汇编
《管理文本汇编》
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量: 集中一本
按文本分类索引
12.管理规章制度及装修规定
《规章制度汇编》
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量: 集中一本
按文本分类索引
13.管理分包合约
《管理公包合约》
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量: 集中一本
同上
14.设施设备维修保养制度及应急措施
《维修保养制度》
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量: 集中一本
同上
15.设施设备维修档案
《设备维修档案》
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量: 集中一本
同上
16.设施设备检测记录
《设备检测记录》
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量: 集中一本
同上
17.管理财务报告
《财务报告》
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量: 集中一本
按月报告存放不作索引
18.管理费收缴情况记录
《管理费收缴记录》
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量: 集中一本
同上
19.管理报告

《管理报告》
易事快A4文件夹(黑色3寸)数量: 集中一本
同上