有关编写工作说明书的计划.doc

有关编写工作说明书的计划

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2020年4月19日
文档仅供参考
关于编写我厂”工作说明书”的计划
1、 编写目的:工作分析是人力资源建设中非常重要的组成部分,是开展诸如招聘、薪资、考核等其它人力资源管理工作的基础。故制订本计划,以启动公司工作分析工作;保持公司工作分析的动态调整,使”工作说明书”反映公司各个岗位工作内容的真实情况。
2、 适用范围:公司内全体部门
3、工作分析计划
工作分析是一项技术性很强的工作,需要做周密的准备。同时还需具有与组织人事管理活动相匹配的科学的、合理的操作程序。下图是工作分析的程序模型,工作分析一般依照该程序进行。
3.1准备阶段
由于工作分析人员在进行分析时,要与各工作现场或员工接触。因此,分析人员应该现行在办公室内研究该工作的书面资料。同时,要协调好与工厂主管人员之间的合作关系,以免导致摩擦或误解。在这一阶段,主要解决以下几个问题:
3.1.1建立工作分析小组
工作分析小组:工作分析小组是制订、编写、审核公司各个岗位工作说明书的常设机关。具体架构如下图
项目组长

组员
组员
组员
组员
组员
组员

我公司当前有26个部门与车间,按照职能分为生产类部门与非生产类部门。计划拟建2个”工作分析”小组。成员与分工如下:
小组类别
成员组成
具体负责的车间(部门)
A小组
组长:
组员:、

B小组
组长:
组员:

香港协助
香港公司人事部

执行小组职责:执行<工作分析实施办法>;执行本小组工作分析计划;完成工作分析,撰写职位说明书;汇总职位说明书,编辑成册;接受项目组长的指导与检查;检查工作说明书适用情况
项目小组分工
项目组长:工作分析项目的整体督导、审核、检查。
执行组长:负责编写并执行本小组工作分析的工作计划;督导项目小组组员工作。
组长:负责本单位工作分析的各项支持。
组员:收集各项资料;调查问卷的下发与回收;和工作分析对象的联络及确认工作;资料回收后的汇总工作;职位说明书的编写工作。
3.1.2 组织培训
由人力资源部负责对各个车间、部门主管以上人员进行培训。使之对工作分析这一技术大致了解,掌握一定的分析方法,进而能够更好的配合项目小组的工作。预计在项目小组正式开始工作前由人力资源部负责对相关人员先进行培训。(培训教材附后)
3.2计划阶段
分析人员为使研究工作迅速有效,应制定一执行计划。同时,要求管理部门提供有关的信息。无论这些信息来源与种类如额,分析人员应将其予以编排,也可用图表方式表示。这一阶段包括以下几项内容:
3.2.1选择信息来源
包含两方面内容:
A:确定需要分析的岗位(以我公司现有岗位汇编表为参照,附后)
B:选择各个部门需要支持的人员(原则上各个车间需要在项目小组前来工作时指派专人负责协调信息的收集工作。)
3.2.2选择收集信息的方法与系统
初步计划采取如下方法进行工作分析:
A:问卷调查法:可广泛适用于各部门岗位
B:访谈法:用于工作流程较为复杂,内容责任难以界定的工作
C:现场观察法:适用于简单的容易观察和度量的工作,适用于生产车间
D:确定工作说明书格式
E:确定与工作说明书相关的有关管理办法草案
(以上A---E项工具设计详见附后文件)
3.2.3确定项目小组工作时间
组别

日程/内容

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
部门
A

培训
A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

B

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD

A
B
CD
香港

说明:
1、A:编写 B:相对应部门复核、修改 C:公司发布、修订 D:定稿、实施

2、日程以周为单位,预计正常情况下23周完成全厂编写工作

3、各个部门支持工作:需要按要求填写工作调查问卷(负责任的填写)并及时回复

4、负责人需要支持现场观察法以及座谈法的实施,被访问部门需要人力资源支持
3.3分析阶段
分析阶段流程
文控中心备份
编撰工作说明书,执行组长审核、项目组长批准
与任职者确定、
与其上级确定
人力资源部整理归档
收集各项资料、汇总资料
项目小组制订计划

工作分析是收集、分析、综合组织某个工作有关的信息的过程。也就是说该阶段包括信息的收集分析、综合三个相关活动,是整个工作分析过程的核心部分。
工作名称:
该名称必须明确,使人看到工作名称,就能够大致了解工作内容。如果该工作已完成了工作评价,在工资上已有固定的等级,则名称上可加上等级。
雇用人员数目:
同一工作所雇用工作人员的数目和性别,应予以纪录。如雇用人员数目经常变动,其变动范围英语已说明,若所雇人员是轮班使用,或分于两个以上工作单位,也应分别说明,由此可了解工作的负荷量及人力配置情况。
工作单位
工作单位是显示工作所在的单位及其上下左右的关系,也就是说明工作的组织位置。
职责
所谓职责,就是这项工作的权限和责任有多大,主要包括以下几方面:
对原材料和产品的职责;对机械设备的职责;对工作程序的职责; 对其它人员的工作职责; 对其它人员合作的职责; 对其它人员安全的职责。分析人员应尽量采用”量”来确定季节是某一工作所有职责的情况。
工作知识
工作是为圆满完成某项工作,工作人员应具备的实际知识。这种知识应包括任用后为执行其工作任务,所需获得的知识,以及任用前已具备的知识。
智力要求
智力要求指在执行过程中,所需运用的智力,包括判断、决策、警觉、主动、积极、反应、适应等。
机械设备工具
在从事工作时,所需使用的各种机械、设备、工具等,其名称、性能、用途,均应纪录。
经验
工作是否需要经验,如有需要则以何种经验为主,其程度如何。
教育与训练
1、内部训练:是由雇主所给予的训练,无论是否在本企业中举行,只要该训练是为企业中某一专门工作而开办的。
2、职业训练:由私人或职业学校所进行的训练。其目的在于发展普通或特种技能,并非为任何企业现有某一特种工作而训练。
3、技术训练:指在中学以上含有技术性的训练。
4、一般教育:指所接受的大、中、小学教育。
身体要求
有些工作必须站立、弯腰、半蹲、跪下、旋转等消耗体力的要求,应加以纪录并作具体说明。
工作环境
包括室内、室外、湿度、宽窄、温度、震动、油渍、噪声、光度、灰尘、突变等,各有关项目都需要做具体的说明。
与其它工作的关系
表明该工作与同机构中其它工作的关系,由此可表示工作升迁及调职的关系。
工作时间与轮班
该项工作的时间、工作的天数、轮班辞书、长度都是雇用时的重要信息,均应予以说明。
工作人员特性
是指执行工作的主要能力,包括手、指、腿、臂的力量及灵巧程度、感觉辨别能力、记忆、计算及表示能力。
选任方法
总之,工作分析的项目很多,凡是一切与工作有关的资料均在分析的范围之内,分析人员可视不同的的目的,全部予以分析,也可选择其中必要的项目予以分析。
3.4描述阶段
3.4.1文字说明
将工作分析所获得的资料以文字说明的方式表述和描述,列举工作名称、工作内容、工作设备与材料、工作环境及工作条件等。
3.4.2工作列表及问卷
工作列表是把工作加以分析,以工作的内容及活动分项排列,由实际从事工作的人员加以评判。
3.4.3活动分析
把工作的活动按工作系统与作业顺序一一列举,然后根据每一作业进一步加以详细分析。活动分析多以观察及面谈的方法对现有工作加以分析,所的资料作为教育及训练的参考。
3.5运用阶段
此阶段是对工作分析的验证,只有经过实际的检验,工作分析才具有可行性和有效性,才能不断适应外部环境的变化,从而不断的完善工作分析的运行程序。此阶段的工作主要有两部分:
3.6变更流程(见表一)
3.6.1变更说明
重大变更包括:岗位新增或取消;公司组织架构调整引起的岗位变化;岗位名称变化;职等职级变化;占权重20%以上的工作责任的变化;决策责任的变化等
一般变更包括:占权重20%以下的工作责任的变化;工作地点与环境的变化、任职资格的变化等。
轻微变更包括:工作说明书上除重大变化外轻微的变化。
变更知会与罚则
无论工作说明作何变更,在确认变更之日起3日内须填写变更单,进入变更流程。工作分析小组须在接到变更单7日内做出回应并完成相关资料更改、相关部门知会工作。
如部门在对本部门(车间)所辖岗位做出重大变更而未按此程序申请变更的,部门负责人须对由此产生的后果负责并根据公司罚则进行相应处罚
4、运行控制
控制活动贯穿着工作分析的始终,是一个不断调整的过程随着时间的推移,任何事物都在变化,工作也不例外。组织的生产经营活动是不断变化的,这些变化会直接或间接的引起组织分工协作体制发生相应的调整,从而也相应的引起工作的变化。因此,一项工作要有成效,就必须因人制宜的作些改变。另一方面,工作分析文件的适用性只有经过反馈才能得到确认,并根据反馈修改其中不适应的部分。因此,控制活动是工作分析中的一项长期的重要活动。
工作说明书适用情况检查
4.1检查方式:不定期抽查、随ISO9000内审定期复查。
4.2工作分析小组会不定期按存档工作说明书进行适用性复查,如发现实际岗位工作与之不符,须及时要求相应部门变更。
4.3在每年例行的ISO9000内审中,将对工作说明书的审核作为一项常规项目。
表一:工作说明书变更流程