北京合易云商兴化分公司管理制度初.doc

北京合易云商兴化分公司管理制度初

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2020年4月19日
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目 录
第一章 总则. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
一、 北京合易云商兴化本公司管理大岗. . . . . . . . . . 3
二、 员工守则. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
第一部分 北京合易云商兴化分公司管理制度. . . ... . . . . 4
第一章 保密制度. . . . . . . . . . . . . . . . . . .4
第二章 印章使用管理制度度. . . . . . . . . . . . . . 5
第三章 办公用品管理制度. . . . . . . . . . . . . . . 10
第四章 考勤管理制度. . . . . . . . . . .. .. .. . . . 11
第五章 出差管理制度. . . . . . . . . . . . .. ... . 13
第六章 通讯管理制度. . . . . . . . .. .. .. .. . . . 15
第七章 北京合易云商兴化本公司宴请接待制度. . . . . . .16
第八章 员工工作餐管理制度. . . . . . . . . ... . . .18
第九章 借款和报销的规定. . . . . . . . . . ... . . 19
第十章 员工招聘、 调动、 离职等规定. . . . . . . ... . . .22
第十一章 计算机管理制度. . . . . . . . . ....... . .23
第十二章 合同管理制度. . . . . . . . . . . . . . . . 24
第十三章 卫生管理制度. . . . . . . . . . . . . . . .32
第十四章 财务管理制度. . . . . . . . . . . . . . . . 32
第十五章 财务报销管理制度. . . . . . . . . . . . . . 34
第十六章 员工工资发放管理制度. . . . . . . . . . . .39
第二部分 各部门管理制度. . . . . . . . . . . . . . . . . .41
第一章 人事部职责. . . . . . . . . . . . . . . . . 41
第二章 财务部职责. . . . . . . . . . . . . . . . . 42

第三章 市场拓展部职责. . . . . . . . . . . .. . . . 43
第一章 总 则
为加强北京合易云商兴化分公司的规范化管理, 完善各项工作制度, 促进本公司发展壮大, 提高经济效益, 根据国家有关法律、 法规及本公司章程的规定, 特制订本公司管理制度大纲。
一 、 北京合易云商兴化分公司管理大岗
    1、 本公司全体员工必须遵守本公司章程, 遵守本公司的各项规章制度和决定。
    2、 本公司倡导树立”团队合作”思想, 禁止任何部门、 个人做有损本公司利益、 形象、 声誉或破坏本公司发展的事情。
　　3、 本公司经过发挥全体员工的积极性、 创造性和提高全体员工的技术、 管理、 经营水平, 不断完善本公司的经营、 管理体系, 实行多种形式的责任制, 不断壮大本公司实力和提高经济效益。
　　4、 本公司提倡全体员工刻苦学习科学技术和文化知识, 为员工提供学习、 深造的条件和机会, 努力提高员工的整体素质和水平, 造就一支思想新、 作风硬、 业务强、 技术精的员工队伍。
　　5、 本公司鼓励员工积极参与本公司的决策和管理, 鼓励员工发挥才智, 提出合理化建议。
6、 本公司实行”岗薪制”的分配制度, 为员工提供收入和福利保证, 并随着经济效益的提高逐步提高员工各方面待遇; 本公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会; 本公司推行岗位责任制, 实行考勤、 考核制度, 评先树优, 对做出贡献者予以表彰、 奖励。
7、 本公司提倡求真务实的工作作风, 提高工作效率; 提倡厉行节约, 反对铺张浪费; 倡导员工团结互助, 同舟共济, 发扬集体合作和集体创造精神, 增强团体的凝聚力和向心力。
8、 员工必须维护本公司纪律, 对任何违反本公司章程和各项规章制度的行为, 都要予以追究。
二、 员工守则
1、 遵纪守法, 忠于职守, 爱岗敬业。
   2、 维护本公司声誉, 保护本公司利益。
   3、 服从领导, 关心下属, 团结互助。
   4、 爱护公物, 勤俭节约, 杜绝浪费。

   5、 不断学习, 提高水平, 精通业务。
   6、 积极进取, 勇于开拓, 求实创新。

第一部分 合易云商兴化分公司管理制度
第一章 保 密 制 度
为保守本公司秘密, 维护本公司利益, 制订本制度。
一、 全体员工都有保守本公司秘密的义务。在对外交往和合作中, 须特别注意不泄露本公司秘密, 更不准出卖本公司秘密。
二、 本公司秘密是关系本公司发展和利益, 在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。本公司秘密包括下列秘密事项:
1、 本公司经营发展决策中的秘密事项;
2、 人事决策中的秘密事项;
3、 专有技术;
4、 招标项目的标底、 合作条件、 贸易条件;
5、 重要的合同、 客户和合作渠道;
6、 本公司非向公众公开的财务情况、 银行帐户帐号;
三、 属于本公司秘密的文件、 资料, 应标明”秘密”字样, 由专人负责印制、 收发、 传递、 保管, 非经批准, 不准复印、 摘抄秘密文件、 资料。
四、 本公司秘密应根据需要, 限于一定范围的员工接触。接触本公司秘密的员工, 未经批准不准向她人泄露。非接触本公司秘密的员工, 不准打听本公司秘密。
五、 记载有本公司秘密事项的工作笔记, 持有人必须妥善保管。如有遗失, 必须立即报告并采取补救措施。
六、 对保守本公司秘密或防止泄密有功的 予以表扬、 奖励。
违反本规定故意或过失泄露本公司秘密的, 视情节及危害后果予以行政处分或经济处罚。
第二章、 印章使用管理制度
印章是本公司经营管理活动中行使职权, 明确本公司各种权利义务关系的重要凭证和工具, 印章的管理应做到分散管理、 相互制约, 为明确使用人与管理人员的责权, 特做如下本公司印章使用与管理条例:
　　各类印章的具体管理条例:
一、 印章的刻制
刻制按本公司业务需要由部门提出申请, 本公司领导批准后, 由总经办统一办理。印章刻好后由总经办办理印章登记手续, 填写《印章管理登记表》备案并留好印章样图。
　　1.本公司成立, 基本印章( 公章、 合同章、 法人私章、 财务章) 的刻制, 应由指定的印章管理人员负责刻制, 后交由人事行政部备案, 并从刻制之日起执行相关使用条例。
　　2.因业务发展需要申请各职能部门专用章时, 由需求部门填写《印章制发申请表》经总经理核准后送交人事行政部门刻制。
　二、 印章的保管和使用
1. 印章的保管
经过总经理授权赋予一些部门对其部门( 专业) 印章的保管权和使用权。由被授权人在总经办签字领取印章, 指定专人保管。
2.印章的使用
任何部门在启用印章前, 均需与本公司( 人事行政部) 办理领取手续, 接受相应的责权告知, 签定《印章签收手续》并备案。( 已经开始使用的需自通知当日补办理领取手续)
　( 1) 、 公章: 公章由本公司行政经理保管。各部门有需盖公章的文件、 通知等, 须先到人事部处领取并填写《印章使用申请表》, 经由分本公司经理核准后并在《印章使用申请表》中签批, 盖章后经手人需将签批申请表交由人事部, 并在《印章使用登记薄》签字。人事部需将《印章使用申请表》与《印章使用登记薄》同期留档。
　　( 2) 、 合同章: 合同章由财务部保管。主要用于本公司签订各类合同使用专用章, 盖章前须先到人事部领取并填写《印章使用申请表》, 经由本公司或分本公司行政经理或各分本公司行政经理审批, 财务经理审核并在《印章使用申请表》中签批, 经手人需将签批后申请表交由人事部并在《印章使用登记薄》签字。人事部需将《印章使用申请表》与《印章使用登记薄》同期留档。
　( 3) 、 法人私章: 法人私章由本公司或分本公司出纳保管, 主要用于银行汇票、 现金支票等业务, 使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。
　( 4) 、 财务章: 由财务部经理( 或负责人) 保管, 主要用于银行汇票、 现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用, 发票专用章主要用于发票盖章。
　( 5) 其它职能部门章: 其它职能部门章, 主要适用于各部门内部使用, 已经刻制的职能部门章, 需由部门负责人进行保管并严格该章的使用办法。
3.印章的废止、 更换:
( 1) 、 废止或缴销的印章应由保管人员填写《废止申请单》, 并呈本公司经理核准后交由本公司人事部负责人统一废止或缴销。
( 2) 、 遗失印章时应由印章保管人员填写《废止申请单》, 并呈本公司经理核准后, 签批遗失处理及处罚办法后, 交由人事行政部按批示处理, 如是遗失本公司基本印章时必须登报申明。
( 3) 、 更换印章时应由印章保管人员依本公司文件填写《废止申请单》, 并呈本公司经理核准后, 交由人事行政部按批示处理。如有需要须填写《印章制发申请表》申请新的印章。
　4. 印章保管人的责权范畴:
　　对于本公司主要印章管理, 采用的是分散管理相互监督的办法。人事行政部主要职责是对印章的使用进行合理性管理, 而印章保管人具有使用、 监督、 保管等多重责任与权力, 具体划分如下:
　( 1) 职能部门印章保管人对印章具有独立使用权力, 同时负全部使用责任。
　( 2) 公章的保管人无独立使用权力, 但具有监督及允许使用权力, 因此公章的保管人对公章的使用结果负主要责任, 经手人则负部分责任, 而对未经由负责人或保管人( 本公司经理) 签批的公章使用经手人负主要责任, 保管人负部分责任。
　( 3) 、 财务章的保管人无独立使用权力, 但具有监督及允许使用权力, 因此财务章的保管人对财务章的使用结果负主要责任, 经手人则负部分责任, 而对未经由保管人( 财务负责人) 签批的公章使用经手负主要责任, 保管人负部分责任。
　( 4) 、  法人私章的保管者是出纳, 即是保管者又是使用者, 但其无独立使用权力, 需依据财务部负责人审批的支付申请或取汇款凭证方可使用, 否则负全部责任。
　( 5) 、 本公司严禁公章、 合同章、 法人私章独立带离本公司使用, 因此保管人如遇需带公章、 合同章外出办事使用时, 需与办事人一同前往或指派代表一同前往。如遇要办理工商等年检等事务, 需将表格带回本公司盖章。
( 6)  本公司高、 中层领导, 因异地执行重大项目或完成重要业务, 需要携带本公司印章出差的, 须经本公司董事长或总经理审批并及时归还。
( 7) 、 如遇个人需开具个人相关证明, 需由部门负责人以上担保签批后方能使用, 但如涉及到个人经济担保与证明时, 原则上一律不予证明, 其不良结果由签批人与保管人以情节共同负责。
　( 8) 、 所有印章的使用, 必须严格执行本公司的公章使用章程, 做好申请和使用登记。本公司印章只适用于与本公司相关业务, 不得从事有损本公司利益之行为。
　( 9) 、 印章使用申请人及管理负责人要严格按照上述规定申请使用印章, 如出现问题, 后果自负。给本公司造成重大损失的, 本公司将依法追究其法律责任。
第三章 办公用品管理规定
为规范日常办公用品的采购、 使用和保管, 节约不必要的费用开支, 降低成本消耗。现本着勤俭节约的原则, 就办公用品有关事宜规定如下:
一、 采购、 印刷品印制:
1、 本公司日常所用办公用品, 应由人事部负责统一采购, 经批准购买专属办公用品或工具应由人事部派员陪同。
2、 各部门所需办公用品, 应按”购物申请清单”中各项内容要求认真填写, 经部门负责人审核签字后, 送人事部待办。
3、 人事部应将”购物申请单”汇总分类, 依据财务审批权限规定报批。除生产急需用品外, 应集中办理采购, 不得一事一办。
4、 人事部采购物品应在有关人员陪同下办理, 但陪同采购人( 证明人) 和验收人不得为同一人。
5、 采购人员应认真负责, 精挑细酌, 力争做到价廉物美, 经久耐用。
6、 各部门所用的专用表格及印刷品, 由各部门自行制定格式, 按规定报总经理审批后, 由人事部统一印制。
二、 领用:
1、 各部门领用办公用品必须填写”领用单”, 由部门负责人核签后, 到人事部经理签字后, 方可领取。
2、 除笔墨纸张外, 凡属不易消耗物品和工索具等重复领用时, 一律交旧换新。
第三条、 保管:
1、 办公用品应由行政办公室专人进行登记造册, 分类放置统一保管。
2、 保管员应认真维护和保管好所存物品, 以防发生潮、 锈、 蛀、 霉等。
3、 保管员应在每季度末向行政经理汇报汇报物品消耗情况和台帐记录。
第四章 考勤管理制度
一、 本公司员工必须自觉遵守劳动纪律, 按时上下班, 不迟到, 不早退, 工作时间不得擅自离开工作岗位, 外出办理业务前, 须经本部门负责人同意; 部门经理及以上人员外出时, 需向人事部说明去向, 特殊情况经总经理同意。
二、 作息时间: 每周工作六天, 加班可于事后调休。
上午: 7: 30—11: 30
下午: 13: 30~17: 30
如有调整, 以新公布的工作时间为准。
三、 考勤
1、 本公司员工上、 下班( 30分钟以内为迟到或早退、 30分钟以上则视为旷工) 迟到、 早退一次, 罚款20元, 二次, 罚款30元, 月累计三次及以上情节严重者, 降职使用或按自动离职处理。
2、 无故不办理请假手续, 而擅自不上班, 按旷工处理。
四、 事假
本公司员工因事需请假, 须持书面请假报告, 经部门经理签字同意报人事部。
五、 病假
本公司员工因病治疗或休息, 须及时报备人事部, 无报备擅自不来公司的, 视旷工处理。
六、 婚假
本公司员工结婚可凭书面报告请婚假三天, 其配偶在外地居住者另加往返路程假, 符合晚婚年龄的初婚者增加婚假二十天。
七、 工伤假
1、 本公司员工在生产工作中因工负伤, 在取得规定的因工证明材料后, 凭医院的医疗休息证明方可批准休假。
2、 员工因工致残丧失或部分丧失劳动能力必须长期休息者, 由相关劳动保障部门和医疗鉴定部门根据《劳保条例》研究处理。
八、 丧假
1、 员工配偶、 直系亲属及岳父母、 公婆死亡可请假三天, 其死者在外地可另加往返路程假。
2、 员工书面报告( 或电话告知部门负责人) , 由部门经理、 分管领导签字后, 经人事部报总经理批示。
九、 事假、 病假、 婚假、 工伤假等批准权限: 员工请假部门负责人有三天之内审批权、 三天以上由行政办公室分管领导签字后, 报总经理批示。部门副经理及以上人员请假或调休等, 必须提前到行政办公室请假并办理手续, 一天以内由行政办公室部批准, 一天以上报总经理批示。 否则, 按旷工处罚。
十、 旷工
1、 员工旷工一次, 时间不超过半天, 罚款30元, 一天, 罚款60元,以此类推
2、 累计旷工两天以上, 降职使用或劝按自动离职处理。
第十一、 员工上班时间禁止做与工作无关的事情。如: 电脑上网打牌、 下棋、 查阅无关资料等。
发现员工一次罚款20元、 部门负责人罚款50元, 发现员工二次罚款50元、 部门负责人罚款100元, 二次以上按自动离职处理。部门负责人违反一次罚款100元、 , 二次扣年终奖10%或降职使用, 情节严重者加重处罚。
十二、 参加本公司组织的会议、 培训、 学习、 或其它活动, 如有事需请假的, 必须提前向组织或带队人员请假。在规定时间内迟到、 早退、 不参加的, 按照本制度第三条规定处理。
十三、 日常考勤工作由人事部负责。
第五章 出差管理制度
为了适应市场经济变化, 保证出差人员工作与生活的需要, 规范差旅费管理, 结合本本公司实际, 特制定本规定。
一、 本规定适用于本公司全体员工。
二、 差旅费开支范围主要包括交通费、 住宿费、 伙食补助费及津贴等。
三、 交通费、 住宿费凭据报销。伙食补助费、 津贴实行定额包干。
四、 员工因公出差, 应事先填写《出差计划申请单》, 经部门负责人、 分管领导或总经理批准。如因事情紧急而未能及时填表, 须事先由部门负责人口头报告, 等返回本公司后, 应立即补办手续, 具体操作程序如下:
1、 填写《出差计划申请单》 注明预计出差时间、 到达地点, 报行政办公室办理相关报批事宜。
2、 出差人员可根据报批后的《申请单》填写《借款单》, 按《借款规定》报批后, 向财务部预支差旅费。
3、 出差人返回后七日内应按《报销规定》办理报销手续, 并注明实际出差日期、 起讫地点、 工作内容、 报销项目、 金额等。
五、 出差人员按照标准乘坐交通工具, 凭据报销交通费。乘坐交通工具的标准见下表:
交通工具
级 别
飞机
轮船
火车
其它交通工具
总经理
头等舱或公务舱
一等舱
软席( 软座、 软卧)
凭据报销
副总经理、 总经理助理
经济舱
二等舱
软席( 软座、 软卧)

凭据报销
经理、 副经理
经济舱
三等舱
硬席( 硬座、 硬卧)
凭据报销
其它

三等舱
硬席( 硬座、 硬卧)
凭据报销
六、 出差人员夜间乘坐交通工具达6小时以上或连续乘坐超过10小时的可选择相应等级的交通工具。
七、 出差人员乘坐飞机、 火车软卧、 动车组从严控制。未达到级别, 因出差路途较远或出差任务紧急的, 事前经总经理批准后方可乘坐。凡事前未经批准自行改变交通工具而产生的费用, 差额部分由本人承担。
八、 自带汽车出差不享受相应的市内交通费。
九、 住宿费标准见下表( 单位: 元/天)
级 别
住宿标准( 元)
总经理
200-400
副总经理、 总经理助理
160-220
经理、 副经理、 经理助理、 主任、 副主任
160-180
员工
单人
100
双人
60
十、 随领导出差, 可根据情况参照领导的住宿标准。
十一、 特殊情况需超出标准, 必须经相关领导同意, 否则超额部分自行承担。
十二、 出差期间根据出差性质, 给予一定的伙食补助, 见下表( 单位: 元/天) :
伙食补助
40元
标准
早餐
10元
中餐
15元
晚餐
15元
1、 出差时间不足一天按以上标准补助误餐费。连续出差首日12:00前按一天计; 回程日18:00后按一天计。
2、 外出参加会议或学习培训期间的食宿费用由会议主办方支付的, 不报销伙食补助, 只报在路途期间的伙食补助费。
3、 接待单位负责食宿费用的不再发放伙食补助。
4、 工作人员出差期间, 事先经总经理批准就近办理私事的, 其绕道的交通费由出差人自行承担, 且期间不发伙食补助费。
5、 出差期间, 确因工作需要宴请时, 经汇报同意后按《招待管理》规定办理, 但取消当日相应伙食补助。
十三、 外出参加会议, 食宿由会议主办方统一安排的, 会议期间的食宿费可按会议规定开支, 凭会议通知和票据报销。
十四、 驾驶员出差津贴( 单位: 元/天) :
驾驶员出差离开本市及三县地区享受出差津贴: 25元/天, 返回本公司后及时填写《差旅费报销单》, 按照程序办理报销手续。
十五、 本公司员工出差期间, 因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用, 由个人自理。
十六、 因保管不当丢失交通票据, 必须由本人写书面说明并提供旁证, 经相关部门领导审批后才能报销。
十七、 本规定由人事部负责解释。
十八、 本规定自 8月26日起执行。
第六章 通讯管理制度
为提高办事效率, 精减话费, 本着厉行节约的原则, 特订立本规定。
一、 固定电话:
1、 部门因业务或工作需要安装电话, 应由所需部门提出书面申请报告送呈人事部办, 经总经理批示后由人事部联系装机事宜。
2、 各部门安装固定电话后不得随意移动, 在使用过程中应轻拿轻放, 如使用不当应照价赔偿。
3、 电话主要用于机关各部门间的短暂联系或传达通知等, 严禁谈心或长时间通话, 否则, 一经发现处罚20元。
4、 业务需要拔打长途, 应严格控制和掌握通话时间, 杜绝电话里吹牛谈心。
5、 因各部门电话由其负责人监督管理, 并有权拒绝非本部门人员使用电话。
6、 本公司员工应自觉遵守本规定, 部门负责人对本部门电话使用负有监督管理责任, 严重不负责的处罚20元。
二、 移动电话
1、 本公司为提供话费补助人员提供电话卡, 总经理级别300元/月, 副总经理级别200元/月, 部门主管( 经理及经理助理级别) 150元/人, 管理人员( 副主任以上级别) 100元/月, 正式员工( 含试用期) 元/月
2、 本公司补助话费人员在上班时间必须保持畅通, 凡发现电话联系不畅, 每次予以50元经济处罚, 对工作造成损失, 将予以重罚, 三次以上, 降低原话费补助标准。
第七章 北京合易云商兴化分公司宴请接待制度
为进一步加强本公司管理, 严格控制和规范各项开支, 本着”厉行节约、 注重实效”的原则。结合本公司实际, 特制订《招待费管理办法》:
第一条、 本办法规范了招待费的使用范围、 标准等。
第二条、 适用于本公司需要对内、 外的各项招待: 上级及有关职能部门, 相关业务单位、 同行业、 各类会议 拜访等招待。
第三条、 招待费包括: 餐饮、 娱乐、 住宿、 旅游、 礼品( 如纪念品、 购物卡、 烟酒、 茶叶) 、 会务等费用。
第四条、 用餐程序及标准
1、 各部门承办招待事项, 由经办人填写《招待审批表》( 见附表) , 说明招待项目、 对象、 人数及费用, 经部门经理和分管领导批准后, 交综合管理部订餐、 报批, 必要时申请部门需向总经理说明。
2、 因工作需要进行招待, 必须严格执行事前审批、 事后监督程序。特殊情况不能及时填报, 必须电话请示相关领导, 得到批准后办理相关招待事宜, 事后及时补报《招待审批表》。
3、 宴请招待参照标准:
序号
职务
标准( 元/人)
备注
1
总经理
120
含酒水费
2
副总经理、 总经理助理
100
3
经理、 副经理、 经理助理
80
4
其它人员
60
4、 用餐地点: 原则上在协议酒店, 凭人事部签发的审批表用餐, 就餐完毕按授权签单。人事部负责每月与协议酒店进行对帐, 并按照报销程序办理结帐手续。
5、 招待陪同: 招待就餐, 原则上陪同人员不得多于来客人数, 特殊情况下, 经分管领导批准可适当增加陪餐人数。
6、 招待用烟、 酒: 因宴请招待或日常招待需要用烟、 酒, 由经办人按程序办理出库手续, 2包或2瓶以上数据需报总经理批准。
第五条、 因工作需要安排客人娱乐的, 按上述程序填写《招待审批表》经审批后办理。
第六条、 来宾住宿费用标准
1、 来宾住宿费用原则上自理, 确需由本本公司负责报销的, 经审批后办理。
2、 对住宿费由我本公司承担的, 各部门按招待手续办理后, 报人事部统一安排。
第七条、 旅游费用
来宾需安排旅游, 经审批后报销旅游相关费用。
第八条、 礼品、 会务
因工作特殊需要礼品( 如纪念品、 购物卡、 烟酒、 茶叶等) 、 安排会务, 按下列程序办理: 由项目实施部门负责人提出活动经费预算申请报告, 详细说明项目所需费用的各项列支情况, 报送人事部, 由人事部交总经理审批后统一负责实施。
第九条、 其它
1 所有不符合招待审批规定的, 如: 事先未及时填写《招待审批表》或未批准而擅自招待的, 财务部一律不予报销。
2、 各项招待费用如超过标准( 预算) , 均需另行报告、 批准, 未经批准的不予报销。
3、 严禁本内部相互宴请或作她用, 一经发现, 按所花费用的双倍在本人的工资中扣除。
4、 严禁利用职务之便, 以本公司名义招待亲属、 朋友, 经查实, 对当事人作开除处分。情节严重者, 将追究其法律责任。
5、 招待用餐需饮酒的, 必须适量, 不得因酒误事或损害本公司形象。
6、 本公司各级人员应勤俭节约、 廉洁奉公、 遵纪守法, 严格执行财务制度, 不得以任何理由任意扩大招待范围和开支标准, 对违规违纪者除财务部拒绝予以报销外, 还须追究相关当事人的责任。
第十条、 本规定由人事部负责解释。
第十一条、 本规定自 8月26日起执行。
第八章 员工工作餐管理规定
为加强本公司员工工作餐的规范管理, 特制定本规定。
一、 本公司员工工作餐标准一律规定为8元/餐。
二、 人事部根据本公司各部门的人数、 班次及就餐数进行统计。
三、 如有人员、 班次变动, 各部门应及时上报人事部, 由人事部核对后安排变更, 如无变更, 人事部则根据前期上报数核定后执行。
四、 每月底结算餐费时, 须经人事部认真核对, 签字确认后方可报销。
五、 为员工安排的工作餐也是本公司人性化管理的体现, 中午就餐员工原则上不回家, 可在本公司范围内开展各项文体活动, 因家中有事确需回家, 不允许就餐后再回家。
第九章 借款和报销的规定
为进一步完善财务管理, 严格执行财务制度, 依据本公司的规范化管理要求, 特制定本标准及程序。本公司各部门一切费用开支和财务开支, 由本公司总经理负责, 实行一支笔审批制度。
一、 借款审批及标准
(一)、 出差人员借款, 必须先填写”借款凭证”, 经部门负责人或分管领导同意后, 经财务核准, 报总经理批示, 方可借款。前次借款出差返回时间超过三天无故未报销者, 不得再借款。
(二)、 外单位、 个人因私借款, 填写”借款凭证”后 经总经理批准后, 方可借款。凡本公司职工借用公款, 在原借款未还清前, 不得再借。本公司员工借款, 原则上不得超过借款人当月工资数, 如有特殊情况, 须先经总经理批准后, 方可借款。
(三)、 借款出差人员回本公司后, 七天内应按规定到财务部报账, 报账后结清所欠部分金额。七天内不办理报销手续的, 财务部门负责监督借款人还清全部借款。否则, 财务部门有权在当月工资中扣除, 不足部分由借款人补齐, 并扣罚当月30%效益工资。
(四)、 其它临时借款, 如业务费、 备用金等, 按相关规定办理。
(五)、 允许借款范围:
1、 阶段性预付款( 按进度付款) 。如土建工程, 购机械设备 大宗材料等。
2、 采购零星材料, 累计达100元以上的。
3、 出差人员必须随身携带的差旅费。
4、 本公司规定部门或人员所需的备用金。每年初各部门、 分本公司以书面报告形式核定备用金标准交人事部, 经分管领导签字后, 报总经理批示后执行。
5、 确实需要现金支付的其它支出。
(六)、 不允许借款范围:
1、 没有特殊情况, 代替其它单位和个人垫付的各种款项;
2、 未经审批的任何借款。
二、 固定资产及低值易耗品采购标准及审批
1、 各部门需新购入固定资产和单价在200元以上的低值易耗品, 由各部门先作好采购计划, 并以书面形式报告, 经分管领导、 人事部、 财务部签字核准, 报本公司总经理批准后, 方可购买。如需向本公司借款, 按第一条标准执行。
2、 各部门添置其它低值易耗品, 应本着节约的原则, 确实需要添置的情况下才添置。各部门应事先填好购物申请单, 报人事部、 财务部审核, 由人事部统一购买。
三、 各项费用报销要求
1、 报销单据必须是带税务章的发票, 否则不予报销。
2、 报销单据不论多少均须贴报销封面, 报销封面须用钢笔填写, 同时, 不同经济内容的发票要分门别类予以报销。
3、 报销手续要齐全完备
报销的正常程序是: 经办人、 证明人签字, 注明事由, 部门负责人签字, 经分管领导签字, 财务部门审核, 总经理审批后报销。
根据财务管理要求, 凡购买实物均须有验收人签字并附入库单, 否则不予报销。
四、 补充说明
如总经理出差在外, 则应由总经理签署指定代理人, 交财务部备案, 指定代理人可在期间内行使相应的审批权力。
第十章 员工招聘、 调动、 离职等规定
一、 招聘
1、 用人部门根据实际工作需要填报”用工”申请表, 向人事部申请并提出招聘岗位的基本要求( 如: 年龄、 性别、 学历等) 。
2、 由人事部根据本公司用工需求拟定招聘计划, 经分管领导审核, 报总经理批准。
3、 人事部经市”人才市场”、 ”人力资源市场”收集应聘人员相关资料后再进行初步筛选, 根据情况组织笔试和面试, 经初选合格后, 经分管领导审核, 报总经理批准。办理试用手续。
4、 部门经理助理以上人选由分管领导和总经理亲自笔试和面试。
5、 员工的试用期为一至三个月。试用期满, 可聘为本公司合同制员工并与本公司签订劳动合同, 本公司将根据国家劳动和社会保障部的相关规定办理”养老保险” 等手续。
二、 任免:
需本公司任免的干部必须由总经理批准, 以本公司文件为准。
三、 员工调动:
1、 本公司干部和员工在本公司范围内调动, 由用人部门提出拟调人员申请, 人事部征求双方负责人意见后, 报总经理批准。
2、 本公司各部门需增加人员, 须向人事部提出用工申请, 由人事部负责调配或招聘。
3、 本公司干部和员工人事部开具的”职工调动通知书”, 在原任职部门办理完交接手续后, 再到新任部门报到。调离人员到新单位后, 以实际聘任岗位和任职时间为准, 其相关待遇以月度分段实施。
四、 离职
1、 试用人员离职应提前15日写出书面辞职报告, 由用人部门填报”辞退员工审批表”, 经批准后到人事部办理辞退手续。
2、 员工与本公司签订劳动合同后, 双方都必须严格履行合同, 用人部门不准无故辞退员工, 确须辞退时应向人力资源部说明辞退原因。
3、 合同期内员工辞职的, 必须提前一个月向本公司提出书面辞职报告, 由部门负责人签署意见, 经本公司分管领导签字 报总经理批准。由人事部予以办理辞职手续。
4、 员工本人辞职、 被本公司辞退、 开除或提前终止劳动合同等, 在离开本公司以前, 必须交还本公司财物( 如: 文件及相关业务资料等) 。员工未经批准而自行离职的, 本公司不予办理任何手续; 给本公司造成损失的, 应负赔偿责任。
第十一章 计算机管理规定
一、 本公司计算机由人事部负责管理和维护, 人事部经理监督计算机管理规定的执行。
二、 不得在计算机上放影碟、 玩游戏或做与工作无关的事情。一经查实, 参照考勤制度第十一条处罚。
二、 上网只允许查寻与工作有关的资料和信息。严禁进入聊天或游戏室。一经发现, 参照考勤制度第十一条处罚
六、 本公司起草的文稿, 非特殊情况应在显示屏上直接校稿, 方可打印。
七、 计算机管理人员要定期对电脑进行维护和保养, 以确保计算机处于最佳状态。
八、 非本公司人员上机操作, 须经计算机管理人员许可, 并在计算机管理人员的陪同下进行操作, 且严禁打开本公司各项文档。否则, 给予当事人处罚。
十、 离开计算机时, 保持计算机待机状态。
第十二章 合 同 管 理 制 度
总则
　　为加强合同管理, 避免失误, 提高经济效益, 根据《合同法》及其它有关法规的规定, 结合本公司的实际情况, 制订本制度。
　　一、 本公司对外签订的各类合同一律适用本制度。
　　二、 合同管理是本管理的一项重要内容, 搞好合同管理, 对于本公司经济活动的开展和经济利益的取得, 都有积极的意义。各级领导干部、 法人委托人以及其它有关人员, 都必须严格遵守、 切实执行本制度。各有关部门必须互相配合, 共同努力, 搞好本公司以”重合同、 守信誉”为核心的合同管理工作。
　　合同的签订
　　三、 合同谈判须由总经理或副总经理与相关部门负责人共同参加, 不得一个人直接与对方谈判合同。
　　四、 签订合同必须遵守国家的法律、 政策及有关规定。对外签订合同, 除法定代表人外, 必须是持有法人委托书的法人委托人, 法人委托人必须对本本负责。
　　五、 签约人在签订合同之前, 必须认真了解对方当事人的情况。
　　六、 签订合同必须贯彻”平等互利、 协商一致、 等价有偿”的原则和”价廉物美、 择优签约”的原则。
　　七、 合同除即时清结者外, 一律采用书面格式, 并必须采用统一合同文本。
　　八、 合同对各方当事人权利、 义务的规定必须明确、 具体, 文字表示要清楚、 准确。
　　合同内容应注意的主要问题是:
　　1、 部首部分, 要注意写明双方的全称、 签约时间和签约地点;
　　2、 正文部分: 产品合同应注明产品名称、 技术标准和质量、 数量、 包装、 运输方式及运费负担、 交货期限、 地点及验收方法、 价格、 违约责任等;
　　3、 结尾部分: 注意双方都必须使用合同专用章, 原则上不使用公章, 严禁使用财务章或业务章, 注明合同有效期限。
　　九、 签订合同: 除合同履行地在我方所在地外, 签约时应力争协议合同由我方所在市人民法院管辖。
　　十、 任何人对外签订合同, 都必须以维护本本公司合法权益和提高经济效益为宗旨, 决不允许在签订合同时假公济私、 损公肥私、 谋取私利, 违者依法严惩。
　　合同的审查批准
　　十一、 合同在正式签订前, 必须按规定上报领导审查批准后方能正式签订。
　　十二、 合同审批权限如下:
　　1、 一般情况下合同由由部门负责人审批。
　　2、 下列合同由部门负责人审核确认后经总经理审批:
货款超过50万元的;投资10万元以上的联营、 合资、 合作、 涉外合同。
十三、 合同原则上由部门负责人具体经办, 拟订初稿后必须经分管副总经理审阅后按合同审批权限审批。重要合同必须经法律顾问审查。合同审查的要点是:
　　1、 合同的合法性。包括: 当事人有无签订、 履行该合同的权利能力和行为能力;合同内容是否符合国家法律、 政策和本制度规定。
　　2、 合同的严密性。包括: 合同应具备的条款是否齐全;当事人双方的权利、 义务是否具体、 明确;文字表述是否确切无误。
　　3、 合同的可行性。包括: 当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、 条件;预计取得的经济效益和可能承担的风险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。
　　十四、 根据法律规定或实际需要, 合同还应当或能够呈报上级主管机关鉴证、 批准, 或报工商行政管理部门鉴证, 或请公证处公证。
　　合同的履行
十五、 合同依法成立, 既具有法律约束力。一切与合同有关的部门、 人员都必须本着”重合同、 守信誉”的原则。严格执行合同所规定的义务。　
十六、 确保合同履行完毕的标准, 应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的, 一般应以物资交清, 工程竣工并验收合格、 价款结清、 无遗留交涉手续为准。
　　十七、 总经理、 副总经理、 财务部及有关部门负责人应随时了解、 掌握合同的履行情况, 发现问题及