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现代企业合同档案管理制度
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2020年4月19日
文档仅供参考
合同档案管理制度
为进一步加强合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本制度。
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和,其构成包括招标文件、应标文件、技术方案、合同文本、二次设计方案、工程会议记要、竣工资料(清单见附表2)等。
二、合同档案管理原则
1、合同档案实行网络管理体系,由公司合同管理组集中统一管理,以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、合同管理组负
2、责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档,并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。
3、各业务分公司、各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系,并确定一名网络人员负责合同文档管理。
三、合同文档的移交
1、各分公司在正式签署合同后须将合同正本原件移交合同管理组。
2、合同关闭后各分公司应由指定的网络管理员将全套合同资料(交接清单参见附表3)向合同管理组移交。
3、合同项目终止后各分公司须将该项目的所有技术资料汇总成册,经分公司业务经理鉴定,具有长久保存价值的技术资料向合同管理组移交。
4、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必
3、须层次分明,符合其形成规律。
5、合同文档移交时,必须编制档案移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。
四、合同文档的管理办法
1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
2、保存的合同文档每半年清理核对一次,如有遗失、损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任。
3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单。
4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具,以有效地开展合同文档的查询、利用工作。
5、各分公司、各部门员工可在合同管理组查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须经分公司、部门主管领导签字同意后,方可在合同管理组
4、办理相关借阅手续,以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。
6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同文档的安全。
7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以处罚。
8、合同文档的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,违者视情节予以处罚。
附1:竣工资料明细表
附2:合同档案交接清单
附1
竣 工 资 料 明 细 表
序 号
资 料 名 称
01
工程总结报告
02
验收报告
03
设备清单
04
工程图表
05
5、
设备产地证明
06
设备技术资料
07
工程决算表
08
工程检测报告
09
用户使用及评议报告
10
初验报告
11
其它附件
附2
合 同 档 案 交 接 清 单
合同号: 交接时间:
序 号
资 料 名 称
数 量
核 实
1
招标文件
2
应标文件
3
设计方案
4
合同文本
5
二次设计方案
6
工程会议记要
7
竣工资料
8
其它
交接人签名: 接受人签名:
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