采购管理系统课件.pptx

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,采购管理子系统,ERP应用人才资质认证,供给链管理应用篇,系列教材之,采购管理系统课件,第1页,课程纲领,基础信息设置,2,日常业务流程,3,日常报表,4,案例企业描述,1,采购管理系统课件,第2页,客户有购置需求，向企业询价；,2.,企业报价给客户，客户对价格认可之后签署订单协议，与企业确认销售商品、数量和预计出货时间等细节；,3.,此时假如库存足够则直接销货给客户，之后产生应收账款，假如库存不足，企业需要自制或外购。（自制部分详见,“,生产制造管理应用篇,”,）,4.,采购流程则需要由需求部门提出请购单；,5.,经采购部门询、比、议价后向供给商下采购订单；,6.,确认需购置商品、数量和预计进货时间等细节；,7.,之后供给商送货，企业进行进货验收，产生应付账款；,8.,此时商品库存数量足够了，最终销售出库给客户，并产生应收账款。,采购管理系统课件,第3页,发觉需求,对需求进行整理,确定供给商并对其加以分析,确定价格和采购条件,确定并发出采购订单,对订单进行跟踪催货,接收并检验收到货物,结清发票并支付货款,善后处理,采购在企业中普通流程,采购管理系统课件,第4页,接单,报价,销货,库存足够,?,应收,进货,采购,请购,验收,自制,or,外购,生产,应付,存货,NO,YES,外购,自制,库存数量,增加,库存数量,降低,检验,验退,不合格,合格,询价,YES,NO,询比价？,采购管理系统课件,第5页,学习目标,1.经过课程学习，明白企业采购管理步骤流程与管控重点,2.掌握采购管理流程在ERP系统中基础信息设置与意义,3.能够将企业采购管理中各个流程在ERP系统进行展现,4.了解流程逻辑关系及数据勾稽关系,5.了解采购管理步骤中惯用报表意义与使用,采购管理系统课件,第6页,案例企业描述,数码相机,-SL,系列,买进卖出商品,已销售一段时间,有配合供给商,采购管理系统课件,第7页,案例企业采购管理职责,权责,负责供货商开发、遴选、管理及厂商评核跟满意度经营。,任务,负责生产品零组件开发、采购、进货、应付及厂商管理。,负责采购计划、采购订价策略确定、规划及管理。,负责生产原物料请购、采购、进货、退货及应付管理。,。,采购管理系统课件,第8页,案例企业仓管管理职责,权责,任务,负责采购料品到货、验收、上架，退货实物管理跟存货账册,处理,负责到货、验收、采购退货存货帐务登录跟账册管理,要落实采购料品到货、验收、上架储存、退货程序执行跟控管,负责到货区、验收区、不良品区,等区域规划跟实物安全。,负责不良品标示跟安全控管,。,负责不良品仓库跟报废仓库管理。,负责各仓库间存货转拨。主要是原物料仓库跟不良品仓库，或跟报废仓库间料品转拨,负责相关设定安全存量料件请购，以及日常盘点工作。,采购管理系统课件,第9页,系统介绍,系统特色,系统介绍,普通企业采购循环流程,系统主作业程序,采购管理系统课件,第10页,系统效益与特色,管理重点,报表及作业,提供了多角度请购、采购、进货进度管控报表方便在日常作业中做跟催及管理，抵达按时交货目标。,采购预计进货表,针对企业内部对供给商评定及管理，提供分析报表，将供给商做等级区分，提供给管理者制订采购政策时参考依据,供给商ABC分析表,对于日常采购项目，系统将详实统计商品报价信息及供给商价格变动过程，作为企业内部审查和核准依据。,录入供给商料价价格,对于采购价格管理：用来检核采购是否有异常，供管理者来评定供给商与采购人员绩效。,采购价格异常表、供给商供货异常表,在线实时查询到供给商相关信息，比如：供给商应付账款、票据情况、采购单信息、进退货明细、供给商商品价格等。,查询供给商信息,采购管理系统课件,第11页,采购流程,请购单,采购单,进货单,退货单,退货折让单,采购发票,付款单,各部门物料,需求用具短缺,供给商接单,其它情况调整,采购变更单,实际,领用,库存量,库存增加,库存降低,应,付,账款增加,库存无影响,应,付,账款降低,财务处理,-,见,【,财务模块篇,】,需求情况修正,修正,采购管理系统课件,第12页,系统主作业程序,采购管理系统课件,第13页,基础设置,采购管理系统课件,第14页,录入供给商信息,基础信息设置,录入品号信息（采购）,设置采购单据性质,基础设置,采购管理系统课件,第15页,录入供给商信息,作业目标,重点栏位,全部与企业有交易往来供给商，不论是原材料供给商、固定资产供货商或委外加工供货商，都必须将供给商信息录入在这个作业里。,订金比率,是否允许分批交货,最近交易日、,结算方式,付款条件、开票日,核准情况,采购管理系统课件,第16页,2.1,录入供给商信息,成功集团采购部,-,蔡佳玲最近在寻找品号,910001,数码相机,-SL,系列主要采购供给商，经过一阵询比议价后，决定是三星企业了。,采购部,三星企业,询,价,比,价,议,价,成功集团采购部,-,蔡佳玲最近在寻找品号,910001,数码相机,-SL,系列主要采购供给商，经过一阵询比议价后，决定是三星企业了。,采购管理系统课件,第17页,采购管理系统课件,第18页,假如在采购条款里，供给商要求下采购单时需先支付一定比率订金，则需要在这个字段输入订金比率。,采购管理系统课件,第19页,采购管理系统课件,第20页,表示同一批采购序号，是否可分屡次进货。,允许分批交货为Y，采购单可对应多张进货单,允许分批交货为N,采购单只对应一张进货单，当进货数量采购数量，为指定结束,采购管理系统课件,第21页,首次交易日期可自行输入,属于备注性栏位,最近交易由最近一笔进货回写,假如供给商最近进一批货有问题时，能够先查询最近交易日期是哪一天，再到进货单依据供给商跟进货日期条件，找出那一张进货单来查看异常商品。,采购管理系统课件,第22页,不可空白,需先在基本信息子系统,录入结算方式,输入,统计与供给商后续账款结算方式,采购管理系统课件,第23页,需先在,录入付款条件,作业输入,推算预计付款日依据,采购管理系统课件,第24页,ABC,等级是按供给商进货净额来评定供给商主要性等级，比如：落在等级,A,供给商，表示我们向他们买东西总金额比其它等级供给商来得高，相对落在等级,C,供给商，其进货净额所占比率是相对比较低。至于等级评定方式，假如企业已经有制订等级了，能够自行输入。另外，也可透过经过【供给商,ABC,分析表】，由系统将某一段期间内企业进货金额，按供给商交货时程及质量情况，进行,ABC,分析管理及做参考性排名。,.,采购管理系统课件,第25页,管控供给商交货按时度和质量情况,可自行输入,也可由,供给商评级,更新,.,采购管理系统课件,第26页,蔡佳玲向采购科长汇报新供给商情况，并请科长进行,核准,。,采购管理系统课件,第27页,核准情况,采购管理系统课件,第28页,采购管理系统课件,第29页,若核准情况为,2.,尚待核准或,3.,不准交易，则后续,交易,单据中,无法,选择该,供给商,。,采购管理系统课件,第30页,录入品号信息（采购）,作业目标,重点栏位,用于录入商品与存货采购生产等相关基本信息,主供给商 补货政策 固定前置天数变动前置天数、批量,标准进价、最近进价、供给商核价,进价控制,超收管理,采购管理系统课件,第31页,录入品号信息（采购）,成功集团采购部,-,蔡佳玲最近在寻找品号,910001,数码相机,-SL,系列主要采购供给商，经过一阵询比议价后，决定是三星企业了。,后续该品号默认采购供给商,采购管理系统课件,第32页,录入品号信息（采购）,成功集团采购部,-,蔡佳玲最近在寻找品号,910001,数码相机,-SL,系列主要采购供给商，经过一阵询比议价后，决定是三星企业了碰到存货即将不足时补货方法,，,依据品号特征选择,采购管理系统课件,第33页,补货政策,意义,依补货点,是一个存量水平，当存货数量下降到补货点时，即应发起请购与采购活动，期望能确保物料供给不会短缺。,可经过【库存再补货提议明细表】进行补货,依,MRP,需求,系统会按照品号需求与供给缺口，自动产生各项产品生产计划及采购计划,MRP是以物料本身需求为计划目标，全部和这个品号相关供需都会被纳进来计算。,依,LRP,需求,LRP则可按订单、按工单、或是按销售预测等不一样起源，来产生特定物料需求计划。适适用于企业紧急插单情况频繁，或是用料复杂情况。,采购管理系统课件,第34页,录入品号信息（采购）,成功集团采购部,-,蔡佳玲最近在寻找品号,910001,数码相机,-SL,系列主要采购供给商，经过一阵询比议价后，决定是三星企业了。,计算出前置天数，作为推算预计采购日依据。,采购管理系统课件,第35页,字段,意义,固定前置天数,企业不论采购1个还是多个，固定花费天数,变动前置天数,依据采购数量不一样，花费时间是变动,批量,配合变动前置天数使用，比如供给商生产1000个料件，需要花费1天时间,采购管理系统课件,第36页,录入品号信息（采购）,某一采购,品号,需,于,7/20,交货,2,000 pcs,；,9,天,7,天,1,天,),(,x,1,000,2,000,=,+,=,固定前置天数,变动前置天数,批量,采购量,采购前置天数,+,=,),x,(,1,000 pcs,批量,变动前置天数,固定前置天数,7,6,5,4,3,2,1,预计采购日期,（未考虑假日表）,7/20,7/1,1,交货,日,采购日,采购管理系统课件,第37页,采购管理系统课件,第38页,采购取价次序,标准近价,最近进价,供给商核价,作业位置,录入品号信息（采购）,录入品号信息（采购）,录入供给商料件价格,方式,手动输入,最近一笔进货回写,手动录入或者更新核价,采购取价次序,3,2,1,采购管理系统课件,第39页,采购管理系统课件,第40页,进价管制,超收管理,意义,限制品号采购进价不得超出上限价格,当采购料件进货时，能够设定进货数量是否能够超出原始采购数量。,计算公式,最高采购单价=供给商单价x(1+单价上限比率),最大可进货量,=(,采购数量,x(1+,超收率,),采购已交量,采购管理系统课件,第41页,售价须,=,比如：数码相机,-SL,系列向三星企业,采购第一取价顺位是,4,000,元,。,表示采购单价必须低于或等于,4,200,元,单价上限率设,置,为,5%,最高采购单价,=,供给商单价,x(1+,单价上限比率,),=4,000 x(1+0.05)=4,200,采购管理系统课件,第42页,需勾选,采购管理系统课件,第43页,采购管理系统课件,第44页,超收管理,当采购,料,件进货时，能够设定进货,数量,是否能够超出原始采购数量。,进货数量最多只能到,110pcs,最大可进货量,=(,采购数量,x(1+,超收率,),采购已交量,=100 x(1+0.1)-0=110,比如：数码相机,-SL,系列采购数量,100pcs,。,超收,率设,置,为,10%,采购管理系统课件,第45页,采购管理系统课件,第46页,设置采购单据性质,单据性质,更新核价,查对采购,直接开票,进价控制,31.请购单,32.核价单,33.采购单,34,.,进货单,35,.,退货单,36.询价单,采购管理系统课件,第47页,小试牛刀,Q1:【,录入供给商信息,】,中最近交易日是由后续哪一支作业更新？,Q2:,采购取价次序是怎样？,Q3:,成功集团要向供给商三星企业，采购,3000pcs,光学镜片，需求日是,7,月,31,日，固定前置天数为,5,天，变动前置天数为,2,天，批量为,1000,，请问预计采购日是？（不需考虑假日表信息）,Q4,请问哪些单据性质能够设置更新核价选项？,采购管理系统课件,第48页,日常业务流程,采购管理系统课件,第49页,日常业务流程管理,采购流程,日常业务流程管理,采购变更流程,请购流程,验退流程,退货流程,进货/进货验收流程,采购管理系统课件,第50页,请购流程,企业内部管理需求，在寄发正式采购单给供给商前，先进行内部需求审查，由授权主管审查此需求合理性。,再由仓管或相关单位来确认是否已经有库存了，或是有能够取代库存品，这么一来就能够预防多买，或是造成呆滞等成本浪费情况发生。,采购管理系统课件,第51页,采购部门,需求,部门,未核准,核准,录入,请购,单,打印,单据,凭证,核准,1.MRP,单,据,修,改,请购单凭证,留底存查,请购起源,(,由系统自动产生请购单,),2.LRP,3.,再补货提议表,4.BOM,自动请购,5.,订单转请购,维护,请购,信息,采购流程,9.,其它,新增录入,询价,录入询价单,询价单,选定,输入各家供给商,报价价格,决定交易供给商,否,是,采购管理系统课件,第52页,业务场景,7,月,11,日，,采购部门接到需购置数码相机,-SL,系列,200,台请购需求。（该商品为外购产品，非自制件，且企业需走请购流程）,采购管理系统课件,第53页,作业名称,作业目标,重点字段说明,录入请购单,用于企业内部使用单据,起源,最低补量,需求日期,采购管理系统课件,第54页,录入请购单,采购管理系统课件,第55页,采购流程,-,采购单,怎样帮助企业购置到价廉物美物料，也就是怎样降低合理成本、提升及稳定质量、确保交货期限，更主要是提升工作效率，帮助销售与生产运作顺畅，不发生停工待料。,正式下采购通知给供给商对外凭证，统计着供给商、商品、数量、单价、预计交货日,。,同时也用来追踪后续商品进货进度,采购管理系统课件,第56页,录入采购单,采购部门,需求,部门,未核准,核准,录入,请购,单,打印,单据,凭证,核准,单,据,修,改,采购单凭证,传给供给商,直接采购,维护请购信息,从请购单生成采购单,采购预计进货表,供给商采购交货情况表,进,货,追踪,采购审查,无请购流程,零星采购,紧急采购,采购管理系统课件,第57页,业务场景,7,月,12,日成功集团针对请购部门人员提出请购需求，做审核采购程序。程序为,(1),维护请购信息,(2),从请购单生成采购单,(3),系统产生“录入采购单”。,采购管理系统课件,第58页,作业名称,作业目标,重点字段说明,维护请购信息,采购人员针对品号管辖范围已审核请购信息，进行采购审查动作，而且做采购发单前最终相关信息审核,指定结束钮,单身维护请购信息如供给商编号、锁定码,采购码、采购单号,从请购单生成采购单,当采购人员在“维护请购信息”做好最终采购信息维护后，即可执行此作业，产生正式采购单。,发放采购购能够依据锁定选项选择已锁定、未锁定、全部,采购管理系统课件,第59页,利用修改功效进行维护,维护采购信息,采购管理系统课件,第60页,假如采购人员,审查后，因一些原因决议,不要购置此品号,时,，,点击,指定结,束,钮。,结束码就会,更新,为,y,：指定结束,采购管理系统课件,第61页,将锁定码打勾，表示这笔要采购且已经审核过了,。,采购管理系统课件,第62页,假如请购单很多，一部分要采购，一部分尚不要采购，便能够利用锁定码选项筛选请购单。,采购管理系统课件,第63页,生成,后,采购单单号,采购管理系统课件,第64页,采购变更流程,作业目标：,可统计采购单变更历史信息，以方便信息查询，并可将变更单打印成书面，转交相关部门，便于协调后续备料及生产。,采购管理系统课件,第65页,采购部门,供给商端,未核准,核准,打印,单据,凭证,核准,单,据,修,改,采购变更单,凭证,采购单凭证,录入,采购,变更单,1.,预计进货表,2.,供给商采购交货情况表,采购,单进度,追踪,后续追踪,传送给供给商,供给商提出变更,录入,采购,单,更,新,采购管理系统课件,第66页,业务场景,7,月,13,日成功集团采购员把采购协议传真给日升企业相关责任人之后，,供给商日升企业核实之后，预交货日可提前至,7,月,19,日，成功集团拿到修改后采购协议，在,ERP,系统中经过录入采购变更单作业进行协议变更动作。,采购管理系统课件,第67页,作业名称,作业目标,重点字段说明,录入采购变更单,当已经审核采购单发生变更需求时，为了统计变更历史和保留变更前后原始信息，能够经过采购变更单来管理同时将变更单凭证打印出来转交给相关部门，便于协调后续备料及生产作业,变更版次,变更原因,采购管理系统课件,第68页,系统,自动显示此为第几版变更，每变更一,次,，,变更版本就会,1,。,版次编号标准为,0001-9999,，表示每一张订单,单号最多可变更,9999,次。,(,一天可变更次数无,限制,),。,前一个版本变更未完成,审核,，不得进行下一个版本变更,。,比如,：,000,1,变更版本,还未审,核，无法新增,0002,版变更,。,限制,1,同一张,采购,单有较大版次变更单时，不可,撤消,作废,或,撤消,审核,较小版次变更单。,限制,2,采购管理系统课件,第69页,输入此次变更原因，方便后续主管审核和,数据查询,。,采购管理系统课件,第70页,输入此次变更原因，方便后续主管审核和,数据查询,。,采购管理系统课件,第71页,进货/进货验收流程,作业目标：,进货指录入采购进货相关信息。,进货验收指阶段式收料时，统计进货验收 动作可由质检部门来维护检验状态。,采购管理系统课件,第72页,供给商端,仓管部门,采购部门,质检部门,免检,待验,验收否,录入,进货,单,更新合格数量,送质检部门,采购单凭证,录入,采购,单,数量,增加,对库存影响,进货,单验收,合格,退回,验收件,供给商送货,进货单凭证,不合格,录入,进货,单,供给商评核管理,供给商,ABC,分析表,供给商进货统计表,供给商进货异常表,.,审核,采购管理系统课件,第73页,业务场景,7,月,19,日三星集团把,200,台,SL,型数码相机送到成功集团，由成功集团仓管人员进行入库收料，质检部分进行验收动作。结果发觉有,198,台合格，,2,台由瑕疵。,采购管理系统课件,第74页,作业名称,作业目标,重点字段说明,录入进货单,录入采购进货相关信息,复制前置单据、验收数量、验退数量、计价数量,进货单验收,指阶段式收料时，统计进货验收 动作，可由品管部门来维护检验状态。,验收数量、验退数量、检验状态,采购管理系统课件,第75页,复制前置单据,采购管理系统课件,第76页,采购,单内容复制到,进,货单,，,带出后需要查看是否无误。,采购管理系统课件,第77页,验收数量为实际入库，,库存增加数量。只要输入验收数量，系统会自行计算验退数量,。,（验退数量,=,进货数量验收数量）,有验退量，,检验状态,会自动展现不良,。,采购管理系统课件,第78页,进货验收单更新进货验收数量、验退数量,采购管理系统课件,第79页,更新已交量、结束状态码,采购管理系统课件,第80页,验退流程,作业目标：,当进货验收，发生不良品需退回供给商时，等候退回商品称为验退件,当供给商取回验退不良品时，将退回信息统计在退回验退件里。,采购管理系统课件,第81页,供给商端,仓管部门,采购部门,质检部门,待验,录入,进货,单,送质检部门,采购单凭证,录入,采购,单,进货,单验收,检验,退回,验收件,供给商送货,进货单凭证,不合格,通知仓管人员,数量,无影响,对库存影响,通知采购人员,取回验退件,采购管理系统课件,第82页,业务场景,成功集团责任人请供给商将不合格,2,台数码相机拿回，并要求尽快补,2,台货过来。,采购管理系统课件,第83页,作业名称,作业目标,重点字段说明,录入进货单,录入采购进货相关信息,复制前置单据、验收数量、验退数量、计价数量,进货单验收,指阶段式收料时，统计进货验收 动作，可由品管部门来维护检验状态。,验收数量、验退数量、检验状态,采购管理系统课件,第84页,系统自动带出,不合格商品从来没有允收入库过，,只是从,企业,进料检验区退回给,供给,商，所以登录数据后，并,不会影响,应付账款,。,同时,，,对原有库存,数量也,不会,造成任何影响。,采购管理系统课件,第85页,采购管理系统课件,第86页,退货流程,作业目标：,假如原材料或零组件在入库后，才发觉料件质量不良，或因特殊原因必须将料件退回给原供给商时，就需按退货流程处理。,由采购人员负责和供给商协调,后，经过,录入退,货,单统计退货及折让信息,产品确定退回，使用退货单统计退回商品信息，之后可能换取新货。,产品不退回，而以应付金额降低方式处理，称为折让。,采购管理系统课件,第87页,采购部门,打印,单据,凭证,仓管部门,录入,退货,单,（审核）,供给商端,核准,N,录入,退货单,类型,=,退货,连续沟通,同意退货否,退,货,问题反应与沟通协调,供给商取回,应付账款,降低,对,账款,影响,备货,数量,降低,对库存影响,Y,N,Y,采购管理系统课件,第88页,打印,单据,凭证,核准,N,录入,退货单,类型,=,折让,连续沟通,同意折让否,应付账款,降低,对,账款,影响,数量,不变,对库存影响,Y,Y,折让,问题反应与沟通协调,采购部门,仓管部门,供给商端,财务部门,采购管理系统课件,第89页,业务场景,7,月,20,日成功集团发觉已经验收入库,SL,型数码相机有,2,台有瑕疵，与三星企业协商之后，瑕疵比较严重,1,台退货，瑕疵不显著,1,台再原价基础上给予,85,折折扣。,采购管理系统课件,第90页,提议设,置,两个单别，来处理,退,货,及折让情况。,采购管理系统课件,第91页,类型,=2.,折让,不可输入数量，直接输入金额。,采购管理系统课件,第92页,日常报表,采购管理系统课件,第93页,请购情况表,数据源,：请购单,/,采购单,使用时机,：追踪请购数据采购进度,主要使用人员,：采购人员,报表用途：,1.,当请购人员来追踪采购进度时，以请购单单号查询对应采购单采购、进货情况。,2.,采购人员检视是否有遗漏采购请购单。,供给商预计进货明细表,数据源,：采购单,使用时机,：供给商商别进货进度追踪,收料单位查采购列表,主要使用人员,：采购人员,/,收料人员,报表用途：,1.,查询厂商截至当前延迟交货明细，检讨改进依据,2.,查询未来厂商应交货明细，催料依据,采购管理系统课件,第94页,供给商,ABC,分析表,数据源,：进货单,/,退货统计,使用时机,：,1.,厂商议价,2.,厂商管理及淘汰,主要使用人员,：采购人员,/,稽核人员,报表用途：,将期间内进货厂商，依进货金额评选，找出重点管理厂商，并检视其质量、交期配合情况，,1.,作为议价依据。,2.,针对交货情况欠佳厂商，评定继续配合可行性。,供给商供货异常表,数据源,：进货统计,使用时机,：,1.,厂商议价,2.,厂商管理及淘汰,主要使用人员,：采购人员,/,稽核人员,报表用途：,用来检核厂商交货情况是否有提早交货、逾期、不良、超交、短交、溢价、低价等异常情况。主要管控厂商交货质量与配合情况。,采购管理系统课件,第95页,