项目四--学校考务管理.pptx

LOGO,一 考生信息整理,二,考号编制,三,准考证制作与打印,项目四 学校考务管理,任务,四,考生人数统计,掌握,信息的整理与分析方法。,掌握,复杂报表的制作。,了解,相对引用和绝对引用。,掌握,自定义公式的输入方法。,掌握,邮件合并功能的使用方法。,掌握,为文档分栏排版与打印的方法。,掌握,数据透视表的简单应用,。,知识技能目标,项目流程,确定考场要素，明确考生、,考场属性，设计数据表,考场信息呈现,考生信息呈现,一、规则数据填充,二、数据排序,考生信息管理,任务,一,知识窗,三、,IF,函数,四、,MID,函数,五、,MOD,函数,六、相对引用、绝对引用与混合引用,本,任务的目标是从,以往收集的数据中取得基本的学生资料信息，对不完整的信息进行补充、整理，完成考生信息要素，效果如,图所示。,任务一,考生信息,管理,任务一,1,各类规则数据的填充,规则数据的填充可,参考下表所示。,一,、规则数据填充,数据类型,直接拖动填充柄,按住【,Ctrl,】键的同时拖动填充柄,纯文本,复制填充,复制填充,纯数字,复制填充,递增填充,文本,+,数字,文本不变，数字按递增填充，即序列填充，步长为,1,复制填充,数字,+,文本,文本不变，数字按递增填充，即序列填充，步长为,1,复制填充,日期,以日序列填充，步长为,1,复制填充,时间,以时序列填充，步长为,1,复制填充,考生信息,管理,任务一规则,数据的,填充效果如下所示,。,一,、规则数据填充,考生信息,管理,任务一,2,数字等差或等比序列的填充,在单元格中输入第一个数据，按住鼠标右键并拖动该单元格的填充柄到最后一个单元格，在弹出的快捷菜单中选择“序列”项，打开,“序列”,对话框,，,根据输入的数据选择“等差序列”或“等比序列”，再根据实际情况设置“步长值”（递增：正数；递减：负数），最后单击“确定”按钮退出,。,一,、规则数据填充,考生信息,管理,任务一,3,日期数据按年、月、日不同步长填充,在单元格中输入第一个日期，按住鼠标右键并拖动该单元格的填充柄到最后一个单元格，在弹出的快捷菜单中选择“序列”项，在打开的对话框中选择“日期”，继续选择日期的单位“年、月、日、工作日”，再根据实际情况设置“步长值”（递增：正数；递减：负数），最后单击“确定”按钮退出,。,一,、规则数据填充,考生信息,管理,任务一,4,自定义序列,在,Excel,中输入数据时，经常需要输入一系列具有相同特征的数据,，此时,我们可以将其添加到填充序列列表中，以方便日后的使用。,方法一：,手动添加一个新的自动填充序列,，具体操作步骤如下。,（,1,）在,Excel,的“文件”列表中选择“选项”项，打开“,Excel,选项”对话框，在“高级”选项的“常规”设置区单击“编辑自定义列表”按钮，打开“自定义序列”,对话框。,一,、规则数据填充,考生信息,管理,任务一,（,2,）在“输入序列”编辑框输入要创建的自动填充序列（要求：输入一数值按回车或数值之间用“,”,分隔）。,（,3,）单击“添加”按钮，则新的自定义填充序列出现在左侧“自定义序列”列表的最下方。,（,4,）单击“确定”按钮关闭对话框，创建完成,。,一,、规则数据填充,考生信息,管理,任务一,方法二：,从当前工作表中导入一个自定义的自动填充序列,，具体操作步骤如下。,（,1,）在工作表中输入自动填充序列，并选中该序列。,（,2,）用上述方法打开“自定义序列”对话框，可看到选中数据的单元格地址自动显示在“从单元格中导入序列”编辑框中。,（,3,）单击“导入”按钮，序列出现在左侧“自定义序列”列表的最下方。,（,4,）单击“确定”按钮退出对话框。,一,、规则数据填充,考生信息,管理,任务一,排序是将一组“无序”的记录序列调整为“有序”的记录序列,。在,Excel,中可以对一列或多列中的数据按文本、数字以及日期和时间进行排序，还可以按自定义序列进行排序。排序分为,简单排序和多关键字排序,两种。,排序有,升序和降序,两种方式。所谓升序就是按从小到大的顺序排列，降序反之。排序时必须首先确定排序的依据。以按升序排序为例，,Excel,使用如下排序规则：,数字,按从最小的负数到最大的正数排序。,字母,按照英文字母从,A-Z,和,a-z,的先后顺序排序。,在逻辑值中,，,FALSE,（相当于,0,）排在,TRUE,（相当于,1,）之前。,所有错误值,的优先级等效。,空格,总是排在最后。,汉字,的排序可以按笔画，也可按拼音的字典顺序。,二、数据排序,考生信息,管理,任务一,简单排序是指对数据表中的单列数据按照,Excel,默认的升序或降序的方式排列,。,多关键字排序，就是对数据表中的数据按两个或两个以上的关键字段进行排序,。它可以使数据在主要关键字相同的情况下，再按次要关键字排序；在前两个关键字都相同的情况下，数据还可按第三关键字有序排列。,对单列数据进行排序时，只需选中该列中的任意单元格，然后单击“数据”选项卡“排序和筛选”组中的“升序”或“降序”按钮即,可；,对多列数据进行排序时，需单击“排序和筛选”组中的“排序”,按钮，,在打开的“排序”对话框中进行主要和次要关键字设置并,确定。,二、数据排序,考生信息,管理,任务一,IF,函数的功能是,根据指定的条件来判断其“真”（,TRUE,）、“假”（,FALSE,），从而返回相应的内容,。,语法,：,IF(logical_test,value_if_true,value_if_false),logical_test,必需。计算结果可能为,TRUE,或,FALSE,的任意值或表达式。例如，,A10=100,就是一个逻辑表达式。如果单元格,A10,中的值等于,100,，表达式的计算结果为,TRUE,；否则为,FALSE,。此参数可使用任意比较运算符。,value_if_true,可选。,logical_test,参数的计算结果为,TRUE,时所要返回的值,。如果,logical_test,的计算结果为,TRUE,，并且省略,value_if_true,参数（即,logical_test,参数后仅跟一个逗号），,IF,函数将返回,0,（零）。若要显示单词,TRUE,，请对,value_if_true,参数使用逻辑值,TRUE,。,value_if_false,可选。,logical_test,参数的计算结果为,FALSE,时所要返回的值,。如果,logical_test,的计算结果为,FALSE,，并且省略,value_if_false,参数（即,value_if_true,参数后没有逗号），则,IF,函数返回逻辑值,FALSE,。如果,logical_test,的计算结果为,FALSE,，并且省略,value_if_false,参数的值（即在,IF,函数中，,value_if_true,参数后没有逗号），则,IF,函数返回值,0,（零）,。,三、,IF,函数,考生信息,管理,任务一,MID,函数的功能是,从一个文本字符串的指定位置开始，截取指定数目的字符,。,语法,：,MID(text,start_num,num_chars),Text,必需。包含要提取字符的文本字符串。,Start_num,必需。文本中要提取的第一个字符的位置。文本中第一个字符的,start_num,为,1,，依次类推。,Num_chars,必需。指定希望,MID,从文本中返回字符的个数。,说明：,如果,start_num,大于文本长度，则,MID,返回空文本,（,“”,）；,如果,start_num,小于文本长度，但,start_num,加上,num_chars,过了文本的长度，则,MID,只返回至多直到文本末尾的,字符；如果,start_num,小于,1,，则,MID,返回错误值,#VALUE,!,；如果,num_chars,是负数，则,MID,返回错误值,#VALUE!,。,四、,MID,函数,考生信息,管理,任务一,MOD,函数是一个,求余函数,，即,两个数值表达式作除法运算后的余数,。,语法：,MOD(number,divisor),Number,必需。被除数。,Divisor,必需。除数。,说明：,如果,Divisor,为零，函数,MOD,返回错误值,#DIV/0!,。,函数,MOD,可以借用函数,INT,来表示：,MOD(n,d)=n-d*INT(n/d,),。,五、,MOD,函数,考生信息,管理,任务一,1,相对引用,相对引用是,指引用单元格的相对地址，其引用形式为直接用列标和行号表示单元格,，例如,B5,，或用引用运算符表示单元格区域，如,B5:D15,。该方式下，如果公式所在单元格的位置改变，引用也随之改变。如果多行或多列地复制公式，引用会自动调整。,默认情况下，新公式使用相对引用,。,六、相对引用、绝对引用与混合引用,考生信息,管理,任务一,2,绝对引用,绝对引用是,指引用单元格的精确地址，其引用形式为在列标和行号的前面都加上“,$”,符号,。如果公式所在单元格的位置改变，绝对引用保持不变。如果多行或多列地复制公式，绝对引用将不作调整。默认情况下，新公式使用相对引用，需要将它们转换为绝对引用。,3,混合引用,引用中既包含绝对引用又包含相对引用的称为混合引用,，如,A$1,或,$A1,等，用于表示列变行不变或列不变行变的引用。如果公式所在单元格的位置改变，则相对引用改变，而绝对引用不变。如果多行或多列地复制公式，相对引用自动调整，而绝对引用不作调整。,六、相对引用、绝对引用与混合引用,考生信息,管理,步骤,1,打开本书配套素材文件“素材与实例”,“,项目四”,“,考生信息素材”，首先分析,原始数据，,可看到，同一个班的学生没有排列在一起,。,一、班级排序,任务一,考生信息,管理,以,2,个字出现的姓名中间以空格隔开，以方便后面制作的准考证的格式一致，即不出现参差不齐的现象,步骤,2,在“名称框”中输入“,B2:D149”,，按,【Enter】,键，即可选中要进行排序操作的单元格区域,B2:D149,，然后在“数据”选项卡的“排序和筛选”组中单击“升序”按钮。,一、班级排序,任务一,考生信息,管理,步骤,3,Excel,自动对所选单元格区域的数据进行升序,排序。,最后将工作簿另存为“考务管理”,。,一、班级排序,任务一,考生信息,管理,步骤,1,分别在,A2,和,A3,单元格输入,1,和,2,。,二、填充流水号,任务一,考生信息,管理,步骤,2,利用“名称框”选择,A2:A149,单元格区域，在“开始”选项卡的“编辑”组中单击“填充”按钮，在打开的列表中选择“系列”项,，打开,“序列”对话框。选择系列产生的方式“列”，类型选择“等差数列”，步长值为,1,，终止值为,149,。,二、填充流水号,任务一,考生信息,管理,步骤,3,单击“确定”按钮,，得到效果自动填充“流水号”列数据。,二、填充流水号,任务一,考生信息,管理,步骤,1,单击,E2,单元格，然后单击“公式”选项卡“函数库”组中的“逻辑”按钮，在展开的列表中选择“,IF”,函数，,打开“函数参数”对话框,。,三、性别快速填充,任务一,考生信息,管理,步骤,2,在,Logical_test,编辑框中输入“,mod(,2)=0”,，,Value_if_true,编辑框中输入“女”，在,Value_if_false,编辑框中输入“男”。,三、性别快速填充,任务一,考生信息,管理,步骤,3,在第一个函数参数的第一个逗号前输入,value,函数。,三、性别快速填充,任务一,考生信息,管理,步骤,4,在,value,函数的括号内输入,mid,函数，,然后单击“确定”按钮。,三、性别快速填充,任务一,考生信息,管理,步骤,5,双击,E2,单元格右下角的填充柄，自动引用公式进行性别填充。,三、性别快速填充,任务一,考生信息,管理,一、公式编辑,二、文本函数,考号编制,任务,二,知识窗,三、逻辑运算函数,本任务,根据学校的实际需要进行考室、座位的编排，最后生成学生考号（,考号由,9,位阿拉伯数字组成，其组成顺序如,表中所,示,）,，,效果如,图所,示,。,任务二,考号编制,年级号,入学季节,考室号,座位号,4,位,1,或,2,如,2014,1,为春期，,2,为秋期,两位,两位,在编辑公式时，需要注意以下几点：,（,1,）所有的公式,必须以等号（,=,）开头,。,（,2,）,函数名,，如,SUM,，,都是写在等号的右侧再加一对括号,，如,SUM(),。,（,3,）公式中的,函数名和单元格的列标都不区分大小写,。,（,4,）在,Excel,的公式嵌套中，,只使用小括号,。嵌套时，新嵌套进去的公式也要把函数名写在最前面，后加括号,。,（,5,）当公式引用的单元格发生变化时，公式会自动重新计算结果，并显示在输入公式的单元格内,。,一、公式编辑,任务,二,考号编制,（,6,）关于,$,：公式中，如果在行号或列标前增加了,$,，即表示在复制该单元格的公式时，此行号或列标不变。,（,7,）关于循环引用：只有发生循环引用，且在“,Excel,选项”对话框中开启了迭代运算选项,时，才能,进行循环引用公式的计算，否则都返回,0,。,一、公式编辑,任务,二,考号编制,1,CONCATENATE,函数,CONCATENATE,函数的功能是,可将最多,255,个文本字符串连接成一个文本字符串,。,其连接项可以是文本、数字、单元格引用或这些项的组合,。例如，如果工作表的单元格,A1,中包含某个人的名字，单元格,B1,中包含这个人的姓氏，那么，可以通过该函数将这两个值合并到另一个单元格中。,语法,：,CONCATENATE(text1,text2,),Text1,必需。要连接的第一个文本项。,Text2,可选。其他文本项，最多为,255,项。项与项之间必须用逗号隔开。,二、文本函数,任务,二,考号编制,2,LEN,函数,LEN,函数的功能是,统计文本字符串中的字符数目。,语法,：,LEN(text,),Text,必需。要统计的文本字符串。空格将作为字符进行计数,。,二、文本函数,任务,二,考号编制,1,AND,AND,函数的功能是,返回逻辑值,。如果所有参数的逻辑值为“真”时，返回,TRUE,（真）；只要有一个参数的逻辑值为“假”，则返回,FALSE,（假）。,语法,：,AND(logical1,logical2,),。,Logical1,logical2,，,为待检验的,1,30个逻辑表达式，它们的结论或为,TRUE,（真）或为,FALSE,（假）。参数必须是逻辑值或者包含逻辑值的数组或引用。如果数组或引用内含有文字或空白单元格，则忽略它的值；如果指定的单元格区域内包括非逻辑值，,AND,将返回错误值,#value!,。,三、逻辑运算函数,任务,二,考号编制,2,FALSE,FALSE,函数的功能是,返回逻辑值,FALSE,。,语法,：,FALSE,(),该函数不需要参数。,3,NOT,NOT,函数的功能是,求出一个逻辑值或逻辑表达式的相反值,。,语法,：,NOT(logical,),Logical,是一个可以得出,TRUE,或,FALSE,结论的逻辑值或逻辑表达式如果逻辑值或表达式的结果为,FALSE,，则,NOT,函数返回,TRUE,；如果逻辑值或表达式的结果为,TRUE,，那么,NOT,函数返回的结果为,FALSE,。,三、逻辑运算函数,任务,二,考号编制,4,OR,OR,函数的功能是,返回逻辑值,。仅当所有参数值均为逻辑“假（,FALSE,）”时返回函数结果逻辑“假（,FALSE,）”，否则都返回逻辑“真（,TRUE,）”。换句话，所有参数中的任意一个逻辑值为真时即返回,TRUE,（真）。,语法,：,OR(logical1,logical2,),Logical1,logical2,需要进行检验的,1,30,个逻辑表达式，其结论分别为,TRUE,或,FALSE,。如果数组或引用的参数包含文本、数字或空白单元格，它们将被忽略；如果指定的区域中不包含逻辑值，,OR,函数将返回错误,#value!,。,三、逻辑运算函数,任务,二,考号编制,5,TRUE,TRUE,的功能是,返回逻辑值,TRUE,。,语法,：,TRUE,(),该函数不需要参数,。,三、逻辑运算函数,任务,二,考号编制,考室号由两位数字组成，因其为两位，所以我们要增加一个辅助列进行,计算。,步骤,1,单击,I1,单元格，输入“考室号辅助列”文本，然后在,I2,单元格中输入数字,1,。,一,、考室号编排,任务,二,考号编制,步骤,2,单击,I3,单元格，然后在“逻辑”列表中选择“IF”,函数，打开“函数参数”对话框。输入,公式，,对,B,列进行判断，如果下一个单元格与上一个单元格值相同，如,B3,与,B2,，则输出,I2,，反之，则输出,I2+1,。,一、考室号,编排,任务,二,考号编制,步骤,3,单击“确定”按钮，然后双击,I3,单元格的填充柄，完成辅助列考室号的制作,，得到效果,。,一、考室号,编排,任务,二,考号编制,步骤,4,单击,F2,单元格，同样选择“,IF”,函数并输入公式。,一、考室号编排,任务,二,考号编制,步骤,5,单击“确定”按钮后双击,I2,单元格右下角的填充柄，完成考室号的制作,，得到效果,。,一、考室号编排,任务,二,考号编制,二、座位号编排,任务,二,考号编制,步骤,1,座位号的编排与考试号编排有异曲同工之妙，也是用“班级名称”作为比较的依据，从而生成各种需要的数据，同样需要建立辅助列。为了便于数据呈现，右击,I,列，从弹出的快捷菜单中选择“隐藏”项。,二、座位号编排,任务,二,考号编制,步骤,2,单击,J1,单元格，输入“座位号辅助列”文本，然后在,J2,单元格中输入数字,1,。,二、座位号编排,任务,二,考号编制,步骤,3,单击,J3,单元格，同样选择“,IF”,函数并输入公式，在第一个参数编辑框内输入,B2=B3,，第二个参数编辑内输入,J2+1,，第三个参数编辑内输入数值,1,。,二、座位号编排,任务,二,考号编制,步骤,4,单击“确定”按钮后双击,J3,单元格右下角的填充柄，完成辅助座位号的制作,。,二、座位号编排,任务,二,考号编制,步骤,5,用同样的方法在,G2,单元格选择,IF,函数并输入公式,。,二、座位号编排,任务,二,考号编制,步骤,6,单击“确定”按钮后双击,G2,单元格右下角的填充柄，完成座位号的制作,。,三、考号编排,任务,二,考号编制,步骤,1,单击,H2,单元格，然后单击“公式”选项卡“函数库”组中的“文本”按钮，在打开的列表中选择“,CONCATENATE”,函数，打开“函数参数”对话框,。在,Text1,参数编辑框中输入,MID(b2,1,4),，在,Text2,参数框中输入,if(mid(b2,6,1,),1,2,),，在,Text3,参数编辑框中输入,F2,，在,Text4,参数中输入,G2,。,三、考号编排,任务,二,考号编制,步骤,2,单击“确定”按钮后双击,H2,单元格右下角的填充柄，完成考号的制作,。,一,、邮件合并基础知识,准考证制作与打印,任务,三,知识窗,二,、,Word,域,三、分栏,本任务,通过,Word,的邮件合并功能，借助已经生成的学生信息，制作并打印,准考证,，,效果如,图所,示,。,任,务三,准考证制作与打印,Word,的邮件合并功能非常强大，利用它可以批量制作准考证、学生证、分数条、胸卡、通知书、工资单和请柬等。,邮件合并的过程涉及,3,个文档，即主文档、数据源和合并文档,。其中，主文档包含合并文档中都相同的内容；数据源包含要合并到文档中的信息；合并文档是将主文档与数据源合并后得到的结果文档。,常用的需要批量处理的信函、工资条等文档，它们通常都具备如下两个特点：,一是,需要制作的文件数量比较大,。,二是这些,文档内容分为固定不变的内容和变化的内容,。例如，信封上的寄信人地址和邮政编码、信函的落款等，这些都是固定不变的内容；而收信人的地址、邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表来表示。,一、邮件合并基础知识,任务,三,准考证制作与打印,域是文档中的变量,。域分为,域代码和域结果,。,域代码是由域特征字符、域类型、域指令和开关组成的字符串；域结果是域代码所代表的信息,。域结果根据文档的变动或相应因素的变化而自动更新。域特征字符是指包围域代码的大括号“,”,，按,【Ctrl+F9】,组合键可插入这对域特征字符。域类型就是,Word,域的名称，域指令和开关是设定域类型如何工作的指令或开关。,使用,Word,域可以实现许多复杂的工作，主要有：自动编页码、图表的题注、脚注与尾注的编号；按不同格式插入的日期和时间；通过链接与引用在活动文档中插入其他文档的部分或整体；实现无需重新键入即可使文字保持最新状态；自动创建目录、关键词索引、图表目录；插入文档属性信息；实现邮件的自动合并与打印；执行加、减及其他数学运算；创建数学公式；调整文字位置等。,域是,Word,中的一种特殊命令，它由花括号、域名（域代码）及选项开关构成,。在,用,Word,处理文档时若能巧妙应用域，将给我们的工作带来极大的方便。特别是在制作理科等试卷时，它有着公式编辑器不可替代的,优点。,二、,Word,域,任务,三,准考证制作与打印,在,Word,中，默认创建的文档只有一栏，为使文档更加美观和便于阅读，我们可对文档进行多栏排版。例如报刊、杂志的内页通常都采用多栏排版，还有就是需要在一页打印纸中放置多个文档的情况。为此，可,将插入符置于文档的任意位置或选定要分栏的文本，单击“页面布局”选项卡上“页面设置”组中的“分栏”,按钮，,在展开的列表中选择相应选项,即可。,三、分栏,任务,三,准考证制作与打印,步骤,1,在“开始”菜单的“所有程序”列表中依次选择“,Microsoft Office”“Microsoft Word 2010”,项，启动,Word 2010,软件，进入其工作界面。,一,、主文档页面设置,任务,三,准考证制作与打印,步骤,2,单击“快速访问工具栏”中的“保存”按钮，打开“另存为”对话框，选择保存文档的磁盘和文件夹，输入文档名称,“准考证主文档”，,然后单击“保存”按钮,。,一,、主文档页面设置,任务,三,准考证制作与打印,步骤,3,单击“页面布局”选项卡“页面设置”组右下角的“页面设置”按钮打开“页面设置”对话框，在“页边距”选项卡设置上下左右页边距,值。,设置完成后单击“确定”按钮，在打开的提示对话框单击“忽略”按钮。,一,、主文档页面设置,任务,三,准考证制作与打印,步骤,1,在文档中输入考试名称，字体设置为楷体，字号为小四，并对“准考证”文本加粗显示，首行左缩进,1.5,字符，第,2,行左缩进,6.5,字符。,二、准考证制作,任务,三,准考证制作与打印,步骤,2,按,【Enter】,键后在新行中输入“考号”文本，并在冒号后输入空格，并对空格应用下划线格式，设置其左侧缩进,0.5,字符，其字符格式为华文行楷，小四。,步骤,3,复步骤,2,，依次输入考试地点、姓名、身份证号、班级文本，并设置其格式与“考号”行的相同（可利用复制粘贴方式得到），最后留,2,个,空行。,最后再次保存文档。,二、准考证制作,任务,三,准考证制作与打印,步骤,1,在“邮件”选项卡的“开始邮件合并”组中单击“开始邮件合并”按钮，在展开的列表中选择“信函”项。,三、邮件合并制作,任务,三,准考证制作与打印,步骤,2,单击“选择收件人”按钮，在展开的列表中选择“使用现有列表”项。,三、邮件合并制作,任务,三,准考证制作与打印,步骤,3,打开“选择数据源”对话框，选择本书配套素材“素材与实例”,“,项目四”,“,考务管理”文件。,三、邮件合并制作,任务,三,准考证制作与打印,步骤,4,单击“确定”按钮，打开“选择表格”对话框，选择,Sheet1,工作表,，然后,单击“确定”按钮。,三、邮件合并制作,任务,三,准考证制作与打印,步骤,5,将插入符定位在“考号”所在行下划线的中部，单击“编写和插入域”组中的“插入合并域”按钮，在展开的列表中选择“考号”域，即可看到效果。,三、邮件合并制作,任务,三,准考证制作与打印,步骤,6,重复步骤,5,，依次插入考试地点（考室号）、姓名、身份证号、班级（班级名称）域。,三、邮件合并制作,任务,三,准考证制作与打印,步骤,7,单击“邮件”选项卡“预览结果”组中的“预览结果”按钮，查看邮件合并后的数据结果，对格式进行调整，即删除下划线中的多余空格，使其长度大致相同。,三、邮件合并制作,任务,三,准考证制作与打印,步骤,8,单击“完成”组中的“完成并合并”按钮，在展开的列表中选择“编辑单个文档”项，打开“合并到新文档”对话框，选中“全部”单选钮。,三、邮件合并制作,任务,三,准考证制作与打印,步骤,9,单击“确定”按钮，,Word,自动将合并后的信息放置在新建的“信函,1”,文档中,。单击,“开始”选项卡“编辑”组中的“替换”按钮，打开“查找和替换”对话框。单击“更多”按钮展开对话框，在“查找内容”编辑框单击，再单击“特殊格式”按钮，在展开的列表中选择“分节符”,项。,单击“全部替换”按钮，在打开的提示对话框中单击“确定”按钮，最后关闭“查找和替换”对话框，完成替换,操作。,三、邮件合并制作,任务,三,准考证制作与打印,步骤,10,生成的“信函,1”,文档共有多页，需要我们进行编辑设置。为此，按,【Ctrl+A,】,组合键,全选当前文档，然后单击“页面布局”选项卡“页面设置”组的“分栏”按钮，在打开的列表中选择“三栏”,项。,三、邮件合并制作,任务,三,准考证制作与打印,步骤,11,对文档进行调整，即在每张准考证后打一空行，然后另存文档为“准考证”。,三、邮件合并制作,任务,三,准考证制作与打印,将“信函,1”,文档保存为“准考证”，然后单击“文件”菜单，在展开的列表中选择“打印”项，进入打印预览状态，可看到该文档有,17,页,，单击下一页”按钮,浏览各页文档，满意后单击“打印”按钮，将文档打印一份，再切纸分发到各考室即,可。,四、保存及打印准考证,任务,三,准考证制作与打印,一,、认识数据透视表,考生人数统计,任务,四,知识窗,二,、数据透视表的适用情况,三、数据透视表的优点,四,、使用数据透视表需要注意的事项,五、数据透视表字段列表的区域,本任务,通过,数据透视表的学习，掌握数据透视表在考务管理中的应用，并能在此基础上进行其他数据的汇总与,计算,，,效果如,图所,示,。,任务四,考生人数统计,数据透视表是一种交互式报表，它可以对大量数据进行合并和比较并创建交叉列表，从而实现清晰反映表格数据的目的,。通过数据透视表不仅能方便地查看工作表中的数据信息，而且还便于对数据进行分析和处理。,创建数据透视表后在指定的工作表区域可查看创建的数据透视表，它主要由数据透视表布局区域和数据透视表字段列表构成，其特点及作用如下：,数据,透视表布局区域,：指生成数据透视表的区域，可通过在字段列表区域选中字段名复选框，或右击某个字段名，在弹出的快捷菜单中选择该字段要移动到的位置。,数据,透视表字段列表,：数据透视表字段列表区域用于显示数据源中的列标题，每个标题都是一个,字段。,在表格中创建数据透视表的方法都是以表格中的数据为基础进行创建，当创建数据透视表后，可根据需要设置数据表的布局和格式，并可对数据表中的字段进行编辑,。,一,、认识数据透视表,任务四,考生人数统计,对,大量的数据源进行多条件的统计。,对,数值数据进行分类汇总，按分类和子分类对数据进行汇总，创建自定义计算和公式。,展开,或折叠要关注结果的数据级别，查看感兴趣区域汇总数据的明细。,交换,行、列数据，以查看源数据的不同汇总。,对,数据子集进行筛选、排序、分组和有条件地设置格式。,提供,简明、有吸引力并且带有批注的联机报表或打印报表。,二、数据透视表的适用情况,任务四,考生人数统计,可以,随着数据源的更新而刷新同步。,通过,对各字段的自由选择拖放，可以快速转变统计结果。,可,随时在数据透视表内提取某一字段的数据结果表，以便进行定向的单项分析。,运算,速度比函数统计快速,。,三、数据透视表的优点,任务四,考生人数统计,数据,区域的顶端行应为字段名称（标题）。,避免,在数据清单中存在有空行和空列。所谓空行，是指在某行的各列中没有任何数据。如果某行的某些列没有数据，但其他列有数据，那么该行就不是空行。同样，空列也是如此。,各,列只包含一种类型数据。,避免,在数据清单中出现合并单元格。,避免,在单元格的开始和末尾输入空格,。,四、使用数据透视表需要注意的事项,任务四,考生人数统计,“数据透视表字段列表”有四个区域，其含义如下：,报表筛选,：添加字段到“报表筛选”区域，可以使该字段包含在数据透视表的筛选区域中，以便对其中独特的数据项进行筛选。,列标签,：添加一个字段到“列标签”区域，可以在数据透视表顶部显示来自该字段的独特的值。,行标签,：添加一个字段到“行标签”区域，可以沿数据透视表左侧的整个区域显示来自该字段的独特的值。,数值,：添加一个字段到“数值”区域，可以使该字段包含在数据透视表的值区域中，并使用该字段中的值进行指定的计算。,若在“数据透视表字段列表”选中相应的复选框，此时系统可根据字段类型自动划分。默认情况下，将非数值型字段添加到“行标签”，数值型字段添加到“数值”区域。,五、数据透视表字段列表的区域,任务四,考生人数统计,步骤,1,打开制作的“考务管理”工作簿，切换到“,Sheet1”,工作表，将,J,列即“座位号辅助列”隐藏，然后单击任意一个有数据的单元格，按,【Ctrl+A】,组合键选中全部,数据,。单击“插入”选项卡“表格”组中的“数据透视表”,按钮。,一、建立,数据透视表,任务四,考生人数统计,步骤,2,打开“创建数据透视表”对话框。其中“表,/,区域”编辑框中显示的是当前选中的要创建数据透视表的数据范围，“选择放置数据透视表的位置”区是用于放置创建的数据透视表，这里我们使用默认值。,一、建立,数据透视表,任务四,考生人数统计,步骤,3,单击“确定”按钮，系统自动创建一新工作表，以放置创建的数据透视表。,一、建立,数据透视表,任务四,考生人数统计,步骤,4,在右侧的“数据透视表字段列表”中选择“考室号”字段，按住鼠标左键不放将其拖动到“行标签”区域，然后松开鼠标,左键。,一、建立,数据透视表,任务四,考生人数统计,步骤,5,用同样的方法将“考室号”字段拖到“数值”区域。,一、建立,数据透视表,任务四,考生人数统计,步骤,6,在“数值”区域显示的是“计数项：考试号”，我们需要修改显示名字。为此，单击“计数项：考试号”，在展开的列表中选择“值字段设置”项。打开“值字段设置”对话框，在“自定义名称”编辑框输入要显示的名称“考生人数”,，最后,单击“确定”按钮,一、建立,数据透视表,任务四,考生人数统计,步骤,1,在,A1,单元格中输入数据报表标题“考生人数统计”，然后合并,A1:B1,单元格。,二、编辑数据透视表,任务四,考生人数统计,步骤,2,在,A2,单元格中输入“考室号”文本，,B2,单元格中输入“考生人数”文本，右击第三行，在弹出的快捷菜中选择“隐藏”,项，得到如图所示的效果。,二、编辑数据透视表,任务四,考生人数统计,步骤,3,调整,1,31,行的行高及,A,、,B,列的列宽，为表格添加边框线并设置内容的对齐方式为居中，字号为,16,，得到,效果。,二、编辑数据透视表,任务四,考生人数统计,步骤,1,在“页面布局”选项卡的“页面设置”组中单击“打印标题”按钮，打开“页面设置”对话框。在“顶端标题行”编辑框中单击，然后在工作表中选择要设置为标题的第,1,2,行。,三、打印考生人数报表,任务四,考生人数统计,步骤,2,松开鼠标左键，返回“页面设置”对话框，可看到在“顶端标题行”编辑框中显示在工作表中选择的行地址，单击“确定”按钮，关闭“页面设置”对话框，然后打印本报表并张贴在考务信息栏即可。,三、打印考生人数报表,任务四,考生人数统计,