办公室管理规定-办公室管理规定.doc

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办公室管理规定-办公室管理规定
办公室定置管理规定
　　办公室定置管理规定
　　为规范公司办公环境，给员工创造清新、整洁的办公场所，便于统一管理，现对办公室设施、物品定置摆放做如下规定：
　　一、科员办公室
　　1、办公桌距离墙边80cm两张桌子前沿并齐并对准窗户中线，文件柜放置在侧墙.如果房间内有沙发或三人椅放置在文件柜对侧.
　　2、房间内其他设备较多的,如扫描仪、打印机、传真机等,可先配置一张电脑桌，放置在靠窗一侧的墙壁与办公桌空隙。
　　3、有其他物品的房间可放置在与文件柜相对的一侧。
　　4、有饮水机的房间将饮水机靠门放置。
　　二、部长办公室、副总经理办公室
　　三、总经理办公室
　　注：各房间根据房间门所在位置自行调整摆放方向.
　　四、其他要求
　　1、各房间借用或调换办公椅、饮水机、电话机、打印机不得超
　　过一星期;
　　2、办公桌、电脑、文件柜、茶几、沙发不得私自转借、调换或改变放置位置。
　　3、对房间卫生及物品摆设做如下规定：
　　① 各房间办公桌上用品应保持整洁；
　　② 安全帽放在文件柜里或办公桌橱柜里;
　　③ 不得随意在墙壁上张贴纸张；
　　④ 窗台上不得放置杂物;
　　⑤ 房间内要求每天清扫，桌面、窗台不积灰,地面无杂物； ⑥ 办公桌上允许临时堆放两摞A4尺寸纸张或文件、书刊等）要求摆放整齐.
　　本文自发文之日起执行。办公室规范作业管理规定
　　办公室规范作业管理规定
　　壹、目的：
　　为加强公司管理,维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求,规范行为，创造良好的企业文化氛围。公司要求所有的员工在外表上体现出公司的专业、可靠和诚信.因此重申公司在办公室中各方面的规范,希望大家遵照执行。
　　貳、范围：
　　本办法适用于所有受聘于本公司的员工。
　　叁、办公室秩序
　　 遵守出勤管理规定.不迟到早退,有病有事需提前请假。打卡后即为
　　上班，严禁打卡后做与工作无关事项。不在办公时间串岗闲聊，不做与工作无关的事。
　　 午休用餐,须按时返岗,公司筹备建设期间用餐时间为12：00—13：
　　00。
　　 办公桌及周围区域内，应保持干净、整洁、无灰尘。
　　 每日值日人员自觉安排值日，值日人员如遇外出不能返回，本人须安
　　排其他员工代理值日，不允许出现无值日情况；值日时间为工作日18：00后，待值日完成，检查、关闭电源后方可下班。依管理部公告之值日表为准，值日名单参照附件一《值日表》
　　 办公桌上,除办公用品外不得摆放超出三件的私人物品。
　　 工作期间不允许在办公室就餐。如有特殊情况，
　　请示主管同意后可在茶休间进行.
　　 文件栏、架内文件，应摆放整齐,分类归档.
　　 短期内离席应关闭显示器。
　　 下班后应关闭电脑及显示器,关掉接线板电源,关闭门窗,并将座椅
　　推入桌内。
　　 办公室电灯于午休12:00至13：00期间关闭.
　　 空调夏季开启温度控制在27度,冬季开启温度控制在18度。
　　 饮水机等电器每日下班时由当日值日人员负责关闭电源.
　　 出入办公区随手关门。
　　 所有访客的业务洽谈应在洽谈室或会议室进行，请勿带进办公室。
　　肆、电话礼仪公司办公室管理规定
　　公司前台文员工作范围
　　前台工作
　　一、工作职责：
　　1、负责公司前台接待工作。
　　2、负责公司接听咨询、预约电话，长途电话要做好接打记录，收发传真、文档复印、打印等工作并做好记录.
　　3、负责各类办公文档、商务文档、合同协议的录入、排版、打印。
　　4、日常文书、资料整理及其他一般行政事务。
　　5、协助其他部门搞好接待工作.
　　二、技能要求：
　　1、 对办公室工作程序熟悉.
　　2、 熟练使用Word、Excel等办公软件，会借助互联网查找资料。
　　4、 具有良好的沟通能力、协调能力，及较强的保密意识。
　　5、 熟练使用各种办公自动化设备。
　　6、 具有良好的适应能力,能在压力下工作。
　　文员工作
　　一、工作职责：
　　1、根据办公室领导的要求，完成有关报告、文稿的起草、修改工作。完成打字、复印及传真等工作，及时送交领导或按要求传送给客户.
　　2、做好日常电话接待工作。完成行政办公会议的书面记录、整理.
　　3、完成各类文件的收集、整理、立卷、装订、归档等保管工作，并做电子存档。
　　4、根据要求申购日常办公用品，并及时登帐。做好办公用品的出入库登记，管
　　理本部门的财产帐目。做好办公室设备管理及维修。
　　5、随时查看公司邮箱信件，并上报。
　　6、做好办公室每天的考勤。做好物品保管工作。
　　7、负责公司员工定餐工作。
　　8、做好所有名片的登记及电子版本.
　　9、完成领导交办的临时工作.
　　二、技能要求
　　文档管理
　　1、行文：
　　1）办公室文员根据总经理指示或公司管委会决定的内容行文。
　　2）要求行文做到:
　　a、 文字简炼、通顺，突出主题。
　　b、 行文须规范化，要根据不同内容，按公文的格式和行文规则办理.
　　c、 拟出草稿后要交总经理或有关领导审核同意后方可打印。
　　2、文号：
　　1）正式公文由办公室统一编发文序号，包括部门、供字、年号、顺序号：
　　A．总经办　　　　 总字
　　B．办公室　　　　 办字
　　C．财务部　　　　 财字
　　D．销售公司　　 销字
　　例：中奇总字01号
　　2）公文的主、抄送单位，应根据公文内容确定。
　　3)各部门使用的总公司便函，由承办单位编号，办公室留底存档。
　　3、打印：
　　1）正式打印要符合行文格式。
　　2）各种行文的编号要有连续性，不能出现错别字或其他错误。
　　3）需要下发的文件要根据需要实发的数量进行复印，不得造成浪费。
　　4）打印要填写打印登记表。
　　5）见附表：打印记录表
　　4、发文：
　　1)发文拟稿：
　　A．承办部门根据内容及行文对象正确使用公文种类,要求文字简洁、明确、通顺，层次清楚，标点符号准确。
　　B．需要保密的公文，应分别标明密级“秘密”、“机密”，紧急公文应分别标明“特急”、“急件”字样。
　　C．发文主送、抄送单位准确，按单位等级顺序排列，根据来文办的复文，须将来文附在正文后面。
　　2）公文签发:
　　A．总公司与有关单位联合发文，由总经理签发。
　　B．总公司上报和下发“重要的涉及面广的公文”由总经理签发。
　　C．一般业务往来和分管工作范围内的公文，由主管副总经理签发。
　　3)发文：
　　发文由总公司办公室登记，包括日期、字号、标题、发送和抄送单位、
　　文件份数、附件。
　　工作总结报告或请示应同公文一样进行登记处理。
　　5、收文：
　　1)上级及相关单位写明给总公司的文件,统一由办公室收发人员签收、拆
　　封、登记。的文件不拆封，分送有关人员、单位处理)
　　2）出差、出国及参加会议带回的重要文件，以及上、下级单位来人带来的正式公文，应交办公室登记处理.
　　3)办公室收发人员须履行登记手续,正式公文和重要资料盖“收文戳”，顺序编号后按文件传阅登记表程序处理。
　　6、存档：
　　1）凡有编号的各种打印、下发的文件,办公室必须留存，以便存档.
　　2)留存要求：行文原件及打印复件一并存档.
　　3)所有留存原件要分类保管。
　　4）当年的各种存档文件于次年一季度内整理完毕及归档.
　　5）各种上级来文由办公室文员进行收文登记。
　　6）登记后附上批阅单，送达总经理批阅。
　　7）根据批阅内容或复印下发或传阅。传阅文件要及时收回，严禁丢失。
　　传真管理
　　1、接收：
　　1）接收的传真文件,属于公司本部的复印后，交总经理、执行总经理、副总经理阅，属各部门的复印后交各部门经理处理.
　　2)办公室要有相应的登记、收发文手续，并保存原件、复印件。
　　3）见附表：传真接收记录表。
　　2、发送：
　　1)传真件发送要符合正规格式,字迹清楚,内容明确，要求用钢笔和签字笔书写.
　　2)各部门需发送传真件,要有各部门负责人签字.凡涉及公司整体利益的传真件必须有总经理或执行总经理、副总经理的签字,否则办公室人员有权拒发.
　　3） 发送传真件，必须进行登记签字,办公室要留存原件或复印件 。
　　4） 见附表：传真发出记录表
　　复印管理
　　1、各部门凡需办公室复印的文件，必须有负责人签字,复印后进行登记。
　　2、凡属非对外的文件、表格等，尽量利用报废纸，以降低费用.
　　3、办公室按规定数量进行复印，一般不超过五份，超过5份应报公司领导审批。
　　4、任何人未经容许，不得擅自使用复印机复印。
　　5、见附表：复印登记表
　　电话管理
　　1、办公室电话由专人接听，语言要简洁，通话时长不得超过三分钟。
　　2、长途电话接打要经过上级批准同意,方可使用，并做详细登记。
　　3、见附表：长途电话拔出记录表
　　长途电话接听记录表。
　　办公用品管理
　　1、办公室所需用品购买需填写购买申请表，由领导批准签字后方可购买。
　　2、详细登记办公用品入库表，存电子版本。
　　3、办公用品领用要做出库登记，批准方可领用.
　　4、每月五日前报上一月所消耗办公用品详细数据、金额,并进行分类存档。
　　5、见附表：日常办公用品购买申请表
　　办公用品入库明细表
　　办公用品出库明细表。
　　人事行政部
　　xx—8-12关于办公室使用管理的规定
　　XXX〔2016〕10号
　　关于办公室使用管理的规定
　　全体员工：
　　为维护正常的办公秩序，营造良好的办公环境，提高工作效率,特规定如下：
　　一、 周一至周五员工须按公司要求着装，上班时间必须规范佩带员工工作证；
　　二、 办公区域禁止大声喧哗,工作事宜的沟通与传达请尽量使用电话或邮件；
　　三、 不得在办公区域随地吐痰、乱扔杂物、吃食物、吸烟，如需吸烟请至吸烟室;
　　四、 办公区域内的公用设施和用品未经允许不得私自挪用；
　　五、 员工进入办公区域，应随手关门，严禁将外来人员带入办公区域内，如遇特殊情况，请向办公室主任申请;
　　六、 各部门接待统一安排在会客室进行,接待人员自行给
　　来访者准备茶水,前台安排来访者在会客室上座；
　　七、 会议室、会客室和交流室使用完毕，请会议记录人将座椅归回原位，保持桌面清洁、关闭灯与空调，前台负责检查；
　　八、 办公桌上要保持干净整洁,办公用品及文件要摆放整齐，不准放置与工作无关的物品；
　　九、 员工应妥善保管公司的文件和个人物品,不得随意堆放；公司重要文件下班后要入柜上锁；未经所有人同意，不得私自翻阅、挪用他人资料和物品；
　　十、 员工在工作时间内不得做与工作无关及影响工作的事情；禁止携带亲友到办公区域聊天、玩耍；未经允许，不得随便带人参观；
　　十一、 员工应节省使用纸张、水电等公共资源;
　　十二、 中央空调18:30关闭,22:00之后员工不得在办公室逗留；
　　十三、 会议室、交流室、会客室与培训室使用管理规定 会议室:总经理和副总经理接待、会议召开 会议室:总经理接待、会议召开
　　会议室：会议召开
　　交流室：工程部、开发部
　　交流室:设计部
　　交流室:采购部、造价合约部
　　交流室：人力资源部、办公室
　　交流室:营销部
　　会客室—：各部门接待
　　培训室：各类培训
　　注：各部门可以优先使用相应的交流室.
　　十四、 本规定自颁布之日起开始执行, 同时2016年7月11日颁布的《关于办公室日常管理规定》XXX5号废止,办公室保留对本规定的最终解释权
　　办公室
　　二〇一一年七月二十八日
　　主题词：办公室 使用管理 规定
　　抄送:公司各部门
　　XXXX有限公司办公室　　　　2016年7月28日印发办公室安全管理规定
　　办公室安全管理规定
　　一、 加强法制观念，增强安全意识,提高自我管理、自我约束、自
　　我防范的能力。
　　二、 全体员工必须佩带工牌。在办公区遇不佩带工
　　牌的陌生人要上前询问
　　三、 学生交纳的各种费用应及时上缴财务部，离开工位前锁好各种
　　合同、协议和重要单据,关闭电脑可浏览的重要信息.
　　四、 公章严格存放保险柜。随用随取，用后放回、锁好。
　　五、 私人钱物由本人妥善保管，对现金及贵重物品的保管原则上白
　　天上锁,下班带回。
　　六、 午餐时间各部门留专人值班.
　　七、 下班前应安放好物品，切除有关设备的电源、关好门窗.
　　八、 各办公室内配备的电脑、饮水机、空调、办公桌椅等固定财产
　　和各类用具，归所在部门使用，并由部门经理负责管理。
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