项目部综合办公室管理制度.doc

综合办公室管理办法

目 录

第一章 总则
第二章 适用范围
第三章 综合办公室职责
第四章 印章管理规定
第五章 会议管理规定
第六章 文件资料管理规定
第七章 考勤请销假管理制度
第八章 电话及通讯管理规定
第九章 小汽车管理制度
第十章 后勤保障管理
第十一章 办公用品采购领用发放规定
第十二章 经费管理
第十三章 项目部日常管理制度

第一章 总 则

第一条 为规范项目经理部综合办公室的日常管理工作，切实提高工作效率，依据公司相关规章制度，结合本项目实际情况与特点，特制定《综合办公室管理办法》（以下简称本办法）。

第二章 适用范围

第二条 本管理办法适用于项目经理部内部及工区管理。

第三章 综合办公室职责

第三条 文件材料的起草、核稿、制发，收发、登记、保管, 呈、转、审、阅、批、会签、督办、立卷归档等工作。
第四条 重要会议、重大活动的通知、记录、文件整理、归档和会议决议事项的督办工作，负责做好项目经理部有关会议的通知、记录等组织工作。
第五条 负责项目经理部印章的保管、使用。
第六条 负责项目经理部各级外来人员的接待和食宿工作。
第七条 负责项目经理部办公室车辆的调度及管理工作。
第八条 负责项目的考勤、薪酬、培训等工作
第九条 负责项目经理部食堂的管理工作。
第十条 负责项目经理部驻地水、电、住房及所有后勤保障物资的管理工作。
第十一条 负责项目经理部管理人员通讯费用的管理工作。
第十二条 负责项目经理部办公室用品的采购、发放工作。
第十三条 综合治理及保卫工作。

第四章 印章管理规定

第十四条 项目经理部的印章由办公室负责统一管理，建立印章保管和使用登记制度。
第十五条 未经符合管理权限的领导批准，不得擅自使用印章。
第十六条 使用印章要登记。《印章使用登记簿》由日期、内容、单位、经办人、备注等项组成，由经办人逐项填写。

第五章 会议管理规定

生产会议是协调生产矛盾、解决施工现场问题的重要会议,为严格会议纪律，保障政令畅通，特作如下规定：
第十七条 项目经理部办公室负责会议安排和发布会议通知。
第十八条 会议的时间、参会人员、等如下：
（一）工程会议的召开时间：
2、生产例会每星期召开一次，研究本周任务完成情况、存在的问题及下周工作安排。每周三晚召开，由项目经理主持，地点在项目部会议室。
3、周一至周六每天7:30召开例会，地点在项目经理部会议室。
4、如会议改期，另行通知。
（二）参加工程会议的人员：
1、项目经理部领导班子成员、各职能部门负责人
（三）会议纪律：
1、按时出席会议，不得迟到或早退；
2、开会时间将手机关闭（或将铃声设为振动）；
3、保持会场秩序，不得大声喧哗，会场严禁吸烟。
（四）会议签到制度：
与会人员填写《会议签到表》，将其姓名、单位（部门）、职务等项一一填写清楚。
第十九条 会议请假制度
因故不能参加会议的人员，须在开会前半个小时通知办公室，经项目经理批准后方可缺席。
第二十条 会议纪要
工程部负责做会议记录，会后依据会议材料和会议记录整理会议纪要。各与会单位、人员须配合提供会议材料。会议纪要完成后交项目部负责人确认，确认后下发与会各参建单位和部门。

第六章 文件资料管理规定

第二十一条 项目部办公室是文件资料管理控制的主管部门，负责对文件资料进行编号、标示、登记、发放和管理。
第二十二条 办公室处理文件资料的范围：内外部来文和项目经理部发文。
（一）内部来文：公司、集团公司等本系统发放的文件。
（二）外部来文：业主、监理和当地政府部门发放的文件。
（三）项目经理部发文：项目经理部统一制发的正规文件（红头文件）。
第二十三条 文件领用规定
（一）办公室建立收发文登记等相关的文件资料管理台账。
（二）办公室收发（转发）文一律实行签字领用制度。
（三）各部门和各单位对领到的文件登记造册，妥善保管。及时、高效地按照文件精神和要求办理。

第七章 考勤请销假管理规定

第二十四条 办公室负责项目部人员的考勤工作。考勤以月为单位。
第二十五条 外出办公事人员外出时间不超过1天时，可以向项目经理部领导做口头请假；外出时间超过1天，须作书面形式的请假。经批准后方可外出。
第二十六条 项目经理部工作人员按公司的有关规定享受假期。如：正常的探亲假、婚假、产假等。
第二十七条 工作人员按规定休假，必须以书面形式向项目部领导申请，得到批准后方能休假。
第二十八条 领导批示的请假报告交办公室备案，休假返回后应及时向办公室销假，否则，继续按休假考勤。
第二十九条 未经允许的休假及无故超假按旷工处理。
第三十条 各类假期原则上当年休完，不累计到下一年使用，如遇工作繁忙无法休假时，将安排调休。
第三十一条 家属来单位探亲，单位不提供住房自行解决。
第三十二条 国家法定节假日是否放假，视工作情况由项目部领导决定。
第八章 电话及通讯管理规定

第三十三条 移动电话的使用管理
（一）因公务需要，项目部领导、各部门负责人按公司规定享受手机话费补贴待遇。
（二）为了保证联络通畅，享受话费补贴人员的手机应全天开通，不得以任何理由随便关机，否则将取消话费补贴。
（三）话费超支部分由个人承担。　　
第九章 车辆管理

为加强对项目部车辆的管理，做到合理调配、控制成本、安全行驶、优质服务于现场，结合项目部实际情况，特制定本办法。
适用范围：隶属项目经理部管理的车辆（含租赁汽车）。
第三十四条 管理与使用
（一）车辆管理必须以满足工作需要为目的，归属办公室日常管理。
（二）各部门用车必须提前向办公室提出申请。
（三）没有办公室的同意或主管领导的同意不得出车，否则按私自用车处理。
（四）车辆外出要尽量节省经费，办完事后要及时返回。
（无）及时检查、保养车辆，发现问题及早处理。

第十章 后勤保障管理

第三十五条 食堂管理
（一）日常工作由项目部办公室人员负责。
主要职责：
1、制定食堂管理制度并不断完善；
2、负责食堂成本核算的审核与发布，并对成本核算的持续改进；
3、反馈员工对食堂的意见和建议；
（二）食堂工作人员必须穿着整洁工作服操作。
（三）食堂工作人员需确保食堂的设备完好，安全、正确、合理使用液化气及电器设施（此项工作由炊事员负责）。
（四）食堂原材料的采购每次必须由办公室安排人员监督过磅和签认，不定期调查市场。
（五）外单位或上级领导在食堂就餐，须提前1～2两小时通知。项目员工如因工作原因不能及时回来就餐的，须提前与炊事员或办公室联系留饭；没有提前联系的不予留饭。
（六）炊事员须持有健康上岗证，并每年到当地医院进行检查，检查合格后方可上岗。
（七）食堂工作人员必须遵守《食堂卫生制度》，搞好食堂卫生，认真执行饮食卫生“五四制”。售饭使用食品夹。
（八）客饭及招待用餐由经办部门（人员）通知办公室，办公室统一安排，并以通知食堂。
（九）食堂应做到按时开饭，并确保因工作原因迟于就餐人员的用餐。
（十）工作人员外出办事，预计不能按时返回就餐时，应提前通知炊管人员，以避免不应有的浪费。
（十一）成本及费用核算：
1、职工每日伙食费按20元/天核算。
第三十六条 卫生管理
（一）保持宿舍内的清洁卫生，由住宿人员轮流打扫。
（二）养成良好的卫生习惯，不随地吐痰、扔杂物，不随地大小便。
（三）衣服在指定地点晾晒。
（四）禁止在房间里私自接线、改线和安装插座。
（五）要节约用电，宿舍无人不准出现“长明灯”的现象。
（六）未经办公室许可，不得私自带外来人员到宿舍留宿。

第十一章 办公用品采购领用发放规定

第三十七条 低值易耗品与固定资产管理
（一） 办公家具、办公用品等购买，必须提前报购置计划并经项目经理审批方可购买。
（二）建立低值易耗品和固定资产台账，做到账物相符。如无故损坏、丢失由保管人赔偿。
（三）人员调动时必须按规定清理个人管理的各种低品、固资，否则不予转出关系。
第三十八条 办公用品物资分类 　　
（一）办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。 　
（二）低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等。 　　
（三）管制品：订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等。 　　　　
（四）实物资产：物资价格达500元以上，如：空调、计算机、摄像机、照相机。
第三十九条 办公用品物资采购 　　
（一）项目经理部办公用品物资的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经办公室同意，可由申购部门自行购买。申购物品应填写物品申购单，1000元以上物品申购交部门经理同意，办公室采购；200元以内（含200元）部门主管同意，办公室审核。 　 　　
第四十条 物资领用管理 　　
根据物资分类，进行不同的领用方式： 　　
（一）低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领用； 　　
（二）管制品：直接向办公室物品保管人员签字领用；　
（三）贵重物品：根据专立文件的领用程度来领用； 　　
（四）实物资产：由办公室设立实物资产管理台账，以准确记录固定资产的现状。　　
第四十一条 办公物品借用及归还　　
（一）凡借用办公器材，需填写物资借用单，并由部门主管签字认可。
（二）借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还。 　　
（三）借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。
（四）新进人员到职时由管理部门通知，向办公室领用办公物品；人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可的，其它部门不得为其办理离职手续。 　　
（五）办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。

第十二章 经费管理

根据公司有关文件精神，做如下规定。
第四十二条 工资性工资：按公司人力资源部文件规定执行，岗位工资标准联系公司确认。
第四十三条 办公费：
（一）文具纸张费、印刷费、邮电费、水电费、电算耗材、办公用低值易耗品、后勤低值易耗品等由办公室负责控制，分类分部门建立台账。各部门日常办公用品的购置、领用、维修等由办公室按项目经理批准的计划办理。
（二）硒鼓等电算耗材的领用实行以旧领新制度。
（三）电话费由办公室负责管理。
（四）发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。 　　
第四十四条 烟、酒招待品管理
各部门对外工作需要烟、酒（饮料）等招待品时，由对口部门填写《烟酒领取单》，经项目经理审批后到办公室领取。

第十三章 项目经理部日常管理制度

第四十五条 日常管理制度
（一）项目部人员按时上下班，上班时间禁止做与工作无关的事情。
（二）各部门自觉保持室内卫生，努力营造良好地办公生活环境。
（三）各部门下班后要将室内的电源关掉、门窗关好。
（四）项目部人员对下热情服务、严格要求。
（五）项目部人员衣着整洁、大方，自觉维护单位形象。
（六）保守单位秘密，未经公开的信息禁止对外传播。
（七）禁止参与赌博、打架斗讴等违法乱纪活动。
第四十六条 综合治理及保卫工作
按有关规定要求执行，确保营地安全稳定。
第四十七条 根据项目部配备人员情况，责任到人，履行职责，认真检查落实，确保项目经理部各项工作落到实处。