年度会议费用报销规范合同.doc

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甲方： XXX
乙方： XXX

20XX
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年度会议费用报销规范合同
本合同目录一览
1. 会议费用报销范围与标准
1.1 报销范围
1.2 报销标准
2. 会议费用报销流程
2.1 报销申请
2.2 报销审批
2.3 报销支付
3. 会议费用报销资料要求
3.1 报销申请表
3.2 会议费用相关发票
3.3 参会人员名单
3.4 会议日程安排
3.5 其他相关证明材料
4. 会议费用报销时间要求
4.1 报销时限
4.2 报销截止日期
5. 会议费用报销方式与支付渠道
5.1 报销方式
5.2 支付渠道
6. 不予报销的费用项目
6.1 非会议相关费用
6.2 超出报销标准的项目
6.3 其他不予报销的费用
7. 会议费用报销的审计与监督
7.1 审计程序
7.2 监督机制
8. 会议费用报销的违规处理
8.1 违规情形
8.2 处理措施
9. 会议费用报销的争议解决
9.1 争议情形
9.2 解决方式
10. 会议费用报销的合同变更与解除
10.1 变更情形
10.2 解除条件
11. 会议费用报销的合同终止
11.1 终止条件
11.2 终止后的处理事项
12. 会议费用报销的合同违约责任
12.1 违约情形
12.2 违约责任
13. 会议费用报销的合同争议解决方式
13.1 争议解决方式
13.2 争议解决机构
14. 会议费用报销的合同适用法律与管辖
14.1 适用法律
14.2 管辖法院
第一部分：合同如下：
第一条 会议费用报销范围与标准
1.1 报销范围
1.1.1 年度会议的费用支出，包括但不限于会议场地租赁费、会议组织费会议材料费、嘉宾交通住宿费、餐饮费、活动设备租赁费等。
1.1.2 参会人员因参加会议产生的交通费、住宿费、餐饮费等相关费用。
1.1.3 会议期间产生的其他合理费用。
1.2 报销标准
1.2.1 会议场地租赁费、会议组织费、会议材料费、活动设备租赁费等费用按照实际发生额报销。
1.2.2 参会人员的交通费、住宿费、餐饮费等费用按照公司规定的标准报销。
1.2.3 嘉宾的交通住宿费按照公司规定的标准报销，具体标准由公司另行制定。
1.2.4 会议期间产生的其他合理费用按照实际发生额报销。
第二条 会议费用报销流程
2.1 报销申请
2.1.1 会议组织者在会议结束后提交报销申请表，附上相关发票和证明材料。
2.1.2 报销申请表应包括会议名称、会议时间、会议地点、参会人员等信息。
2.1.3 相关发票应合法有效，符合国家税务规定。
2.2 报销审批
2.2.1 财务部门对报销申请进行初审，审核费用是否符合报销范围和标准。
2.2.2 财务部门将初审结果提交给相关负责人进行审批。
2.2.3 相关负责人审批通过后，财务部门进行报销支付。
2.3 报销支付
2.3.1 财务部门在审批通过后，按照公司规定的时间和方式支付报销款项。
2.3.2 报销款项支付至参会人员提供的银行账户。
第三条 会议费用报销资料要求
3.1 报销申请表
3.1.1 报销申请表应包括会议名称、会议时间、会议地点、参会人员等信息。
3.1.2 报销申请表须由会议组织者签字确认，并加盖公章。
3.2 会议费用相关发票
3.2.1 发票应合法有效，符合国家税务规定。
3.2.2 发票应与报销事项相符，不得有虚开发票、重复报销等行为。
3.3 参会人员名单
3.3.1 参会人员名单应包括姓名、职务、部门等信息。
3.3.2 参会人员名单须由会议组织者签字确认，并加盖公章。
3.4 会议日程安排
3.4.1 会议日程安排应包括会议日期、会议地点、会议议程等信息。
3.4.2 会议日程安排须由会议组织者签字确认，并加盖公章。
3.5 其他相关证明材料
3.5.1 其他相关证明材料包括但不限于与会议相关的合同协议、付款凭证等。
3.5.2 其他相关证明材料应真实有效，与报销事项相符。
第四条 会议费用报销时间要求
4.1 报销时限
4.1.1 会议组织者在会议结束后一个月内提交报销申请表和相关证明材料。
4.1.2 财务部门在收到报销申请后，应在一个月内完成审批和支付工作。
4.2 报销截止日期
4.2.1 年度会议的报销截止日期为次年3月31日。
4.2.2 逾期未报销的费用，视为自愿放弃报销权利。
第五条 会议费用报销方式与支付渠道
5.1 报销方式
5.1.1 会议组织者通过财务部门提交报销申请。
5.1.2 报销申请经审批通过后，财务部门进行支付。
5.2 支付渠道
5.2.1 报销款项通过银行转账方式支付至参会人员提供的银行账户。
5.2.2 银行转账时应保留相关转账记录，以备查证。
第六条 不予报销的费用项目
6.1 非会议相关费用
6.1.1 与会议无关的个人消费、娱乐费用等不予报销。
6.1.2 非会议期间的费用支出不予报销。
6.2 超出报销标准的项目
6.2.1 超出公司规定的报销标准的费用项目不予报销。
6.2.2 特殊情况需要超出标准的，需提前向相关负责人申请
第八条 会议费用报销的审计与监督
8.1 审计程序
8.1.1 财务部门应定期对会议费用报销情况进行内部审计。
8.1.2 审计过程中发现不符合规定的行为，应及时纠正并采取相应措施。
8.1.3 审计结果应向相关负责人报告，并留存审计记录。
8.2 监督机制
8.2.1 设立专门的监督机构，对会议费用报销工作进行监督。
8.2.2 监督机构有权对报销申请进行核查，要求提供相关证明材料。
8.2.3 参会人员应积极配合监督机构的核查工作。
第九条 会议费用报销的违规处理
9.1 违规情形
9.1.1 虚开发票、使用假发票等违法行为。
9.1.2 重复报销、多报费用等不实行为。
9.1.3 未按照规定时间提交报销申请或资料不全的行为。
9.2 处理措施
9.2.1 对违规行为进行调查，核实事实。
9.2.2 根据违规行为的严重程度，采取相应的处理措施，包括但不限于通报批评、停职检查、解除劳动合同等。
9.2.3 违规行为涉及违法行为的，应依法移送司法机关处理。
第十条 会议费用报销的争议解决
10.1 争议情形
10.1.1 报销申请被拒绝或报销金额被核减。
10.1.2 报销款项支付延迟或未支付。
10.1.3 其他涉及报销权益的争议。
10.2 解决方式
10.2.1 双方协商解决，尽量达成一致意见。
10.2.2 若协商不成，可向公司内部调解机构申请调解。
10.2.3 若调解不成，可依法向人民法院提起诉讼。
第十一条 会议费用报销的合同变更与解除
11.1 变更情形
11.1.1 因国家政策调整、公司经营需要等原因，需要对合同内容进行变更。
11.1.2 双方协商一致，决定变更合同内容。
11.2 解除条件
11.2.1 合同期限届满，双方未续签。
11.2.2 双方协商一致，决定解除合同。
11.2.3 合同约定的其他解除条件。
第十二条 会议费用报销的合同终止
12.1 终止条件
12.1.1 合同期限届满，双方未续签。
12.1.2 合同约定的终止条件发生。
12.1.3 法律、法规规定的终止条件。
12.2 终止后的处理事项
12.2.1 双方应及时清理债权债务，互相协助办理相关手续。
12.2.2 合同终止后，参会人员应停止使用公司资源，交还相关证件和资料。
12.2.3 合同终止后，双方不再享有合同约定的权利和义务。
第十三条 会议费用报销的合同违约责任
131 违约情形
13.1.1 未履行合同约定的义务。
13.1.2 违反合同约定的条款。
13.1.3 其他违约行为。
13.2 违约责任
13.2.1 违约方应承担违约责任，包括但不限于赔偿损失、支付违约金等。
13.2.2 具体违约责任根据违约行为的性质和严重程度确定。
第十四条 会议费用报销的合同争议解决方式
14.1 适用法律
14.1.1 本合同适用中华人民共和国法律。
14.1.2 法律、法规有特殊规定的，从其规定。
14.2 管辖法院
14.2.1 双方约定选择合同签订地人民法院作为管辖法院。
14.2.2 若双方未约定管辖法院，可依法向合同履行地人民法院提起诉讼。
第二部分：其他补充性说明和解释
说明一：附件列表：
1. 附件一：会议费用报销申请表
会议名称
会议时间
会议地点
参会人员名单
报销金额明细
申请人签字
公司公章
2. 附件二：会议费用相关发票
合法有效的发票原件
发票与报销事项相符
发票号码、金额等信息清晰可辨
3. 附件三：参会人员名单
姓名
职务
部门
参会时间
参会地点
4. 附件四：会议日程安排
会议日期
会议地点
会议议程
会议主持人
参会人员
5. 附件五：其他相关证明材料
与会议相关的合同协议
付款凭证
会议纪要
参会人员签到表
说明二：违约行为及责任认定：
1. 虚开发票、使用假发票等违法行为
违约责任：依法移送司法机关处理，承担相应的刑事责任，同时公司有权解除合同，并要求违约方赔偿因此造成的一切损失。
示例：若会议组织者提供虚假发票进行报销，一经查实，公司将立即与该组织者解除合同，并报告相关部门进行处理。
2. 重复报销、多报费用等不实行为
违约责任：公司有权核减重复或多报的费用，并要求违约方赔偿因此造成的一切损失。
示例：同一会议的费用在未经允许的情况下重复提交报销，公司有权核实并核减相应费用。
3. 未按照规定时间提交报销申请或资料不全的行为
违约责任：公司有权延迟支付报销款项，并要求违约方在规定时间内补全资料。
示例：会议组织者未能在规定时间内提交报销申请，公司将延迟支付相应的报销款项，并要求组织者在规定时间内补交缺失的资料。
说明三：法律名词及解释：
1. 虚开发票：指没有实际交易内容，伪造、变造、买卖、使用虚假发票的行为。
在本合同中的应用：虚开发票不得用于报销，一经发现，将依法处理。
2. 报销款项：指会议组织者根据本合同规定，因参加会议产生的费用所获得的补偿。
在本合同中的应用：报销款项应按照本合同规定的范围和标准进行报销。
3. 违约金：指违约方因违约行为应支付给守约方的赔偿金。
在本合同中的应用：违约方应支付违约金，用以赔偿因此造成的一切损失。
4. 司法机关：指依法行使审判权和检察权的机关。
在本合同中的应用：涉及违法行为的，将依法移送司法机关处理。
5. 损失：指因违约行为导致的直接经济损失，包括但不限于费用支出、利润损失等。
在本合同中的应用：违约方应赔偿因此造成的一切损失，包括但不限于费用支出、利润损失等。