某公司文件档案管理制度.docx

1目的
为保证企业文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。
2适用范围
适用于企业各种文件、记录、档案资料的管理。
3文件档案的管理
3.1文件资料的收集
3.1.1收集范围
凡是企业在工作中形成或使用的、办理完毕、现有参考利用价值
文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表簿册、照片等都要齐全完整收集，具体包括以下各项：
3.1.1.l上级来文
1)上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级颁发的要求企业执行的文件；
2)上级领导视察、检查企业工作时的重要指示、讲话、题词和有特殊保存价值的录音、录像等材料。
3.1.12企业文件材料
1)会议文件，包括本企业重要会议形成的文件和领导的讲话稿等；
2)企业发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印刷稿、重要文件的修改稿；
3)企业的请示与上级批复文件，各职能部门请示与企业的批复文件;
4)企业各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；
5)反映企业业务活动和科学技术管理的专业文件材料；
6)企业检查各主管部门，调查研究形成的重要文件材料；
7)企业的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料；
8)企业内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；
9)企业领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录从外单位带回企业有关的未经文书处理登记的文件材料；
1O)企业基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件资料，企业直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；
ll)企业成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；
12)企业的历史沿革、大事记、年鉴、反映企业重要活动的简报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；
13)企业制定的工作条例、章程、制度等文件材料；
14)企业干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料；
15)企业员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根；
16)企业财产、物资、档案等的交接凭证、清册；
17)企业编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；
18)企业签订的各种合同、协议等材料；
19)企业外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；
20)安全生产标准化要求的其他文件资料：安全生产会议记录（含纪要）、安全费用提取使用记录、员工安全教育培训记录、劳动防护用品采购发放记录、危险源管理台账、安全生产检查记录、授权作业指令单、事故调查处理报告、事故隐患整改记录、安全生产奖惩记录、特种作业人员登记记录、特种设备管理记录、外来施工队伍安全管理记录、安全设备设施管理台账（包括安装、运行、维护等）、有关强制性检测检验报告或记录、新改扩建项目“三同时”、风险评价信息、职业健康检查与监护记录、应急演习信息、技术图纸等。
3.1.2收集中应注意的问题
3.1.2.l公务资料要同其他文件材料一起收集立卷
3.1.2.2正文和附件要同时收集。
3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存档，但特别重要的文件例外。
3.1.2.4作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经发现要补充完整后再立卷归档。
3.1.2.5 有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。
3.1.2.6 有请示无批复的文件，应当查明原因，采取补救措施补齐，没有书面文件的应注明情况，并加盖公章。
3.1.2.7 用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复制。
3.1.2.8 经多方查找，证明确实已丢失的文件，应用公用信笺写上文件名称注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归档。
3.2立卷归档
3.2.1公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档档案的齐全、完整，能反映企业的主要情况，以便于保管和利用。
3.2.2文件材料的分类
应先按文件材料的重要性，在收藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，从文件材料的联系中采取相应的措施进行分门别类。
3.2.3归档
3.2.3.1各单位于4月底前将上年度文件材料立卷完毕，交生产部统一存档（人事档案、财务档案、科技档案等有特殊要求的，由其职能部门负责管理）。
3.2.3.2各种文件、资料，按一定的特征进行排列和系统化，必须层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。
3.2.3.3不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。
3.2.3.4卷必须整齐，底图一律按要求存放，以便保管、查阅。
3.3档案保管
3.3.1档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
3.3.2胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。
3.3.3底图入库要认真检查，平放或卷放。
3.3.4库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
3.4档案借阅
3.4.1借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阀手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。
3.4.2借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所不得让无关人员翻阅。
3.4.3借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
3.4.4归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。
3.4.5凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经企业领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
3.4.6底图一般不予外借。
3.5档案销毁
对于过期并失去保存价值的文件材料，经企业领导批准，可定期销毁。
3.6 档案统计
3.6.1销毁秘密公文，应进行登记，有2人监督，保证不丢失、不漏销。
3.6.2要及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统计。
3.6.3除按上级主管部门的要求及时填报统计资料外，还应做好档案统计的基础工作。
3.6.4统计数字要准确真实。
3.6.5对永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计，以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。长期保存文件保存时间不少于3年，短期保存文件保存时间不少于1年。
3.7档案保密
3.7.1档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
3.7.2不得传播、议论有关机密问题。
3.7.3档案资料不准带到公共场所。