董事会文件格式编制汇总.doc

董事会会议文件制作标准
一、 目的与适用范围
1.1 为了进一步规范----集团所属企业董事会会议文件的制作，促进文件质量的提高，制定本标准。
1.2 本标准适用于-----集团所属已登记成立的企业董事会会议文件的制作。
1.3 董事会文件内容要求
1.3.1 董事会会议文件包括但不限于以下文件：
1.3.2 会议通知；
1.3.3 委托其他董事代为出席的授权委托书；
1.3.4 会议签到簿；
1.3.5 会议议程；
1.3.6 议案及其附件；
1.3.7 董事会会议纪要及决议。
1.4 会议通知按下列要求送达，样本请见附件一：
事项
内容
通知内容
召开的时间、地点和方式
召集人
议程
联系方式
发出通知的日期
注意事项
召集人署名
时限
定期会议的通知应当于会议召开十五日以前送达
临时会议的通知根据企业实际情况灵活安排
章程另有规定的按章程规定执行
方式
电子邮件
邮政寄送
专人递交
对象
董事+监事、相关高级管理人员+特邀人员（如有）
附件
送达通知的同时，原则上应当附送拟由会议审议或作出决议事项的议案及其附件
收集证明文件
应于送达同时，形成并收集被送达人签收文件或第三方书面证明作为回执。证明文件应明确记载送达时间。
1.5 授权委托书（参见附件三）应当载明：
1.5.1 委托人和受托人姓名、身份证号码；
1.5.2 授权范围，包括受托人是否有权对临时提案进行表决等；
1.5.3 授权时效；
1.5.4 委托人签字。
1.6 会议签到簿（参见附件四）内容包括会议名称、参会人员姓名及职务、身份证号码、签名等。
1.7 会议议程（参见附件五）内容包括会议时间、会议期限、会议地点、会议主持人、参会人员、会议议题、具体议程安排等。
1.8 议案的内容，应符合法律法规和企业章程关于董事会职权的规定，并应采取一事一文。
1.9 会议纪要（参见附件七）应该记载内容如下：
1.9.1 会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质；
1.9.2 会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会议列席人员；
1.9.3 会议议程；
1.9.4 议案汇报人的汇报意见；
1.9.5 董事发言要点；
1.9.6 每一决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和反对票的董事姓名；
1.9.7 列席监事与列席总经理的意见；
1.9.8 其它需要记录的情况。
1.10 董事会决议（参见附件八）应记载内容如下：
1.10.1 会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质；
1.10.2 会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会议列席人员；
1.10.3 决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和反对票的董事姓名。
1.10.4 董事会决议由到会董事签字；代行签字的应当附相对应的董事授权委托书。
1.10.5 决议涉及对外报批的事项，应一事一议，单独形成决议。
1.11 纪要与决议的区别
纪要和决议为董事会会议内容书面记录的主要文件形式，两者特征和区别如下：
类型
主要内容
数量
备注
纪要
会议全过程和结果的要点
所有议案
必备，用于内部存档备查
决议
经讨论后，法定多数通过的决定
单一议案
对外办理审批、登记、备案，及集团内部账务处理等相关事项所需
1.12 提供董事会会议使用的会册包括会册封面（参见附件十）、会议议程、议案及相关附件，董事会会册原则上应与会议通知一并于会议召开前15天发送至参会人员。
1.13 签署
于会议结束时协调与会董事签署、确认会议记录文件。特殊情况下，可会后完成签署事项，但最迟不超过会后十五日。
二、 会议命名规则
各企业董事会届数通常为3年或4年一届，以各企业章程为准。董事会命名规则如下：
类型
规则
举例
定期会议
【公司全称】+届数+“董事会”+次数+“会议”
XX华润燃气有限公司第一届董事会第一次会议
临时会议
【公司全称】+届数+“董事会”+年份+次数+“临时会议”
XX华润燃气有限公司第一届董事会2010年第一次临时会议
三、 董事会文件制作与归档要求
内容完整、文字准确、格式标准、纸型统一、装订规范、外观整洁。
会议结束后，企业应当制作董事会会议档案。档案材料包括会议通知、通知回执、会议签到簿、委托其他董事代为出席的授权委托书、会议材料、董事签字确认的会议纪要及决议。
每次董事会会议档案应当单独装订成册，按照董事会会议名称连续编号。会议档案由企业永久保存。会议档案须附目录（参见附件十一）。
企业应当在每次董事会会议后一个月内，将董事会会议档案副本以书面和电子文件的形式报送股东。公司设有股东会的，股东会文件制作标准参照董事会文件制作标准执行。
四、 执行时间
本标准自颁发之日起执行。
附件一、会议通知
附件二、回执
附件三、授权委托书
附件四、会议签到簿
附件五、会议议程
附件六、董事会会议议案
附件七会议纪要
附件八、会议决议
附件九、临时会议决议
附件十、会册封面
附件十一、目录

关于召开_______________公司
第_____届董事会第_____次会议的通知

各位董事：
兹决定召开_______公司第___届董事会第____次会议。现将有关内容通知如下：
一、主持人：
二、召开时间：_____年__月____日
三、召开地点：
四、参会人员：
五、列席人员：
（一）监事：
（二）会议记录人员
（三）公司邀请的其他人员
六、拟审议事项：
（一）[议题描述]；
（二）[议题描述]；
（三）[议题描述]；
七、注意事项：
（一本次会议应由董事本人出席，如因故不能出席的，可以书面委托其他董事代为出席，并在授权书中注明授权范围。董事未出席会议、又未委托其他董事代为出席的，视为放弃本次会议表决权。
（二）请参加会议的人员带齐身份证原件、复印件。
（三）请填写《回执》、《授权委托书》（需授权董事签名）并在召开会议时交回会议联系人。
（四）由于会议时间有限，为保证会议效率，请各位董事能提前审阅会议的所有议案，并尽可能在会前形成一致意见。
八、联系方式：
姓名：
地址：
电话：
传真：

特此通知，敬请准时出席会议。

_____________公司

召集人签名：

_____年___月___日
附：
一、《会议回执》；
二、《授权委托书》。
回执

_____________有限公司：
关于公司召开第___届董事会第___次会议的通知已收悉。本人拟亲自/委托代理人出席本次会议。

签署：
日期：

附注：
一、请用正楷书写中文全名。
二、首次出席会议的人员，请附上身份证复印件。
三、委托代理人出席的，请附上填写好的《授权委托书》(见附件三)。

授权委托书

兹委托__先生/女士（身份证号码：）代表本人，出席___公司第___届董事会第___次会议，并代为行使表决权。
本授权委托书自本人签字后起生效，至上述会议结束时终止。

委托人签名：
委托日期：

_______________________公司
第___届董事会第___次会议签到簿
_____年___月___日

出席会议董事签到：
姓名
职务
有效证件号码
签字栏

列席会议人员签到：
姓名
职务
有效证件号码
签字栏

会议议程

会议时间：______年____月____日
会议地点：
会议主持：
参会人员：董事会成员
列席人员：
（一）监事：
（二）董事会秘书：
（三）公司邀请的其他人员：
议程及安排：
一、董事/委托代理人等参会人员入场、签到。
二、主持人介绍到会人员，宣布大会开始。
三、主持人宣读董事委派函、监事委派函（如有）。
四、审议《关于　　　　　的议案》　　　　　[发言人]　
五、审议《关于　　　　　的议案》　　　　[发言人]
六、审议《关于　　　　　的报告》　　　　　　　　　　[发言人]
七、审议……[发言人]
八、与会董事签署会议决议和会议记要。

议案______
关于__________的议案

各位董事：
提议，……(希望董事会做出某种行动：听取报告；批准预算、拨款任免人事、修改章程、委托事项……)。
（概述事由，支持资料或文件作为附件并予以注明）。
以上，请予审议。

附：1、支持资料或文件

二〇年月日

议案______

关于制定__________制度的议案

各位董事：
提议，批准《制度名称（草案）》，并授权_____签署后发布。
概述《制度名称（草案）》重点内容。具体内容请参阅附件。
以上，请予审议。

附：1、《制度名称（草案）》

二〇年月日

议案______

关于任命（职务名称）的议案

各位董事：
提名________先生/女士（身份证号码：）担任（职务名称）。
（概述事由，如：前任离职或新增职位）。
________先生/女士的基本情况如下：（或先生/女士基本情况请参阅附件。）
以上，请予审议。

附：1、《先生/女士简历》

二〇年月日

议案______

关于批准组织机构设置和岗位编制的议案

各位董事：
提议，批准以下组织机构设置和岗位编制方案，并授权签署后发布。
一、组织架构图
……
二、部门职责（概述）
……
三、岗位分类与职级划分（概述）
……
四、人员编制（概述）
公司编制为名。其中：高级管理人员名。
具体内容请参阅附件方案（包括设置和调整前后的对比说明）。
以上，请予审议。

附：1、《组织机构设置及岗位编制方案》

二〇年月日

议案______
关于批准公司______年度工资总额的议案

各位董事：
提议，批准公司_____年度工资总额预算，并授权签署后执行。
公司_____年度工资总额预算为元。预计_____年在岗正式员工人，较上一年度新增人。工资总额的项目构成如下：
示例：
项目
年预算金额
上年实际金额
备注
工资总额
在岗正式员工
固定工资

薪酬总额较上年增幅%
考核工资

年终奖金

小计

内退员工
工资总额

劳务派遣员工
工资总额

其他人员
工资总额

合计

备注：其他人员含借调员工、外借员工及非全日制工。
（预算编制说明）
以上，请予审议。

二〇〇年月日
XXX公司
第XX届董事会第XX次会议表决票
董事姓名：XXX、XXX、XXX、XXX、XXX。
议 案
表决结果
同意
反对
弃权
1、审议公司XXXX年度工作总结报告。

2、审议公司XXXX年度董事会工作报告。

3、审议公司XXXX年度利润分配方案。

4、审议公司XXXX年度财务决算报告。

5、审议公司XXXX年度经营纲要。

6、审议公司XXXX年度市场经营运作计划。

7、审议公司XXXX年度项目研发计划。

8、审议公司XXXX年度财务预算。

书面意见：

董事签名：
计票人签名: 监票人签名：
备注：请用钢笔在“同意”、“反对”、“弃权”项下用“√”标示表决意见，同一议案只能标示一种意见，或“同意”或“反对”或“弃权”，否则视为弃权，在会议主持人规定的时间内未提交表决票的视为弃权。XXX公司
第XX届董事会第XX次会议表决结果统计表

出席会议董事：XXX、XXX、XXX、XXX、XXX（委托XXX）。
议 案
表决结果
同意
反对

弃权
1、审议公司XXXX年度工作总结报告。
5
0
0
2、审议公司XXXX年度董事会工作报告。
5
0
0
3、审议公司XXXX年度利润分配方案。
5
0
0
4、审议公司XXXX年度财务决算报告。
5
0
0
5、审议公司XXXX年度经营纲要。
5
0
0
书面意见：
董事签名：
计票人签名: 监票人签名：

_________________________公司
第_____届董事会第_____次会议纪要

会议时间：____年____月____日
会议地点：
会议召集及主持人：
出席会议董事：
列席会议监事：
其他参会人员：
记录人：
内容：
一、出席本次会议的董事共____名，董事_____书面委托董事____代表其出席会议并代行使董事职权，符合法律有关规定。

二、重大事项通报
（一）公司股东变动；
（二）公司董、监事变动；
（三）……

三、参会人员发言：
【较详细记录会议过程，包括议案汇报人的汇报要点，与董事、监事及其他与会人员的发言。】
示例：
会议首先由董事长【　】致辞，……
接下来由总经理______向董事会汇报《_______年度工作报告》，介绍了上年度主要经营指标完成情况为……；主要成绩与不足包括……；下年度的工作计划……。
财务总监______作《上年度财务决算及下年度财务预算》报告。……
与会董事发言：……
与会监事发言：……
四、会议审议事项及结果：
（一）会议审议并原则同意《________年度工作报告》。会议认为……。
（二）会议审议通过了《关于　　　　　的议案》。会议同意……。
（三）会议审议并原则通过了《关于的议案》。会议要求……。
（四）会议审议并原则同意《关于的议案》。会议认为，……。
（五）会议决定《……议案》搁置审议。会议认为，……。

五、有关人员签署第____届董事会第____次会议决议及会议记录。

六、宣布会议闭幕。

出席会议的董事（委托代表）签名

_______年___月____日

_______________________公司
第___届董事会第____次会议决议
第【】号

________公司第_____届董事会于____年___月___日在___召开了第__次会议。本次董事会会议由董事长____召集并主持。应出席本次董事会会议的董事人数为___人，实际到会人数为____人。其中，董事____因故未能出席本次会议，书面委托董事_____代为行使表决权。
经讨论并审议本次董事会会议议题，与会董事一致通过并决议如下：
一、批准__________________方案。
二、批准______方案。
三、通过《关于_____________的报告》。
四、通过《_____________公司_______年经营计划》。
五、通过《_____________公司_______年财务预算》。
（列示关键指标）
特此决议。

董事签字：

董事签字：

董事签字：

__________年_______月_______日

________________公司
第____届董事会第____次会议

会册

二○____年_____月

_____________________公司

目 录

一、会议议程
二、公司审议文件
（一）关于的议案
（二）关于的议案
（三）关于制定公司重要管理制度的议案
（四）年度工作报告及年经营计划
（五）关于申请发放年度奖金的议案
三、会议决议
四、会议纪要
五、董事、董事长委派函和高级管理人员推荐函
六、授权委托书
七、会议签到记录