行政专员的工作内容.doc

行政专员的工作内容
行政专员的工作资料（一）：
一、行政事务：
1、公司办公室事务(来客来电接待;办公室环境;办公室办公资源购置、配发、管理);
2、公司文件起草经相关领导签字批准后发文、归档;
3、公司资料收集、整理、归档(学习资料;宣传资料;参考资料;照片);
4、公司宣传、形象制作;
5、公司会议支持，会议资料制作，部分会议纪要;
二、人事事务：
1、员工合同签订及合同续签;
2、人事档案的管理;
3、办理员工入、离职手续;
4、上级领导交办的其他事项;
职责描述：行政事务---公司办公室事务
工作资料：
1、来客礼貌接待，如需转答做好记录;
2、办公室环境维护、管理、布置;
3、办公室办公资源管理;
4、购置办公用品参照库存管理执行，有明细出入库记录，以备财务核销;
职责描述：行政事务---公司文件起草
工作资料：
1、接领导指示起草相关文件，无误后上交领导审批;
2、按照抄送人员、部门抄送;
3、公司文本文件分类归档存查;
4、电子版本文件存入电脑档案备查;
职责描述：行政事务-公司资料收集、整理、归档
工作资料：
1、收集整理各类学习资料;宣传资料;参考资料;照片等。
职责描述：行政事务---办公用品物资管理
工作资料：
1、购置、添加办公用品需报上级领导，批准后方可购置;
2、有明细的出入记录，票证齐全，以备核销;
职责描述：行政事务---公司宣传、形象制作
工作资料：
1、公司宣传制作均需经得领导许可后方可执行;
职责描述：行政事务---公司会议支持，会议资料制作，部分会议纪要
工作资料：
1、按上级指令通知召开相关会议，提前准备会议活动所需的资料、设备、场地;
2、根据领导安排做好会议纪要，抄送相关部门，并跟踪会议待落实事项进展。
职责描述：行政事务---日常工作
工作资料：
1、协助秘书整理贵宾室及董事长办公室的卫生;
2、记录董办日常消费明细表，呈交主任;
3、整理粘贴董办日常消费票据交财务报销;
4、确认是否有需要拟定的通知，如有，尽量在一个工作日内完成;
5、若部门其他同事不在岗或忙但是来时，协助同事处理好相关事宜，如接待、
办公用品领用;
6、与前台协调值班;
职责描述：人事事务---新员工入职办理
工作资料：
1、新员工填写《上岗通知书》，《入职确认书》，《入职登记表》三份表格。提交身份证，毕业证，一寸照片，个人简历，上一家单位离职证明相关文件;
2、由苗旺办理，员工考勤卡，注册公司邮箱;
3、在董办领取办公用品;
4、通知前台更新员工通讯录，并把新的通讯录给新员工一份;
5、入职员工档案归档，由苗旺办理;
职责描述：人事事务---员工离职办理
工作资料：
1、离职员工填写离职申请，由本人签字，部门经理签字确认;
2、离职员工填写工作交接单，由本人签字，本部门经理签字确认;
3、离职员工填写离职登记表，由本人签字，各部门签字确认;
4、一周后邮箱注销，苗旺办理;
5、考勤卡回收，一周后注销，苗旺办理;
6、离职档案归档，由苗旺办理;
职责描述：人事事务---培训支持、新员工入职培训
工作资料：
1、完成新员工入职培训。学习《董事长重要发言整理》《新入职员工读本》，并做好培训后跟踪工作;
2、开展部门培训，及时做好准备工作;
3、做好培训计划;
4、整理制作各种培训素材
职责描述：人事事务--合同、档案管理
工作资料：
1、定期整理人事资料，按规定存档保存;
2、建立和维护人事档案、员工花名册，及时更新员工的个人信息和资料;
3、负责公司员工劳动合同的签订;
4、严格执行公司各项制度，各种信息及时录入，并定期整理数据，向领导汇报;
5、协助领导编写、修改和推行实施各类人事规章制度;
6、配合其他部门有关工作;
行政专员的工作资料（二）：
一行政管理工作
1.制度建立与完善：根据公司发展的实际状况，制定出合乎企业现状的规章制度，知会各部门及人员，收集合理化推荐，并在企业发展中及时调整和完善，使制度更加规范和合理，提高制度的可执行性和有效性，切实可行地提高员工工作主动性和规范性。
2.部门沟通与人员协调：了解近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想。准确理解公司领导意图、做好上情下达的工作。以主动谦虚的态度与其他部门人员充分沟通，尽可能及时了解各项业务的进展状况，并将信息及时整理反馈给公司领导，有效地协助上级推进工作。在日常的工作中，注意与其它部门和同事的协作，协调与各部门之间的关系，建立服务意识。
3.绩效考核：全面了解，评估员工工作绩效，发现优秀人才，提高公司工作效率，考核范围为公司全体员工。考核原则是透过考核全面评价员工的各项工作表现，使员工了解自己的工作表现与取得报酬、待遇的关系，获得努力向上、改善工作的动力。使员工有机会参与公司管理程序，发表自己的意见。考核目的、考核对象、考核时间、考核指标体系、考核形式应相匹配。以岗位职责为主要依据，坚持上下结合，左右结合，定性与定量考核相结合。考核可采取上级评议、同级同事评议、自我鉴定、下级评议、外部客户评议等。
二、日常行政事务处理
1.接听电话接待来访：接听电话要使用礼貌用语，语言应亲切简练、礼貌、和气，公话严禁私用，一律不得拨打信息台；对来访者要使用礼貌用语，热情接待，要认真倾听来访者的叙述。如未能及时有效地解决，应做好相应的记录并跟进落实。
2.文件制发及档案管理：文件制发后应将文件资料传到达应周知的相关部门和人员，并督导落实。文件制发后，应先分类整理再按要求进行归档，公司内部综合类档案原则上以半年为周期进行建档。公司档案管理的基本原则是：统一领导，分级管理；维护档案的完整与安全；便于公司和社会对档案的有效利用。
3.例会组织与纪要：按要求安排好人员的座次及发言顺序，发言要短小精悍，有效地利用时间，讨论实质性的问题。与会人员均应将手机设置为会议状态。
4.车辆使用及管理：提高汽车使用率，合理使用，降低能耗。公务用车，公司领导人员在市内参加各种业务活动，派车接送；到外地出差，送到火车站或机场。公司其他员工遇有紧急、重要公务或因路远等必需用车的状况时可酌情批准派车。公司组织群众活动，酌情安排用车。
5.日常制度监管：在现有的管理模式中，加大行政督导的执行力度，有效地实施行政制度及监管，及时调整管理方式、方法，建立和谐的工作氛围与高效运作的工作效率。
三、外部沟通
1.政府职能部门沟通：作为公司与政府部门沟通的窗口，我们应以热忱态度与政府部门建立起真诚信任的关系，端正自己的位置，灵活处理。
2.合作伙伴沟通：要注意多方了解与业务相关的事务，以做到准确理解对方的意图、帮忙进行有效的沟通与传达，但在处理事务时注意以公司利益为重。
3注重礼尚往来：节日礼品、贺卡等，在重要的节日（如圣诞节、新年、春节、或重要合作伙伴[客户]的公司纪念日等），应在征求总经理意见之后，以礼品或贺信及时致意，维护与合作伙伴的友好关系。在业务合作中，适时提醒经理并根据经理要求为其安排与合作伙伴的定期沟通活动或简单的就餐，与合作伙伴建立经常性的沟通。以促进彼此的了解与进一步的合作。
行政管理工作能够说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每一天都面临着超多的、琐碎的、不起眼的事务，但是行政工作在企业中的作用是不可小视的，所以也要求从事这个岗位工作的人员要具备必须的职业素养。
从事行政专员所具备的素质：
1.工作态度：务必对企业的背景、企业所在行业及市场的定位、企业行政管理系统及企业文化有所了解。
2.工作技能：有电脑、外语、文笔、沟通技能、时间管理、压力管理、情绪管理等方面的潜力。
3.业绩方面：领悟上级主管的意图，工作高效率，有服务意识，工作环节“零缺陷”。
推荐：
行政专员是每个公司所务必具备的岗位，以上所介绍的只是通常的工作资料，当然具体事务要根据各个公司的具体状况而定，但不会差的很多。在那里我们也给广大的大学生朋友们带给一些工作心得：
1.跟上公司的主旋律，注意公司的发展趋势；
2.寻求晋升空间，行政工作不是你最终想要的，积累了必须的经验，能够设法让自己能够胜任更重要的职位，让老板赏识你；
3.及时充电，你喜欢什么想学什么，那就立刻行动，买些书或者去图书馆看些书，这对自己是有百益而无一害；
4.学历并不代表潜力，要适当地改造自己。一开始的形象有好有坏，你能够多问下别人的看法，试着改变自己；
5.有职责心，了解公司的企业文化，有创新意识。职责心固然重要，但工作的效率也很重要，所以时刻准备挑战工作出现的难题，想问题要全面；
6.制定工作和学习计划，规划自己的人生；
7.了解各部门的特点和习惯，针对性地做好材料的准备和沟通工作，能够加速公司决策的进度。行政专员对员工要尽量关心和帮忙，同样老板其实也是普通人，人总会有不适，人总会有脾气，我们就应给予谅解
人事行政主要职责
1、组织制定公司人事规章制度，并督促、检查制度的贯彻执行。
2、组织设计和完善公司的组织结构，做好定岗定编，合理有效配置人力资源。
3、组织开展工作分析，编制职位说明书与岗位规范，建立健全岗位职责制。
4、进行人力资源开发，制定员工职业生涯规划和人才梯队计划。
5、负责人员招聘，透过多种渠道为公司寻求适宜的人才。
6、负责制定公司培训计划，组织人员参加培训，评估培训效果。
7、负责组织实施绩效考核，统计考核结果。
8、负责核定各岗位的工资标准，编制年度薪资调整方案，核算每月员工的工资。
9、负责代表公司与员工签订劳动合同及其保管工作。
10、负责社会保险及商业保险的办理。
11、负责建立健全员工的人事档案。
12、负责公司员工奖惩、差假以及升、降、调、辞等人事调整手续办理。
13、负责员工考勤管理和纪律监察。
14、负责对员工劳动保护用品定额和计划管理工作。
15、负责协调员工关系，解决劳动纠纷。
16、负责协调公司与政府及其他单位对口部门的关系。
17、负责组织企业文化建设。
18、负责公司人力资源信息的上传下达工作
行政专员的工作资料（三）：
行政专员的工作资料有哪些？
工作资料一般有下面几点：
1、组织办好会议主持、做好会议纪要等；
2、协助制定、监督、执行公司行政规章制度；
3、组织公司办公费用的计划、办公用品的购买、管理和发放工作；
4、管理公司参考书籍及光盘等资料；
5、做好公司人员考勤和处理各种假期；
6、管理公司的公共卫生;发放日常福利、节日福利；
7、公司的宣传资料以及其他物品的管理工作；
8、购买、管理和维修公司固定资产；
9、定购机票、预定酒店等外联工作；
10、完成直属上司交办的临时性工作。

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