随机文件要求.doc

随 机 资 料 要 求
一、设备仪器随机文件由安装单位立卷，向建设单位归档。
二、整理原则
以单台（套）为保管单元，进行组卷整理，随机文件较多时可按部件、组件为单位进行整理。
三、案卷质量
1、随机文件的书写材料应长期保存，不得用易褪色书写材料。必须提供一份原件归档，其中部分钢材质量证明书、检测报告、设备铭牌可以为复印件或数码照片打印，但必须加盖生产厂家或供应商红章或专用章，内容清楚。
2、随机文件附带的总图或装配图应为蓝图或计算机出图，必须加盖竣工图章，零部件图也要求必须归档，附在总图后，可以不盖竣工图章。
3、进口设备必须提供进口国当地商会出具的原产地证明文件，必须是原件（如进口国应用电子签名签署原产地证明，通过原产地证明中的网址可以查询的，可以提供彩色输出件）。同时提供质量证明、数量证明、运单、装箱单、报关清单。如果进口设备到货后进行了商检或锅炉压力容器安全性能监督检验，应归档商检报告或锅炉压力容器安全性能监督检验报告。
4、凡有设备位号的随机文件上应标注设备位号。
5、设备制造厂家的外购产品，应在随机文件中附外购产品的合格证、质量证明文件及产品说明书等原件内容，份数应与随机文件套数相同。
6、非标设备制造厂家必须提供详细的随机文件，同一设备型号多台套,如E101A/B/C/D,应按照4台设备，分别提供质量证明文件及设备随机图纸，包括零部件图，以满足按台套组卷归档。随机文件书写要规范，内容包括质量证明文件、设计变更通知单、工程联络单、备件清单、铭牌、图纸目录、总图、装配图、零部件图并加盖竣工图章。
7、泵设备归档除泵的本体资料外，连同对应的电动机合格证、说明书、图纸一起归档。
8、压力容器图纸盖章要求，应加盖设计出图章、特种设备设计许可印章、竣工图章。
9、卷内文件要求无错页、倒页、压字，装订前要拆除金属物，修补或裱糊破损文件，材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红黑墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。如有易褪色材料需附一份复印件放在原页后不编页号。如有表格文件，表头向左侧。
10、组卷不缺项，字迹清楚，盖章清楚，重点是合格证、特种设备制造监督检验证书、特种设备设计许可印章、竣工图章；建设单位、监理单位、组卷单位手写签字；卷内备考表立卷人、检查人手写签字及日期。
11、卷皮采用150g以上无酸牛皮纸，卷内材料采用70g以上A4白色书写纸。
12、上传的电子文件必须与实体档案相一致。13、归档文件若没有电子文件，必须通过数字化手段（扫描）将纸质文件转化为电子文件，要求扫描件与纸质原件一致。扫描形成的图像统一为PDF文件格式存储。扫描分辨率应设为200~300DPI。
14、电子文件的扫描件包括外封面、内封面、卷内目录、文件材料、卷内备考表，电子文件和纸质文件必须完全一致。电子文件应上传到案卷级。
15、归档光盘要贴上与归档光盘一样尺寸(标准光盘直径120MM,中心孔径15MM)的光盘贴，在光盘贴上写明（或打印）光盘相关信息。光盘按“件”整理归档。
16、数码照片直接作为照片的电子文件，数码照片的分辨率为800万像素以上，格式为JPEG。
17、归档部门洗印的纸质照片一般为5寸大小。
18、视频文件宜采用200万以上像素拍摄。
19、随机文件材料：单台设备随机文件材料组成一卷或数卷，材料排列顺序为箱单、配件目录、合格证、说明书、操作规程、图纸。压力容器一台设备组成一卷，排列顺序为质量证明书、图纸。注意：合格证小于A4幅面时要粘贴在A4纸上。
20、文字材料排列在前、图样在后，译文在前、原文在后。
21、凡装订的案卷应按案卷封面—内封面—卷内目录—文字材料页—图页—备考表的顺序排列。
其方式为仿图书出版装订法，即先把内封面至备考表（上下各加一条硬纸条）之间的材料用线绳（禁止用金属或化学材料制成品）按三孔一线的方法装订起来，然后再在装订好的外表用白乳胶粘贴案卷封面。也可以胶装。
22、图纸折叠成“手风琴式”4号图规格，有图的面折叠在里面，标题栏露在右下角，折叠后，装订边过薄，要加硬纸板，使案卷整个厚度一致。注意：图纸折叠，先横后竖
23、凡有书写内容的页面要用号码机从001开始打号（注：一定为三位数）。
24、成套或印刷成册的文件材料自成一卷的，已有页号并连续不中断的不必重新编写页号，否则重新编写页号。
25、各卷之间不连续编写页号。
26、案卷外封面、内封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
27、应用《中国石油天然气集团公司档案管理系统》录入、打印案卷封面。
28、临时序号：格式为1 2 3……。用铅笔标注在案卷右上角。
29、项目建设档案案卷题名，要包括建设单位名称、建设项目名称、单项工程名称（要有规模）、项目代号、型号、设备名称、出厂编号、位号、资料名称。随机文件材料后缀要加随机文件。外文要翻译成汉语
30、要填写立卷单位全称
31、填写案卷内文件材料形成的最早时间和最晚时间。起止日期为同一个日期时，同一个日期填写两次，一个作为起日，一个作为止日。起止日期、页码中间使用“~”符合连接，而不是“-”。在档案管理系统内，案卷级起止日期由系统自动从卷内件的日期中提取。不用人工修改。
32、项目代号，填写项目计划中的代号，ERP中项目单位工程代号。
33、内封面填写随机文件。
开箱检查记录有档案人员签字，财务方可办理结算。